Файл: Совершенствование кадрового делопроизводства в.docx

ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ

1. 
   Трудовая книжка работника – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225.
   
2. 
   Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе.
   
   1. 
      Личные дела ведутся на всех работников университета.
      
   2. 
      Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на
      

работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность.

3. 
   Личные дела работников хранятся 75 лет.
   
4. 
   Личные дела хранятся в отделе кадров УЮКО (далее – отдел кадров), как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника отдела кадров УЮКО (далее – работник отдела кадров).
   
1. 
   Документы по кадровому учету – документирование основных операций по движению личного состава. К учетным документам относятся: личные карточки формы Т-2; журнал регистрации приказов по личному составу; журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации листков нетрудоспособности; трудовые книжки работников; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
   
   1. 
      Личная карточка работника университета оформляется по унифицированной форме Т-2. Личная карточка заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре, от руки (разборчиво), данные формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, документа об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника РГППУ должны своевременно отражаться в личной карточке.
      
   2. 
      Работник отдела кадров в учетные журналы вносит приказы по личному составу о приеме, увольнении, переводе работников, трудовые договоры работников, прием на хранение трудовых книжек. Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе университета.
      
   3. 
      При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной
      

---

произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и обоснованием соответствующего требования ссылкой на ст. 62 ТК РФ, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения.

4. 
   Трудовой кодекс Российской Федерации дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа о приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч. 5 ст. 80 ТК РФ); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст. 89 ТК РФ). Работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов в течение трех дней со дня подачи соответствующего заявления без требования с работника платы.
   
5. 
   Удостоверение копий, связанных с работой производится отделом кадров УЮКО.
   

4. 1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   14

---

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

1. 
   Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве и их передачу в архив РГППУ в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими документами по архивному делу. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
   
2. 
   Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в университете, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации
   

группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

3. 
   Группировка исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
   
4. 
   С момента заведения и до передачи в архив, дела хранятся по месту их формирования. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения начальника УЮКО. Выданное дело регистрируется в журнале выдачи личных дел, под роспись. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
   

---

5. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ РГППУ

1. 
   По истечение трех лет сотрудники отдела кадров передают документы в Архив РГППУ за определенный год. Положением об архиве установлено, что архив поступают такие документы как законченные делопроизводством РГППУ документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений документы временного срока хранения, необходимые в практической деятельности и документы по личному составу.
   

6. 1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   14

---

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ОТДЕЛЬНЫМ КАДРОВЫМ ФУНКЦИЯМ

1. 
   Прием на работу
   
   1. 
      Документы, необходимые при оформлении приема на работу
      
      1. 
         Перечень документов, создаваемых отделом кадров:
         

• 
  трудовой договор;
  
• 
  приказы о приеме, переводе работника на работу;
  
• 
  личная карточка (форма № Т-2);
  
• 
  личное дело.
  

1. 
   Перечень необходимых регистрационных форм:
   

• 
  журналы регистрации: трудовых договоров, справок с места работы, приказов по личному составу, приказов о предоставлении отпусков, командировок, листков нетрудоспособности, уведомлений;
  
• 
  книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
  

1. 
   Перечень документов, предъявляемых лицом, поступающим на работу:
   

• 
  паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  
• 
  трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  
• 
  документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
  

• 
  документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  
  • 
    страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
    
  • 
    справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям.
    

---