Файл: Учебное пособие по дисциплине Информационные системы в бухгалтерском учете (курс лекций) Для.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 11.12.2023
Просмотров: 131
Скачиваний: 5
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Тема
3. Классификация бухгалтерских программ и систем.
1. Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России.
Российский рынок бухгалтерского и финансового программного обеспечения достаточно стремительно развивается вслед за мировым. Оп- ределить количество фирм, занимающихся этим бизнесом, достаточно сложно: лишь в конкурсах, проводимых консалтинговой фирмой «Бизнес
– Программы – Сервис», «Финансовой газетой» и журналом «Бухгалтер- ский учет», участвуют сотни фирм.
В России интерес к указанному рынку претерпел несколько стадий.
Первая из них относится к первым шагам перестройки. Поток персональ- ных компьютеров из-за рубежа сопровождался переносом ряда программ с больших машин и созданием программ – самоделок для комплектации ими продаваемых «программно – аппаратных комплексов», основная це- новая нагрузка в которых падала на программное обеспечение.
Вторая стадия связана с рождением в России большого числа ком- мерческих структур, которые требовали ведения быстрой и простой бух- галтерии. Спрос рынка был удовлетворен рядом фирм, сумевших быстро и достаточно успешно откликнуться на потребности рынка. Среди этих фирм выделяются по степени распространенности их продукции «1C»
(«1C: Бухгалтерия»), «Хакер Дизайн» («Финансы без проблем»), ДИЦ
(«Турбо – бухгалтер»). Многие фирмы и группы программистов разраба- тывают в это время такого рода программы под заказ. В дальнейшем наи- более успешные из этих разработок появились на рынке, в том числе раз- работки фирм «Инфо Софт», «Паритет Софт», «Инфин», «Парус», «Ат- лант – Информ» и др. Эти программы позволяли работать бухгалтерам разной квалификации, включая и тех, кто недавно переквалифицировался из многочисленной армии инженеров.
Третья стадия развития рынка ПО для бухгалтерского учета связана с переходом от упрощенного учета к профессиональному. В разработках серьезное внимание уделяется возможности работы в компьютерных се- тях, накоплению статистики, работе с несколькими планами счетов, ана-
Банк
Текущий счет
Депозиты
Ценные бумаги
Кредиты
Инвестиции
18 лизу финансовой деятельности.
Наступает четвертая стадия Развития ПО для бухгалтерии, связанная с переходом от чисто бухгалтерского к управленческому учету. Эта тен- денция наиболее зримо прослеживается на зарубежном рынке ПО для крупных предприятий, но начинает проявляться и в России.
2. Классификация бухгалтерских программ и систем.
Автоматизация работы бухгалтерии имеет две главные задачи: обра- ботка первичной учетной документации и формирование сводной отчет- ности. Соответственно, компьютерные бухгалтерские программы делятся на автономные функциональные и комплексные.
Автономные
функциональные автоматизированные рабочие
места
(АРМ) разработаны для автоматизации отдельных участков бухгал- терской работы. Исключение в классификации представляет АРМ – ана- лиз финансового состояния, не несущий учетных функций.
Автономные функциональные АРМ:
•
Учет труда и заработной платы;
•
Учет материалов и МБП
•
Учет основных средств и нематериальных активов
•
Учет затрат на производство
•
Учет денежных средств, расчетных операций и кредитов банка
•
Учет реализации готовой продукции
•
Учет фондов, финансовых результатов и их использования
•
Складской учет
•
Учет капиталовложений
•
Анализ финансового состояния предприятия
Программы комплексного бухгалтерского учета можно разделить на три группы:
•
мини – бухгалтерия;
•
интегрированная бухгалтерия;
•
комплексная сетевая бухгалтерия.
К группе «Мини – бухгалтерия» относится большинство программ, представленных на рынке компьютерного обеспечения. Сущность этих программ заключается в составлении на основе проводок бухгалтерских записей хозяйственных операций, оборотного баланса, сальдового баланса и ведении Главной книги. Так как правила формирования баланса едины для предприятий всех размеров и форм собственности, то и сами про- граммы достаточно универсальны. По набору пользовательских функций программы делятся на четыре подгруппы:
- программы, реализующие функции синтетического учета – веде- ние журнала операций на уровне бухгалтерских записей, формирование
19 журналов – ордеров, оборотно-сальдового баланса, Главной книги и форм финансовой отчетности. Предназначены для главного бухгалтера и его заместителя почти любого предприятия;
- программы, которые в дополнение к функциям первой подгруппы
позволяют вести одно – или иногда двухуровневый бухгалтерский учет.
