Файл: Конспект лекций по Информационным системам в экономике.pdf

Рис. 5.1. Схема управления фирмой
Как следует из приведенной схемы, процесс движения от поставленных целей к результату является многоступенчатым. Он требует оперативной корректировки первоначального плана действий в зависимости от достигнутых промежуточных результатов. В общем случае конечный успех фирмы зависит от многих факторов, часть из которых не поддается строгой формализации (рис. 5.2).
Рис. 5.2 Факторы коммерческого успеха фирмы
Из приведенной схемы следует, что система, автоматизирующая сбор, подготовку и обработку информации, является одной из необходимых составных частей, определяющих конечный успех предприятия. Уже сегодня очевидно, что самыми преуспевающими в деловом мире являются те фирмы и корпорации, которые в состоянии быстрее всех собрать информацию, обработать, проанализировать и на ее основе принять оптимальное управленческое решение.
В этих условиях существует прямая связь между процессами управления, информатизацией и информационной технологией, автоматизирующей, оптимизирующей и ускоряющей основные бизнес-процессы фирмы (рис. 5.3).

Рис. 5.3 Взаимодействие процессов управления, информатизации и информационных технологий управления
Основные особенности информационных технологий управления фирмой сводятся к следующему:
• целью информационного технологического процесса является получение информации;
• предметом технологического процесса (предметом обработки) являются данные;
• средства, которые осуществляют технологический процесс, — это разнообразные программно-вычислительные комплексы;
• процессы обработки данных подразделяются на операции в соответствии с выбранной предметной областью;
• управляющие воздействия на процессы осуществляется руководящим составом организации;
• критериями оптимальности информационного технологического процесса являются своевременность доставки информации пользователям, ее надежность, достоверность и полнота.
Информационная технология управления фирмой направлена на целесообразное использование информационных ресурсов и снабжение ими всех элементов организационной структуры. Информационные ресурсы являются исходным «сырьем» для системы управления любой организации, учреждения, предприятия, а конечным продуктом является принятое решение. Принятие решения в большинстве случаев осуществляется в условиях недостатка информации, поэтому степень использования информационных ресурсов во многом определяет эффективность работы фирмы.
Функционирование информационной технологии должно охватывать основные области деятельности фирмы — организационную, функциональную и информационную.
1.
Организационная область охвата автоматизацией бизнес- процессов фирмы обеспечивает:
• работу системы в условиях сложной организационной структуры;
• использование единых принципов управления во всех структурных подразделениях фирмы;
• оперативный, функционально полный и надежный доступ к информации, включая данные от удаленных специалистов, в удобной для использования форме.
2.
В функциональной области автоматизация упорядочивает:
• процессы принятия управленческих решений на основе объективной и достоверной информации о состоянии всех структурных подразделений фирмы;

• учет и обработку данных по всем основным направлениям функционирования фирмы;
• консолидацию информации от всех специалистов и структурных подразделений организации;
• всесторонний анализ информации;
• текущий полный, оперативный контроль за функционированием всех структурных подразделений фирмы.
3.
В информационной области автоматизация осуществляет:
• высокую оперативность обработки информации;
• изменение технологии обработки данных путем настройки изменяющихся параметров;
• распределенную архитектуру вычислений;
• обработку и хранение больших массивов информации;
• возможность подключения всех участников информационный среды фирмы.
Максимально эффективной информационной технологией является та, которая охватывает все взаимосвязанные многогранные бизнес-процессы, все аспекты внутренней и внешней хозяйственной деятельности, т.е. комплексные автоматизированные процессы.
Таким образом, организация информационной технологии управления фирмой позволяет:
• организовать переход от автоматизации отдельных локальных комплексов задач к автоматизации всей системы управления фирмой в условиях сквозного управления;
• создавать единые автоматизированные банки данных для решения различных задач в области управления;
• повысить достоверность управленческих данных и организовать эффективный контроль за их получением и использованием;
• проводить углубленный автоматизированный анализ динамики функционирования фирмы в целом и его структурных подразделений;
• выполнять мониторинг управленческого процесса и осуществлять анализ, на основе которого принимать эффективные управленческие решения и конкретизировать цели для разных структурных подразделений фирмы;
• выполнять рейтинговую оценку качества деятельности организации и всех ее структурных подразделений;
• повысить оперативность и полноту обмена информацией с внешними автоматизированными системами управления;
• повысить экономическую эффективность обработки информации на основе снижения совокупных затрат на информатизацию.
Однако при выборе современной информационной технологии управления фирмой следует учесть, что ни одна из них, какой бы совершенной она ни была, не сможет функционировать в условиях недостаточно четко регламентированного технологического процесса управления в рамках каждого бизнес-процесса. Управление фирмой будет иметь много специфических особенностей в зависимости от отраслевой принадлежности предприятий, степени вовлечения их во внешнеэкономическую деятельность, обеспеченности современными средствами вычислительной техники, характера выпускае- мой продукции — предметов народного потребления или средств производства.
Основные цели и принципы функционирования информационной технологии

