Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Понятие и значение организационных коммуникаций).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Успех любой организации обеспечивается не только с помощью отлаженных связей с внешней аудиторией, но и благодаря развитой системе внутренних коммуникаций. Эффективные коммуникации на практике являются необходимым условием успешного достижения стоящих перед организацией целей.

Плохо налаженный двусторонний коммуникативный процесс внутри организации приводит к конфликтам, недоверию к руководству и декларируемым им целям и ценностям, формированию неблагоприятной атмосферы внутри коллектива, распространению слухов и ряду других проблем, возникающих между сотрудниками внутри организации. Все это значительно сказывается на эффективности работы компании.

Таким образом, возросшая роль коммуникативных взаимодействий в функционировании и развитии современных организаций выдвигает на первый план проблему управления коммуникациями внутри компании, с целью проведения оптимально благоприятных для организации коммуникационных процессов.

Таким образом, на сегодняшний день тема управления внутренних коммуникаций является актуальной.

Цель работы – на основе теоретического и эмпирического исследования разработать направления и инструменты развития коммуникаций организации т оценить их влияние на эффективность управления организацией.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие и значение организационных коммуникаций.

2. Изучить виды коммуникаций в организации.

3. Охарактеризовать современные технологии в управлении коммуникациями в организации.

4. Дать общую характеристику компании «Реклама Онлайн».

5. Провести анализ организационных коммуникаций в компании «Реклама Онлайн».

6. Выявить проблемы и разработать практические рекомендации по совершенствованию коммуникаций в компании «Реклама Онлайн».

Объект исследования – компания «Реклама Онлайн».

Предмет исследования – система организационных коммуникаций компании «Реклама Онлайн».

В работе автором сделана попытка рассмотреть предмет исследования с позиции системного подхода и междисциплинарности. В исследовании применялись общенаучные методы: анализ и синтез, сопоставление и обобщение, классификация, а также социологические методы: анализ документов и анкетирование.

В качестве базовых теоретических источников, посвященных коммуникациям в организации, были рассмотрены труды отечественных и зарубежных авторов в области менеджмента и управления, организационной культуры, психологии управления, теории коммуникаций, социальной психологии, маркетингу, а также работы по теории связей с общественностью. В частности были использованы труды следующих авторов: А.И. Агеев, С.С. Баевская, С.А. Варакута, М.А. Василик, Н. Володина, А. Глотова, М.В. Гундарин, Е. Деменко, Е.Л. Драчева, А. Зверинцев, Т.Ю. Иванова, М.В. Каймакова, В.А. Мельма, М. Мескон, Б.З. Мильнер, Ж.В. Николаева, Е. Рудавина, М.И. Тимофеев, М.В. Хлынина.

В качестве эмпирической базы исследования использованы данные сайтов reklama-online.ru, delovoymir.biz и др., а также результаты проведенного в компании «Реклама Онлайн» социологического исследования.

Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, шести параграфов, заключения и списка использованных источников.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИЗУЧЕНИЯ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие и значение организационных коммуникаций

Организационная коммуникация как один из видов коммуникации играет важнейшую роль в современном обществе. К данному понятию обращались как отечественные, так и зарубежные исследователи. На сегодняшний день можно насчитать не один десяток определений. Рассмотрим некоторые из них.

Б.З. Мильнер обращается к следующему определению: «организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами»^[1]. Данного определения также придерживается В.А. Мельма^[2].

«Коммуникации в организации - это информационное взаимодействие, в которое люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций»^[3]. Данного определения придерживаются также такие авторы, как Ж.В. Николаева^[4] и М.В. Каймакова^[5].

Н.Н. Григорьева определяет организационную коммуникацию как сложную, многоуровневую систему, охватывающую как саму организацию и ее элементы, так и внешнее окружение, а также строящуюся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах^[6].

Также вполне интересное определение организационных коммуникаций дает О.А. Пешкова, определяя данное понятие следующим образом: «работники организации, объединенные взаимосвязанными и взаимообусловленными коммуникационными потоками друг с другом и внешней средой в коммуникационный процесс посредством коммуникационных каналов»^[7].

Э. Джонс, Б. Ватсон и Дж. Гарднер, опираясь на историю развития коммуникации, в своем исследовании отмечают, что изначально этот феномен понимался как средство, с помощью которого индивидуальная активность членов организации координируется и позволяет достичь организационных целей. Затем последовало определение коммуникации как центрального процесса в организации. Новейшее понимание коммуникации находит выражение в ее трактовке как основания для создания организации. Организации постоянно адаптируются к изменяющимся экономическим условиям, перестраивая свои структуры, что отражается и на процессах коммуникации: они одновременно и следуют за новыми организационными структурами, и способствуют их созданию^[8].

Таким образом, анализируя данные определения, можно сказать, что организационная коммуникация - это процесс передачи информации о самой организации, ее целях и задачах не только сотрудникам внутри компании, но и внешнему окружению, при этом одновременно создаются и развиваются новые организационные структуры.

Можно выделить такие функции комуникативности в организации, как контроль и мотивация сотрудников, их эмоциональное выражение, а также передача информации. Исходя из вышесказанного, организационная коммуникация делится на две большие группы - коммуникации внутри организации и коммуникации, направленные на внешнюю среду. Более подробно эти две группы будут рассмотрены далее.

