Файл: ПМ. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации.docx

МДК 01.03 ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

1. Составление перечня нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность секретарской службы в организации

Производственная практика проходила на базе Государственного автономного профессионального образовательного учреждения Мурманской области «Печенгский политехнический техникум» (ГАПОУ МО «ППТ»).

Руководителем ГАПОУ МО «ППТ» является директор Будахина Елена Александровна.

Ответственным за делопроизводство ГАПОУ МО «ППТ» является секретарь-машинистка.

К основным документам, регламентирующим деятельность секретаря-машинистки в ГАПОУ МО «ППТ» относятся: законодательные акты, нормативные правовые акты, национальные стандарты, методические рекомендации и локальные нормативные акты техникума.

1. Законодательные акты:

– Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [3];

– Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» [4].

2. Нормативные правовые акты:

– Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) (далее – Правила 2015) [8];

– Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) [10].

2. Национальные стандарты:

– ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [13].

3. Методические документы:

– Методические рекомендации по применению Правил организации хранения

---

, комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях [14].

4. Локальные нормативные акты ГАПОУ МО «ППТ»:

– Устав ГАПОУ МО «ППТ» (утв. приказом Министерства образования и науки от 05.04.2018 № 590) [15];

– правила внутреннего трудового распорядка ГАПОУ МО «ППТ» (утв. приказом техникума от 30.03.2021 № 198-ОД) [16];

– должностная инструкция секретаря-машинистки от 01.01.2012 № 8 [19].

Нормативную базу, регламентирующую деятельность секретаря-машинистки в ГАПОУ МО «ППТ» рекомендуется пополнить Инструкцией по делопроизводству.

2. Составить схему рабочего места секретаря и руководителя организации

Схема рабочего места секретаря-машинистки и директора ГАПОУ МО «ППТ» представлена в приложении 12.

В соответствии со схемой можно сделать следующие выводы об особенностях организации рабочего места секретаря-машинистки и директора ГАПОУ МО «ППТ».

1. Особенности организации рабочего места секретаря-машинистки ГАПОУ МО «ППТ».

Рабочее место секретаря-машинистки находится непосредственно рядом с рабочим местом директора техникума.

Рабочее место секретаря-машинистки находится отдельно от других рабочих мест сотрудников техникума.

Рабочее место секретаря-машинистки условно поделено на три зоны.

1 зона – рабочий стол, стул.

На рабочем столе расположен персональный компьютер, канцелярские принадлежности.

2 зона – вспомогательный шкаф для хранения документов, сейф и вспомогательный стол.

На вспомогательном столе расположен принтер, сканер и стационарный телефон.

Вспомогательный шкаф открытого типа без дверок.

3 зона – стул для посетителя.

Цвет приемной – светло-бежевый.

В организации рабочего места секретаря-машинистки недостаточно места для хранения документов. Вспомогательный шкаф для хранения документов открытого типа, то есть видны папки, в которых хранятся документы, что добавляет неаккуратности внешнего вида приемной.

2. Особенности организации рабочего места директора ГАПОУ МО «ППТ».

Рабочее место директора расположено вне непосредственной близости с рабочим место секретаря-машинистки.

---

Рабочее место директора расположено отдельно от других рабочих мест сотрудников техникума.

Рабочее место директора условно делится на две зоны.

1 зона – рабочий стол, стул.

На рабочем столе расположен персональный компьютер, канцелярские принадлежности и стационарный телефон.

2 зона – шкаф.

Шкаф закрытого типа. В нем хранятся необходимые документы. В шкаф встроен сейф.

3 зона – для совещания.

В зоне расположен стол и стулья, используемые для проведения совещаний.

Цвет кабинета директора – светло-бежевый.

В организации рабочего места директора отсутствует зона отдыха. Что является отрицательным моментом в организации рабочего места директора техникума.

В кабинетах секретаря-машинистки и директора установлены окна. На окнах помещены жалюзи.

