Файл: К. лек ДІЛОВОД 2 курс Дс-2.doc

РОЗДІЛ 4. Служба документаційного забезпечення управління (СДЗУ)

ЛЕКЦІЯ 1. Організаційна побудова служб діловодства.

План:

1. Організаційна побудова служб діловодства.

2. Загальна характеристика СДЗУ

3. Функції структурних частин та операції СДЗУ

4. Організація праці співробітників служби документального забезпечення управління (СДЗУ)

5. Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями

1. Організаційна побудова СДЗУ

Існує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована і змішана.

Форму організації діловодства вибирають з урахуванням розміру установи, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. У дрібних установах (коли документування здійснюється безпосередньо в підрозділах), а також в територіально роз'єднаних (розташованих, наприклад, у різних районах великого міста) вибирають централізовану форму. У більшості ж установ і організацій використовують змішану форму організації діловодства.

При виборі форми організації роботи з документами для конкретної установи слід враховувати наступні фактори:

1. обсяг документообігу;

2. характер роботи установи, її територіальне розміщення;

3. структура установи та її підрозділів;

4. технічна оснащеність;

5. кваліфікованість керівників, фахівців і технічних виконавців.

Найбільш важливим при виборі форми організації роботи з документами виступає фактор обсягу документообігу.

Зокрема, при цьому використовують так звану категорійність установ:

І-ша категорія: установи з обсягом документообігу понад 100 тисяч документів на рік.

ІІ-га категорія: установи з документообігом від 25 тисяч до 100 тисяч на рік.

ІІІ-тя категорія: установи з документообігом від 10 тисяч до 25 тисяч документів на рік.

ІV-та категорія: установи з документообігом до 10 тисяч документів на рік.

У невеликих установах, що не мають загальних відділів, відділів діловодства, діловодне обслуговування здійснює секретар-референт керівника.

Якщо організація чи установа мають великий обсяг документів, то вводиться структурний підрозділ, що відповідає за діловодство, — канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства і т.д. Діяльність цього структурного підрозділу відбивається в спеціально розроблювальному положенні.

2. Загальна характеристика СДЗУ

У практиці управління діють наступні служби ДЗУ:

1. Управління справами (закладу, установи).

2. Загальний відділ.

3. Канцелярія.

В установах, що не мають зазначеної служби, функцію СДЗУ виконує секретар-керівник або інша виділена для цього посадова особа.

Існують 3 категорії співробітників СДЗУ

1. Керівники.

2. Фахівці.

3. Технічні співробітники.

3. Функції структурних частин та операції СДЗУ

1. Функція експедиції: прийом вхідної кореспонденції, сортування, реєстрація, розподіл по структурних підрозділах установи; кількісний облік документів; відправлення вихідної кореспонденції, доставка кореспонденції в структурні підрозділи та адресатам.

---

2. Функція групи по обліку та реєстрації кореспонденції: облік і реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів, забезпечення функціонування довідково-інформаційного апарата, пошук інформації, перевірка правильності вихідних і внутрішніх документів.

3. Функція групи контролю: контроль за своєчасним використанням документів, перевірка строків виконання структурними підрозділами усних доручень керівника, інформування керівництва про хід виконання документа й доручення.

4. Функція відділу листів: прийом і облік листів, заяв, скарг громадян; підготовка й передача на розгляд керівництву установи заяв, скарг, передача їх на виконання в структурні підрозділи; контроль за строками їхнього виконання, повідомлення заявників про результати розгляду пропозицій, заяв, скарг, формування справ із пропозиціями, заявами, скаргами та передача їх в архів, аналіз й узагальнення виконання, організація прийому відвідувачів.

5. Функція архіву: прийом, облік, зберігання, використання справ, що підлягають здачі в архів; контроль за правильністю формування, зберігання й використання справ у структурних підрозділах; підготовка справ до передачі в архів.

6. Функція секретаря і його заступників: попередній розгляд і підготовка кореспонденції з найбільш важливих питань; організація документаційного обслуговування нарад, бездокументаційне обслуговування роботи керівництва.

Операції СДЗУ:

1. Контроль за дотриманням стандартів на документи.

2. Експедиційна обробка і доставка документів виконавцям.

3. Реєстрація документів та обліково-довідкова робота.

4. Контроль за виконанням документів.

5. Формування, оформлення, зберігання й використання справ.

6. Оформлення і випуск розпорядницької документації установ.

7. Машинописне виготовлення, копіювання й розмноження службових документів.

4. Організація праці співробітників служби документального забезпечення управління (СДЗУ)

Організація праці містить у собі вирішення наступних питань :

1) Чітка організаційна побудова СДЗУ, вибір найбільш раціональної форми роботи з документами – всі установи діляться на 4 категорії залежно від обсягу документообігу (кількість документів оброблюваних установою за рік) в установі 1, 2, 3 категорії, робота з документами здійснює канцелярія, а в установах 4 категорії – секретаріат. Зазначене централізує роботу СДЗУ під єдиним керівництвом. Централізація дозволяє забезпечити оперативне виконання документаційних робіт, створює чіткі взаємодії між структурними підрозділами, що входять до СДЗУ, підвищує якість обробки документів.