управления организацией должны быть реализованы в трехуровневой архитектуре, все уровни которой действуют независимо друг от друга и представляются тремя составляющими — хранением и обработкой информации, а также пользователями.
1.
Уровень хранения информации — поддерживает единство и целостность всех данных системы управления.
2.
Уровень обработки информации — определяет логику информационной технологии, т.е. позволяет настраивать ту или иную процедуру и последовательность обработки информации, содержащейся в организации, в полном соответствии с законодательством и регламентом работы фирмы.
3.
Уровень пользователей — включает в себя автоматизированные рабочие места (АРМ) специалистов фирмы и обеспечивает визуальное представление хранящейся информации. Основным требованием этого уровня является создание дружественного интерфейса.
Представленная архитектура охватывает все участки деятельности фирмы, которые хоть и различаются по интенсивности работы, но одинаково важны для полноценного функционирования любой организации. Необходимым условием эффективной работы фирмы будут являться простота, надежность, высокая функциональность и быстродействие автоматизированной информационной технологии управления.
Изменение условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления сказываются не только на совершенствовании его организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответствен- ности, формам их взаимодействия и т.д. Речь прежде всего идет о такой системе управления, которая построена на современных принципах, методах, организационной структуре для решения функциональных задач, на основе которых принимается оптимальное управленческое решение.
Основные задачи, которые требуют автоматизации при организации информационной технологии управления фирмой, представлены в табл. 5.1.

Таблица 5.1.
Функциональные задачи управления фирмой
Вид управления
Функциональная задача
Оперативное управление предприятием
Управление материально-техническим снабжением Управление сбытом и реализацией продукции Управление бартерными операциями и взаимозачетами Управление запасами — движение и наличие матери- альных ценностей
Управление договорными обязательствами, расчетами с поставщиками и получателями
Управление штрафными обязательствами
Управление финансами
Управление производством
Управление проектами
Управление себестоимостью продукции
Управление персоналом, учет кадров
Управление делопроизводством
Управление транспортом
Задачи планирования
Стратегическое
Тактическое
Финансовое планирование Управление рисками Финансовое планирование
Календарно-сетевое (хозяйственное) планирование Планирование маркетинговых кампаний, проектов развития
Техническая подготовка и планирование производства Планирование себестоимости продукции — товаров и услуг Оценка необходимых ресурсов, баланс мощностей
Задачи бухгалтерского учета
Кассовые и финансово-расчетные операции
Учет валютных операций
Учет товарно-материальных ценностей
Учет основных средств и нематериальных активов
Учет труда и заработной платы
Учет фактических затрат
Ведение главной книги и составление баланса
Налоговый учет
Сводная и консолидированная бухгалтерская и финансовая отчетность
Бухгалтерская и финансовая отчетность в международных стандартах
Задачи контроля
Контроль выполнения планов Контроль исполнения бюджета Контроль взаимных финансовых обязательств Контроль использования ресурсов
Контроль неликвидов, сверхнормативных запасов, дефицитных позиций
Контроль качества, обработка возвратов и рекламаций Контроль исполнительской дисциплины
Задачи анализа
Анализ выполнения планов и использование ресурсов Анализ финансовой и хозяйственной деятельности Анализ эффективности использования оборотных средств
Анализ фактических затрат (себестоимости) и сопоставления их с планами
(анализ отклонений)
Анализ эффективности маркетинговых мероприятий и рекламных кампаний
Анализ факторов, определяющих качество и причины рекламаций и возвратов
Управление документооборотом. В настоящее время значительная часть информации поступает в фирму и хранится здесь в виде бумажных носителей. Возникает задача управления потоками документов как внутри фирмы, так и для обеспечения ее внешних связей. Задача усложняется тем, что, как правило, информация имеет различную форму представления — текст, графики, табличные данные и т.д.
Основные внутренние потоки существуют между иерархическими

