Файл: Построение организационных структур (Сущность и содержание организации).pdf

Методологическая специфика системного подхода заключается в том, что целью исследования является изучение закономерностей и механизмов образования сложного объекта по определенным составляющим. При этом особое внимание обращается на многообразие внутренних и внешних связей системы, на процесс объединения основных понятий в единую теоретическую картину, что позволяет выявить сущность целостности системы.

Системный подход - это категория, которая не имеет единого определения, поскольку трактуется слишком широко и неоднозначно. В литературе приводятся следующие толкования или определения системного подхода:

1. Интеграция, синтез рассмотрения различных сторон явления или объекта;
2. Адекватный метод исследования и разработки не любых объектов, которые произвольно называются системой, а лишь таких, которые являются органическим целым;
3. Выражение процедур представления объекта как системы и способов их разработки.

Системный подход не существует в виде четкой методики по определенной логической концепцией. Это система, образованная из совокупности логических приемов, методических правил и принципов теоретического исследования, выполняет таким образом эвристическую функцию в общей системе научного познания.

Системный подход определяет также необходимость расчленения исследуемых многокомпонентных объектов, на основе принципа величайшей важности связей для системы при многообразии их типов в каждой конкретной составляющей системы. Обоснованный выбор наиболее адекватного варианта расчленения осуществляется посредством выделения соразмерных единицы анализа. На такой основе исследуются основные свойства системного объекта при неразрывной связи структуры и функции в их динамике.

Развитие системного подхода свидетельствует о его неразрывной связи с диалектикой.

1.3 Динамическая система организации

Существенное проникновение во внутреннее строение организации обеспечивается использованием системного подхода.

Система - это набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое. Уникальной характеристикой при рассмотрении систем являются внутренние отношения между частями. Каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе используются разнообразные специализированные функции.

Каждая часть организации выполняет свои определенные функции. В то же время для поддержания отдельных частей в одном организме и формирования завершенного целого в каждой системе осуществляется процесс интеграции. В организациях эта интеграция обычно достигается координацией уровней иерархии, прямым наблюдением, правилами, процедурами, курсом действий. Поэтому каждая система требует разделения для того, чтобы определить ее составные части. Наряду с этим есть необходимость и в интеграции, чтобы создать условия, при которых система не распадется на независимые единицы. Хотя организации, созданные из частей или составных элементов, сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы, но и подсистемы и надсистемы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как единство.

Различают системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы порождено физическими науками, где понимают, что система является самодостаточной. ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Сделанной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не отдает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система практически не применяется^[6].

Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки, которые активно взаимодействуют с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания самих себя, развития, выплаты дивидендов и уплаты налогов.

Степень разграничения открытой или закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются. В принципе возможна и обратная ситуация.

Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и дифференциации. Иными словами, открытая система будет по мере своего роста стремиться к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими пределами. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

В составе каждой системы можно различать две тесно взаимодействующие подсистемы - управляющую и управляемую. Управляющая подсистема - это "кто" управляет, а управляемая - "чем" или "кем" управляют. Аналогичными им по содержанию понятия "субъект управления" и "объект управления"^[7].

В этом смысле любую организованную социально-экономическую систему можно представить в виде совокупности управляющей подсистемы - субъект управления, и управляемой подсистемы - объект управления.

В состав управляемой подсистемы входят элементы, которые обеспечивают непосредственный процесс производственной, хозяйственной, коммерческой и других видов деятельности.

Субъект и объект управления взаимодействуют посредством каналов связи, по которым проходят потоки информации. Эти потоки представляют собой управляющие воздействия и сообщения о состоянии управляемого объекта. Управление можно представить как процесс обмена видами деятельности, в результате которого система нормализуется и приводится в состояние динамического равновесия.

Динамическое равновесие организации наступает под влиянием факторов внешней среды. Воздействия поступают в виде отклонений нормам в обеспечении ресурсами - несвоевременная поставка материалов, сырья, комплектующих, кредитов, а также отклонений в процессе преобразования ресурсов в готовую продукцию.

Информация о соответствующих действиях поступает по каналам обратной связи.

Связь, обслуживающий аппарат управления, который разрабатывает управленческие решения, и обеспечивает передачу последних на объект управления, называют прямой связью. Обратные связи, несущие информацию о состоянии объекта и его реакцию на управленческие решения, служат базой формирования корректирующего воздействия на вход динамической системы. Таким образом, осуществляется связь между входом - целями, нормами, ресурсами, и выходом системы, характеризующая степень достижения заданной цели.

