Файл: Лекция Тема Понятие этики и этикета.docx

Основная часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов. Вопросы:

1. 
   Перечислите этапы деловой беседы
   
2. 
   Охарактеризуйте понятие деловой беседы.
   
3. 
   Укажите основные преимущества деловой беседы.
   

---

Тема 6. Деловые бумаги и переписка

Деловое письмо — это сообщение, содержащее специальную ин- формацию относительно деловых интересов сторон. Этикет составления писем предусматривает следующие правила:

• 
  ответ на письмо следует дать в течение недели;
  
• 
  благодарность за гостеприимство, выраженная в письме, от- правляется через неделю после отъезда;
  
• 
  при получении сведений о каком-либо приятном событии у партнера поздравление следует отправлять в течение недели со дня получения соответствующего письма об этом;
  
• 
  соболезнования выражают в течение 10 дней с момента получения сообщения о печальном происшествии. Отправлять их следует в траурных конвертах;
  
• 
  все перечисленное пишется всегда от руки и только ручкой (ни в коем случае карандашом).
  

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

• 
  Изучение существующего вопроса
  
• 
  Подготовка и написание проекта текста письма
  
• 
  Согласование проекта письма
  
• 
  Подписание руководителем
  
• 
  Регистрация
  
• 
  Отправка.
  

---

Внешний вид письма оказывает сильное влияние на мнение о его составителе. Деловые письма пишутся на лицевой стороне белой бумаги, формата от стандартного А4 до небольшого А8, не экономя бумаги. Лучше, если письмо будет оформлено на компьютере. Приветствуется краткость письма, отсутствие двусмысленных фраз, исправлений в тексте. Текст делового письма печатается 1,5-2 интервала.

На конверте указывается полный, точный адрес получателя письма (заглавными буквами) - название города, улицы, номер дома, а если необходимо — страна. В строке "КОМУ" пишется фамилия адресата, должность и точное название предприятия.

Адрес отправителя на конверте не указывается, но его можно написать на оборотной стороне конверта. Точное написание адреса: имя, фамилия, дом, улица, город, страна.

Бланк предприятия должен содержать эмблему, реквизиты предприятия (наименование, почтовый, телеграфный, электронный адреса, номера телефона, телефакса, банковские реквизиты).

Важная задача при составлении письма — его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца.

Для деловой переписки характерна

---

тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие

основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка — научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы. Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

• 
  стандартизация изложения;
  
• 
  нейтральный тон изложения;
  
• 
  точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;
  
• 
  лаконичность, краткость изложения текста;
  
• 
  использование языковых формул;
  
• 
  использование терминов;
  
• 
  применение лексических и графических сокращений;
  
• 
  преобладание страдательных конструкций над действительными;
  
• 
  употребление словосочетаний с отглагольным существительным;
  
• 
  использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;
  
• 
  преобладание простых распространенных предложений.
  

При употреблении термина необходимо следить за тем, чтобы он был понятен адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:

• 
  дать официальное определение термина;
  
• 
  расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;
  
• 
  убрать термин или заменить его общепонятным словом или выражением.
  

Термин - слово или словосочетание, которому приписано определенное

---

или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.

Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, - это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения.

Письмо-извещение посылается с целью доставить определенные сообщения либо из вежливости. Здесь вполне достаточно подписи секретаря.

Когда не удалось достичь согласия по какому-либо вопросу в ходе переговоров либо телефонной беседы, а получить желанный результат необходимо, направляется письмо-напоминание. Оно содержит тактичное сообщение, напоминающее о необходимости выполнить взятые на себя обязательства. И только в крайнем случае можно намекнуть на последствия невыполнения обязательств.

Письмо-подтверждение посылается как гарантия данных ранее обещаний. Оно поддерживает предложение получателя письма, иногда служит подтверждением получения ценностей, каких-либо документов и др.

В качестве официального предупреждения выступает письмо-претензия, которое содержит следующие данные:

• 
  основания, по которым предъявляются претензии;
  
• 
  сами претензии;
  
• 
  требования стороны, предъявляющей претензии (возмещение убытков).
  

Письмо-отказ служит ответом на претензию со стороны

---