Файл: ПМ. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации.docx

3. Создание бланков документов организации

В рамках прохождения производственной практики были составлены бланки:

– общий продольный бланк (приложение 1);

– общий угловой бланк (приложение 2);

– бланк письма (приложение 3);

– бланк конкретного вида документа – приказа (приложение 4).

Общий продольный и угловой бланк включает реквизиты:

– наименование учреждения прописными буквами полужирным шрифтом – МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ «ПЕЧЕНГСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»;

– отметка для реквизита «Дата документа»

– отметка для реквизита «Регистрационный номер документа»;

– место составления документа – пгт. Никель.

Общий бланк используются для составления различных документов ГАПОУ МО «ППТ», кроме писем.

Бланк письма включает реквизиты:

– наименование учреждения прописными буквами полужирным шрифтом;

– справочные данные об учреждении – юридический и фактический адрес местонахождения, номер телефона, факса, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;

– ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа», Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».

Бланк письма используется при составлении писем.

Бланк приказа включает реквизиты;

– наименование учреждения прописными буквами полужирным шрифтом;

– наименование вида документа полужирным шрифтом – ПРИКАЗ;

– ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа»;

– место составления документа – пгт. Никель.

Бланк приказа используются для составления приказов по основной деятельности учреждения.

Реквизиты в бланках оформляются шрифтом Times New Roman 14. Реквизиты отделяются 1-2 интервалами.

Оформляемые бланки соответствуют ГОСТ Р 7.0.97-2016 [13].

4. Составление и оформление различных видов документов

В рамках прохождения делопроизводственной практики были составлены различные виды документов – приказы, письма, акты.

При составлении приказов были выявлены следующие особенности.

---

Приказы составляются на бланке приказа.

Заголовки в приказах оформляются кратко и точно, отражая содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок выделяется полужирным шрифтом и оформляется без абзацного отступа. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 заголовок к тексу рекомендуется располагать по центру.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывается основание для издания приказа. Даная часть отделяется от распорядительной части словом «ПРИКАЗЫВАЮ» / «Приказываю», которая пишет без абзаца с выделением полужирным шрифтом.

Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Последний пункт формулируются следующим образом «Контроль за исполнением данного приказа возложить на …» или «Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой».

В некоторых приказах после распорядительной части указывается основание-документ.

Текст приказа печатается через один интервал. В тексте приказа не всегда проставляется абзацный отступ 1,25 см.

При оформлении приказа на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

В приказах в нижней части указывается информация о рассылке приказа структурным подразделениям или должностным лицам ГАПОУ МО «ППТ».

Визы в приказах не оформляются. Приказы подписывает руководитель ГАПОУ МО «ППТ» или исполняющий его обязанности. В реквизите «Подпись» вместе с наименованием должности указывается наименование учреждения, что является не верным по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.22).

Оформляемые приказы в ГАПОУ МО «ППТ» частично соответствуют требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Пример, оформляемого приказа в ГАПОУ МО «ППТ» представлен в приложении 5.

При составлении писем были выявлены следующие особенности.

Письма составляются на бланке письма. Письма, помимо реквизитов, указываемых в бланке письма

---

, содержат реквизиты:

– адресат;

– заголовок к тексту;

– текст;

– подпись;

– отметка об исполнителе.

Реквизит «Адресат» оформляется в соответствии с положениями, закрепленными в 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Заголовок к тексту оформляется кратко и точно, отражая содержание текста письма. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок оформляется без абзацного отступа под бланком письма.

Текст письма оформляется от первого лица множественного числа, через 1-1,5 интервала. Размер шрифта 14. Шрифт – Times New Roman.

Перед основной частью текста письма указывается вступительное обращение, например, «Уважаемый Евгений Михайлович».

В заключительной части текста не указывается заключительная этикетная фраза. В соответствии с п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендуется использовать заключительную этикетную фразу.

При необходимости оформляется отметка о наличии приложений.

