ВУЗ: Алтайский Государственный Университет
Категория: Учебное пособие
Дисциплина: Управление проектами
Добавлен: 29.10.2018
Просмотров: 18415
Скачиваний: 63
339
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
.3 проверки и аудиты
Проверки и аудиты проводятся по требованию покупателя, при этом продавец оказывает
необходимое содействие на основании положений закупочного контракта. Они могут проводиться во
время исполнения проекта для подтверждения соответствия рабочих процессов или результатов поставки
продавца. Некоторые команды по инспектированию и аудиту могут иметь в своем составе сотрудников
покупателя, занимающихся закупками, если это предусмотрено условиями контракта.
.4 отчеты об исполнении
Отчеты об исполнении предоставляют руководству информацию о том, насколько эффективно
продавец выполняет показатели, предусмотренные контрактом.
.5 системы расчетов
Платежи продавцу, как правило, осуществляются через систему оплаты счетов, имеющуюся на
предприятии покупателя, после подтверждения удовлетворительной работы уполномоченным лицом
из команды проекта. Все платежи должны проводиться и документироваться в строгом соответствии с
условиями контракта.
.6 администрирование претензий
Спорные изменения и потенциальные конструктивные изменения – это запрошенные изменения, в
отношении которых покупатель и продавец не могут прийти к соглашению о компенсации изменений,
либо не могут прийти к соглашению о внесении данных изменений. Данные спорные изменения имеют
множество названий, в том числе «претензии», «разногласия» или «апелляции». Претензии подлежат
оформлению в документальном виде, обработке, мониторингу и управлению на протяжении всего
жизненного цикла контракта, обычно в соответствии с условиями контракта. Если стороны не могут сами
договориться о разрешении претензии, то вступают в силу предусмотренные контрактом альтернативные
способы и механизмы разрешения разногласий. Урегулирование всех претензий и разногласий с
помощью переговоров является предпочтительным методом.
.7 система управления документами
Система управления документами используется менеджером проекта для управления документацией
и записями по контракту и закупкам. Система управления документами – это особый комплекс
процессов, соответствующих контрольных функций и инструментов автоматизации, объединенных
в единое целое, которые являются частью информационной системы управления проектом
(раздел 4.3.2.2). Система содержит архив (с возможностью доступа) контрактной документации
и корреспонденции.
Глава 12 − упРавление зак упками пРоекта
12
12
340
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
12.3.3 управление закупочной деятельностью: выходы
.1 закупочная документация
Закупочная документация включает в себя, среди прочего, закупочный контракт со всеми
относящимися к нему расписаниями; запрошенные, но не одобренные изменения контракта
и одобренные запросы на изменение. К закупочной документации также могут относиться
подготовленная продавцом техническая документация и другие документы, содержащие информацию об
исполнении работ (например, результаты, отчеты продавца об исполнении, гарантийные обязательства,
финансовые документы, в том числе счета-фактуры и записи о проведенных платежах), а также
результаты проверок, предусмотренных контрактом.
.2 обновления активов процессов организации
Элементы активов процессов организации, которые могут быть обновлены, включают в себя,
среди прочего:
•
корреспонденцию.
Условия и положения контракта часто требуют письменного документирования
определенных аспектов коммуникаций между продавцом и покупателем, например потребности в
предупреждениях о неудовлетворительном исполнении и запросов на изменение или уточнение
контракта. Сюда могут включаться содержащиеся в отчетах результаты проведенных покупателем
аудитов и проверок, которые указывают на те недостатки, которые продавцу следует исправить.
Помимо конкретных требований контракта к документации, обе стороны ведут полные и точные
записи всех письменных и устных коммуникаций по контракту, а также предпринятых действий и
принятых решений.
•
Расписания и запросы платежей.
Все платежи должны проводиться в соответствии
с условиями и положениями закупочного контракта.
•
документацию по оценке исполнения контракта продавцом.
Документация по оценке
исполнения контракта продавцом подготавливается покупателем. Такие оценки исполнения документируют
способность продавца продолжать выполнение работ по текущему контракту, указывают, может ли продавец
быть допущен к выполнению работ для будущих проектов, или оценивают, насколько хорошо продавец
выполняет работу по проекту. Данные документы могут являться основанием для досрочного прекращения
действия контракта с продавцом или определения порядка взыскания штрафных санкций и применения
вознаграждений или поощрений, предусмотренных контрактом. Результаты данных оценок исполнения также
могут
быть включены в соответствующие списки квалифицированных продавцов (раздел 12.2.1.4).
Глава 12 − упРавление зак упками пРоекта
12
12
341
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
.3 запросы на изменение
Процесс управления закупочной деятельностью может привести к появлению запросов на изменение
плана управления проектом, его вспомогательных планов и прочих элементов, например базового плана
по стоимости, расписания проекта (раздел 6.5.3.1) и плана управления закупками (раздел 12.1.3.1).
Запросы на изменение обрабатываются с целью проведения проверки и получения одобрения в рамках
процесса осуществления общего управления изменениями (раздел 4.5).
