Для того, что бы запустить программу необходимо сделать ярлык на рабочем столе. Это будет более удобно для пользователя. После запуска АРМ «Сервисный центр», загружается Microsoft Access. Появляется главная форма (рисунок 17), где по выбору пользователя можно перейти к: справочникам, документам, журналам, отчётам, товарам.

Рисунок 17 – Главное меню АРМ

Описание операций. Основными задачами разработанного АРМ «Сервисный центр» являются:

• заполнение справочников: «Контрагенты», «Номенклатура»;

• создание документов поступления и реализации компьютеров и комплектующих;

• создание документов счет-фактуры выданные и полученные;

• ведение журналов по созданным документам;

• формирование отчетов;

• просмотр товаров.

Для работы с АРМ мастера сервисного центра необходимо запустить файл базы данных АРМ_Сервисный центр.mdb. При запуске базы данных автоматически запускается форма главного меню.

Для того чтобы выбрать пункт меню справочники, необходимо нажать кнопку «Справочники». После нажатия кнопки откроется подменю «Справочники», где можно произвести выбор справочника (рисунок 18).

Рисунок 18 – Раздел «Справочники»

При выборе справочника «Контрагенты» откроется форма «Справочник Контрагенты», где можно увидеть краткую информацию о контрагентах (рисунок 19).

Рисунок 19 – Справочник Контрагенты

В этой форме можно произвести следующие действия:

• добавить нового контрагента. Для этого нужно нажать кнопку: Добавить контрагента, после нажатия откроется форма «Добавить Контрагента» (рисунок 20).

Рисунок 20 – Форма «Добавить контрагента»

После ввода данных нажать кнопку Сохранить для записи информации (аналогично на всех формах).

• удалить контрагента. Для этого нужно выделить строку нужного контрагента, нажав на область выделения слева (рисунок 21). После выделения нажать кнопку Удалить запись;

• для подробной информации о контрагенте необходимо нажать на поле «Наименование» нужного контрагента. После нажатия откроется форма «Контрагенты по выбору» (рисунок 21). Здесь же возможно изменение информации о контрагенте. Кнопка Закрыть форму закрывает форму (используется на всех формах).

Рисунок 21 – Форма «Контрагенты по выбору»

При выборе справочника «Номенклатура», откроется форма «Справочник Номенклатура» (рисунок 22).

Рисунок 22 – Справочник «Номенклатура»

В этой формы можно произвести действия:

• добавить группу товаров (аналогично справочнику «Контрагенты»).

• удалить группу товаров, (аналогично справочнику «Контрагенты»);

• для просмотра нужной группы товаров необходимо нажать на данное поле, после чего откроется форма «Товары по группе» (рисунок 23). Здесь же возможно добавление и удаление товара (аналогично справочнику «Контрагенты»).

Рисунок 23 – Товары по выбранной группе

При выборе справочника «Сведения о фирме», откроется форма «Справочник Сведения о фирме», на которой можно просмотреть и изменить данные о фирме (рисунок 24).

Рисунок 24 – Справочник «Сведения о фирме»

Для перехода в главное меню, необходимо нажать кнопку «Главное меню» (используется во всех меню).

При выборе пункта меню «Документы», откроется подменю «Меню Документы» (рисунок 25).

Рисунок 25 – Меню «Документы»

Нажатие кнопки «Расходная накладная» открывает форму для оформления расходной накладной. Выбор группы и наименования товара осуществляется из открывающегося списка. Можно удалить товар из накладной, нажав на кнопку в данной форме (рисунок 26).

Рисунок 26 – Форма «Расходная накладная»

Нажатие кнопки «Приходная накладная» открывает форму для оформления приходной накладной. Выбор группы и наименования товара осуществляется из открывающегося списка. Можно удалить товар из накладной, нажав на кнопку , находящуюся в данной форме (рисунок 27).

