Задания для самостоятельного выполнения на тему «Запрос на создание таблицы»:

Задание 30. Создать таблицу на основе запроса «Сумма по договорам».

Задание 31. Создать таблицу на основе запроса «Договора заданного месяца».

Задание 32. Создать таблицу «Архив», в которую будут помещены данные по договорам прошлого года.

Задание 33. Создать запрос, в результате выполнения которого сформируется таблица, которая будет подсчитывать сумму заказанных товаров.

3.4. Запрос на обновление

Запрос может быть использован для обновления данных в таблицах базы данных. Отбор обновляемых записей (полей) производится с помощью запроса на выборку, который затем в окне конструктора запросов с помощью кнопки «Обновление» (рис. 12) на панели инструментов или команды меню Запрос / Обновление преобразуется в запрос на обновление.

Цель: Освоение навыков формирования запросов на обновление с заданными параметрами.

Задание 34: Сформировать запрос на обновление цены товаров, увеличив ее на заданный процент.

Порядок работы:

1. Создать запрос на выборку, добавив в схему данных запроса таблицу ТОВАР.

2. Из окна «Запрос на выборку» в бланк запроса перетащить из таблицы ТОВАР поле ЦЕНА.

3. По команде меню Запрос / Обновление изменить тип запроса.

4. В появившуюся строку «Обновление» ввести:

[Товар]![ЦЕНА]+[Товар]![ЦЕНА]*[Введите % надбавки]/100

5. Сохранить запрос под названием «Наценка».

3.5. Запрос на удаление

Записи, соответствующие определенному критерию, удаляются из одной или нескольких таблиц. С помощью такого запроса можно, например, удалить из таблицы записи о товарах указанного поставщика.

Цель: Освоение навыков формирования запросов на удаление, с заданными параметрами.

Задание 35: Сформировать запрос на удаление заданного покупателя.

Порядок работы:

1. Создать запрос на выборку, добавив в схему данных запроса таблицу ПОКУПАТЕЛЬ.

2. Из окна «Запрос на выборку» в бланк запроса перетащить из таблицы ПОКУПАТЕЛЬ поле КОД_ПОК.

3. По команде меню Запрос / Удаление изменить тип запроса.

4. В строке «Удаление» установить значение «Условие».

5. В строку «Условие отбора» ввести: [Введите код покупателя]

6. Сохранить запрос под названием «Удаление покупателя».

Задание 36: Сформировать запрос на удаление данных из таблицы Архив.

Порядок работы:

1. Создать запрос на выборку, добавив в схему данных запроса таблицу Архив.

2. Из окна «Запрос на выборку» в бланк запроса перетащить из таблицы АРХИВ поле ДАТА_ДОГ.

3. Изменить тип запроса – запрос на удаление.

4. В строку «Условие отбора» ввести условие, которое позволит удалить данные за прошлый год.

5. Сохранить запрос под названием «Изменение архива».

Задания для самостоятельного выполнения на тему «Запрос на удаление»:

Задание 37. Удалить данные по заданному товару.

Задание 38. Удалить данные по заданной накладной.

3.6. Перекрестный запрос

Результаты, полученные при выполнении такого запроса, организованы в специальном формате, напоминающем электронную таблицу. Они группируются по двум наборам данных: первый выводится в столбце слева (это заголовки строк, например, наименования товаров), а второй – в верхней строке (заголовки столбцов, например, порядковые номера кварталов). Итоговая таблица может, таким образом, отображать поквартальные итоги продаж определенных товаров.

Цель: Освоение навыков формирования перекрестных запросов.

Задание 39: Сформировать перекрестный запрос, который выводит количество товара заказанного покупателями.

Порядок работы:

1. Создать запрос на выборку, добавив в схему данных запроса таблицу ДОГОВОР, ПОСТАВКА_ПЛАН.

2. Из окна «Запрос на выборку» в бланк запроса перетащить из таблицы ПОСТАВКА_ПЛАН поля КОД_ТОВ, КОЛ_ПОСТ, из таблицы ДОГОВОР – КОД_ПОК.

3. Изменить тип запроса – перекрестный запрос.

4. Для поля КОД_ТОВ на пересечении столбца и строки «Перекрестная таблица» указать – Заголовки строк. Для поля КОЛ_ПОСТ – Значение. Для поля КОД_ПОК – Заголовки столбцов.