Они созданы для малых предприятий с упрощенной системой ведения учета;
- программы ведения сводного учета для крупных предприятий. Ха- рактерная черта – развернутый многоуровневый аналитический учет. Та- кие программы могут быть полезны и для небольших предприятий, имеющих собственное производство;
- головные модули функциональных комплексов. Их отличительной особенностью и главной задачей является прием бухгалтерских записей от программ, специализированных для ведения различных разделов учета с целью осуществления сводного учета. Аналитические функции не явля- ются обязательными, так как могут быть вынесены в специализированные программы комплекса. Такие программы могут работать автономно толь- ко с учетом дополнения соответствующими специализированными ком- плексами.
В основе программ группы «Интегрированная бухгалтерия» лежит та же база оборотного баланса, дополняемая надстройкой в виде модулей, реализующих в привычном виде учет заработной платы, материалов и т. д.
Интегрированная бухгалтерия включает:
•
количественный и суммовой учет;
•
дополнительные модули: учет материальных ценностей, ос- новных средств, заработной платы, банк – касса, договоры с юридически- ми и физическими лицами;
•
единую базу данных;
•
одно автоматизированное рабочее место.
Любая интегрированная система ограничена по численности лично- го состава предприятия, по размерам справочника материалов объемам оперативной памяти. В программах комплексной сетевой бухгалтерии од- но рабочее место дробится на несколько мест и машин. Комплекс включа- ет:
•
отдельные функционально законченные АРМ;
•
наличие интерфейса передачи информации для сведения ба- ланса;
•
развернутый аналитический учет.
Комплексные сетевые системы можно разделить на следующие под- группы:
20
•
базовый комплекс, состоящий из традиционного набора АРМ – учет материальных ценностей, учет основных средств, учет заработной платы, головной модуль «Оборотный баланс» и иногда «Склад»;
•
расширенный комплекс, который дополняется АРМ «Банк»,
«Касса», «Подотчетные лица», «Дебиторы – кредиторы», «Учет затрат на производство», «Сбыт» и т. п.;
•
специализированный комплекс, который может включать не- традиционный набор АРМ, как правило, это специализированные отрас- левые комплексы.
Особенностью сетевых версий бухгалтерского учета является воз- можность сетевого обмена данными внутри каждого АРМ и между раз- личными АРМ. Рассмотренная выше классификация бухгалтерского про- граммного обеспечения ориентируется на возможности персональных компьютеров. Для решения более сложных задач используются более мощные ЭВМ.
3. Специализация программного обеспечения по группам потре-
бителей
.
Группы потребителей ПО:
Класс
системы
Группа
Потребителей
Основные
характеристики
Фирмы
–
разработчики
Мини- бухгалтерия
Бухгалтерия в 1-3 человека.
Без специализации
Ввод и обработка бухгалтер- ских записей.
Печать первичных до- кументов и отчетности
«Паритет Софт»
«ИнфоСофт»
«Инфин»
«1С»
Универсальные системы (миди
– бухгалтерия)
Численность бух- галтерии невелика.
Предусмотрены все разделы учета
Усиленная аналитика.
Реализация основных компо- нентов натурального учета.
Учет труда и заработной платы
«1С»
«Инфин»
«ИнфоСофт»
«Атлант – Ин- форм»
Локальные
АРМ
Локальная модифи- кация комплексных систем
Комплексная реализация част- ной задачи учета
«1С»
«ИСТ»
«Паритет Софт»
Комплексные системы
Бухгалтерия не ме- нее 10 человек.
Разделение функций между сотрудника- ми
Комплекс программ.
Сетевая архитектура.
Достаточно полная реализация функций.
Адаптируемость
«Парус»
«Ланкс»
«Новый Атлант»
R – Style
Управленческие системы
Подразделения бух- галтерского и фи- нансового учета.
Подразделения фи- нансового менедж- мента
Управленческий учет.
Планирование и управление.
Настройка на клиента (кастоми- зация).
Открытость архитектуры.
Масштабируемость
«Новый Атлант»
«Цефей»
SAP
BAAN
CA
Выбор того или иного класса систем определяется позиционирова-
21 нием конкретного предприятия на рынке, опытом бухгалтерского и управленческого учета, квалификацией сотрудников.
