ВУЗ: Алтайский Государственный Университет
Категория: Учебное пособие
Дисциплина: Управление проектами
Добавлен: 29.10.2018
Просмотров: 18414
Скачиваний: 63
334
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
•
порядок оплаты;
•
место поставки;
•
критерии проверки и приемки;
•
гарантийные обязательства;
•
поддержку продукта;
•
ограничение ответственности;
•
вознаграждения и удержания;
•
штрафные санкции;
•
способы поощрения;
•
страховые гарантии и гарантии выполнения контракта;
•
одобрение выбора субподрядчиков;
•
управление запросами на изменение; и
•
механизмы прекращения действия контракта и альтернативного разрешения споров (АРКС, ADR).
Метод АРКС может быть определен заранее в рамках оформления закупки.
.3 Ресурсные календари
Документируется количество и доступность договорных ресурсов, а также даты, когда каждый
отдельных ресурс может использоваться, а когда нет.
.4 запросы на изменение
Запросы на изменение плана управления проектом, его вспомогательных планов и других элементов
обрабатываются для рассмотрения и представления в рамках процесса осуществления общего
управления изменениями (раздел 4.5).
.5 обновления плана управления проектом
Элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди
прочего:
•
базовый план по стоимости;
•
базовый план по содержанию;
•
базовое расписание; и
•
план управления закупками.
Глава 12 − упРавление зак упками пРоекта
12
12
335
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
.6 обновления документов проекта
Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:
•
документацию по требованиям;
•
документацию по отслеживанию требований; и
•
реестр рисков.
12.3 управление закупочной деятельностью
Управление закупочной деятельностью представляет собой процесс управления отношениями с продавцами,
контроля исполнения контрактов и, при необходимости, внесения изменений и корректировок (см. рис. 12-6
и 12-7). И покупатель, и продавец при администрировании закупочного контракта преследуют одни и те же цели.
Каждая сторона должна обеспечить, что и она сама, и партнер выполняют свои обязанности, предусмотренные
контрактом, и в том, что их законные права защищены. Процесс управления закупочной деятельностью
обеспечивает выполнение продавцом требований по закупкам и покупателем своих обязательств по контракту.
Юридическая природа договорных отношений требует от команды управления проектом четкого осознания
юридических последствий действий, предпринимаемых в процессе администрирования какой-либо закупки.
В больших проектах, в которых имеет место сотрудничество с несколькими поставщиками, ключевым аспектом
администрирования контрактов является управление взаимодействием между различными поставщиками.
Вследствие различий в организационных структурах многие организации относятся к администрированию
контрактов как к административной функции, отдельной от организации проекта. Хотя администратор закупок
может являться членом команды проекта, обычно его непосредственный начальник находится в другом
подразделении. Этот случай имеет место, если исполняющая организация одновременно является и продавцом
проекта внешнему заказчику.
Входы
Инструменты и методы
Выходы
.1 Закупочная документация
.2 План управления проектом
.3 Контракт
.4 Отчеты об исполнении
.5 Одобренные запросы
на изменение .
6 Информация об
исполнении работ
.1 Система управления
изменениями контракта
.2 Проверки выполнения
закупок
.3 Проверки и аудиты
.4 Отчеты об исполнении
.5 Системы расчетов
.6 Администрирование
претензий
.7 Система управления
документами
.1 Закупочная документация
.2 Обновления активов
процессов организации
.3 Запросы на изменение
.4 Обновления плана
управления проектом
Рис. 12-6. управление закупочной деятельностью: входы, инструменты, методы и выходы
Глава 12 − упРавление зак упками пРоекта
12
12
336
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
Управление закупками проекта
•
Обновления активов
процессов организации
•
Запросы на изменение
•
Контракт
•
Закупочная
документация
12.3
Управление
закупочной
деятельностью
12.2
Осуществление
закупок
12.4
Закрытие
закупок
4.5
Осуществление
общего
управления
изменениями
•
Отчеты об исполнении
•
Закупочная
документация
4.3
Руководство и
управление
исполнением
проекта
4.5
Осуществление
общего
управления
изменениями
10.5
Подготовка
отчетов об
исполнении
Предприятие/
организация
Документы
проекта
•
Одобренные запросы
на изменение
•
Информация об
исполнении работ
•
План управления
закупками
•
Обновления плана
управления проектом
4.2
Разработка плана
управления
проектом
Рис. 12-7. блок-схема данных при управлении закупочной деятельностью
Управление закупочной деятельностью включает в себя использование соответствующих процессов
управления проектом, касающихся договорных отношений, и интеграцию выходов данных процессов
в общее управление проектом. В проектах, в которых принимают участие несколько продавцов и предметами
приобретения являются несколько продуктов, услуг и результатов, эта интеграция и координация часто
оказывается многоуровневой. Процессы управления проектом, которые могут быть применимы в данном
случае, включают в себя, среди прочего:
•
руководство и управление исполнением проекта
(раздел 4.3) для санкционирования работ
продавца в соответствующее время;
•
отчеты об исполнении
(раздел 10.5) для мониторинга содержания, стоимости, сроков и технического
исполнения контракта;
Глава 12 − упРавление зак упками пРоекта
12
12
337
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
•
контроль качества
(раздел 8.3) для инспектирования и подтверждения адекватности продукта
продавца;
•
осуществление общего управления изменениями
(раздел 4.5) для обеспечения надлежащего
одобрения изменений и оповещения всех заинтересованных лиц об этих изменениях; и
•
мониторинг и управление рисками
(раздел 11.6) для обеспечения снижения рисков.
