Файл: ПМ. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации.docx

Регистрационные номера проставляются арабскими цифрами в валовом порядке в течении календарного года. Некоторым видам документов дополнительно присваиваются индексы. Например, для приказов указывается регистрационный номер – 1-ОД, 2-ОД и так далее.

Документы регистрируются теми сотрудниками и в тех структурных подразделениях, где документы создаются. Например, приказы регистрируются секретарем-машинисткой, доверенности регистрируются главный бухгалтером.

В приложении 8 представлена копия зарегистрированного приказа.

6. Работа с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу

В ГАПОУ МО «ППТ» работа с конфиденциальной информацией регламентируются нормативными актами:

– Конституция Российской Федерации [1];

– Трудовой кодекс Российской Федерации [2];

– Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [5];

– Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» [6];

– Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» [7].

Конфиденциальная информация, в частности персональные данные, содержаться в различных видах документов, которые оформляются при документировании трудовых правоотношении и документировании работы с обучающимися в ГАПОУ МО «ППТ» – заявления, согласия, приказы, справки и так далее.

Работа с информацией ограниченного распространения регламентируется Положением о порядке обращения с информацией ограниченного распространения, утвержденным директором ГАПОУ МО «ППТ» 27.01.2020 [17].

В соответствии с Положением сотрудники техникума, доступ которых к конфиденциальной информации необходим для выполнения ими своих служебных обязанностей, знакомятся под роспись с данным положением, тем самым они считаются предупреждены о возможной ответственности его нарушения.

Конфиденциальная информация фиксируется на бумажных носителях, магнитных и других носителях. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию в учреждении учитываются. Документам присваивается отметка ограниченного распространения «Для служебного пользования».

Работник, который получает конфиденциальный документ, обязан в ГАПОУ МО «ППТ» принимать меры для обеспечения сохранности и не разглашении, содержащихся в документе

---

сведений в беседе с посторонними людьми, а также работниками техникума, если это не требуется для выполнения им своих служебных обязанностей.

Разглашение сведений или утрата документов конфиденциального характера является чрезвычайным происшествием и влечет за собой последствия, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации.

Работа с персональными данными регламентируется Политикой в отношении обработки персональных данных, утвержденной директором ГАПОУ МО «ППТ» 27.01.2020 [18].

В соответствии с Политикой сотрудники техникума, доступ которых к персональным данным необходим для выполнения ими своих служебных обязанностей, знакомятся под роспись с данным документом, тем самым они считаются предупреждены о возможной ответственности его нарушения.

Обработка персональных данных в ГАПОУ МО «ППТ» осуществляется исключительно с согласия субъекта персональных данных. Обработка персональных данных начинается с момента возникновения правовых оснований обработки персональных данных.

При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку в ГАПОУ МО «ППТ» прекращается обработка или обеспечивается прекращение такой обработки и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется, они уничтожаются в срок, не превышающий 30 дней с момента прекращения обработки персональных данных.

В приложении 9 представлена форма о неразглашении и конфиденциальности персональных данных работников.

В приложении 10 представлена форма о неразглашении и конфиденциальности обучающихся.

---

7. Оформление документов для передачи на архивное хранение

В процессе прохождения производственной практики был рассмотрен процесс оформления документов для передачи их на архивное хранение. В результате были определены особенности оформления дел для передачи на архивное хранение и формирования дел в ГАПОУ МО «ППТ».

1. Особенности оформления дел для передачи на архивное хранение.

В зависимости от сроков хранения в ГАПОУ МО «ППТ» проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Например, полному оформлению в ГАПОУ МО «ППТ» подлежат приказы директора техникума по основной деятельности.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Для них не проводится систематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются. Например, частичному оформлению ГАПОУ МО «ППТ» подлежат приказы по административно-хозяйственным вопросам, так как их срок хранения составляет 5 лет.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела – бланк внутренней описи документов дела.

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист-заверитель в нумерацию не включается. Каждый том нумеруется по отдельности.

2. Особенности формирования дел в ГАПОУ МО «ППТ».

Формирование дел в ГАПОУ МО «ППТ» представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел техникума, которая утверждается ежегодно.

В дела помещаются исполненные документы

---

, за исключением черновых, дублетных экземпляров документов и документов, подлежащих возврату. В дела помещаются документы, соответствующие заголовку дела.

Дела формируются структурными подразделениями, в которых дела заводятся.

Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела по одному экземпляру каждого документа в течении одного календарного года.

Переходящие дела формируются в течение всего периода работы (учебы) данного лица в ГАПОУ МО «ППТ». Некоторые документы, относящиеся к учебному процессу, формируются за учебный год. В дела не включается более 250 листов. При превышении данного объема, дело делится на тома с пометкой Том 1, Том 2 и так далее.

При формировании дел проверяется наличие необходимых подписей, виз, дат, номеров, отметок об исполнении, заверительных надписей и так далее, удаляются металлические скрепления.

Документы внутри дел располагаются сверху вниз в хронологическом порядке, по дате составления или получения. Приложения к документам присоединяются к документам, к которым они относятся.

Распорядительные документы группируются в дела по видам, хронологии с относящимися к ним приложениями и в соответствии со сроками хранения.

Поручения Министерства образования и науки Мурманской области и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом- запросом.

В приложении 11 представлен пример оформления дела, на примере дела № 01-15 «Положения о структурных подразделениях».

---

8. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу

В ГАПОУ МО «ППТ» не составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу.

Обязательность составления описей дел постоянного хранения и по личному составу определяется п. 4.11 Правил 2015, в связи с чем рекомендуется в ГАПОУ МО «ППТ» организовать ведение описей дел постоянного хранения и по личному составу [8].

---