Зарубежные бухгалтерские системы мало прижились в России. Это связано со многими факторами, среди которых не последнюю роль играют особенности бухгалтерского учета в России. Особую роль играют также динамика изменения российского законодательства, регулярные измене- ния в многочисленных формах учета и отчетности. В то же время намети- лась тенденция приближения российской системы учета к международ- ной.
Среди 15-20 зарубежных фирм, поставляющих бухгалтерские про- граммы и представленных в России, сегодня конкуренцию отечественным разработкам могут составить лишь несколько. Это характерно, прежде всего, для класса комплексных систем, ориентированных преимуществен- но на крупные предприятия, имеющие устоявшиеся внутренние стандарты учета. Такие системы предусматривают быструю параметрическую адап- тацию к потребностям заказчика и требуют настройки на следующие осо- бенности предприятия:
•
конкретная сложная организационная структура;
•
существующие и модернизируемые бизнес – процессы;
•
внутренние принципы учета, анализа и управления снабжени- ем, производством и сбытом;
•
параллельная отчетность по российским и международным стандартам бухгалтерского учета из-за тесных связей с меж- дународными партнерами и ожидаемыми инвестициями и др.
По функциональной направленности можно выделить системы, ори- ентированные:
•
на традиционный суммовой бухгалтерский учет;
•
на оперативно – хозяйственный учет;
•
на управленческий учет и финансово – экономический ана- лиз.
Наиболее распространенные на российском рынке бухгалтерские системы представлены в табл. Перечисленные в ней системы отражают основные тенденции развития российского рынка бухгалтерского ПО:
•
рост функциональной мощности малых программ;
•
переход на Windows – интерфейс;
•
рост интереса к сложным управленческим программам, в том числе построенным на базе архитектуры «клиент – сервер».
Тема
4. Технология автоматизации бухгалтерского учета.
22
1. Структура бухгалтерской информационной системы.
Компьютерная система включает в себя следующие элементы.
Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройст- ва, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD/DVD-ROM, принтеры, сетевые кар- ты и т.п.
Программные средства.
•
Системные программы.
К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, на- пример, сортировку записей.
Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и мо- дифицируют с учетом индивидуальных требований.
•
Прикладные (пользовательские) программы.
Это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.
Документация - описание системы и структуры управления приме- нительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, ло- гическим и другим командам.
Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обра- ботки данных.
Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.
Процедуры контроля – процедуры, обеспечивающие соответствую- щую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.
2. Особенности компьютерной обработки бухгалтерских данных.
Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтер- ского учета оказывает существенное влияние на организационную струк- туру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Ком- пьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые сле- дует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведе-
23 ны отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.
•
Единообразное выполнение операций.
Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкно- венно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средст- вах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
•
Разделение функций.
Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выпол- няют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается про- стым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных до- кументах через терминал в диалоговом режиме.
•
Потенциальные возможности появления ошибок и неточно-
стей.
По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтер- ского учета компьютерные системы более открыты для несанкциони- рованного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного полу- чения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в ма- шинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или кор- ректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
•
Потенциальные возможности усиления контроля со стороны
администрации.
Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать дея- тельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечива- ет укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопос- тавления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при
24 компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые приклад- ные программы накапливают статистическую информацию о работе ком- пьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.
•
Инициирование выполнения операций в компьютере.
Компьютерная система может выполнять некоторые операции авто- матически, причем их санкционирование не обязательно документирует- ся, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию адми- нистрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санк- ций.
3. Этапы автоматизации бухгалтерского учета на предприятии.
Еще одним распространенным заблуждением является то, что авто- матизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит "введение данных в программу". Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором говорилось в пре- дыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.
Этап
I. Оптимизация бухучета.
Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современ- ные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую ин- спекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы буху- чета, а именно:
•
Применяемый план счетов и использование конкретных сче- тов.
•
Применяемая аналитика по различным счетам.
•
Использующиеся типовые проводки для отражения типовых хозопераций.
•
Формы и содержание первичной документации.
•
Формы учетных регистров.
Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета. Вот конкретный пример. Если органи- зация оказывает услуги и реализацию учитывает по оплате, то при полу-
25 чении на расчетный счет реализации можно сразу же автоматически на- числять не только НДС, но и налоги на пользователей автодорог и содер- жание ЖКХ. В результате в любой момент можно будет посмотреть кре- дитовый остаток по счету 67 "Расчеты по налогу на пользователей автодо- рог" и увидеть какая сумма уже "набежала" для уплаты по следующему сроку платежа. Информативность бухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухучету и налогообложению. Многие предпри- ятия делают ошибку в том, что их сотрудники хорошо разбираются во внедряемой программе, а в бухучете не очень, и автоматизируют они бух- галтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки.
Этап
II. Выбор масштабов автоматизации
Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объ- еме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут пере- ведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуаль- на чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о не- большой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, по- тому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик.
Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, любого профиля дея- тельности и формы собственности, таким как большая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика, строительная организация и пр., где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, и по каждому разде- лу бухучета (учет реализации, расчетов с поставщиками, производства и пр.) имеется с одной стороны большой документооборот и с другой сто- роны много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начи- нать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей сле- дует решить:
1. Какие разделы автоматизировать, а какие нет. Например, если в отделе сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать то же самое в рамках бухучета, навер- ное, не надо, бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит какие-то разде- лы неизбежно будут вестись на бумаге.
2. В каком порядке автоматизировать разделы. Практика показыва-
3. Классификация бухгалтерских программ и систем.
1. Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России.
Российский рынок бухгалтерского и финансового программного обеспечения достаточно стремительно развивается вслед за мировым. Оп- ределить количество фирм, занимающихся этим бизнесом, достаточно сложно: лишь в конкурсах, проводимых консалтинговой фирмой «Бизнес
– Программы – Сервис», «Финансовой газетой» и журналом «Бухгалтер- ский учет», участвуют сотни фирм.
В России интерес к указанному рынку претерпел несколько стадий.
Первая из них относится к первым шагам перестройки. Поток персональ- ных компьютеров из-за рубежа сопровождался переносом ряда программ с больших машин и созданием программ – самоделок для комплектации ими продаваемых «программно – аппаратных комплексов», основная це- новая нагрузка в которых падала на программное обеспечение.
Вторая стадия связана с рождением в России большого числа ком- мерческих структур, которые требовали ведения быстрой и простой бух- галтерии. Спрос рынка был удовлетворен рядом фирм, сумевших быстро и достаточно успешно откликнуться на потребности рынка. Среди этих фирм выделяются по степени распространенности их продукции «1C»
(«1C: Бухгалтерия»), «Хакер Дизайн» («Финансы без проблем»), ДИЦ
(«Турбо – бухгалтер»). Многие фирмы и группы программистов разраба- тывают в это время такого рода программы под заказ. В дальнейшем наи- более успешные из этих разработок появились на рынке, в том числе раз- работки фирм «Инфо Софт», «Паритет Софт», «Инфин», «Парус», «Ат- лант – Информ» и др. Эти программы позволяли работать бухгалтерам разной квалификации, включая и тех, кто недавно переквалифицировался из многочисленной армии инженеров.
Третья стадия развития рынка ПО для бухгалтерского учета связана с переходом от упрощенного учета к профессиональному. В разработках серьезное внимание уделяется возможности работы в компьютерных се- тях, накоплению статистики, работе с несколькими планами счетов, ана-
Банк
Текущий счет
Депозиты
Ценные бумаги
Кредиты
Инвестиции
18 лизу финансовой деятельности.
Наступает четвертая стадия Развития ПО для бухгалтерии, связанная с переходом от чисто бухгалтерского к управленческому учету. Эта тен- денция наиболее зримо прослеживается на зарубежном рынке ПО для крупных предприятий, но начинает проявляться и в России.
2. Классификация бухгалтерских программ и систем.
Автоматизация работы бухгалтерии имеет две главные задачи: обра- ботка первичной учетной документации и формирование сводной отчет- ности. Соответственно, компьютерные бухгалтерские программы делятся на автономные функциональные и комплексные.
Автономные
функциональные автоматизированные рабочие
места
(АРМ) разработаны для автоматизации отдельных участков бухгал- терской работы. Исключение в классификации представляет АРМ – ана- лиз финансового состояния, не несущий учетных функций.
Автономные функциональные АРМ:
•
Учет труда и заработной платы;
•
Учет материалов и МБП
•
Учет основных средств и нематериальных активов
•
Учет затрат на производство
•
Учет денежных средств, расчетных операций и кредитов банка
•
Учет реализации готовой продукции
•
Учет фондов, финансовых результатов и их использования
•
Складской учет
•
Учет капиталовложений
•
Анализ финансового состояния предприятия
Программы комплексного бухгалтерского учета можно разделить на три группы:
•
мини – бухгалтерия;
•
интегрированная бухгалтерия;
•
комплексная сетевая бухгалтерия.