Управление закупочной деятельностью также содержит элемент финансового управления, который включает
в себя мониторинг платежей продавцу. Это позволяет гарантировать, что условия платежей, определенные
положениями контракта, выполняются надлежащим образом, а выплаты продавцу непосредственно связаны
с выполнением последним своих обязательств по контракту. Одним из принципиальных вопросов при
осуществлении платежей поставщикам является создание тесной связи между произведенными платежами и
выполненной работой.
Процесс управления закупочной деятельностью предусматривает проверку и документальное оформление
информации о том, насколько хорошо продавец выполняет или выполнил условия контракта, и, при
необходимости, разработку корректирующих воздействий. Оценка деятельности продавца, выполняемая
покупателем, предназначена, прежде всего, для подтверждения компетентности или некомпетентности продавца
при выполнении подобной работы для данного проекта или других проектов в будущем. Подобные оценки также
проводятся, когда необходимо подтвердить, что продавец не выполняет свои договорные обязательства, и когда
покупатель рассматривает необходимость проведения корректирующих воздействий. Управление закупочной
деятельностью включает в себя управление в случае преждевременного завершения работ по контракту
(по определенной причине, в силу представившихся благоприятных возможностей или из-за невыполнения
обязательств), предусмотренных статьей контракта о завершении работ.
В текст контракта в любое время вплоть до закрытия контракта могут быть внесены поправки по взаимному
согласию сторон в соответствии с условиями управления изменениями, предусмотренными контрактом. Такие
поправки не всегда могут быть в одинаковой степени выгодны и продавцу, и покупателю.
12.3.1 управление закупочной деятельностью: входы
.1 закупочная документация
Закупочная документация содержит все документы, необходимые для управления процессами
закупок. В нее входят собственно закупочные контракты и описание работ.
.2 план управления проектом
План управления закупками, часть плана управления проектом, является входом для осуществления
закупок и описывает порядок управления процессами закупки, начиная с разработки закупочной
документации и заканчивая закрытием контракта (раздел 12.1.3.1).
.3 контракт
Описан в разделе 12.2.3.2.
Глава 12 − упРавление зак упками пРоекта
12
12
338
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
.4 отчеты об исполнении
Документация, связанная с выполнением контракта продавцом, включает в себя:
•
разработанную продавцом техническую документацию и другую информацию о результатах,
предоставляемую в соответствии с условиями контракта; и
•
отчеты продавца об исполнении (раздел 10.5.3.1). В отчетах продавца об исполнении указывается,
какие результаты уже завершены, а какие – еще нет.
.5 одобренные запросы на изменение
Одобренные запросы на изменение могут включать в себя изменения положений и условий
контракта, в том числе описания работ по закупке, калькуляции цен, а также описания предоставляемых
продуктов, услуг или результатов. Перед применением все изменения формально документируются в
письменной форме и проходят процедуру одобрения.
.6 информация об исполнении работ
Информация об исполнении работ (раздел 4.3.3.2), включая степень соответствия стандартам
качества, понесенные расходы, оплаченные счета продавца, собирается в рамках исполнения проекта.
12.3.2 управление закупочной деятельностью: инструменты и методы
.1 система управления изменениями контракта
Система управления изменениями контракта определяет процесс внесения изменений в закупку.
В нее входят оформление документов, системы отслеживания, процедуры разрешения конфликтных
ситуаций и уровни иерархии, на которых производится санкционирование изменений. Система
управления изменениями контрактов объединяется с системой общего управления изменениями.
.2 проверки выполнения закупок
Проверка выполнения закупок представляет собой структурированную проверку того, насколько
успешно выполняются продавцом все поставки, определенные содержанием проекта, насколько они
соответствуют предусмотренным контрактом требованиям к качеству, стоимости и срокам. Данная
проверка может включать в себя проверку подготовленной продавцом документации и осуществленных
покупателем проверок, а также результаты аудитов качества, проведенных продавцом во время
исполнения работ. Целью проверки выполнения работ является определение, насколько успешно или
неуспешно происходит выполнение работ, каково продвижение выполнения работ по отношению
к описанию работ по закупке и обнаружение несоответствий с положениями контракта, которые
позволяют покупателю дать оценку, способен или не способен продавец выполнить данную работу.
Такие проверки могут проводиться в рамках оценок текущего состояния проекта, которые затрагивают
основных поставщиков.
Глава 12 − упРавление зак упками пРоекта
12
12