Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Понятие и значение организационных коммуникаций).pdf

Внутриорганизационные коммуникации формируются с помощью таких PR-инструментов, как коммуникативные, организационные, аналитические и информационные, которые осуществляются PR-специалистами компании.

Компания «Реклама Онлайн» осуществляет размещение рекламы в регионах России и СНГ. В настоящее время компания «Реклама Онлайн» считается крупнейшим сайтом, не имеющим аналогов в российском сегменте Интернета.

Для исследования внутриорганизационных коммуникаций в компании нами была разработана анкета и проведен опрос сотрудников компании. В ходе исследования были получены следующие результаты:

Во-первых, созданная коммуникативная структура в компании состоит из горизонтальных, вертикальных и диагональных связей. Активно используются горизонтальные связи, т.к. большую часть рабочего времени сотрудники общаются на одном уровне организации, т.е. активно используются горизонтальные коммуникации. Здесь осуществляется обмен информацией не только служебного, но и личного характера. Вертикальные коммуникации осуществляются в основном только при постановке задач руководителем, а также при отчетности и решении организационных вопросов. Реже всего в компании используются диагональные коммуникации.

Во-вторых, в компании отсутствует нормативная документация, регламентирующая внутренние коммуникации. Большая часть нормативной информации передается с помощью межличностных коммуникаций.

В третьих, в компании активно используются средства межличностного общения – устные формы, в то время как печатные, аудио- и видеосредства используются недостаточно. Качество информации, передаваемой с помощью таких средств, сотрудники оценивают на 4 балла. Наиболее распространенными здесь являются такие средства как корпоративная почта, icq и АТС.

Далее, в компании, в условиях преобладания личных контактов во взаимодействии и отсутствии нормативного регулирования с помощью служебной документации широко используются слухи как средство распространения не только такой информации, как развлекательная, информация о жизни сотрудников, отделов, мероприятиях и событиях в компании, но и информация о кадровых изменениях, а также поздравления. Сотрудники высказывают пожелания по предотвращению слухов, отмечая, что можно ввести штрафа и наказания, не давать поводы, а также своевременно предоставлять необходимую информацию.

Информация, которой обмениваются сотрудники внутри компании, оценивается ими неодинаково. Так, средняя оценка доступности и адресности составляет 3 балла, адекватность средства коммуникации, своевременность, полнота, краткость и понятность – 4 балла, и только достоверность и релевантность информации составила 5 баллов.

Как показывают результаты наблюдения и опроса, в компании редко проводятся совещания, собрания и планерки. Так, почти половина сотрудников не знает о проведении совещаний и собраний в компании, а что касается данных мероприятий внутри отделов, то здесь они и вовсе не проводятся.

Согласно исследованию, в компании используются не все средства и формы внутренних коммуникаций, которые хотели бы использовать сотрудники. Так, респонденты считают необходимыми для них наличие в организации внутренних социальных, ящиков предложений, адаптационных мероприятий, корпоративных печатных изданий, более развитые справочники и руководства, корпоративные мероприятия.

Выявленные в результате исследования проблемы легли в основу разработки PR-мероприятий по совершенствованию системы внутренних коммуникаций в компании «Реклама Онлайн»

Во-первых, было предложено ввести дополнительные функции в деятельность сотрудника PR-отдела, связанные с решением проблем внутренних коммуникаций. Для этого было проведено исследование и составлена фотография рабочего времени двух сотрудников PR-отдела, а также разработана должностная инструкция этого сотрудника, в которую включено его обязанности, требования, права и ответственность.