5. Для поля КОЛ_ПОСТ в строке «Групповая операция» указать Sum.

6. Сохранить запрос под названием «Заказы покупателей».

Задания для самостоятельного выполнения на тему «Перекрестный запрос»:

Задание 40. Создать перекрестный запрос, который будет выводить фактическое приобретение товаров каждым покупателем.

Задание 41. Создать перекрестный запрос, который будет выводить стоимость приобретения товаров каждым покупателем.

4. Формы

Форма обеспечивает ввод, обработку, вывод информации из базы данных в наиболее удобном для восприятия и работы виде.

Формы в Access создаются не только для одной таблицы, но и для нескольких, связанных между собой таблиц. Тогда возможным становится с помощью формы вводить данные сразу в несколько таблиц, соблюдая условия целостности данных. Кроме того, в качестве источника данных для формы может использоваться как сама таблица, так и разработанный для нее запрос, обеспечивая тем самым отображение на экране самой актуальной информации. В формы можно поместить графики и рисунки, выводить значения вычисляемых полей.

4.1. Однотабличные формы

Задание 42. Создать и отредактировать форму для таблицы «Товар».

Порядок работы:

1. В окне базы данных «Поставка товаров» выбрать в области «Объекты» (рис.6) пункт «Формы» и нажать кнопку «Создать».

2. В окне «Новая форма» (рис. 17) задать в качестве источника данных таблицу «Товар» и режим создания «Мастер форм», нажать кнопку «ОК».

3. В открывшемся диалоговом окне «Создание форм» (рис. 18) выбрать из списка «Таблицы и запросы» – Таблица:Товар. В списке «Доступные поля» выбрать все поля, нажав на кнопку . Нажать кнопку «Далее».

4. На следующем шаге необходимо выбрать внешний вид для формы, например, в один столбец. Нажать кнопку «Далее».

5. На следующем шаге необходимо выбрать стиль для формы, например Рисунок Суми. Нажать кнопку «Далее».

6. На следующем шаге необходимо задать имя формы и режим отображения. Имя оставить – Товар. Режим отображения – Открыть форму для просмотра и ввода данных. Нажать кнопку «Готово».

Рис. 17. Выбор режима мастера для создания однотабличной формы

Рис. 18. Выбор таблиц и полей для создания формы

7. После нажатия кнопки «Готово» откроется форма (рис. 19) в режиме просмотра и ввода данных.

Рис. 19. Форма для работы с таблицей «Товар»

8. Редактировать форму необходимо для того, чтобы уточнить местоположение и размер элементов, шрифт, другие параметры отображения элементов формы, а также для изменения надписей.

9. Перейти в режим кондуктора форм. При открытой форме по команде Вид / Конструктор. При закрытой форме, выделить форму, нажать кнопку «Конструктор» . После выполнения команды форма откроется в режиме «Конструктора» (рис.20).

Рис. 20. Форма «Товар» в режиме «Конструктора»

10. Для формы необходимо ввести заголовок. Для этого расширить область заголовка, установив курсор мыши на границу области заголовка и области данных (рис. 21), и переместить эту границу на нужное расстояние вниз.

Рис. 21. Режим конструктора формы.

11. По команде меню Вид / Панель элементов, установить «Панель элементов» (рис.22), на ней нажать «Надпись» , переместить курсор мыши в область заголовка и растянуть рамку текста до нужного размера, вывести текст «Справочник товаров» (рис. 23).

Рис. 22. Панель элементов

12. Переместить элементы «Поле» и «Надпись» в «Области данных» согласно рис. 23.

13. Для упрощения работы с формой можно на ней разместить управляющие кнопки. Для этого на «Панели элементов» (рис.22) убедиться в том, что нажата кнопка «Мастера» , после чего нажать «Кнопка» , переместить курсор мыши в область данных, растянуть до нужного размера.

14. Затем появится окно мастера «Создание кнопок», к котором выбрать категорию – Работа с формой, Действия – Закрыть форму. Нажать кнопку «Готово».

Рис. 23. Форма «Справочник товаров» в режиме конструктора

15. Затем с помощью элемента «Надпись» добавить подпись кнопки «Закрыть форму».

16. Аналогичным образом в соответствии с рис. 24 добавить управляющие кнопки:

• Предыдущая запись.

• Следующая запись.