2) Правильне розмежування функції між окремими виконавчими та кваліфікаційними підрозділами. Вирішення цього питання здійснюється шляхом впровадження таких нормативних документів: державних стандартів, інструкції з документування управлінської діяльності; посадової інструкції.

---

3) Нормування праці співробітників СДЗУ. Мають бути розроблені методичні рекомендації з нормування праці інженерно-технічних працівників і службовців, типові норми часу на роботи з документами, у тому числі й виконання машинописних робіт.

Нормування праці покликано забезпечити нормальне завантаження співробітників протягом дня, тижня, місяця, року.

4) Регламентація посадового та кількісного складу, складу персоналу СДЗУ, підвищення його кваліфікаційного рівня та культури праці. Чисельність працівників СДЗУ розраховується по службі в цілому та по її структурних підрозділах.

При формуванні СДЗУ слід виходити з мінімальної чисельності працівників, яких необхідно залучити до виконання кожної функції документаційного обслуговування. Ця чисельність повинна визначатися залежно від обсягу документообігу на основі типових норм часу на документаційні роботи.

5) Раціональна організація робочих місць і забезпечення сприятливих умов праці.

5. Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями

Основою організації праці діловодного персоналу є глибокий і чіткий поділ функцій між підрозділами і виконавцями. Воно відбивається в нормативних документах – положеннях про діловодні підрозділи і посадові інструкції їх працівників.

Положення про відділ діловодства розробляє керівник відділу і затверджує керівник установи. Положення про структурний підрозділ відділу розробляє керівник цього підрозділу разом з керівником відділу, а затверджує керівник відділу, керуючий справами керівник іншого підрозділу, до складу якого входить відділ діловодства.

Положення про відділ чи його структурні підрозділи включає наступні розділи:

• загальні положення;

• основні функції і задачі;

• обов'язки, права і відповідальність керівника (цей пункт має місце в тому випадку, якщо не розробляється посадова інструкція керівника);

• організація роботи;

• керування підрозділом.

Положення повинне містити чіткі формулювання, що не допускають розбіжностей у питанні про те, хто і що повинен робити, хто кому підлеглий і т.д. Пункти положення, що визначають взаємини відділу діловодства з іншими підрозділами, повинні бути погоджені з цими підрозділами.

При розробці положення про відділ діловодства використовують типове положення. Його доповнюють (при необхідності — скорочують) і коректують відповідно до конкретних умов роботи даного апарату керування і його діловодної служби.

Питання для самоперевірки.

1. Проаналізуйте організаційну побудову служб діловодства.

2. Охарактеризуйте діяльність СДЗУ.

3. З’ясуйте функції структурних частин та операції СДЗУ.

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 29-42.

4. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

---

---

ЛЕКЦІЯ 2. Функції працівників служби діловодства

План:

1. Положення про структурний підрозділ діловодства

2. Керування службою діловодства.

1. Положення про структурний підрозділ діловодства

1. Загальні положення

1. Документаційне забезпечення управління здійснює служба Документаційного забезпечення управління (СДЗУ), що діє на правах самостійного структурного підрозділу, підлеглого безпосередньо керівнику.

2. До складу СДЗУ, як правило, включаються відділ діловодства (приймальня, секретаріат керівника, секретаріати заступників керівника, секретаріат колегії, протокольне бюро), канцелярія (експедиція, машинописне бюро, копіювально-множне бюро, телетайпна й ін.), відділ листів громадян, відділ вдосконалювання роботи з документами і впровадження технічних засобів, центральний архів.

3. Робота служби ДЗУ регламентується положенням про неї, що розробляється на основі дійсного Положення. Діяльність працівників СДЗУ регламентується посадовими інструкціями, що закріплюють раціональний поділ праці, передбачають рівномірне завантаження працівників, розподіл робіт за складністю виконання і кваліфікації виконавців. Посадові інструкції розробляються СДЗУ і затверджуються її керівником чи його заступником. При зміні функцій і задач СДЗУ посадові інструкції переглядаються.

4. СДЗУ у своїй діяльності керується законодавчими та іншими нормативно-правовими актами органів державної власті і керування України, та іншими діючими нормативами з питань документаційного забезпечення управління.

5. Керівництво служби ДЗУ повинне заміщатися фахівцями з вищою чи середньою фаховою освітою відповідного профілю.

6. Служба ДЗУ має круглу печатку з позначенням свого найменування.

2. Цілі і задачі служби ДЗУ

Основними цілями служби ДЗУ є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення управління. Служба ДЗУ вирішує наступні задачі:

• вдосконалення форм і методів роботи з документами;

• забезпечення єдиного порядку документування, організація роботи з документами, побудова пошукових систем;

• контроль виконання і підготовки документів до передачі в державний архів відповідно до діючих нормативів;

• скорочення документообігу, кількості форм документів;

• розробка і впровадження нормативних і методичних документів по вдосконалюванню документаційного забезпечення організації;

• участь у розробці і впровадженні прогресивних технологій документаційоного забезпечення керування на базі застосування обчислювальної й організаційної техніки, персональних комп'ютерів.

3. Функції служби ДЗУ

Відповідно до покладених задач у функції служби ДЗУ входить наступне:

---