подразделениями фирмы и субъектами управления (руководство, начальники отделов, специалисты) в соответствии со структурой оперативного управления.
При этом можно сформулировать основные задачи, выполняемые системой документооборота на каждом автоматизированном рабочем месте.
Задачи руководства:
• просмотр информации в базах данных;
• выдача распоряжений (поручений) и контроль их исполнения.
Функции служб и подразделений:
• просмотр и редактирование информации в базах данных;
• составление отчетов;
• подготовка служебных записок;
• подготовка исходящей корреспонденции.
Служебные обязанности секретариата:
• регистрация входящей корреспонденции;
• регистрация и отсылка исходящей корреспонденции;
• ввод документов в базы данных;
• сдача документов в архив.
Функции администратора базы данных:
• регистрация пользователей информационной системы;
• установка прав доступа к отдельным базам данных;
• сдача документов в архив.
Система документооборота должна осуществлять централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов любых форматов и разграничение доступа к ним, давать необходимую информацию о клиентах, партнерах и конкурентах, планировать и учитывать мероприятия и контакты, осуществлять обмен информацией с территориально рассредоточенными объектами.
Управление персоналом. Одним из основных ресурсов, используемых фирмой в процессе коммерческой деятельности, являются человеческие ресурсы. Поэтому управление структурой предприятия, его расписанием, кадрами и расчеты с персоналом по оплате труда — важный аспект в деятельности фирмы (подробно см. гл. 10).
Система учета труда и заработной платы, одна из наиболее значимых во всей системе управления фирмы, направлена на решение следующих задач:
• ведение архива карточек сотрудников;
• расчет заработной платы сотрудников фирмы;
• ведение архива постоянных сведений по заработной плате работников;
• разноски зарплатных выплат по проводкам и статьям затрат;
• формирование документов для налоговых органов и т.д.
Сводные сведения по начислению заработной платы необходимо формировать по подразделениям и статьям затрат различных направлений, что позволяет оценить абсолютные и удельные величины трудозатрат в стоимостном выражении в определенном объеме оборота фирмы.
Бухгалтерский учет. Для эффективного управления фирмой и оценки затрат необходимо ведение всех бухгалтерских операций в реальном режиме времени, в аналитических и синтетических разрезах:
• учет банковских операций;
• учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;

• учет основных средств;
• учет движения материальных ценностей и складской учет;
• сводный бухгалтерский учет и типовая отчетность и т.д.
Автоматизированный бухгалтерский учет позволяет оперативно выявить убыточные участки фирмы, ликвидировать «узкие места», предоставлять материал для решения аналитических задач фирмы.
Управление снабжением. Для повышения рентабельности фирмы важно правильно организовать процесс снабжения. Принять решение о закупе товаров, материалов у того или иного поставщика можно, только имея полную информацию о контрагенте, различные версии прайс-листов с базовыми оптовыми и прочими ценами, условия поставок, а также достоверную информацию о качестве товара. Поэтому для менеджера по закупке товаров необходима система, решающая следующие задачи:
• учет поступления товаров;
• отпуск товаров;
• учет движения тары;
• инвентаризация, учет;
• ведение карточек складского учета;
• составление складского отчета и т.д.
Управление сбытом. Процесс реализации завершает оборот хозяйственных средств фирмы. Объем прибыли и уровень рентабельности напрямую зависят от объема реализации. Поэтому для менеджера по реализации товаров необходима система, решающая следующие задачи:
• учет заявок покупателей;
• ведение карточек клиентов;
• создание исходящих договоров и спецификаций к ним;
• проведение анализа договоров, отгрузки товара и полученных оплат;
• контроль ожидаемой отгрузки, наличие товара на складе;
• выдача рекомендаций по планированию закупок;
• формирование различных прайс-листов, поддержка сложных ценовых структур;
• формирование различных отчетных документов, ведомостей реестров для анализа реализационной деятельности и т.д.
Управление финансами. Поскольку движение денежных средств фирмы является непрерывным процессом, для финансового директора необходима система, позволяющая определить источники и оценить использование денежных средств, готовить предварительный баланс и отчет о прибылях и убытках для анализа влияния различных решений на будущее финансовое состояние фирмы. Кроме того, система должна обеспечивать проведение комплексного анализа деятельности фирмы, подготовку оперативного и стратегического решения руководства для управления затратами и результатами торговой и финансовой деятельности.
Для решения управленческих задач фирмы, ее эффективного функционирования организация автоматизированной информационной технологии должна удовлетворять следующим условиям.
1.
Интегрировать данные в единую систему документооборота фирмы, что дает возможность охватить плановую, финансовую и юридическую службы фирмы.
2.
Поддерживать единую среду аналитики при ведении управленческого,