ВУЗ: Алтайский Государственный Университет
Категория: Учебное пособие
Дисциплина: Управление проектами
Добавлен: 29.10.2018
Просмотров: 18396
Скачиваний: 63
244
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
Рис. 10-1. общая схема управления коммуникациями проекта
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
.1 Входы
.1 Устав проекта
.2 Закупочная документация
.3 Факторы среды предприятия
.4 Активы процессов организации
.2 Инструменты и методы
.1 Анализ заинтересованных
сторон проекта
.2 Экспертная оценка
.3 Выходы
.1 Реестр заинтересованных
сторон проекта
.2 Стратегия управления
заинтересованными сторонами
проекта
.1 Входы
.1 Реестр заинтересованных
сторон проекта
.2 Стратегия управления
заинтересованными сторонами
проекта
.3 Факторы среды предприятия
.4 Активы процессов организации
.2 Инструменты и методы
.1 Анализ требований к
коммуникациям
.2 Технология коммуникаций
.3 Модели коммуникаций
.4 Методы коммуникаций
.3 Выходы
.1 План управления
коммуникациями
.2 Обновления документов проекта
.1 Входы
.1 План управления проектом
.2 Отчеты об исполнении
.3 Активы процессов организации
.2 Инструменты и методы
.1 Методы коммуникаций
.2 Инструменты распространения
информации
.3 Выходы
.1 Обновления активов процессов
организации
.1 Входы
.1 Реестр заинтересованных сторон
проекта
.2 Стратегия управления
заинтересованными сторонами
проекта
.3 План управления проектом
.4 Журнал регистрации проблем .
5 Журнал изменений
.6 Активы процессов организации
.2 Инструменты и методы
.1 Методы коммуникаций
.2 Навыки межличностного общения
.3 Навыки управления
.3 Выходы
.1 Обновления активов процессов
организации
.2 Запросы на изменение
.3 Обновления плана управления
проектом
.4 Обновления документов проекта
.1 Входы
.1 План управления проектом
.2 Информация об исполнении работ
.3 Результаты измерений
исполнения работ
.4 Бюджетные прогнозы
.5 Активы процессов организации
.2 Инструменты и методы
.1 Анализ отклонений
.2 Методы прогнозирования
.3 Методы коммуникаций
.4 Системы отчетности
.3 Выходы
.1 Отчеты об исполнении
.2 Обновления активов процессов
организации
.3 Запросы на изменение
Общая схема управления
коммуникациями проекта
10.2 Планирование
коммуникаций
10.1 Определение
заинтересованных
сторон проекта
10.3 Распространение
информации
10.4 Управление ожиданиями
заинтересованных
сторон проекта
10.5 Подготовка отчетов
об исполнении
10
10
245
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
Данные процессы взаимосвязаны друг с другом, а также с процессами из других областей знаний. Каждый
процесс происходит, по меньшей мере, один раз за проект и может выполняться в одной или нескольких фазах
проекта, если проект разделен на фазы. Хотя процессы представлены здесь в виде дискретных элементов с четко
определенными границами, на практике они могут накладываться и оказывать взаимное влияние друг на друга;
такие наложения и взаимосвязи здесь не описаны.
Коммуникационные действия могут иметь множество разных аспектов, включая:
•
внутренние (в рамках проекта) и внешние (с заказчиком, другими проектами, СМИ, общественностью);
•
формальные (отчеты, служебные записки, сводки) и неформальные (сообщения электронной почты,
узкоспециализированные обсуждения);
•
вертикальные (с вышестоящими и нижестоящими сотрудниками организации) и горизонтальные (с
равными по статусу);
•
официальные (бюллетени, ежегодные отчеты) и неофициальные (неформальные коммуникации);
•
устные и письменные; и
•
вербальные и невербальные (интонации голоса, мимика и жесты).
Большинство навыков в области коммуникаций используются как в общем менеджменте, так и в управлении
проектами; они включают в себя, среди прочего:
•
активное и эффективное слушание;
•
постановку вопросов, предложение идей и ситуаций для рассмотрения в целях улучшения понимания;
•
обучение в целях повышения знаний членов команды, что, в свою очередь, повышает
производительность их труда;
•
выявление фактов для определения или подтверждения информации;
•
определение ожиданий и управление ими;
•
убеждение лица или организации выполнить определенное действие;
•
проведение переговоров для достижения взаимоприемлемых соглашений между сторонами;
•
урегулирование конфликтов для предотвращения пагубных влияний; и
•
подведение итогов, резюмирование и определение следующих шагов.
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
10
10
246
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
10.1 определение заинтересованных сторон проекта
Определение заинтересованных сторон проекта представляет собой процесс выявления всех людей и
организаций, на которых будет оказывать влияние проект, и документирования значимой информации
относительно их интересов, вовлеченности и влияния на успех проекта. См. рис. 10-2 и 10-3. Заинтересованные
стороны проекта – это лица и организации, например заказчики, спонсоры, исполняющая организация и
общественность, которые активно участвуют в проекте, или интересы которых могут быть затронуты как
положительно, так и отрицательно в ходе исполнения или в результате завершения проекта. Они также могут
оказывать влияние на проект или на его результаты. Заинтересованные стороны проекта могут находиться на
различных уровнях внутри организации и иметь разные уровни полномочий либо могут являться внешними по
отношению к исполняющей организации проекта. В разделе 2.3 рассмотрены различные типы заинтересованных
сторон проекта.
