ВУЗ: Алтайский Государственный Университет
Категория: Учебное пособие
Дисциплина: Управление проектами
Добавлен: 29.10.2018
Просмотров: 18398
Скачиваний: 63
254
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
Обычно для определения требований к коммуникациям проекта необходима следующая
информация:
•
организационные диаграммы;
•
связи между организацией проекта и распределением ответственности между заинтересованными
сторонами проекта;
•
области знаний, подразделения и специальности, вовлеченные в проект;
•
количество людей, задействованных в проекте, с учетом места их размещения;
•
внутренние потребности в информации (например, обмен информацией в рамках организации);
•
внешние потребности в информации (например, общение со СМИ, общественностью или
подрядчиками); и
•
информация о заинтересованных сторонах проекта из Реестра заинтересованных сторон проекта
и стратегии управления заинтересованными сторонами проекта.
.2 технологии коммуникаций
Методы передачи информации среди заинтересованных сторон проекта могут значительно
различаться. Например, команда проекта может использовать самые разные методы коммуникаций,
от кратких обсуждений до полноценных совещаний, от простых письменных документов до материалов
(например, расписаний и баз данных), доступных через Интернет.
Факторы, которые могут оказывать влияние на проект, включают в себя:
•
срочность получения информации. Зависит ли успех проекта от наличия часто обновляемой
информации, которая доступна немедленно, или достаточно регулярного составления письменных
отчетов?
•
доступность технологии. Действительно ли необходимые системы уже установлены и
действуют, или нужно включить их в список потребностей проекта? Например, есть ли у
предполагаемой (ых) заинтересованной стороны (заинтересованных сторон) проекта доступ к
выбранной технологии коммуникаций?
•
ожидаемое обеспечение проекта персоналом. Соответствуют ли предлагаемые системы
коммуникаций опыту и навыкам заинтересованных сторон проекта, или необходимо организовать
длительное обучение и подготовку?
•
длительность проекта. Возможно ли, что еще до окончания проекта имеющиеся средства
коммуникации изменятся?
•
окружающая среда проекта. Команда проекта проводит встречи и обменивается информацией
в живом общении или виртуально?
10
10
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
255
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
.3 модели коммуникаций
На базовой модели коммуникации (рис. 10-8) показано, как происходит передача и прием
информации между двумя сторонами, обозначенными как отправитель и получатель. Ключевыми
элементами данной модели являются:
•
кодирование.
Изложение мыслей или идей на языке, понятном для других.
•
сообщение и ответное сообщение.
Выход процесса кодирования.
•
средство связи.
Метод, используемый для передачи сообщения.
•
помехи.
Все, что может помешать передаче и пониманию сообщения (например, расстояние,
незнакомая технология, недостаток дополнительной информации).
•
декодирование.
Преобразование получателем сообщения в понятные ему мысли или идеи.
На рис. 10-8 представлена базовая модель коммуникаций. Неотъемлемой частью данной модели
является действие по подтверждению получения сообщения. Подтверждение получения означает, что
получатель подает сигнал о получении сообщения, но это не обязательно означает согласие получателя
с содержанием сообщения. Совсем иное значение имеет ответ на сообщение, который означает, что
получатель декодировал, понял сообщение и посылает на него ответ.
Отправитель
Получатель
Среда передачи
информации
Декодирование
Кодирование
Ответное сообщение
Помехи
Кодирование
Декодирование
Сообщение
Помехи
Рис. 10-8. базовая модель коммуникаций
При обсуждении коммуникаций проекта необходимо учитывать элементы модели коммуникаций.
В рамках процесса коммуникаций отправитель должен обеспечить ясность и полноту информации, выбор
надлежащего способа ее передачи и получения подтверждения правильности интерпретации информации.
Получатель должен удостовериться, что он получил информацию полностью, правильно ее понял, и
подтвердить получение. Сбой коммуникации может оказать негативное влияние на весь проект в целом.
10
10
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
256
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
При организации эффективного взаимодействия между заинтересованными сторонами проекта при
помощи этих элементов возникает множество сложностей. Рассмотрим команду проекта, состоящую
из специалистов, физически находящихся в разных странах. Чтобы один член команды мог успешно
передать техническую идею другому члену команды, находящемуся в другой стране, ему может
потребоваться закодировать сообщение на соответствующем языке, передать сообщение с помощью
определенных технических средств, обеспечив при этом корректное декодирование сообщения
получателем и получение от него ответного сообщения. Любые помехи, возникающие на данном пути,
могут исказить первоначальный смысл сообщения.