Итак, процессы коммуникации играют важную роль не только в развитии, но и в функционировании современных организаций. Так, М.В. Хлынина в своей работе «Внутрикорпоративные коммуникации: проверка на прочность», выделяет «механический» и «человеческий» взгляд на данную проблему. Коммуникации – как обмен информацией – помогают всем частям организации работать слаженно, удовлетворяя тем самым системные потребности бизнеса, а коммуникации – как социальный процесс – строиться, как правило, на основе психоэмоциональных потребностей человека^[9].

Исходя из вышесказанного, коммуникация является важнейшей составляющей в деятельности организации и обеспечения эффективности управления. Она представляет собой сложный и динамичный процесс.

1.2 Виды коммуникаций в организации

Организационная коммуникация является важнейшим инструментом в координации деятельности всех подразделений компании. В связи с этим, большое внимание исследователи уделяют видам организационных коммуникаций, рассматривая их как комплексно, так и отдельные виды^{[10] [11]}. Итак, выделяют коммуникации, направленные на внешнюю среду, и коммуникации внутри организации. Рассмотрим их более подробно.

Стоит прежде всего обратить внимание на то, что любая компания не просто находится во внешнем окружении, а зависит от него и вынуждена регулярно адаптироваться к его изменениям. Следовательно, для эффективного развития компании необходимы интенсивные, регулярные и результативные коммуникации с внешней средой, к которым относятся: средства массовой информации, органы государственного регулирования, поставщики и потребители, ближайшие соседи и т.п.^[12].

Изучению внешней среды уделяют внимание такие авторы, как Ж.В. Николаева, М.А. Василик, М. Мескон, М.В. Каймакова.

Так, М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури выделяют три основные характеристики внешней среды организации – это сложность, подвижность и неопределенность. Под сложностью подразумевается вариативность факторов, на которые организация должна реагировать. Подвижность – скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Неопределенность – функция объема информации, которой располагает компания и уверенность в ее надежности^[13].

Также стоит отметить, что все авторы, изучающие внешнюю среду компании, выделяют следующие ее разновидности: среда прямого воздействия, конкурирующая среда, общественная среда и макросреда^{[14] [15]}. К внешней среде прямого воздействия относят поставщиков, потребителей и партнеров по бизнесу. К конкурирующей среде относятся общие конкуренты, конкуренты отрасли и конкуренты организации. В общественную среду входят законы, государственные органы, состояние экономики, политические и социокультурные факторы. К макросреде относят законы потребления культуры тех стран, с которыми так или иначе связана организация.

М. Мескон отмечает, что компания, взаимодействуя с внешней средой, использует различные средства коммуникации. «С имеющимися и потенциальными потребителями они общаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношения с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты»^[16].

Другим немаловажным направлением организационных коммуникаций являются внутренние коммуникации, т.е. общение в компании персонала и менеджмента в ходе совместной деятельности: обмен информацией, идеями, мыслями, решениями, задачами^[17]. Изучением видов коммуникаций внутри организации занимались такие авторы, как Ж.В. Николаева, Т.Ю. Иванова, М.В. Каймакова, О Чуева, О.А. Пешкова, В.А. Мельма, Б.З. Мильнер и др. Рассмотрим виды внутренних коммуникаций в организации более подробно.

Основной частью коммуникационного процесса в компании являются вертикальные коммуникации, так как «по вертикальным каналам осуществляется обмен информации между руководителями и подчиненными»^[18]. Такие каналы служат для распространения не только распоряжений и отчетности, а также для «прояснения задач, приоритетов, ожидаемых задач; обеспечения вовлеченности подчиненных в решение задач; обсуждения проблем эффективности работы; достижения признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствования и развития способностей у подчиненных; сбора информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещения подчиненных о грядущих изменениях; получения сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях»^[19].

Стоит также обратить внимание, что вертикальные коммуникации могут носить как линейный, так и функциональный характер^[20]. Линейные связи – это связи подчинения по всему кругу вопросов, а функциональные связи – это связи подчинения в пределах реализации определенных функций управления.

В связи с тем, что любая организация иерархически организованна, то внутри вертикальных коммуникаций выделяют еще нисходящие и восходящие. Нисходящие коммуникации используется, когда информация передается от одного уровня к другому, более низкому, например, от руководителя к подчиненному. Стоит отметить, что в литературе выделяют следующие цели нисходящих коммуникаций: постановка конкретных задач по выполнению работы; обеспечение информацией о принятых в данной организации процедурах и практике; обеспечение информацией, касающейся смысла исполняемой работы; информирование подчиненных о качестве их работы; предоставление идеологической информации для облегчения восприятия целей^[21]. Эти цели также можно дополнить следующими: осуществление инструктирования по выполнению работы и обеспечение социальной поддержки подчиненных^[22]. Таким образом, стоит отметить, что коммуникация эффективна только в том случае, когда руководители осознают, как их информация влияет на подчиненных.

Восходящие коммуникации используются в тех случаях, когда подчиненным необходимо донести руководителю информацию о результатах работы и текущих проблемах. Стоит также отметить, что восходящая информация может использоваться и «руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей, при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства»^[23]. Как отмечает Ж.В. Николаева, «необходимым условиям эффективных восходящих коммуникаций является свободный подход, вовлекающий работников в процесс управления и наделяющий их полномочиями»^[24]. Стоит также подчеркнуть, что последнее время в организациях активно используются кружки качества, т.е. создание групп из сотрудников, которые регулярно собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей^[25].