К группе «Мини – бухгалтерия» относится большинство программ, представленных на рынке компьютерного обеспечения. Сущность этих программ заключается в составлении на основе проводок бухгалтерских записей хозяйственных операций, оборотного баланса, сальдового баланса и ведении Главной книги. Так как правила формирования баланса едины для предприятий всех размеров и форм собственности, то и сами про- граммы достаточно универсальны. По набору пользовательских функций программы делятся на четыре подгруппы:
- программы, реализующие функции синтетического учета – веде- ние журнала операций на уровне бухгалтерских записей, формирование
19 журналов – ордеров, оборотно-сальдового баланса, Главной книги и форм финансовой отчетности. Предназначены для главного бухгалтера и его заместителя почти любого предприятия;
- программы, которые в дополнение к функциям первой подгруппы
позволяют вести одно – или иногда двухуровневый бухгалтерский учет.
Они созданы для малых предприятий с упрощенной системой ведения учета;
- программы ведения сводного учета для крупных предприятий. Ха- рактерная черта – развернутый многоуровневый аналитический учет. Та- кие программы могут быть полезны и для небольших предприятий, имеющих собственное производство;
- головные модули функциональных комплексов. Их отличительной особенностью и главной задачей является прием бухгалтерских записей от программ, специализированных для ведения различных разделов учета с целью осуществления сводного учета. Аналитические функции не явля- ются обязательными, так как могут быть вынесены в специализированные программы комплекса. Такие программы могут работать автономно толь- ко с учетом дополнения соответствующими специализированными ком- плексами.
В основе программ группы «Интегрированная бухгалтерия» лежит та же база оборотного баланса, дополняемая надстройкой в виде модулей, реализующих в привычном виде учет заработной платы, материалов и т. д.
Интегрированная бухгалтерия включает:
•
количественный и суммовой учет;
•
дополнительные модули: учет материальных ценностей, ос- новных средств, заработной платы, банк – касса, договоры с юридически- ми и физическими лицами;
•
единую базу данных;
•
одно автоматизированное рабочее место.
Любая интегрированная система ограничена по численности лично- го состава предприятия, по размерам справочника материалов объемам оперативной памяти. В программах комплексной сетевой бухгалтерии од- но рабочее место дробится на несколько мест и машин. Комплекс включа- ет:
•
отдельные функционально законченные АРМ;
•
наличие интерфейса передачи информации для сведения ба- ланса;
•
развернутый аналитический учет.
Комплексные сетевые системы можно разделить на следующие под- группы:
20
•
базовый комплекс, состоящий из традиционного набора АРМ – учет материальных ценностей, учет основных средств, учет заработной платы, головной модуль «Оборотный баланс» и иногда «Склад»;
•
расширенный комплекс, который дополняется АРМ «Банк»,
«Касса», «Подотчетные лица», «Дебиторы – кредиторы», «Учет затрат на производство», «Сбыт» и т. п.;
•
специализированный комплекс, который может включать не- традиционный набор АРМ, как правило, это специализированные отрас- левые комплексы.
Особенностью сетевых версий бухгалтерского учета является воз- можность сетевого обмена данными внутри каждого АРМ и между раз- личными АРМ. Рассмотренная выше классификация бухгалтерского про- граммного обеспечения ориентируется на возможности персональных компьютеров. Для решения более сложных задач используются более мощные ЭВМ.
3. Специализация программного обеспечения по группам потре-
бителей
.
Группы потребителей ПО:
Класс
системы
Группа
Потребителей
Основные
характеристики
Фирмы
–
разработчики
Мини- бухгалтерия
Бухгалтерия в 1-3 человека.
Без специализации
Ввод и обработка бухгалтер- ских записей.
Печать первичных до- кументов и отчетности
«Паритет Софт»
«ИнфоСофт»
«Инфин»
«1С»
Универсальные системы (миди
– бухгалтерия)
Численность бух- галтерии невелика.
Предусмотрены все разделы учета
Усиленная аналитика.
Реализация основных компо- нентов натурального учета.