.4 методы коммуникаций
Для распространения информации между заинтересованными сторонами проекта используется
несколько методов коммуникаций. Данные методы могут быть разделены на следующие большие группы:
•
интерактивные коммуникации. Между двумя или более сторонами, осуществляющими
многосторонний обмен информацией. Данный метод является наиболее эффективным для
обеспечения общего понимания определенных вопросов всеми заинтересованными сторонами;
он включает в себя встречи, телефонные переговоры, видеоконференции и т. д.
•
коммуникации методом информирования без запроса.
Информация отсылается
определенным получателям, которые должны о ней узнать. Данный метод обеспечивает
распространение информации, но не гарантирует того, что она будет фактически получена или
понята предполагаемой аудиторией. К коммуникациям методом информирования без запроса
относятся письма, записки, отчеты, сообщения по электронной почте, факсы, голосовые послания,
пресс-релизы и т. д.
•
коммуникации методом информирования по запросу.
Используются для очень больших
объемов информации или для очень больших аудиторий, когда требуется, чтобы получатели
обращались к передаваемому содержанию по своему собственному желанию. К таким методам
относятся сайты интрасетей, обучение с использованием электронных технологий, банки данных и т. д.
Как, когда и какие методы коммуникаций будут использоваться – решает менеджер проекта в
зависимости от требований к коммуникациям.
10.2.3 планирование коммуникаций: выходы
.1 план управления коммуникациями
План управления коммуникациями является составной частью плана управления проектом (раздел
4.2.3.1) или включается в него в виде вспомогательного плана. План управления коммуникациями
может быть официальным или неофициальным, детализированным или обобщенным и зависит от
потребностей проекта.
10
10
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
257
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
В плане управления коммуникациями обычно указывается следующее:
•
требования заинтересованных сторон проекта к коммуникациям;
•
сведения о передаваемой информации, включая язык, формат, содержание и степень
детализации;
•
причина распространения данной информации;
•
сроки и периодичность распространения требуемой информации;
•
лицо, отвечающее за передачу информации;
•
лицо, выдающее разрешение на раскрытие конфиденциальной информации;
•
лицо или группы лиц, которые будут получать информацию;
•
методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебные записки,
сообщения по электронной почте и/или пресс-релизы);
•
ресурсы, выделенные на коммуникационные действия, включая время и бюджет;
•
схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок передачи на вышестоящие
уровни (цепочка имен) проблем, которые не могут быть решены персоналом на более низком
уровне;
•
метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и
развития проекта;
•
глоссарий общепринятой терминологии;
•
блок-схемы информации проекта, работ по проекту с указанием возможной последовательности
разрешений, списка отчетов, планов совещаний и т. д.; и
•
ограничения коммуникаций, возникающие обычно вследствие определенных законодательных
или нормативных актов, технологий, правил организации и т. д.
В план управления коммуникациями могут также включаться руководящие указания и шаблоны для
проведения совещаний по текущему состоянию проекта, собраний команды проекта, собраний в сети
Интернет и сообщений по электронной почте. Также в нем может предусматриваться использование вебсайта
проекта и программное обеспечение для управления проектами, если они используются в проекте.
10
10
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
258
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
.2 обновления документов проекта
Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:
•
расписание проекта;
•
Реестр заинтересованных сторон проекта; и
•
стратегию управления заинтересованными сторонами проекта.
10.3 Распространение информации
Распространение информации – это процесс предоставления необходимой информации
заинтересованным сторонам проекта в соответствии с планом. См. рис. 10-9 и 10-10. Он осуществляется
на всем протяжении жизненного цикла проекта и во всех процессах управления. Ключевым в данном
случае является процесс исполнения, который включает в себя реализацию плана управления
коммуникациями, а также реагирование на неожиданные запросы информации. Эффективное
распространение информации включает в себя ряд методов, в том числе:
•
модели «отправитель-получатель». Петли обратной связи и барьеры коммуникаций.
•
выбор средств связи. Принимаемые решения о том, когда лучше общаться устно, а когда
письменно, когда лучше написать неформальную записку, а когда формальный отчет, а также
когда лучше поговорить лично, а когда написать электронное письмо.
•
стиль письма. Применение действительного или страдательного залога, структура
предложения, подбор слов.
•
методы ведения собраний. Подготовка повестки дня и разрешение конфликтов.
•
методы представления. Язык тела и разработка наглядных материалов.
•
методы организации групповой работы. Достижение консенсуса и преодоление препятствий.
Входы
Инструменты и методы
Выходы
.1 План управления проектом
.2 Отчеты об исполнении
.3 Активы процессов
организации
.1 Методы коммуникаций
.2 Инструменты
распространения
информации
.1 Обновления активов
процессов организации
Рис. 10-9. Распространение информации: входы, инструменты, методы и выходы
10
10
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта
Глава 10 − упРавление коммуникаЦиями пРоекта