Вход системы - это поток ресурсов, поступающих к объекту управления, и потоки информации о ресурсах, факторы внешней среды и операции, которые осуществляются в объекте. Эти потоки информации поступают к субъекту управления. Вход, как сами ресурсы, так и информация для управления, обрабатывается в соответствии с установленным порядком осуществления операций с целью получения исходных результатов^[8].

Процесс преобразования в управляемой и управляющей подсистемах отличается не только входами, но и элементами процесса преобразования и полезных продуктов.

Протекает целенаправленный процесс, благодаря которому происходит превращение отдельных элементов в полезную продукцию. Другими словами, это процесс определенной технологии, согласно которой завершается трансформация затрат в продукцию.

Существенным компонентом в управляющей подсистеме, кроме субъекта, есть те или иные средства управления системой. Основное назначение управляющей подсистемы заключается в стабилизации выходных данных, системы в установленных пределах, обусловленных целями, нормами и ценностями. Такая стабилизация может быть достигнута только в случаях, когда:

• исходные данные могут быть сравнены с установленными целями и нормами;
• предусмотрен механизм обратной связи для выдачи корректирующей информации в виде входных данных в систему, который отражает отклонения в процессе преобразования ресурсов.

Выход системы представлен двумя результатами:

• управленческими решениями, является результатом обработки информации;
• полезными продуктами, получаемыми в результате переработки ресурсов.

Для организации характерен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, позволяет повторять цикл. Доходы, полученные заказчиками промышленных организаций, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

Следует подчеркнуть и то, что организационные системы предрасположены к сокращению или распаду на части. Если закрытая система не получает энергию и новые вложения из своего внешнего окружения, она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией, то есть она может реконструировать сама себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей мере, чем отдает наружу.

Приток энергии для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже, несмотря на то, что существует постоянный приток новых вложений в систему и постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает вложения в выходную продукцию, она оказывается способной поддерживать себя в течение определенного времени.

Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживания. Многие подсистемы в рамках системы имеют возможность получать энергии больше, чем требуется для производства своей продукции. Считается, что стабильное положение применяется к простым систем, но на более сложном уровне оно становится одним из факторов сохранения системы через рост и расширение.

Каждая организация выступает как открытая система и характеризуется определенными чертами и свойствами (Приложение 1).

Рационализм – это современное понимание процессов усовершенствования, формирование целесообразной и целостной организационной системы, а также ее отдельных структурных частей^[9].

Рационализация – это процесс, ведущий к принципиально иному состоянию организационной системы, изменению ее результативности. Рационализация в организации нацелена на достижение максимально возможного уровня эффективности при существующих экономических и технологических условиях.

Принципы рационализации – фундаментальные, ключевые основы практического использования и применения нововведений в организации. Различают пять основных принципа:

1. Принцип последовательного подключения – философия преобразований в компании должна разрабатываться специалистами с чувственной организацией мышления, основные принципы преобразований – специалистами с иррациональной, нелогичной, инстинктивной организацией мышления, а непосредственное осуществление преобразований – специалистами с рациональной, логичной, разумной организацией мышления. Этот принцип регламентирует оптимальный подбор команды для реализации требуемого процесса рационализации;
2. Принцип системности и непрерывности – процессы рационализации, процессы поиска инновационных возможностей должны осуществляться поэтапно, структурировано и непрерывно.

Типовой процесс рационализации включает четыре этапа:

• формирование цели;
• анализ существующей ситуации;
• выявление проблем;
• разработка конкретных мероприятий. Поскольку потребности человека и общества развиваются постоянно, это требует и постоянного занятия рационализацией^[10];

1. Принцип всесторонности входной информации – информация, поступающая от объекта рационализации, должна отражать сведения о ключевых элементах состояния и деятельности компании. Отсутствие полной информации не позволяет в полной мере получить требуемый эффект от рационализации.
2. Принцип всесторонности рекомендаций по рационализации компании – рекомендации, выдаваемые компании по рационализации ее деятельности и состояния, должны затрагивать не только непосредственные объекты рационализации, но и объекты, соприкасающиеся с ними прямо или косвенно. Наличие только основного набора объектов резко сокращает возможности процесса рационализации в повышении эффективности деятельности компании.
3. Принцип внутренней рационализации – руководство компании должно стимулировать потребности и интересы работников для активизации рационализаторской деятельности. Потребности человека в самореализации и самовыражении, в творческом труде стимулируют его интерес к рационализации и, учитывая это, в организации создаются благоприятные условия для удовлетворения таких потребностей работника, что в свою очередь ведет к повышению эффективности организации.