Файл: 1905.docx

МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ ВІННИЦЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Кафедра української та іноземних мов

ДІЛОВЕ МОВЛЕННЯ

Методичні рекомендації й зразки ділових паперів

Вінниця-2010

УДК: 81'271:656.Ш.34(072)

Тимкова В. А., Марцінко Т. І. Ділове мовлення. Методичні рекомендації й зразки ділових паперів. – Вінниця: ВВ ВДАУ, 2010. – с. – Укр. мовою.

У посібнику наведено зразки ділових паперів із необхідними реквізитами, перелік термінів, значення яких необхідно запам’ятати, паралельні форми ділового мовлення, практичні завдання для самостійної роботи, що допоможуть студентам закріпити набуті знання.

Розраховано на студентів усіх спеціальностей.

Рецензенти: кандидат філологічних наук, доцент кафедри мовознавства Вінницького національного технічного університету П’яст Н.Й.;

кандидат філологічних наук, доцент кафедри української та іноземних мов Тимощук Н.М.

Затверджено на засіданні кафедри української та іноземних мов (протокол № 2 від

17 Вересня 2009 р.)

Затверджено і рекомендовано до друку навчально-методичною комісією Вінницького державного аграрного університету

(протокол № __ від __________ 2009 року).

ЗМІСТ

Вступ Особливості оформлення тексту

Визначальні риси офіційно-ділового стилю Документація особового складу

Автобіографія

Резюме

Характеристика

Заява

Наказ

Обліково-фінансові документи

Акт

Доручення

Розписка

Інформаційні документи

Анотація

Рецензія

Відгук

Реферат

Довідка Службові записки Звіт Лист

Лист-прохання

Лист-відношення Лист-запит Лист-вітання

Телеграма

Оголошення Повідомлення про захід Протокол Витяг з протоколу Запрошення

Документи з господарсько-договірної діяльності

Договір. Трудова угода Заявка

Паралельні форми ділового мовлення

Запам’ятайте значення термінів Запам’ятайте переклад слів Зверніть увагу

Як слід писати. Як не можна писати

Практична робота № 1 Практична робота № 2 Практична робота № 3

Практична робота № 4 Практична робота № 5 Список рекомендованої літератури

ВСТУП

У великому й складному механізмі керування виробництвом, державними та громадськими справами діловий папір, документ є надзвичайно важливою ланкою. Він фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність. Документи є візитною карткою, додатковою рекламою, складовою частиною іміджу підприємства, організації, фірми, окремої особи тощо.

Ви, юні громадяни України, вже маєте кілька документів – офіційних посвідчень: свідоцтво про народження, паспорт, читацький та студентський квиток, залікову книжку – все, що підтверджує вашу належність до певного кола осіб, тобто до читачів бібліотеки саме цього навчального закладу, студентства тощо. Наявність документа є доказом того, що ми користуємося тими самими правилами, що й інші, маємо такі самі обов’язки, що й люди, які є власниками аналогічного документа.

Звичне слово документ ми вважаємо рідним, українським. А насправді в його основі лежить латинське слово dосео, що означає „поясняє, викладає справу”. Латинське слово dоситепtит – це абстрактне поняття, яке означає зразок, взірець.

За походженням виділяють приватні і службові документи; службові

функціонують в установах і організаціях, приватні стосуються приватних осіб. За призначенням документи поділяють на такі типи:

розпорядчі, де подається інформація про організацію роботи установи, закладу, підприємства;

статутні – з коротким викладом змісту статуту організації чи установи;

виконавчі, в яких подається план або напрям виконання певного обсягу роботи;

інформаційні, які містять конкретну інформацію, необхідну для діяльності певної організації чи підприємства.

Документи розрізняють ще й за структурними ознаками, вони можуть бути стандартними й нестандартними, що залежить від багатьох об’єктивних та суб’єктивних факторів.

Типові та фірмові документи оформляються на бланках або стандартних аркушах.

Пропоноване видання має на меті допомогти студентам грамотно й оперативно на сучасному рівні складати будь-які документи і відчувати себе впевнено і професійно

сфері діловодства.

Особливості оформлення тексту

Текст – це головний елемент документа, який складається з логічних елементів: вступ, доказ, закінчення. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова „сторінка” та розділових знаків.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляються у правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

Членування тексту на складові частини, графічне розмежування частин, а також

використання заголовків, нумерації та іншого називають рубрикацією.

Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци . Абзац – це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа.

Поділ тексту на абзаци має велике значення. Це допомагає осмислити і підготуватися до сприйняття іншої підтеми.

Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац із трьох чи п’яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші – на початку і в кінці. Абзаци теж вимагають чергування залежно від розмірів. Наприклад, у виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для поділу однорідних членів речень чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного-двох речень.

Найзручніші для сприйняття речення складаються з трьох, п’яти, семи і найбільше – з дев’яти слів.

Щодо словосполучень, то слід пам’ятати, що в будь-якому діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми. Це прискорює складання і сприйняття документа.

Послідовність розташування складових частин тексту позначається числовою (а також буквеною) нумерацією. Є дві системи нумерації: традиційна і нова. Традиційна базується на використанні різноманітних типів позначок – римських і арабських цифр, великих літер, поєднаних з абзацними відступами. Нова використовує лише арабські цифри , розміщені у певній послідовності . У свою чергу, словесних найменувань можуть набувати рубрики, більші за абзац, – параграф, розділ, частина тощо, нумерація яких теж є доречною.

Більші за абзац рубрики можуть набувати і словесних найменувань (параграф, розділ, частина та ін.), які теж нумеруються.

Текст документа повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень.

Реквізити – це складові елементи будь-якого документа.

Визначальні риси офіційно -ділового стилю

1.Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

2. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Найхарактерніші прояви стандартизації такі:

- широке вживання готових словесних формул: з метою, у зв’язку, відповідно до, згідно з; їх вживання спрощує і полегшує процес укладання окремих видів документів;

- велика повторюваність тих самих слів, форм, зворотів, конструкцій як результат прагнення до спрощення способів вираження думки в однотипних ситуаціях.

Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення і способу обробки. Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їх обробку. Підпис є обов’язковим реквізитом будь-якого документа.

Для чіткішої організації тексту запроваджується поділ на параграфи, пункти, підпункти.

Лексика здебільшого нейтральна, вживається у прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, професійно-виробничу, науково-термінологічну лексику.

У текстах часто зустрічаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із значенням позачасовості, постійності дії: рішення надсилається,

має місце, виробнича рада розглядає. Вживаються і такі звороти: згідно з оригіналом, складено і завірено у двох примірниках, вжити заходів, визнати за можливе, надати слово, оголосити подяку, накласти резолюцію.

Найхарактерніші речення – прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів тощо). Вживаються, звичайно, й складні речення із сурядним і підрядним зв’язком, з відокремленими зворотами, зі вставними і вставленими конструкціями.