Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Понятие и значение организационных коммуникаций).pdf

2.3 Рекомендации по совершенствованию и развитию внутренних коммуникаций в компании «Реклама Онлайн»

Исходя из результатов проведенного исследования, мы пришли к выводу, что управлению внутренними коммуникациями в компании не уделяется должного внимания, отсутствуют те специалисты, которые могут целенаправленно совершенствовать внутренние коммуникации с использованием PR-технологий и средств PR-деятельности.

Так, PR-менеджер и HR-менеджер планируют и организуют корпоративные мероприятия, доводят информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников, планируют социальное развитие коллектива, разрешают трудовые споры и конфликты, регулярно обновляют информацию на доске почета, информационных плакатах, а также визуально оформляют презентационный стенд компании. Однако управление внутренними коммуникациями требует более комплексного подхода.

Стоит отметить, что ответственного сотрудника по управлению внутренними коммуникациями в компании нет. Как правило, этим занимаются либо руководитель PR-отдела, либо HR-менеджер, однако внутренними коммуникациями, по желанию, могут заниматься и другие специалисты.

Из PR-инструментов в компании активно используются такие средства внутрифирменных коммуникаций как, корпоративные мероприятия, доска почета, информационные плакаты, корпоративная почта, а также личные контакты.

На наш взгляд, этого недостаточно для эффективной работы сотрудников, а, как следствие, и дальнейшего успешного развития компании. Управление системой внутренних коммуникаций целесообразно закрепить за отдельным специалистом по внутренним коммуникациям и зафиксировать его направления деятельности и обязанности в должностной инструкции. Для этого мы предлагаем из существующего штата компании выделить одного специалиста, который будет заниматься управлением внутренними коммуникациями в компании параллельно действующей работе.

Исходя из описанных в предыдущей части курсовой работы, направлений деятельности HR-специалиста и руководителя PR-отдела, видно, что организацией и управлением внутрифирменными коммуникациями ни один, ни второй сотрудник, заниматься не могут, т.к. у них недостаточно времени. Исходя из этого, данным направлением может заниматься один из сотрудников PR-отдела. Для этого нами было принято решение по составлению фотографии рабочего времени двух сотрудников PR-отдела, а именно PR-специалистов саморекламного направления. Продолжительность исследования составила 10 рабочих дней. При исследовании были использованы следующие индексы:

• ПЗ – подготовительно-заключительное время. Сюда входит приход на работу, подготовка рабочего места и документов к работе, получение заданий, завершение рабочего дня и уход с работы;
• ОП – оперативная работа. Сюда входит выполнение основных функций и обязанностей сотрудника;
• ОТЛ – время на отдых и личные надобности. Сюда входит время на обед, уход по личным надобностям, отдых, разговоры с сотрудниками на личные темы и другие личные обстоятельства;
• ПН – непроизводственные затраты времени. Сюда входит потери времени по вине сотрудника, администрации и другие потери времени, не связанные с личными делами сотрудника.

Фотографии рабочего времени PR-специалистов представлены в приложении И. Средние результаты фактического баланса времени представлены в таблице 3.1.

Таблица 3.1 – Средние результаты фактического баланса времени

На основании фактического баланса определяем показатели использования рабочего времени и возможный рост производительности труда за счет их устранения для каждого сотрудника.

Коэффициент использования рабочего времени рассчитывается по формуле:

где Т_пз – время на подготовительно-заключительную работу;

Т_отл – время перерывов на отдых и личные надобности;

Т_оп – оперативное время;

Т_наб – продолжительность времени наблюдения.

Подставив значение PR-специалистов, получаем:

Таким образом, мы видим, что первый PR-специалист использует рабочее время на 91,3%, а второй на 91,6%.

Далее рассчитаем коэффициент потерь рабочего времени по формуле:

где Т_пн – непроизводственные затраты времени;

Т_наб – продолжительность времени наблюдения.

Подставив значение PR-специалистов, получаем:

Таким образом, мы видим, что потери рабочего времени первого PR-специалиста составляют 8,7%, а второго 8,3%.

Для расчета нормативного баланса рабочего времени используются нормативы подготовительно-заключительного времени на отдых и личные надобности. Так, нормативное оперативное время определяется по формуле:

где Т_раб.н – нормативное рабочее время;

Т_пн.н – нормативное подготовительно-заключительное время;

Т_отл.н – нормативное время на личные надобности.

Отметим, что Т_раб.н составляет 540 минут, Т_пн.н – 10минут, а Т_отл.н – 60 минут, т.е. 12,5%. Таким образом нормативное оперативное время будет равно:

Таким образом, нормативное оперативное время для всех сотрудников составляет 470 минут. Далее рассмотрим нормативные и фактические затраты рабочего времени. Эти данные представлены в таблице 3.2.

