Файл: Контрольная работа тема Бизнеспроцессы Институт цифровых технологий управления и информационной безопасности.docx

Все остальное зависит только от вас и потребителя описания бизнес-процесса. Также можно создавать нотацию не только в предложенных мною инструментах, но в любой удобной для вас среде. Если нотация соответствует перечисленным выше правилам и понятна вашему потребителю, вы создали именно то, что нужно. И это действительно описание бизнес-процесса, профессиональное и оптимальное для работы[10].

1.12 Уровни анализа

Менеджер самостоятельно определяет, насколько подробно будет описан основной бизнес-процесс. Его можно анализировать на 5 уровнях:

Операции. Это самый детализированный уровень, когда будет требоваться перечислять каждое действие.
Действия – это ряд операций, в котором должна быть соблюдена определенная последовательность.
Процедуры – несколько объединенных действий, выстроенных в определенном порядке для достижения поставленных целей.
Базовый уровень, на котором объединяется несколько взаимосвязанных процедур, которые будут служить достижению результатов. Обычно в них участвует несколько сотрудников.
Направление работы. Это самый обобщенный уровень, который включает в себя несколько процессов[4]

1.13 Этапы описания

Составление описания бизнес процесса будет осуществляться пошагово в 11 этапов:

Определение цели описания. Процесс и описание могут иметь разные цели. На этом этапе нужно будет сформулировать, зачем данному процессу требуется описание. Например, внедрение автоматической системы приема заявок или снижение стоимости производства и т.д.
Определение целей описания основного процесса – конечного результата, который нужно будет получить. Целей бывает несколько. Все они должны быть обозначены. Например, покупатель может приобрести товар или отказаться от него. Обоим варианта необходимо описание.
Привлечение руководящих сотрудников для обсуждения сформулированных задач и нюансов их выполнения.
Донесение информации до сотрудников, которые будут максимально эффективно выполнять задачи. Важно сформулировать их четко, ясно.
Расставление приоритетов. Все задачи и действия будут делиться на первостепенные и менее важные. При этом учитывается основная цель, количество ресурсов, время, финансы и прочие факторы при описании.
Фиксация начала и конца процесса при описании, их четкое выделение среди прочих элементов.
Определение ключевых точек, которые будут влиять на получение результата. Например, ведение переговоров, торг с клиентом, формирование счета на оплату и др. Эти точки могут иметь несколько сценариев, для каждого из которых необходимо описание.
Создание черновика предварительного описания, который должны будут получить все заинтересованные лица: руководители, клиенты.
Согласование деталей, учет комментариев и пожеланий всех участников процесса описания.
Презентация финального описания с внесенными корректировками (все они должны быть согласованы с руководством).
Оформление окончательного варианта описания с подробными схемами, планами, моделями и иными документами.

1.14 Форматы описания бизнес процессов

Есть следующие виды описания новых проектов бизнес-процессов:

Текст

Простой и очень популярный формат для изложения материала. Тем не менее с учетом всех нюансов продвижения бизнеса такие документы могут содержать довольно много информации.

Таблицы

Возможно описание БП в табличном виде. Иногда это гораздо лучше текстового варианта. Главное разработать основной шаблон, который подойдет для занесения данных. Для упрощения табличных вариантов иллюстрации производственных процессов перечисляйте в строках операции и подпроцессы, а в столбцы вносите данные. Кроме того, одну обширную таблицу рациональнее разбить на более мелкие и связанные между собой.

Схемы и модели

Удобнее и легче представлять БП в графическом формате. Так поступают многие специалисты. К тому же все вложения в такой стандарт изображения бизнес-моделей будут прекрасно окупаться в будущем[12].

1.15 Схема описания бизнес процессов

Когда обработка процессов осуществляется графическим способом, демонстрация информации будет осуществляться с помощью схемы. Так, наглядно можно проследить весь механизм.

Для построения схемы по описанию процессов могут использоваться специальные программы. Это осуществляется поэтапно:

Фиксация границ – начальной и конечной точки основного процесса описания.
Выделение основных блоков – базы процесса, в соответствии с их положением в последовательности.
Внесение дополнительных элементов – ответвлений, всех возможных путей развития событий.
Распределение ролей между участниками. Один сотрудник может одновременно исполнять несколько ролей.
Добавление документов: кейсов, презентаций, инструкций, писем и пр.
Внесение данных об источниках и программном обеспечении, с помощью которых осуществляется автоматизация процесса описания.
Обозначение инструментов, которые могут помочь в достижении целей.
Внесение критериев эффективности, с помощью которых будет производиться оценка результата.
Моделирование процесса с учетом всех полученных сведений при описании.
Схема описания отображается либо в виде карты (блок-схем), либо маршрута (движение данных и ресурсов в процессе). Для этого применяются стандартные международные формы документирования (нотации)[4].

1.16 Создание и оптимизация бизнес процессов на предприятии

1.16.1 Анализирование

Анализ бизнес-процессов (Business Process Аnalysis) — это совокупность методов и приёмов для систематического получения информации о текущем состоянии бизнес-процесса, выявлении его сильных и слабых сторон, а также поиск путей для его улучшения.

Основная цель анализа — повышение эффективности деятельности компании путём поиска и усиления её слабых сторон и постоянного совершенствования работы бизнес-процессов.

Основная задача анализа заключается в том, чтобы выполнить оценку результативности, расчет которой осуществляется исходя из определённого набора показателей. Эти самые показатели принято разделять на три вида:

Структурный показатель — связь исходных данных, отношение части к целому.
Относительный показатель — соотношение данных из разных областей выполнения рабочих процессов.
Измеряемый показатель (индекс) — соотношение цифр из разных периодов в равных единицах измерения.

При помощи этих показателей можно получить оценку результативности процессов, которая показывает уровень эффективности управления компанией и позволяет настроить фокус на необходимые изменения[14].

1.16.2 Пошаговое описание

Чтобы создать бизнес-процесс на предприятии необходимо следовать пошаговой инструкции:

1. Определите цель процесса(основной бизнес-процесс или вспомогательный).

2. Определите границы процесса.

Границы процесса — это начало и конец, в рамках которых проходят все операции. Например, в процессе «Продажи» началом будет поступившая от клиента заявка, концом — доставка готового продукта.

3. Определите основные действия бизнес-процесса.

Основные действия — это этапы, из которых состоит процесс. Этапы удобно визуализировать с помощью канбан-таблиц, как мы это делаем в Worksection.

4. Определите ответственных и исполнителей по каждому действию (этапу) бизнес-процесса.

В работе с бизнес-процессом не участвуют отдельные люди: человек может уволиться, а процесс нужно проводить дальше. Выделяют такие роли и должности:

Архитектор. Отвечает за качественное проектирование и совершенствование схемы процесса. Он не отвечает за непосредственное выполнение процесса. Обычно архитектором становится руководитель управленческой команды (группы), которая работает с конкретным бизнес-процессом.
Руководитель. Отвечает за четкое выполнение процесса, чтобы он достигал своих целей. У каждой единицы процесса — свой руководитель. Например, в бизнес-процессе найма сотрудников в студию видеопродакшена единица процесса — найм motion-дизайнера.
Управленческая команда (группа). Команда (группа) вместе с архитектором проектирует и улучшает бизнес-процесс. Обычно в команду (группу) входят руководители подразделений и ведущие специалисты.
Исполнители.