Запрошенные, но не разрешенные изменения могут включать предоставленные покупателем
указания либо предпринятые продавцом действия, которые другая сторона считает конструктивными
изменениями контракта. Поскольку любое из данных конструктивных изменений может быть оспорено
одной из сторон, что может привести к возникновению претензии к другой стороне, каждое такое
изменение определяется по отдельности и документируется в корреспонденции проекта.
.4 обновления плана управления проектом
Элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, включают в себя,
среди прочего:
•
план управления закупками.
План управления закупками (раздел 12.1.3.1) обновляется для
отражения любых одобренных запросов на изменение, которые влияют на управление закупками,
включая влияние на стоимость или расписание.
•
базовый план расписания.
Если имеются отставания, которые влияют на общее исполнение
проекта, возможно, потребуется обновление базового плана расписания для отражения текущих
ожиданий.
12.4 закрытие закупок
Закрытие закупок представляет собой процесс завершения всех закупок проекта (см. рис. 12-8 и 12-9). Данный
процесс является вспомогательным для процесса завершения проекта или фазы (раздел 4.6), поскольку включает
в себя подтверждение того, что все работы и результаты оказались приемлемыми.
Процесс закрытия закупок также включает в себя такие административные действия как полное
урегулирование открытых претензий, обновление документов для отражения окончательных результатов
и архивирование такой информации для будущего использования. При закрытии закупок рассматривается
каждый контракт, имеющий отношение к проекту или фазе проекта. В проектах, состоящих из нескольких фаз,
условия контракта могут применяться только к определенной фазе проекта. В таких случаях процесс закрытия
закупок закрывает только те закупки, которые применимы к этой фазе проекта. Неразрешенные претензии могут
передаваться для судебного рассмотрения после закрытия. Условия и положения контракта могут предписывать
определенные процедуры закрытия контракта.
Глава 12 − упРавление зак упками пРоекта
12
12
342
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
Преждевременное прекращение действия контракта является особым случаем закрытия закупки, который
может быть вызван взаимным согласием обеих сторон, невыполнением обязательств одной из сторон или
в интересах покупателя, если таковое предусмотрено в контракте. Права и ответственности сторон в случае
преждевременного прекращения действия контракта содержатся в условиях прекращения действия контракта.
На основании данных условий и положений контракта покупатель может иметь право расторгнуть весь контракт
или его часть по определенной причине или из соображений своего удобства в любое время. Однако в силу
тех же условий и положений контракта покупателю, возможно, придется компенсировать продавцу затраты,
понесенные в фазе подготовки, а также стоимость всех завершенных и принятых работ, связанных с прерванной
частью контракта.
Входы
Инструменты и методы
Выходы
.1 План управления проектом
.2 Закупочная документация
.1 Аудиты закупок
.2 Урегулирование путем
переговоров
.3 Система управления
документами
.1 Закрытые закупки
.2 Обновления активов
процессов организации
Рис. 12-8. закрытие закупок: входы, инструменты, методы и выходы
•
Закупочная
документация
12.4
Закрытие
закупок
4.2
Разработка плана
управления
проектом
12.3
Управление
закупочной
деятельностью
•
План управления
закупками
Управление закупками проекта
•
Обновления активов
процессов организации
•
Закрытые
закупки
Предприятие/
организация
Рис. 12-9. блок-схема данных при закрытии закупок
Глава 12 − упРавление зак упками пРоекта
12
12
343
©2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Четвертое издание
12.4.1 закрытие закупок: входы
.1 план управления проектом
Описан в разделе 4.2.3.1.
.2 закупочная документация
В целях закрытия контракта осуществляется сбор, нумерация и архивирование всей закупочной
документации. Информация о выполнении сроков, содержания, качества и стоимости контракта, а также
вся документация по изменениям контракта, записи о проведенных платежах и результаты проверок
заносятся в каталог. Данная информация может использоваться в качестве информации о накопленных
знаниях и основы для оценки подрядчиков для будущих контрактов.
12.4.2 закрытие закупок: инструменты и методы
.1 аудиты закупок
Аудит закупок является структурированной проверкой процесса закупок, начиная с процесса
планирования закупок (раздел 12.1) и заканчивая управлением закупочной деятельностью (раздел 12.3).
Целью аудита закупок является определение успехов и неудач, что позволяет исполняющей организации
использовать положительный опыт и избежать ошибок при подготовке или администрировании других
закупочных контрактов проекта или других проектов.
.2 урегулирование путем переговоров
Во всех закупочных взаимоотношениях окончательное справедливое урегулирование всех
неразрешенных проблем, претензий и разногласий с помощью переговоров является основной целью.
В тех случаях, когда урегулирование не может быть достигнуто путем прямых переговоров, могут
использоваться некоторые способы и механизмы альтернативного разрешения конфликтных ситуаций
(АРКС), в том числе посредничество или арбитражный суд. Наименее предпочтительным вариантом,
применяемым только в том случае, если все прочие закончились неудачей, является разбирательство
в суде.
.3 система управления документами
Описана в разделе 12.3.2.7.
Глава 12 − упРавление зак упками пРоекта
12
12