Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Понятие и значение организационных коммуникаций).pdf

К обучающим и адаптационным мероприятиям относят адаптационные тренинги, корпоративное обучение, профессиональные соревнования и т.п. Такие мероприятия предполагают проведение семинаров и тренингов для повышения квалификации, профессионального роста сотрудников, а также для адаптации новых сотрудников и обеспечивают единое понимание корпоративных приоритетов и их связи с текущей работой^[54]. Тренинги выполняют не только обучающую функцию, но и «налаживают связи между сотрудниками, усиливают привязанность работника к своей компании»^[55]. Образовательные программы в российский организациях можно разделить на две группы – обязательные и развивающие. К первым относятся адаптационные занятия, которые проходит каждый новый сотрудник, а ко вторым относят своеобразное повышение квалификации, связанное с расширением спектра услуг, предоставляемых компанией.

Аналитические инструменты необходимы для поддержания внутренних коммуникаций в организации. Сюда относятся все инструменты обратной связи от сайтов и форумов до мониторинга социально-психологического климата в подразделениях, опросов и собеседований с увольняющимися сотрудниками^[56]. В данной группе можно выделить такие инструменты, как обратная связь с сотрудниками, «горячая линия», ящики предложений и др.

Для выстраивания и управления формальными и неформальными внутренними коммуникациями в организации О.А. Пешкова выделяет следующие приемы: организовывать и координировать формальные потоки сообщений в соответствии с миссией, целью, функциями и структурой компании; для предотвращения информационных перегрузок персонала следует частично ограничивать потоки коммуникаций, предназначая их только тем сотрудникам, которым та или иная информация требуется для осуществления деятельности; для снижения потерь вследствие искажения информации следует добиваться уменьшения уровней управления; обновлять качественный уровень технических средств коммуникации; применять более современные коммуникационные технологии; выявлять и минимизировать коммуникационные барьеры; следует выявлять полноту информированности сотрудников о различных аспектах деятельности организации, периодически сопоставляя выявленное мнение персонала с мнением руководства об оценке персоналом управленческих действий и решений; иногда следует специально генерировать слухи для мониторинга общественного мнения по наиболее важным вопросам деятельности организации^[57].

Также данные приемы можно дополнить: в случае позитивного влияния структуры неформальных коммуникаций на производственный процесс, необходимо осуществлять подбор и расстановку кадров в компании в соответствии со структурой неформальных коммуникаций; имеющиеся в компании продуктивные неформальные коммуникации следует использовать для формирования временных и постоянных формальных групп; связи, препятствующие эффективной деятельности компании, следует изменять или разрывать, а также менять состав работников и подразделений компании; необходимо организовывать тренинги, семинары, курсы повышения квалификации; следует более широко использовать технологии системы интегрированных коммуникаций таких, как PR, брендинг, применяя возможности сети Интернет, различных социальных сетей, корпоративных СМИ, локальной сети организации^[58].

Итак, все вышесказанное помогает делать внутренние коммуникации в организации эффективными. Но не стоит забывать о том, что нужно проводить оценку эффективности выполненной работы. Это можно делать через различные количественные и качественные характеристики. Руководитель направления IBM CollaborationSolutions, IBM России и СНГ, Андрей Акулов отмечает среди этих характеристик скорость получения ответа на вопрос в корпоративной системе, количество людей в условной информационной цепочке, возможность проследить историю активности сотрудника. Наиболее распространенными и традиционными способами измерения эффективности являются опросы и анкетирования сотрудников^[59].

К вышеперечисленными критериям оценки эффективности системы внутренних коммуникаций можно добавить: количество коммуникационных каналов; количество выполнения совместных работ, требующих усилий разных подразделений организации одновременно; своевременность распространения информации; адекватность применения информационных каналов; наличие баланса между вертикальными и горизонтальными коммуникациями внутри компании; количество распространяемых слухов^[60].