Рисунок 27 – Форма «Приходная накладная»

Чтобы открыть меню «Журналы», необходимо нажать кнопку «Журналы» в главном меню. После нажатия кнопки откроется подменю «Журналы» (рисунок 28).

Рисунок 28 – Раздел «Журналы»

2.4 Вывод по второй главе

В ходе проделанной работы получены следующие результаты:

1. Рассмотрены основные требования, которые предъявляются к автоматизированному рабочему месту учета компьютерных комплектующих.

2. Проведен анализ информационного обеспечения учета компьютерных комплектующих. На основе данного анализа выявлены основные документы, заполнение которых должно быть автоматизировано.

3. Был проведен анализ концепций создания АРМ мастера сервисного центра. В качестве инструментального средства разработки была выбрана СУБД Microsoft Access.

4. Выполнено концептуальное, логическое и физическое проектирование базы данных для АРМ «Сервисный центр».

5. Была разработана логика работы АРМ «Сервисный центр», проработан интерфейс, определены экранные формы для ввода информации и генерации итоговых документов.

6. В результате было создано новое программное обеспечение – АРМ мастера сервисного центра.

3 Оценка экономической целесообразности

3.1 Оценка уровней зрелости автоматизированных процессов

Проведем оценку уровня зрелости процессов с помощью международного стандарта COBIT. COBIT – это международный стандарт принятый Ассоциацией контроля и аудита систем (ISACA) и Институтом руководства ИТ (IT Governance Institute) в 1992 году. Стандарт COBIT предоставляет возможность получить максимальную выгоду от использования информационных технологий.

COBIT предлагает методику по определению этапа развития процесса – Модель зрелости. Модель зрелости показывает, насколько рассматриваемый процесс управляем и предсказуем. COBIT предоставляет шесть уровней зрелости процесса (таблица 10).

Таблица 10 – Характеристика уровней модели зрелости

В таблице 11 представлена информация об уровне зрелости до внедрения автоматизированного рабочего места в процесс «Учет комплектующих» в компании.

Таблица 11 – Оценка уровней модели зрелости учета комплектующих «КАК ЕСТЬ»

Как видно из таблицы представленной выше, уровень зрелости процесса является первым (начальный уровень зрелости).

В таблице 12 представлена информация об уровне зрелости после внедрения АРМ.

Таблица 12 – Оценка уровней модели зрелости учета комплектующих «КАК БУДЕТ»

На рисунке 29 представлена лепестковая диаграмма по показателям уровней модели зрелости, которая была построена по результатам анализа, представленного в таблицах 11 и 12.

Рисунок 29 – Лепестковая диаграмма уровней модели зрелости

После внедрения автоматизированного рабочего места предполагается, что уровень зрелости поднимается 2,5 и приблизится уже к третьему уровню (определенный).

Осуществление предлагаемого варианта автоматизации приведет к следующим преимуществам в работе сервисного центра:

• будет возможность просмотра всех данных в системе по выполненным операциям;

• упростится и ускорится работа с формированием требуемой отчетности;

• появится возможность автоматизированного контроля ввода и редактирования данных, когда пользователь не сможет вместо даты, например, ввести текст;

• улучшатся практические навыки работы сотрудников с компьютерной техникой.

В совокупности все указанные преимущества повысят конкурентоспособность в сфере оказания услуг сервисным центром и повысить количество привлекаемых клиентов.

3.2 Управление проектом автоматизации

Для создания АРМ по учету комплектующих и запасных частей, необходимых для ремонта цифровой техники, нужно реализовать следующий список основных задач:

• изучить документацию по учету компьютерных комплектующих;

• рассмотреть характеристику предметной области;

• выбрать наиболее подходящую стратегию автоматизации рассматриваемого производственного процесса;

• построить функциональную диаграмму (IDEF0-диаграмму) и диаграмму потоков данных (DFD-диаграмму);

• проанализировать возможные риски на всех этапах жизненного цикла создания программного обеспечения;

• оценить уровни зрелости автоматизируемых процессов;

• разработать простой и удобный интерфейс для программного обеспечения;

• создать функционирующее АРМ;

• разработать необходимый комплект технической документации.