Отметка об исполнителе оформляется не в соответствии с 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В ней указываются инициалы имени и отчества, не указывается структурное подразделение и должность составителя. Номер телефона указывается без кода. Реквизит составляется 12 размера шрифта.

Письма подписывает руководитель ГАПОУ МО «ППТ» или исполняющий его обязанности. В реквизите «Подпись» вместе с наименованием должности указывается наименование учреждения, что является не верным по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.22).

Оформляемые письма в ГАПОУ МО «ППТ» частично соответствуют требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В приложении 6 представлен проект оформленного письма в процессе прохождения производственной практики.

При составлении актов были выявлены следующие особенности.

Акт составляется на бланке конкретного вида документа с указанием наименование вида документа – АКТ. Акты оформляются на угловых бланках конкретного вида документа.

Акты, помимо реквизитов, указываемых в бланке, содержат реквизиты:

– заголовок к тексту;

– текст;

– подпись;

– гриф утверждения.

Заголовок к тексту оформляется кратко и точно, отражая содержание текста акта. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок оформляется без абзацного отступа под бланком акта.

Текст акта делится на три части: вводную, основную и заключительную. Во вводной части указывается основание составления акта и составители акта. Основная часть содержит установленные факты актируемого события. В заключительной части акта указывается количество подготовленных экземпляров и местонахождение каждого экземпляра без уточнения номера дела по номенклатуре дел учреждения.

---

Акт утверждается директором ГАПОУ МО «ППТ». Слово «УТВЕРЖДАЮ» выравнивается по центру и после него ставится двоеточие, что является не верным в соответствии с п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016. На грифе утверждения проставляется оттиск печати учреждения.

Подписывается акт председателем и членами комиссии.

Оформляемые акты в ГАПОУ МО «ППТ» частично соответствуют требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В приложении 7 представлен проект оформленного акта в процессе прохождения производственной практики.

---

5. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

В ГАПОУ МО «ППТ» применяется смешанная система регистрации.

Вид регистрационной формы – журнальная.

Входящие документы регистрируются в день поступления секретарем-машинисткой один раз.

Для регистрации входящих документов используется Журнал учета получаемых документов в ГАПОУ МО «ППТ. Он содержит графы:

1. № п/п.

2. Дата поступления.

3. Регистрационный номер.

4. Отправитель.

5. Заголовок к тексту.

6. Резолюция.

7. Исполнитель.

8. Срок исполнения.

9. Отметка об исполнении.

Журнал ведется в MS Excel.

На регистрируемых входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится отметка о поступлении документа в учреждении с указанием регистрационного номера (Вх. № 1, Вх. № 2 и т.д.) и даты поступления документа. Регистрационные номера для входящих документов присваиваются в течении календарного года.

В ГАПОУ МО «ППТ не подлежат регистрации следующие входящие документы:

– информационные материалы, присланные в виде копий для сведения;

– рекламные материалы (листовки, программы, извещения и т.д.);

– поздравительные письма, телеграммы и открытки;

– пригласительные билеты;

– программы конференций, совещаний;

– печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

– корреспонденция с пометкой «лично».

Исходящие документы регистрируются один раз в день подписания директором учреждения или исполняющим его обязанности.

Для регистрации исходящих документов используется Журнал учета отправляемых документов в ГАПОУ МО «ППТ. Он содержит графы:

1. № п/п.

2. Регистрационный номер.

3. Дата регистрации.

4. Краткое содержание.

5. Получатель.

Регистрационный номер проставляется в отметки для реквизита «Регистрационный номер документа». Он состоит из порядкового номера – 1, 2, 3 и т.д. без указания индекса дела по номенклатуре дел учреждения. Регистрационные номера присваиваются в течении календарного года. Дата исходящего документа проставляется в отметки для реквизита «Дата документа».

Внутренние документы регистрируются по видам документов, создаваемых в ГАПОУ МО «ППТ». Например, приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от протоколов, актов, договоров и так далее.

---