Для успеха проекта критически важно определить заинтересованные стороны проекта на его ранней стадии, а
также проанализировать области их интересов, ожиданий и уровни важности и влияния. Затем для максимизации
положительного влияния и снижения потенциальных отрицательных последствий можно разработать стратегию
индивидуального подхода к каждой заинтересованной стороне проекта и определения уровня и сроков ее
вовлеченности в проект. Оценка и соответствующая стратегия должны периодически пересматриваться в ходе
исполнения проекта с целью их адаптации к потенциальным изменениям.
В большинстве проектов имеется большое число заинтересованных сторон. Поскольку менеджер проекта
ограничен во времени и должен использовать его как можно более эффективно, заинтересованные стороны
проекта должны быть классифицированы в соответствии с их интересами, влиянием и вовлеченностью в проект.
Это позволяет менеджеру проекта сконцентрироваться на взаимоотношениях, необходимых для обеспечения
успеха проекта.
Входы
Инструменты и методы
Выходы
.1 Устав проекта
.2 Закупочная документация .
3 Факторы среды предприятия
.4 Активы процессов
организации
.1 Анализ заинтересованных
сторон проекта
.2 Экспертная оценка
.1 Реестр заинтересованных
сторон проекта
.2 Стратегия управления
заинтересованными
сторонами проекта
Рис. 10-2. определение заинтересованных сторон проекта: входы, инструменты, методы и выходы
10
10
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
247
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
•
Реестр заинтересованных
сторон проекта
•
Стратегия
управления
заинтересованными
сторонами проекта
•
Закупочная
документация
•
Устав проекта
5.1
Сбор
требований
8.1
Планирование
качества
4.1
Разработка
Устава проекта
12.1
Планирование
закупок
11.2
Идентификация
рисков
10.1
Определение
заинтересованных
сторон проекта
10.4
Управление
ожиданиями
заинтересованных
сторон проекта
10.2
Планирование
коммуникаций
•
Активы процессов
организации
•
Факторы среды
предприятия
Предприятие/
организация
Управление коммуникациями проекта
Рис. 10-3. блок-схема данных при определении заинтересованных сторон проекта
10.1.1 определение заинтересованных сторон проекта: входы
.1 устав проекта
Устав проекта может предоставлять информацию о внутренних и внешних сторонах, вовлеченных в
проект или подверженных его влиянию, например о спонсоре (спонсорах) проекта, заказчиках, членах
команды, группах и отделах, участвующих в проекте, а также о других людях или организациях, на
которых проект оказывает влияние.
.2 закупочная документация
Если проект является результатом действий по закупкам или основан на заключенном контракте,
стороны данного контракта являются ключевыми заинтересованными сторонами проекта. Другие
значимые стороны, такие как поставщики, также должны рассматриваться как часть списка
заинтересованных сторон проекта.
10
10
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
248
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
.3 Факторы среды предприятия
Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс определения
заинтересованных сторон проекта, включают в себя, среди прочего:
•
культуру и структуру организации или компании; и
•
правительственные или промышленные стандарты (например, нормативные акты, стандарты на
продукцию).
.4 активы процессов организации
Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс определения
заинтересованных сторон проекта, включают в себя, среди прочего:
•
шаблоны Реестра заинтересованных сторон проекта;
•
знания, накопленные в предыдущих проектах; и
•
Реестры заинтересованных сторон из предыдущих проектов.
10.1.2 определение заинтересованных сторон проекта: инструменты и методы
.1 анализ заинтересованных сторон проекта
Анализ заинтересованных сторон проекта представляет собой процесс систематического сбора
и анализа количественной и качественной информации с целью определения того, чьи интересы
необходимо учитывать в течение проекта. В ходе данного процесса определяются интересы, ожидания
и влияние заинтересованных сторон проекта, которые затем связываются с целью проекта. Данный
процесс позволяет определить отношения между заинтересованными сторонами проекта, которые
можно использовать в качестве инструмента для формирования коалиций и потенциальных отношений
партнерства в целях повышения шансов проекта на успех.
Анализ заинтересованных сторон проекта, как правило, выполняется в соответствии с описанными
ниже шагами:
•
Шаг 1: Определить все потенциальные заинтересованные стороны проекта и существенную
информацию о них, такую как роли, отделы, интересы, уровни знаний, ожидания и уровни
влияния. Как правило, выявить ключевые заинтересованные стороны проекта достаточно
легко. Это может быть любое лицо, играющее определенную роль в принятии решений или в
управлении, на которого оказывает влияние результат проекта, например спонсор, менеджер
проекта или первичный заказчик.
○
Остальные заинтересованные стороны проекта обычно определяются путем общения с
выявленными заинтересованными сторонами и расширения списка до тех пор, пока в него не
будут включены все потенциальные заинтересованные стороны проекта.
10
10
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта