ВУЗ: Алтайский Государственный Университет
Категория: Учебное пособие
Дисциплина: Управление проектами
Добавлен: 29.10.2018
Просмотров: 18412
Скачиваний: 63
324
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
○
контракты с возмещением затрат плюс премиальное вознаграждение (взпв,
CPAF).
Продавцу возмещаются все оговоренные затраты, но большая часть вознаграждения
выплачивается только на основании выполнения ряда субъективных критериев исполнения,
определенных в контракте. Определение вознаграждения основывается исключительно на
субъективной оценке покупателем исполнения контракта продавцом и, как правило, не
подлежит обжалованию.
•
контракты «время и материалы» (вм, T&M).
Контракты типа «время и материалы»
являются смешанным типом договорных соглашений, содержащим положения как контрактов
с возмещением затрат, так и контрактов с фиксированной ценой. Они часто используются при
дополнительном наборе персонала, привлечении экспертов и любой сторонней поддержки в тех
случаях, когда невозможно быстро установить точный перечень работ.
Данные типы контрактов напоминают контракты с возмещением затрат тем, что они допускают
поправки и увеличение стоимости для покупателя. В момент заключения контракта покупатель
может не указывать общую стоимость по договору и точное количество предметов, которые
необходимо поставить. Таким образом, стоимость таких контрактов может увеличиваться, как
и в контрактах с возмещением затрат. Для предотвращения неограниченного роста стоимости
многие организации требуют включения во все контракты ВМ предельных значений цены и
сроков. C другой стороны, контракты ВМ также могут напоминать соглашения с фиксированной
ценой, когда в контракте указываются определенные параметры. Ставки оплаты рабочих часов
или стоимость материалов, в том числе прибыль продавца, могут быть заранее установлены
покупателем и продавцом, если обе стороны достигли соглашения по поводу стоимости
определенных категорий ресурсов, например определенной ставки почасовой оплаты труда
главных инженеров или определенной цены за единицу материала.
12.1.3 планирование закупок: выходы
.1 план управления закупками
План управления закупками описывает порядок управления процессами закупки, начиная
с разработки закупочной документации и заканчивая закрытием контракта. План управления закупками
может включать в себя руководящие указания по следующим пунктам:
•
типы используемых контрактов;
•
вопросы управления рисками;
•
следует ли использовать независимые оценки, и необходимы ли они в качестве критериев
оценки;
•
действия, которые команда управления проектом может совершать в одностороннем
порядке, если в составе исполняющей организации имеется специализированный отдел закупок,
снабжения или заключения контрактов;
Глава 12 − упРавление зак упками пРоекта
12
12
325
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
•
типовая закупочная документация, если она необходима;
•
управление несколькими поставщиками;
•
координация закупок с другими аспектами проекта, такими как разработка расписания и
Отчеты об исполнении;
•
любые ограничения и допущения, которые могут оказать влияние на запланированные закупки;
•
обеспечение запаса времени, необходимого для подготовки и размещения заказа, выполнение и
доставку заказа, и его учет при разработке расписания проекта;
•
принятие решений «производить или покупать» и их согласование с процессами оценки ресурсов
операций и разработки расписания;
•
установление для каждого контракта контрольных сроков сдачи результатов и их координация с
процессами разработки и управления расписанием;
•
определение необходимости гарантий выполнения контракта или заключения договоров
страхования для снижения некоторых видов рисков проекта;
•
предоставление продавцам инструкций по разработке и соблюдению иерархической структуры
работ (ИСР);
•
определение формы и формата описания работ по закупкам/контрактам;
•
определение продавцов, прошедших квалификационный отбор (если таковые имеются), с
которыми будет вестись работа; и
•
определение метрик закупок, которые будет использоваться для управления контрактами и
оценки продавцов.
В зависимости от потребностей каждого проекта план управления закупками может быть
официальным или неофициальным, подробным или обобщенным. План управления закупками является
вспомогательным элементом плана управления проектом (раздел 4.2.3.1).
