Файл: Конспект лекций по Информационным системам в экономике.pdf

2)
интегрированность — «сквозное» прохождение документов через различные службы фирмы;
3)
модульность — возможность поэтапного внедрения системы, гибкое маневрирование;
4)
доступность — наличие полного комплекта документации, подсказок, удобство ввода данных;
5)
открытость — возможность взаимодействия с другими программами, работающими в фирме;
6)
адаптивность — наличие мощного механизма настроек, обеспечивающего различные схемы эксплуатации программного комплекса.
Решение всего комплекса задач, на который ориентирован автоматизированный программный комплекс, обеспечивается четырьмя контурами:
1) административного управления;
2) оперативного управления;
3) управления производством;
4) бухгалтерского учета.
Модульный принцип построения программного комплекса допускает как изолированное использование отдельных программных модулей, так и произвольные комбинации в зависимости от производственно-экономической необходимости.
Структура автоматизированного программного комплекса приведена на рис. 6.6.
При четко налаженной организационной схеме функциональной эксплуатации программного комплекса каждый исполнитель выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей.

Рис. 5.6. Структурно-функциональная схема программного комплекса
1.
Настройка программного комплекса при организации информационной технологии управления фирмой.
Настройка программного комплекса может включать следующие действия (этапы):
1) настройку прав доступа для конкретных пользователей к программным модулям должна выполняться системным администратором после инсталляции программы. В процессе настройки системный администратор может определить для каждого пользователя имя в системе, пароль и права доступа к модулям и таблицам базы данных. При входе пользователя в систему элементы меню модулей, закрытых для данного пользователя, не высвечиваются на экране. При ограничении прав доступа к таблицам базы данных пользователь может быть лишен возможности модификации или удаления каких-либо данных или даже возможности их просмотра;
2) настройку классификаторов, каталогов и справочников комплекса;
3) настройку параметров утилиты корпоративного межофисного обмена
(настройка адресных данных каждого офиса, признака выборки почты, типа разрешения межсетевых конфликтов и т.д.);
4) настройку структуры корпорации в целях консолидации баз данных

филиалов;
5) настройку входящих и исходящих банковских документов для организации электронного обмена с банком;
6) настройку системных данных и параметров пользователя.
Этап информационной настройки программного комплекса является обязательным перед началом ее практического применения. В процессе настройки наполняются информационные массивы, используемые далее всеми модулями, входящими в комплекс, определяются параметры функционирования системы.
Схема модульной структуры программного комплекса представлена на рис. 6.7.
Взаимодействие программных модулей позволяет оперативно управлять фирмой на базе современной информационной технологии. Информационный комплекс по управлению фирмой позволяет связать всех пользователей локальной вычислительной сети фирмы в едином информационном пространстве.
Рис. 6.7. Схема модульной структуры программного комплекса
5.4.
Информационная
база технологии управления фирмой
В деятельности фирм, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих структурных подразделений, передача информации является первостепенным и непременным условием функционирования данной структуры. Особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения фирм кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным

каналам. Предоставление информации, необходимой для принятия управленческих решений, и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.
Важное значение имеет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы, а также фирм-конкурентов. Эффективное управление невозможно без информации о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.
В основе модели построения информационной технологии управления фирмой должны лежать следующие концептуальные положения.
1.
Целью любой фирмы является получение прибыли от итогов своей деятельности.
2.
Все взаимодействия между юридическими субъектами (фирмами, организациями) сводятся к заключению и реализации сделки. При этом одна из сторон является продавцом, другая — покупателем. Предметом сделки могут быть товарно- материальные ценности, работа, услуги или их комбинация.
3.
При осуществлении любой хозяйственной операции формируется документ, подтверждающий ее совершение (операционный документ). Совокупность операционных документов образует документооборот фирмы.
4.
Операционные документы принадлежат к одному из двух классов. Первый класс документов — документы-основания, т.е. документы, регламентирующие операции между юридическими лицами, сопровождающие содержание бизнес-процессов. К этому классу относятся простые и многоэтапные договоры, счета, счета- фактуры, контракты, требования, гарантийные письма и т.д. Документы-основания дополнительно классифицируются по:
• жизненному циклу документа. Документ может находиться в одном из трех состояний: оформляемый, исполняемый, закрытый (исполненный);
• по виду расчетов (с точки зрения многовалютное™): рублевый расчет, валютный, валютно-рублевый.
Второй класс документов — сопроводительные документы, т.е. операционные документы, отражающие суть фактически выполняемых операций, т.е. сопровождающие вспомогательные бизнес-процессы. Все сопроводительные документы можно разделить на две группы:
• документы, подтверждающие перемещение товарно-материальных ценностей либо операции выполнения работ, услуг. К ним относятся накладные различных видов, складские ордера, акты на выполнение работ (услуг);
• финансовые сопроводительные документы, подтверждающие операции перемещения наличных и безналичных финансовых средств. К ним относятся банковские и кассовые документы. Сопроводительные документы, как правило, связаны с доку-