---

3. Составить фотографию рабочего дня секретаря

При составлении фотографии рабочего дня секретаря-машинистки ГАПОУ МО «ППТ» были выявлены следующие особенности организации его рабочего дня.

Рабочий день начинается в 08.30.

Обеденный перерыв проходит с 13.00 до 14.00.

Заканчивается рабочий день в 16.42.

Рабочий день состоит из выполняемых должностных обязанностей и функций, определенных должностной инструкцией секретаря-машинистки.

Регламентация времени на отдельные виды работ:

1. Подготовка рабочего места. Включение компьютера и другой оргтехники. Запуск программного обеспечения; выключение компьютера в конце рабочего дня и другой оргтехники – 22 минуты.

2. Просмотр и сортировка поступившей корреспонденции – 20 минут.

3. Прием телефонных звонков, телефонограмм – 30 минут.

4. Регистрация корреспонденции – 15 минут.

5. Составление проекта документа – 40 минут.

6. Прием документов на подпись директору, их проверка – 20 минут.

7. Передача документов на рассмотрение директору – 10 минут.

8. Получение задания от директора, его выполнение – 25 минут.

9. Обработка документов, рассмотренных директором, в том числе передача исполнителям – 50 минут.

10. Личные нужды – 15 минут.

11. Ознакомление сотрудников техникума с документами, непосредственно их касающихся – 20 минут.

12. Работа, связанная с проведением совещаний – 1 час 20 минут.

13. Работы по контролю исполнения документов исполнителями – 30 минут.

14. Прием корреспонденции от почтальона – 10 минут.

15. Составление заявки на канцелярию – 25 минут.

16. Обработка исходящей корреспонденции для отправки – 20 минут.

17. Подшивка исполненных документов в дела – 20 минут.

Наибольшее количество времени секретарь-машинист тратит на обработку входящих, исходящих и внутренних документов.

Наименьшее количество времени секретарь-машинист тратит на прием документов на подпись директору ГАПОУ МО «ППТ».

В приложении 13 представлена фотография рабочего дня секретаря-машинистки.

4. Дать характеристику и указать особенности оформления документов о направлении в командировку

---

При направлении сотрудника в командировку в ГАПОУ МО «ППТ» оформляется приказ о направлении в командировку.

Приказ оформляется по унифицированной форме № Т-9.

Приказ доводится до сведения работника под роспись.

Приказ регистрируется в Журнале регистрации приказов по личному составу.

Проект приказа о направлении работника в командировку представлен в приложении 14.

Сведения о командировки работника ГАПОУ МО «ППТ» проставляются в табеле учета рабочего времени обозначением «К».

5. Дать характеристику особенностям работы с обращениями граждан

В ГАПОУ МО «ППТ» поступают жалобы, заявления, предложения. График приема утвержден директором. Прием граждан осуществляется ежедневно с 8.30 до 16.42, обед с 13.00 до 14.00.

Прием граждан ведет директор ГАПОУ МО «ППТ».

Обращения заносятся в ЛАРМ ЕС ОГ (локальное автоматизированное рабочее место в Единой сети по работе с обращениями граждан).

Сроки ответов на обращения граждан соблюдаются.

6. Проанализировать особенности проведения совещаний в организации и составления протокола совещания

В ГАПОУ МО «ППТ» проводятся следующие виды совещания: оперативное, инструктивное, проблемное.

Совещания могут быть плановыми и внеплановыми.

Круг участников определяется видом совещания.

Секретарь-машинистка осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем организации, а именно осуществляет сбор необходимых материалов, оповещение участков о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрацию, ведет и оформляет протоколы.

Протоколы оформляются на бумаге формата А4 шрифтом Times New Roman размером № 14 и имеют следующие реквизиты:

1. Наименование учреждения. Реквизит указывается прописными буквами полужирным шрифтом по центру.

2. Наименование вида документа – ПРОТОКОЛ.

3. Дата и номер протокола. Дата протокола оформляется цифровым способом. Дата протокола – дата проведения совещания. Регистрационный номер – порядковый номер в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

---