Файл: Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования донецкий национальный технический университет.doc

Книга регистрации маршрутных листов и расходных накладных

Оборотная ведомость по счетам, Журнал 5

Главная книга






Отчетность



Рис. 2.2. Документооборот готовой продукции и ее реализации

Учет дебиторской задолженности

Первичный учет дебиторской задолженности по расчетам с покупателями и заказниками неразрывно связан с учетом реализации готовой продукции. Основным документом, регламентирующим взаимоотношения между субъектами хозяйственной деятельности, является договор купли-продажи, в котором определяются вид сделки, объект операции, базисные условия поставки, количество, цена товара, права и обязанности сторон (сроки поставки, вид транспортировки) порядок расчетов, ответственность сторон.

Порядок расчета между поставщиком и предприятием-покупателем во многом зависит от определения формы безналичных расчетов. В договоре предусматривается также ответственность сторон за несоблюдение договорных обязательств.

В отдельных случаях, например, при разовых поставках, а также поставках такой продукции, по которой не требуется согласование спецификации по ассортименту, поставщики и покупатели оформляют свои хозяйственные отношения соглашениями (заказами), которые представляют собой упрощенную форму договора.

Договор, как основа юридического оформления и обоснования сделки, практически не фигурирует в учетных регистрах. Заключение договора не влечет за собой бухгалтерских записей, они формируются только в момент перехода права собственности на товары (работы, услуги) при возникновении определенных, по соглашению сторон, обязанностей и требований. Однако, полная реализация учетом своих функций возможно лишь при условии полного отображения информации о договорных обязательствах, в частности в аналитическом учете. Оперативный контроль за выполнением договоров поставки на предприятии осуществляет отдел сбыта.

Для этого каждый договор поставки после его заключения регистрируют в программе «1 С: Предприятие» в специальном журнале договоров, в котором указывают дату заключения договора, наименование покупателя, размер поставки, сроки исполнения. На каждого покупателя или заказчика открывают карточку. В которой отображается ход выполнения договора на основании соответствующих документов на отгруженную продукцию.

---

По данным учета в установленный срок составляют отчет о ходе выполнения плана поставок, данные которого используются для принятия управленческих решений.

Документальное оформление операций по реализации продукции, как мы уже говорили, осуществляется по товарно-транспортным накладным или расходным накладным, счетам, счетами-фактурами, актам выполненных работ или оказанных услуг.

Для целей бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии используются следующие первичные документы:

- удостоверение выписывается в соответствии с приказом руководителя. В удостоверении указываются фамилия, имя, отчество командированного лица, его должность, место и цель командировки, номер и дата приказа о командировке, а также отметка о выбытии в командировку с предприятия. Выданное работнику удостоверение регистрируется в Журнале регистрации удостоверений;

- авансовый отчет - составляется подотчетным лицом по возвращении из командировки или после выполнения задания по приобретению товаров (услуг). К авансовому отчету прилагаются: удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, железнодорожные, авиационные и другие проездные билеты, копии товарных чеков, счета гостиниц, товарные накладные и т.п.

Бухгалтер проверяет авансовый отчет с точки зрения правильности его оформления и арифметических подсчетов, так и по существу, т.е. правильности и законности расходы каждой суммы, указанной в отчете. О проверке делается запись на бланке авансового отчета проставляется корреспонденция счетов, на которых должна быть отражена операция, определяется разница между суммой полученного аванса и фактическими затратами, после чего авансовый отчет утверждает руководитель предприятия. Утвержденный авансовый отчет является основанием для записей в регистры бухгалтерского учета, информация с него заносится в систему «1С: Предприятие». Если разница между суммой полученного аванса и фактическими затратами положительная, то это сумма неиспользованного аванса, она возвращается в кассу предприятия, а если отрицательная - то работник потратил часть своих денежных средств, то есть перерасходовал авансовую сумму, и ее необходимо ему возместить с кассы предприятия.

Документами, которыми оформляются операции по расчетам по начисленным доходам являются Справки и Расчеты бухгалтерии, договоры и т.п.

---

При осуществлении хозяйственных операций между субъектами хозяйствования иногда могут возникать различные недоразумения. Это случается тогда, когда одна из сторон не соблюдает условий заключенных договоров.

Это, как правило, вынуждает потерпевшую сторону предъявить претензию поставщику. Претензия - требование кредитора к должнику о добровольной уплате долга, возмещения убытков, уплате штрафа, устранении недостатков поставленной продукции или выполненной работы.

Для того, чтобы предприятие успешно защищало свои интересы при возникновении конфликтов, необходимо, чтобы на нем было четко отлаженная процедура приема товарно-материальных ценностей как от поставщика, так и от транспортной организации, осуществляющей обслуживание.

Если при приемке ценностей обнаружено повреждение тары или недостача самих ценностей, получатель обязан приостановить приемку, составить акт с указанием выявленных дефектов. Для завершения приема рекомендуется пригласить представителя поставщика; в случае, когда это невозможно, проверка товара проводится экспертом. После приемки продукции участники этого процесса подписывают (с добавлением своих замечаний) акт, в котором значится фактическое качество и комплектность.