Таблица 3.2 – Сравнение фактического и нормативного балансов рабочего времени

Таким образом, сотрудники используют неэффективно оперативное время, а также очень много времени уделяют личным надобностям. Так, первый PR-специалист тратит на личное время больше на 106,5 минут, чем положено. В связи с эти рассчитаем максимально возможное повышение производительности труда (П_пт) при устранении всех потерь и лишних затрат для двух сотрудников по формуле (3.4):

где Т_он.н – нормативное оперативное время;

Т_оп – фактическое оперативное время.

Таким образом, максимально производительность первого сотрудника можно увеличить на 52,9%, а второго на 25,2%. Далее целесообразнее рассмотреть результаты работы первого и второго сотрудников PR-отдела. Для начала рассмотрим среднее количество заключенных договоренностей в течение двух недель. PR-специалист №1 заключает договоров больше, чем PR-специалист №2. Так, первый сотрудник в среднем в месяц заключает 36 договоренностей, соответственно 18 договоренностей за две недели, в то время как второй сотрудник за этот же промежуток времени, в среднем, заключает в месяц на 6 договоренностей меньше, а за две недели соответственно на 3 договоренности.

Исходя из результатов проведенного исследования, на наш взгляд, нецелесообразно, чтобы саморекламным направлением целенаправленно занимались два PR-специалиста. В связи с этим мы предлагаем расширить круг обязанностей PR-специалиста №1, назначив его ответственным за управление внутренними коммуникациями в компании, а PR-специалиста №2 оставит ответственным за саморекламное направление. Таким образом, мы повысим эффективность использования рабочего времени сотрудников, а также сделав сотрудников ответственными за то или иной направление, повысим вовлеченность PR-специалистов в деятельность компании, а как следствие - развитие и дальнейшее успешное функционирование компании на рынке.

В связи с тем, что успешное развитие организации зависит не только от внешних коммуникаций, но и от эффективных коммуникаций внутри организации, следует активно развивать данное направление в компании. Для этого целесообразнее начать с назначения ответственного сотрудника по внутренним коммуникациям. Исходя из проведенного исследования, внутренними коммуникациями может заниматься PR-специалист №1, также это связано с тем, что данный сотрудник уже работает в компании и знаком с ее структурой и особенностями.

Для этого следует не только увеличить обязанности и круг решаемых вопросов, но и премиальную часть оплаты труда на 25%. Однако предоставить конкретные цифры по оплате труда нельзя, т.к. данная информация конфиденциальна.

Итак, разработаем должностную инструкцию специалиста по внутренним коммуникациям. Данный документ представлен в приложении К и состоит из следующих разделов: общие положения, должностные обязанности, права и ответственность специалиста по внутренним коммуникациям в компании «Реклама Онлайн».

Согласно данной должностной инструкции, специалист по внутренним коммуникациям занимается разработкой и проведением адаптационных мероприятий для новых сотрудников, развивает и улучшает горизонтальные и вертикальные коммуникации, преобразует существующую систему внутренних коммуникаций в более формальную, обеспечивает поддержку и информационное наполнение внутрикорпоративного портала, обеспечивает оперативную обратную связь в компании, подготавливает печатные, аудио- и видео материалы внутренних коммуникаций, совершенствует средства и каналы внутренних коммуникаций, а также занимается сбором информации и ее распространением внутри компании.

Таким образом, введение ответственного сотрудника по внутренним коммуникациям позволит уменьшить, а впоследствии и предотвратить распространение слухов, минимизировать их влияние на сотрудников, уменьшить количество конфликтных ситуаций между сотрудниками, улучшить качество передаваемой информации в компании, усовершенствовать существующие средства внутренних коммуникаций, а также развить новые.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Существуют различные виды организационных коммуникаций, среди которых можно выделить – вербальные и невербальные, горизонтальные, вертикальные и диагональные, формальные и неформальные, нисходящие и восходящие, межличностные коммуникации, коммуникации в малых группах, а также коммуникации с помощью технических средств.

Все средства внутриорганизационных коммуникаций в общем виде можно разделить на три группы – печатные средства, аудио- и видеосредства, а также средства личных контактов. Данные группы включают в себя такие формы внутренних коммуникаций, как корпоративная пресса, стенгазета, ежегодный отчет, доски объявлений, агитационные плакаты, брошюры, справочники, письма, поздравления, совещания, тренинги, участие руководства в корпоративных мероприятиях, телефонную связь, компьютерные системы обмена информацией, спутниковые соединения, телеконференции, внутреннее телевидение и т.д.