Во-вторых, мы разработали структуру внутрикорпоративного сайта, это поможет достичь таких целей, как поиск и подбор сотрудников, адаптация новых сотрудников, информирование и повышение качества передаваемой информации, мотивирование сотрудников, профессиональное обучение и развитие персонала, обеспечение оперативной обратной связи, уменьшение и минимизация распространения слухов и их влияние, а также командообразование и поддержание существующих внутрикорпоративных коммуникаций. Также было разработано техническое задание на разработку внутрикорпоративного портала, карта сайта, а также предложен вариант главной страницы сайта.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Василик М.А. Основы теории коммуникации. - М.: Гардарики, 2012. – 615 с.
2. Виды коммуникаций в организации. Классификация коммуникаций [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://rggusf.ru/organizatsionnoe/vidi-kommunikats.html (дата доступа: 20.02.2018).
3. Володина Н. Построение эффективной системы внутреннего PR // Кадровое дело. - 2015. - №9. - С. 31-35.
4. Глотова А., Иванова С. Внутренний PR: технология успеха // Справочник по управлению персоналом. - 2008. - №6. – С. 66-73.
5. Григорьева Н.Н. Коммуникационный менеджмент: учебный курс [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.e-college.ru/xbooks/xbook157/book/index/index.html?go=index* (дата доступа: 20.02.2018).
6. Деменко Е. Внутрикорпоративный PR в управлении организационными отношениями // Кадровик. - 2015. - №8. - С. 77-78.
7. Зверинцев А. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера PR. - СПб.: Изд-во Буковского, 2015. – 267 с.
8. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации: Учебное издание. - СПб.: Питер, 2004. – 272 с.
9. Каймакова М.В. Коммуникации в организации. - Ульяновск: УлГТУ, 2008. – 73 с.
10. Лактеонова К. Связи решают все // Справочник по управлению персоналом. - 2012. - №2. - С. 11-18.
11. Корпоративный информационный портал: практикум управленца [Электронный ресурс] // Connect! Мир Связи. - 2014. - №11. – Режим доступа: http://www.connect.ru/article.asp?id=5178 (дата доступа: 20.02.2018).
12. Мельма В.А. Система внутренних коммуникаций в организации // Провизор. - 2008. - №15. - С. 53-57.
13. Мескон М., Майкл А., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1999. – 800 с.
14. Мильнер Б.З. Теория организации. - М.: ИНФРА-М, 2010. – 480 с.
15. Морозова Н. Коммуникации в организации: комплексный подход [Электронный ресурс] // Современные технологии управления. - 2011. - № 9. - Режим доступа: http://sovman.ru/all-numbers/archive-2011/september2011/ (дата доступа: 20.02.2018).
16. Некрасова Е. Есть контакт? Как наладить эффективные коммуникации в компании [Электронный ресурс] // CIO: Руководитель информационной службы. - 2012. - №3. - Режим доступа: http://ibusiness.ru/blog/cio_i_it_v_ rossii /18327 (дата доступа: 20.02.2018).
17. Николаева Ж.В. Основы теории коммуникации. - Улан-Удэ: ВСГТУ, 2004. – 274 с.
18. Обзор подходов и лучших практик при построении внутренних коммуникаций в зарубежных и отечественных компаниях. - М.: ЗАО «Еароменеджмент», 2015. – 69 с.
19. Пешкова О.А. Приемы управления формальными и неформальными коммуникациями в организации // Молодой ученый. - 2012. - №7. - С. 116-118.
20. Пешкова О.А. Система коммуникаций организации // Молодой ученый. - 2013. - №11. - С. 432-434.
21. Рудавина Е. Внутренние коммуникации компании [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://delovoymir.biz/2013/12/25/vnutrennie-kommunikacii-kompanii.html (дата доступа: 20.02.2018).
22. Успенская Е. HR-служба - внутренних PR дирижер и наставник // Справочник по управлению персоналом. - 2010. - №2. - С.18-23.
23. Хлынина М.В. Внутренние коммуникации: проверка на прочность // Справочник по управлению персоналом. - 2011. - №11. - С. 67-72.
24. Чемеков В.В. Корпоративная культура компании и те, кто ее формирует // Кадровый вестник. - 2010. - №12. - С. 32-39.

ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Виды слухов и их характеристика

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Критерии качества информации

.

ПРИЛОЖЕНИЕ В

История компании «Реклама Онлайн»

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Организационная структура ООО «Группа Компаний «Реклама Онлайн»

Отдел медиапланирования

Финансовый отдел

Юрист

Менеджер по персоналу

Генеральный директор

Офис-менеджер

IT-отдел

Дизайн студия

PR-отдел

Курьер

Отдел интернет - рекламы

Администрация

Библиотека

Отдел маркетинга

BTL-отдел

Отдел по работе с рекламными агентствами

Отдел размещения

Центр исследований

Учебный центр

Производственный отдел

Департамент по работе с клиентами

Типография

1-й отдел продаж

5-й отдел продаж

3-й отдел продаж

2-й отдел продаж

6-й отдел продаж

4-й отдел продаж

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

Анкета для сотрудников компании «Реклама Онлайн»

Уважаемый сотрудник компании «Реклама Онлайн»!

Мы рады, что Вы работаете с Нами. Мы стремимся сделать наше сотрудничество максимально плодотворным и эффективным, поэтому будем благодарны, если Вы примете участие в нашем социологическом опросе, который проводится с целью оценки эффективности и возможной корректировки системы внутренних коммуникаций компании.

Просим Вас ответить на все вопросы анкеты, отметив наиболее подходящий для Вас вариант «галочкой». Если Вас не устраивает ни один из предложенных ответов, то напишите свой в специально отведенное место в анкете. Анонимность участия гарантируется. Все результаты опроса будут проанализированы в обобщенном виде

1. Сколько лет Вы работаете в компании?
   1. Менее года
   2. 1-5 лет
   3. 6-10 лет
   4. Более 10 лет
2. Из каких источников Вы получаете и хотели бы получать информацию?