• Добавить запись.

• Сохранить запись.

• Удалить запись.

• Найти запись.

Рис. 24. Форма «Справочник товаров» в режиме просмотра

Задания для самостоятельного выполнения на тему «Однотабличные формы»:

Задание 43. Создать формы для таблиц «Покупатели», «Склад» и отредактировать их аналогично форме «Товар».

4.2. Многотабличные формы

Для работы с главной и подчиненной таблицами строится многотабличная форма из основной части и починенной включаемой формы, то есть составная форма.

Задание 44. Создать и отредактировать форму для таблицы «Договор».

Порядок работы:

1. В окне базы данных «Поставка товаров» выбрать в области «Объекты» (рис.6) пункт «Формы» и нажать кнопку «Создание формы с помощью мастера».

2. В окне «Новая форма» (рис. 17) в раскрывающемся списке «Таблицы и запросы» выбрать – Таблица: Договор. Из списка «Доступные поля» перенести все поля в список «Выбранные поля», нажав кнопку «Выбрать все» .

3. Затем в раскрывающемся списке «Таблицы и запросы» выбрать – Таблица: План_поставка, перенести поля: КОД_ТОВ, СРОК_ПОСТ, МИН_ПОСТ, КОЛ_ПОСТ, нажав кнопку .

Рис. 25. Подсхема данных для создания многотабличной формы «Договор»

Рис. 26. Первый шаг мастера создания форм

4. Для того, чтобы в таблице было указано наименование заказанного товара, необходимо аналогично добавить поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА из таблицы «Товар» (рис. 26). Нажать кнопку «Далее».

5. Для того, чтобы в таблице было указано наименование покупателя, необходимо аналогично добавить поля НАИМ_ПОК, ИНН, АДРЕС, БАНК, НОМ_РСЧ, ТЕЛ из таблицы «Покупатель». Нажать кнопку «Далее».

6. На следующем шаге (рис. 27) в поле «Выберите вид представления данных» выбрать имя таблицы «Договор», которая является источником основной части формы. Тип подключения оставить «Подчиненные формы». Нажать «Далее».

Рис. 27. Второй шаг мастера создания форм

6. Затем выбрать внешний вид подчиненной формы, например, «ленточный». Нажать «Далее».

7. На следующем шаге выбрать стиль оформления. Будем придерживаться единого стиля оформления, поэтому выбрать «Рисунок Суми». Нажать «Далее».

8. На последнем шаге задать название главной и подчиненной формам. Установить переключатель на «Изменить макет формы». Нажать «Готово».

9. Форма откроется в режиме конструктора (рис.30).

10. Необходимо в подчиненную форму добавить столбец «Стоимость», в котором бы отражалась стоимость заказанного товара. Для этого установить курсор в подчиненную форму. На «Панели элементов» (рис. 22) нажать кнопку «Поле» , не отпуская кнопку мыши растянуть его в свободном месте подчиненной формы.

11.  Щелкнуть правой кнопкой мыши по элементу «Поле», вызвать «Свойства». Выбрать вкладку «Данные» (рис. 28).

12. В конце строки «Данные» нажать кнопку , вызвав «Построитель выражений».

13. На левой панели построителя в группе «Forms», в подгруппе «Загруженные формы» выбрать подчиненную форму «Поставка_план», выбрать на средней панели соответствующие поля для подсчета стоимости товаров согласно рис. 29. Нажать кнопку «ОК».

Рис. 28. Окно свойств поля

14. Аналогичным образом в подчиненную форму раздел «Примечание формы» добавить поле Сумма договора, использовав функцию «Sum».

15. Для того, чтобы в режиме заполнения формы данные, которые определены по умолчанию случайно не испортили, необходимо, отменить установить для этих полей свойство «Доступ».

16. Для этого выделить поле ТЕЛ, вызвать свойства поля, на вкладке «Данные», в поле «Доступ», указать – нет. Аналогично установить свойства для полей: БАНК, НОМ_РСЧ, НАИМ_ПОК, ИНН, АДРЕС_ПОК, НАИМ_ТОВ, ЕИ, ЦЕНА, Стоимость, Сумма договора. Все поля окрасятся в серый цвет.

17. Отредактировать форму согласно рис. 31. На рис. 32 представлена форма в режиме просмотра.

Рис. 29. Окно построителя выражений