.2 задание поставщику
Задание поставщику для каждой закупки разрабатывается на основе базового плана по содержанию
проекта и определяет только ту часть содержания проекта, которая должна быть включена в
соответствующий контракт. В задании поставщику дается описание предмета приобретения со степенью
детализации, достаточной для того, чтобы потенциальные поставщики могли определить, могут
ли они предоставить данные продукты, услуги или результаты. Степень необходимой детализации
может различаться в зависимости от характера предмета поставки, потребностей покупателя или
предполагаемой формы контракта. Информация, содержащаяся в описании работ, может включать в
себя спецификации, требуемое количество, уровни качества, рабочие характеристики, период исполнения,
место проведения работ и другие требования.
Глава 12 − упРавление зак упками пРоекта
12
12
326
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
Задание поставщику предоставляется в письменном виде в понятной, полной и лаконичной форме.
В него включаются описания всех необходимых сопутствующих услуг, таких как отчеты об исполнении
или техническая поддержка приобретаемого продукта после окончания проекта. В некоторых
прикладных областях к содержанию и формату задания поставщику предъявляются особые требования.
Для каждого отдельного предмета закупки требуется отдельное задание, однако несколько продуктов
или услуг могут быть объединены в группы, а группа может рассматриваться как один предмет закупки
в рамках одного задания.
По мере продвижения процесса закупок задания поставщикам при необходимости могут
пересматриваться и уточняться до тех пор, пока они не будут включены в подписанные контракты.
.3 Решения «производить или покупать»
Решения «производить или покупать» представляют собой принятые и документально оформленные
решения о том, какие продукты, услуги или результаты проекта будут приобретаться на стороне, а
какие будут произведены самой командой проекта. К таким решениям могут относиться решения
о необходимости страховых полисов или контрактов с гарантией выполнения для того, чтобы иметь
возможность противостоять некоторым идентифицированным рискам. Документы, содержащие
решения «производить или покупать», могут представлять собой обычный перечень решений с краткой
аргументацией. Данные решения могут быть изменены, если в ходе последующих действий по закупкам
будет определена потребность в ином подходе.
.4 закупочная документация
Закупочная документация используется для получения предложений от потенциальных продавцов.
Как правило, в тех случаях, когда решение о выборе продавца зависит от цены (например, при
покупке серийно выпускаемого или стандартного продукта), используются такие термины как «заявка»,
«тендер» или «расценки». В случаях, когда приоритетными являются другие факторы (например,
технические возможности или технологические решения), обычно используется термин «предложение».
Различные виды закупочных документов обычно называются «запрос информации», «приглашение
к подаче заявок», «запрос предложения», «запрос расценок», «извещение о тендере», «приглашение
к переговорам» и «первоначальный ответ продавца». Использование специальной закупочной
терминологии может различаться в зависимости от отрасли и места проведения закупок.
Чтобы ясно и в полной мере понимать ответы каждого продавца и облегчить себе задачу
по оценке заявок, покупатель должен четко структурировать закупочную документацию. Данная
документация включает в себя описание предпочтительной формы предоставления предложений,
соответствующее описание работ по закупкам, а также все необходимые условия контрактов. В случае
заключения контрактов с государственными учреждениями содержание и структура некоторой или всей
документации по закупкам может регламентироваться нормативными актами.
Глава 12 − упРавление зак упками пРоекта
12
12
327
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
Сложность и уровень детализации закупочной документации должны быть адекватны стоимости
запланированных закупок, а также степени возможных рисков. Закупочная документация должна
быть достаточно точной, чтобы ответы были адекватными, и их можно было сравнивать, но при этом
достаточно гибкой, чтобы у продавцов была возможность предложить более эффективные способы
удовлетворения сформулированных требований.
Уведомление потенциальных продавцов с приглашением прислать предложения или принять участие
в торгах осуществляется официально согласно установленным процедурам организации заказчика, что
может предполагать публикацию запроса в газетах, торговых журналах, государственных реестрах или
в Интернете.
.5 критерии выбора поставщика
Критерии выбора часто включаются в закупочную документацию для получения предложений.