ментами-основаниями.
5.
Основа оперативного управления фирмой заключается в регистрации входящих либо формировании исходящих документов- оснований и сопроводительных документов, подтверждающих выполнение хозяйственных операций.
Для современных условий функционирования фирмы характерно применение высокоэффективной внутрифирменной информации. Информационные технологии управления фирмой последовательно реализуют принципы единства информационного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, передачи и обработки информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.
В результате работы всех пользователей происходит наполнение базы данных фирмы оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности. Обработка оперативной информации позволяет, с одной стороны, проанализировать взаимоотношения с контрагентом на основе сведений о движении материальных ценностей, услуг, работ и финансовых средств, а с другой — оценить эффективность работы фирмы по различным направлениям хозяйственной деятельности. При этом обеспечивается:
• принцип однократного ввода в базы данных информации и, как следствие, отсутствие дублирования функций пользователей, упорядочение документооборота;

Рис.5.8. Схема информационной базы фирмы
В целях защиты информации от несанкционированного доступа каждый пользователь фирмы, подключенный к локальной вычислительной сети и информационной базе, имеет свободный доступ только к информации, необходимой для выполнения им его служебных функций, а получить при необходимости информацию, не связанную непосредственно с его функциями, может только с разрешения вышестоящего руководства фирмой.
Следует запомнить
•
В современных условиях информационные технологии являются основой управленческой деятельности фирмы и представляет собой процессы, состоящие из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией.
•
Организация информационной технологии связана с частичным или полным пересмотром методов и средств функционирования информационной системы фирмы, выявлением наиболее существенных характеристик производства, определением информационных потоков, установлением взаимосвязи между различными функциональными задачами и т.д.

•
Информационные технологии обеспечивают внедрение новых методов в управление документооборотом, создают менеджерам реальные условия для управления персоналом, снабжением, сбытом, финансами, а работникам учетных служб обеспечивают возможность вести в режиме реального времени оперативный и бухгалтерский учет в аналитическом и синтетических разрезах, составлять необходимую отчетность.
•
Предъявляемые современными условиями требования к системам управления удовлетворяются оснащением фирмы электронным оборудованием, таким как персональные компьютеры, средства связи, организационная техника и т.д.
•
Информационная технология управления фирмой строится на базе единого комплекса технических средств обработки информации с использованием научно обоснованной методологии и различных процедур обработки, накопления, хранения информации в среде ЛВС с учетом требований надежности, быстродействия, защиты информации, развития информационной базы данных, гибкости структуры, особенностей используемых программных средств и минимизации капитальных затрат.
•
В современных условиях появления и становления корпораций актуальным становится создание в фирме корпоративной вычислительной сети, состоящей из подсетей различных структурных подразделений, территориально разобщенных, но объединенных каналами связи для информационного взаимодействия в процессе управления.
•
Организация в корпорациях системы VPN позволяет создавать и эволюционно развивать виртуальные комплексы фирмы и всех участников бизнес- процесса, обеспечивает создание автоматизированных систем управления, способных эффективно и безопасно взаимодействовать между собой, гарантированно обеспечивая различные организации своевременной, непротиворечивой и достоверной информацией в соответствии с принятыми законами, нормативами и стандартами.
•
Тесное информационное взаимодействие подразделений фирмы друг с другом реализуется в ЛВС на базе системного сетевого программного обеспечения, архитектуры «клиент- сервер», протоколов обмена данными, а также использованием современных программных комплексов для решения задач бизнес-процессов.
•
Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов, способных полностью удовлетворить потребности в информации специалистов и менеджеров, обеспечивая им принятие решений на разных уровнях управления.
Вопросы для самоконтроля
1.
Сформулируйте необходимость создания информационной технологии управления фирмой.
2.
Каковы основные функции и функциональные задачи управления фирмой?
3.
Сформулируйте требования к техническому обеспечению ИТ управления фирмой.
4.
Охарактеризуйте особенности информационной технологии, построенной на базе архитектуры «клиент-сервер».
5.
Раскройте особенности функционирования корпоративной вычислительной сети управления фирмой.
6.
Охарактеризуйте преимущества, получаемые при сетевом объединении персональных компьютеров в виде внутрифирменной локальной вычислительной сети.
7.
Назовите важнейшие требования, которые предъявляются к программному обеспечению ИТ управления фирмой.
8.
Какие пакеты прикладных программ наиболее часто используются в ИТ управления фирмой?

9.
Охарактеризуйте функции программных комплексов для автоматизации управления фирмой.
10.
Каков состав информационной базы ИТ управления фирмой?
Тесты
1.
Определение потребности в ресурсах в процессе управления фирмой относится к задачам:
а)
планирования;
б) анализа;
в) контроля.
2.
Действия, направленные на достижение целей определенной фирмой, — это:
а)
управление по технологии;
б)
управление по содержанию;
в) управление по информационной сути.
3.
На верхнем уровне иерархии любой организации располагается автоматизированное рабочее место:
а)
руководителя;
б) сетевого администратора;
в) специалиста.
4.
Ведение главной книги и составление баланса — одна из задач:
а) контроля;
б) анализа;
в) бухгалтерского учета.
5.
Принцип комплектации конкретного рабочего места из типовых пооперационных функциональных программ с использованием возможностей стандартного интерфейса системы положен в основу организации:
а)
АРМ;
б) ЛВС;
в) КТС.
6.
Ввод документов в базы данных — задача, выполняемая системой документооборота на автоматизированном рабочем месте:
а)
руководителя;
б)
администратора базы данных;
в)
секретаря.
7.
Анализ финансовой и хозяйственной деятельности в модульной структуре программного комплекса относится:
а) к контуру административного управления;
б)
к контуру оперативного управления;
в)
к контуру бухгалтерского учета.