Следует отметить, что срок приема ценностей и оформления документов от иногороднего поставщика - 20 дней, местного - 10 дней после поступления.

Когда в процессе приема ценностей обнаружено их несоответствие записям, которые указаны в сопроводительных документах, то составляется коммерческий акт, к которому прилагаются: копии сопроводительных документов или сравнительной сведения; квитанции станции назначения о проверке веса груза, если такая проверка проводилась; пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача; транспортный документ, а в случае предъявления получателем транспортной организации претензии, связанной с этим документом - его копия; другие документы, которые могут свидетельствовать о причинах возникновения недостачи.

Продукция, в отношение которой выставляются претензии, должна храниться на складе предприятия отдельно

Претензия составляется в письменной форме. Юридическая служба предприятия, на которую возложены соответствующие обязательства, регистрирует претензию в «Журнале учета претензий, предъявленных предприятием» и в дальнейшем следит за сроком ее рассмотрения.

---

Потерпевшая сторона рассчитывает сумму претензии, учитывая ориентировочную сумму ущерба, который был нанесен в результате невыполнения обязательств. Претензия подписывается руководителем предприятия или его заместителем и направляется адресату заказным (ценным) письмом или вручается под расписку. Она подлежит рассмотрению в месячный срок, исчисляемый со дня получения претензии. О результатах рассмотрения претензии заявителю сообщается в письменной форме. Когда претензия признана, то она погашается путем поставки товара или зачислением на счет предприятия денежных средств. Если поставщик не признает претензии, предприятие-заявитель может обратиться в суд за защитой своих имущественных прав. Это оно может сделать в течение срока действия исковой давности.

Предприятия ведут расчеты со своими работниками по возмещению материального ущерба, причиненного ими в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, выявленных потерь от порчи имущества и материалов, допущенного брака, а также других видов ущерба.

Экономическая сущность возмещения убытков заключается не в том, что виновное лицо компенсирует предприятию учетную стоимость, например, похищенного актива, а в том, что она покрывает расходы на его полное обновление. Поэтому при расчете суммы возмещения ущерба, нанесенного умышленными действиями, используют коэффициент кратности, при этом размер убытков может в несколько раз превышать размер прямого действительного ущерба.

При учете расчетов по возмещению предприятию причиненных убытков в результате недостач и потерь от порчи ценностей, недостач и хищения денежных средств, если виновное лицо выявлено применяют следующие документы: инвентаризационная опись или инвентаризационный акт (в зависимости от объекта проверки) сличительная ведомость; акт расчета ущерба, договор о полной материальной ответственности; расчетно-платежная ведомость; ПКО и т.п.

Покрытие работником вреда в размере, не превышающем среднего месячного заработка, происходит по распоряжению владельца, а в других случаях - путем подачи собственником иска в районный (городской) суд.

Первичный учет денежных средств

Для целей бухгалтерского учета денежных средств на ЧАО «Коксореммаш» используются следующие первичные документы:

- поступления денег в кассу предприятия оформляют приходным кассовым ордерам формы КО-1, которые выписывает бухгалтерия. В приходных ордерах указывается сумма (цифрами и прописью), от кого, за что получены деньги, проставляют корреспондирующие счета, на которых

---

должна быть отражена операция и документы, послужившие основанием для составления ордеров (чеки, авансовые отчеты, заявления, счета и т.п.). Приходные кассовые ордера, подписанные главным бухгалтером, регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3, передаются кассиру. Кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтеру, правильность оформления ордера, наличие приложений, принимает ордер к исполнению, получает наличные, подписывает ордер, погашает его вместе с приложениями штампом «получено». Лицу, сдавшему денежные средства в кассу, кассир выдает заверенную оттиском печати предприятия квитанцию с подписями главного бухгалтера и кассира;

- выдачу денег из кассы предприятия оформляют расходным кассовым ордерам формы КО-2, которые выписываются бухгалтерией, подписывается главным бухгалтером и руководителем. В расходных кассовых ордерах указывается сумма (цифрами и прописью), кому, за что или зачем выдаются денежные средства, корреспондирующие счета, на которых должна быть отражена операция и указанные документы, послужившие основанием для составления ордеров (авансовые отчеты, приказы, платежные ведомости и т.п.). Расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 и передаются кассиру. Кассир выдает наличные, подписывает ордер, погашает его вместе с приложениями штампом «оплачено». Лицо, получающее наличные, записывает сумму прописью, дату, ставит подпись.

- приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в кассовой книге формы КО-4. Записи производятся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу, первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые отрываются и является отчетами кассиру с добавлением приходных и расходных кассовых документов. После проверки отчета кассира, бухгалтером проводятся бухгалтерские записи в системе «1С Бухгалтерия» и журнале-ордере 1;

---