М.В. Хлынина выделяет два ключевых показателя эффективности внутрикорпоративных коммуникаций - качество информационных потоков и удовлетворенность сотрудников. Если во втором случае эффективность можно проверить анкетированием, то в первом для оценки эффективности используются следующие критерии качества информации: релевантность, понятность, краткость, полнота и достаточность, достоверность, своевременность, адресность, адекватность средства коммуникации и доступность^[61]. Более подробная характеристика критериев качества информации представлена в приложении Б.

Таким образом, внутренние коммуникации в организации – это процесс обмена информацией, протекающей в рамках задач и интересов конкретной организации, между сотрудниками данной компании. Нами были рассмотрены различные виды организационных коммуникаций. Также стоит отметить, что все средства внутриорганизационных коммуникаций в общем виде можно разделить на три группы – печатные средства, аудио- и видеосредства, а также средства личных контактов. Внутриорганизационные коммуникации формируются с помощью таких инструментов, как коммуникативные, организационные, аналитические и информационные.

Таким образом, коммуникации внутри организации играют важную роль в развитии компании, т.к. они помогают всем частям организации работать слаженно и эффективно, тем самым удовлетворяя потребности бизнеса.

2. ИССЛЕДОВАНИЕ ВЛИЯНИЯ ПРОЦЕССА КОММУНИКАЦИЙ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ В КОМПАНИИ «РЕКЛАМА ОНЛАЙН»

2.1 Общая характеристика компании «Реклама Онлайн»

Компания «Реклама Онлайн» создана в соответствии с Гражданским кодексом Российской федерации и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Основание компании началось с создания в 2001 году общероссийской системы подачи рекламы в региональные СМИ — www.reklama-online.ru. Датой основания компании считается 11 марта 2001 года. В настоящее время компания «Реклама Онлайн» считается крупнейшим сайтом, не имеющим аналогов в российском сегменте Интернета. Данный портал содержит прайсы более чем на 7000 печатных изданий, 2000 телеканалов, 1000 радиостанций в городах не только России, но и ближнего зарубежья. Стоит отметить, что ежедневная аудитория проекта превышает 4500 уникальных посетителей. История компании представлена в приложении В.

Согласно Уставу, целью создания компании «Реклама Онлайн» является получение прибыли и насыщение рынка товарами и услугами. Здесь также прописаны основные направления деятельности компании¸ а именно: рекламная деятельность; маркетинговые исследования и выявление общественного мнения; деятельность в области фотографии; издание газет; издание журналов и периодических публикаций; издание звукозаписей; прочие виды издательской деятельности; полиграфическая деятельность и предоставление услуг в этой области; предоставление прочих деловых услуг, не включенных в другие группировки; деятельность в области радиовещания и телевидения; деятельность информационных агентств; прочая деятельность в области спорта; организация перевозок грузов; курьерская деятельность, кроме деятельности национальной почты; прочая деятельность по разработке программного обеспечения и консультированию в этой области; деятельность по созданию и использованию баз данных и информационных ресурсов, в том числе ресурсов сети Интернет; деятельность в области права; предоставление секретарских, редакторских услуг и услуг по переводу.

В настоящее время компания «Реклама Онлайн» осуществляет размещение рекламы в регионах России и СНГ. Позиции компании наиболее сильны в следующих сегментах рекламного рынка: региональная пресса; реклама на телевидении; реклама в метро; наружная реклама; радиореклама; реклама на транспорте; производство вывесок и световых конструкций; реклама в лифтах; интернет-реклама; BTL- услуги.