Такие критерии разрабатываются и используются для оценки предложений продавцов и могут быть как
объективными, так и субъективными.
Критерии выбора могут ограничиваться закупочной ценой, если предмет приобретения имеется
в наличии у нескольких приемлемых продавцов. Закупочная цена в данном случае включает в себя
и стоимость самого товара, и все сопутствующие расходы, например расходы на доставку.
Для облегчения оценки более сложных продуктов, услуг или результатов могут определяться
и документироваться другие критерии выбора, например:
•
понимание потребности.
Насколько предложение продавца соответствует заданию?
•
общая стоимость или стоимость жизненного цикла.
Способен ли выбранный продавец
предложить самую низкую общую стоимость владения (стоимость приобретения плюс
эксплуатационные расходы)?
•
технические возможности.
Обладает ли продавец необходимыми техническими навыками
и знаниями и может ли он их приобрести?
•
Риск.
Насколько большой риск содержится в описании работ, какая его часть будет возложена на
выбранного продавца, и каким образом тот способен снизить риск?
•
подход к управлению.
Способен ли данный продавец успешно выполнить проект при
имеющемся управленческом опыте и может ли он его развить?
•
технический подход.
Соответствуют ли предложенные продавцом технические методологии,
методы, решения и услуги требованиям закупочной документации, или с их помощью можно
получить более высокие или низкие результаты, нежели ожидалось?
Глава 12 − упРавление зак упками пРоекта
12
12
328
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
•
Гарантия.
Какую гарантию продавец предлагает в отношении конечного продукта и на какой
период времени?
•
Финансовые возможности.
Обладает ли продавец необходимыми финансовыми ресурсами
и может ли он их получить?
•
производственные мощности и заинтересованность.
Обладает ли продавец производственными
мощностями и заинтересован ли он в удовлетворении возможных будущих требований?
•
категория и величина предприятия.
Относится ли предприятие-продавец к определенной
категории (малый бизнес, женщины-предприниматели, социально значимое малое предприятие)
по классификации покупателя или в соответствии с государственной классификацией, если это
оговорено как условие заключения контракта?
•
выполнение продавцами прошлых контрактов.
Каков прошлый опыт работы с выбранными
продавцами?
•
Рекомендации.
Может ли продавец предоставить рекомендации от предыдущих заказчиков,
подтверждающие опыт работы продавца и его соответствие требованиям контракта?
•
права на интеллектуальную собственность. Отстаивает ли продавец права на
интеллектуальную собственность, которую намерен использовать при изготовлении продукции
или предоставлении услуг в рамках проекта?
•
права собственности.
Заявляет ли продавец право собственности на используемые рабочие
процессы и услуги или на продукты, которые будут произведены для данного проекта?
.6 запросы на изменение
Запросы на изменение (раздел 4.3.3.3) плана управления проектом, его вспомогательных планов
и прочих элементов могут быть вызваны процессом планирования закупок. Запросы на изменение
обрабатываются с целью проведения проверки и представления в рамках процесса осуществления
общего управления изменениями (раздел 4.5).
12.2 осуществление закупок
Осуществление закупок представляет собой процесс получения ответов от продавцов, выбора подходящего
продавца и заключения контракта (см. рис. 12-4 и 12-5). В ходе данного процесса команда получает заявки
или предложения и применяет заранее определенные критерии для выбора одного или нескольких продавцов,
достаточно квалифицированных для выполнения работы и приемлемых в качестве продавцов.
В отношении большинства закупаемых товаров весь процесс запроса предложений от продавцов и оценки
данных предложений может повторяться. На основе предварительного предложения может быть составлен
краткий список подходящих продавцов. Затем может быть проведена более детальная оценка на основе
документа с более конкретными и полными требованиями, запрошенного у продавцов из краткого списка. Кроме
того, описанные здесь инструменты и методы могут использоваться для выбора продавцов как по отдельности,
так и группами. Например, система взвешивания может использоваться для:
Глава 12 − упРавление зак упками пРоекта
12
12