На рисунке 30 представлена диаграмма Ганта, которая создавалась с помощью программы Microsoft Project 2010. На диаграмме Ганта показано выполнение основных задач проекта и их сроки реализации. Подробный план работ представлен на рисунке 31.

Рисунок 30 – Диаграмма Ганта

Рисунок 31 – План работ

3.3 Оценка экономической целесообразности выполнения проекта автоматизации

3.3.1 Анализ затрат на ресурсное обеспечение проекта (оценка совокупной стоимости владения)

Для того чтобы выяснить, какой эффект дают компании инвестиции в информационные технологии, необходимо оценить эффективность от их вложения и вычислить, насколько велики риски инвестиций в ИТ. На микроуровне, то есть на уровне самой компании, могут использоваться следующие основные подходы к оценке эффективности ИТ.

Традиционный подход инвестиционного анализа, при котором оценка экономической эффективности ИТ-проекта осуществляется по аналогии с оценкой инвестиционного проекта. К методам инвестиционного анализа относятся: чистая приведенная стоимость (NPV), внутренняя норма доходности (IRR), индекс доходности инвестиций (PI), срок окупаемости (PP), простая норма прибыли (ARR) и т. д;

Финансовый подход включает в себя методы оценки возврата инвестиций (Return оn Investment, ROI), совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership, TCO), а также экономической добавленной стоимости (Economic Value Added, EVA).

Вероятностные методы (Real Options Valuation, Applied Information Economics).

Комплексный подход использует качественные (эвристические) методы, с помощью которых возможно оценить все явные и неявные факторы эффективности ИТ-проектов и увязать их с общей стратегией предприятия. В эту группу методов входят так называемые системы сбалансированных показателей (Balanced Scorecard).

В затратную часть создания АРМ учета комплектующих включаются следующие прямые и косвенные расходы:

• капитальные расходы;

• расходы на управление проектом;

• расходы на техническое поддержание аппаратного ПО;

• расходы на разработку прикладного ПО;

• расходы на аутсорсинг;

• командировочные расходы;

• расходы на услуги связи;

• прочие расходы.

В расчет экономической эффективности разрабатываемого проекта не входят капитальные затраты в связи с тем, что не требуется приобретение новых дорогостоящих технических устройств, т.к. для работы АРМ будут использоваться ПК, имеющиеся в сервисном центре. Так же не рассматривается аутсорсинг, потому что поддержка системы будет выполняться имеющимся специалистом. Не принимаются в расчет и командировочные расходы, т.к. в рассматриваемой компании отсутствуют выездные работы, необходимые для создания АРМ.

Показатель совокупной стоимости владения информационной системы (в данном случае АРМ) рассчитывается по формуле:

TCO = DE + IC₁ + IC_{2 ,} (1)

где DE (direct expenses) – прямые расходы;

IC₁,₂ (indirectcosts) – косвенные расходы первой и второй группы соответственно.

При этом:

DE = DE₁ + DE₂ + DE₃ + DE_4,(2)

где DE₁ – капитальные затраты;

DE₂ - расходы на управление ИТ;

DE₃ – расходы на техническую. Поддержку АО и ПО;

DE₄ - расходы на разработку прикладного ПО;

DE₅ - расходы на аутсорсинг;

DE₆ - командировочные расходы;

DE₇ - расходы на услуги связи;

DE₈ - другие группы расходов.

На рисунке 32 приведена таблица из Microsoft Project 2010, которая автоматически просчитала все прямые расходы во время разработки АРМ. На данном рисунке видно, что было затрачено 22736 рубля.

Рисунок 32 – Прямые расходы на создание АРМ

В таблице 14 представлены расчеты совокупной стоимости владения системой.

Таблица 14 – Расчеты совокупной стоимости владения системой