Также стоит отметить, что в компании существуют базовые принципы, которых придерживаются сотрудники. Данные принципы отражают представления компании о профессиональном и качественном обслуживании клиентов и представлены на официальном сайте компании:

• оперативность, т.е. все поставленные задачи и вопросы, включая разработку дизайна, размещение, реализацию промо-акций и подготовку отчетности, сотрудники решают без задержек, оперативно;
• компетентность, т.е. компания на рынке рекламных услуг уже 13 лет, в течение которых успешно проведено несколько тысяч кампаний. За это время компания наработала самую полную в интернете базу СМИ, лучших подрядчиков в регионах России по различным направлениям;
• надежность, т.е. компания имеет свои партнерские агентства, с которыми сотрудничает уже много лет, качественно составляет медиаплан, предварительно изучив СМИ, оценивает эффективность каждого мероприятия, прежде чем отправить сценарий на согласование, а также имеет собственную базу клиентов - крупных и известных региональных рекламодателей, которые ей доверяют.

Стоит отметить, что штат компании на сегодняшний день состоит из 155 человек. В составе компании 6 отделов продаж, отдел по работе с рекламными агентствами, отдел размещения, отдел медиапланирования, типография «Айкон», рекламно-производственное агентство «Сибирский неон», PR-отдел, BTL-отдел, дизайн-студия и библиотека. Более подробно организационная структура компании представлена в приложении Г.

Из приложения видно, что все отделы, так или иначе, взаимодействуют с генеральным директором, который осуществляет управление компанией. Почти все отделы имеют следующий состав - руководитель, заместитель или помощник, менеджеры и операторы. Это позволяет компании находиться в рабочем положении и не терять время при отсутствии руководителя или одного из ведущих специалистов.

Организационную структуру внутренних коммуникаций можно определить как формальную сеть передачи информации, обеспечивающую необходимый уровень эффективности, а также определяющую принципы разделения труда, структуру и размеры подразделений, правила делегирования полномочий. Такая структура является основой формальной коммуникации, т.е. передачи служебной информации и связывает сотрудников организации по вертикали и горизонтали.

Рассмотрим и другие структуры внутренних коммуникаций, которые были выделены ранее, а именно - социально-демографическую, профессиональную, неформальную, психологическую, структуры и внутрикоммуникативные сети.

Социально-демографическая структура делится на два типа – гомогенные и гетерогенные структуры. В компании «Реклама Онлайн» преобладают гомогенная структура. Более подробно она будет рассмотрена далее, в параграфе 2.2.

В профессиональной структуре выделяют четыре типа подразделений: административный, производственный, обслуживающий и инженерно-технический. Административный персонал компании «Реклама Онлайн» представлен генеральным директором, менеджером по персоналу, юристом и офис-менеджером, в обязанности которых входит организация управления компанией. Производственный персонал представлен производственным отделом и типографией (компании «Сибирский неон» и «Айкон»). Инженерно-технический персонал представлен IT-отделом. Самым большим подразделением в компании считается обслуживающий персонал, куда входят: центр исследований, отдел маркетинга, отдел размещения, учебный центр, PR-отдел, BTL-отдел, финансовый отдел, отдел интернет-рекламы, отдел медиапланирования, дизайн студия, библиотека, курьер, а также департамент по работе с клиентами. Даная структура основана на разделении труда и необходимости согласования, координации реальных действий всех сотрудников.

Также стоит отметить, что в компании хорошо развита неформальная структура, т.к. практически все сотрудники общаются не только друг с другом, но и зачастую, с руководителем на равных, как правило, не соблюдая субординацию. В компании также активно возникают различные неформальные группы, что позволяет существенно упростить общение сотрудников и передачу информации, как по вертикальным каналам коммуникации, так и по горизонтальным и диагональным.

Психологическая структура компании также хорошо развита. В каждом отделе есть сотрудник, который контролирует прохождение информации к другим работникам и лидер мнений, который оказывает влияние на мнение и поведение других работников. Как правило, две эти роли выполняет руководитель, а также административный персонал. Лидером мнений также могут выступать и ведущие специалисты, заместители руководителей или сотрудники с наибольшим стажем работы в данной компании. Также стоит отметить, что практически во всех отделах есть человек, который в наибольшей степени общается с сотрудниками из других отделов, тем самым он является связующим звеном между различными группировками, как формальными, так и неформальными.