Учет труда и заработной платы
«1С»
«Инфин»
«ИнфоСофт»
«Атлант – Ин- форм»
Локальные
АРМ
Локальная модифи- кация комплексных систем
Комплексная реализация част- ной задачи учета
«1С»
«ИСТ»
«Паритет Софт»
Комплексные системы
Бухгалтерия не ме- нее 10 человек.
Разделение функций между сотрудника- ми
Комплекс программ.
Сетевая архитектура.
Достаточно полная реализация функций.
Адаптируемость
«Парус»
«Ланкс»
«Новый Атлант»
R – Style
Управленческие системы
Подразделения бух- галтерского и фи- нансового учета.
Подразделения фи- нансового менедж- мента
Управленческий учет.
Планирование и управление.
Настройка на клиента (кастоми- зация).
Открытость архитектуры.
Масштабируемость
«Новый Атлант»
«Цефей»
SAP
BAAN
CA
Выбор того или иного класса систем определяется позиционирова-
21 нием конкретного предприятия на рынке, опытом бухгалтерского и управленческого учета, квалификацией сотрудников.
Зарубежные бухгалтерские системы мало прижились в России. Это связано со многими факторами, среди которых не последнюю роль играют особенности бухгалтерского учета в России. Особую роль играют также динамика изменения российского законодательства, регулярные измене- ния в многочисленных формах учета и отчетности. В то же время намети- лась тенденция приближения российской системы учета к международ- ной.
Среди 15-20 зарубежных фирм, поставляющих бухгалтерские про- граммы и представленных в России, сегодня конкуренцию отечественным разработкам могут составить лишь несколько. Это характерно, прежде всего, для класса комплексных систем, ориентированных преимуществен- но на крупные предприятия, имеющие устоявшиеся внутренние стандарты учета. Такие системы предусматривают быструю параметрическую адап- тацию к потребностям заказчика и требуют настройки на следующие осо- бенности предприятия:
•
конкретная сложная организационная структура;
•
существующие и модернизируемые бизнес – процессы;
•
внутренние принципы учета, анализа и управления снабжени- ем, производством и сбытом;
•
параллельная отчетность по российским и международным стандартам бухгалтерского учета из-за тесных связей с меж- дународными партнерами и ожидаемыми инвестициями и др.
По функциональной направленности можно выделить системы, ори- ентированные:
•
на традиционный суммовой бухгалтерский учет;
•
на оперативно – хозяйственный учет;
•
на управленческий учет и финансово – экономический ана- лиз.
Наиболее распространенные на российском рынке бухгалтерские системы представлены в табл. Перечисленные в ней системы отражают основные тенденции развития российского рынка бухгалтерского ПО:
•
рост функциональной мощности малых программ;
•
переход на Windows – интерфейс;
•
рост интереса к сложным управленческим программам, в том числе построенным на базе архитектуры «клиент – сервер».
Тема
4. Технология автоматизации бухгалтерского учета.
22
1. Структура бухгалтерской информационной системы.
Компьютерная система включает в себя следующие элементы.
Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройст- ва, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD/DVD-ROM, принтеры, сетевые кар- ты и т.п.
Программные средства.
•
Системные программы.
К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, на- пример, сортировку записей.
Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и мо- дифицируют с учетом индивидуальных требований.
•
Прикладные (пользовательские) программы.
Это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.
Документация - описание системы и структуры управления приме- нительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, ло- гическим и другим командам.
Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обра- ботки данных.
Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.
Процедуры контроля – процедуры, обеспечивающие соответствую- щую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.
2. Особенности компьютерной обработки бухгалтерских данных.
Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтер- ского учета оказывает существенное влияние на организационную струк- туру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Ком- пьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые сле- дует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведе-
23 ны отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.
•
Единообразное выполнение операций.
Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкно- венно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средст- вах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
•
Разделение функций.
Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выпол- няют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается про- стым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных до- кументах через терминал в диалоговом режиме.
•
Потенциальные возможности появления ошибок и неточно-
стей.
По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтер- ского учета компьютерные системы более открыты для несанкциони- рованного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного полу- чения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в ма- шинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или кор- ректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
•
Потенциальные возможности усиления контроля со стороны
администрации.
Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать дея- тельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечива- ет укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопос- тавления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при
24 компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые приклад- ные программы накапливают статистическую информацию о работе ком- пьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.
•
Инициирование выполнения операций в компьютере.
Компьютерная система может выполнять некоторые операции авто- матически, причем их санкционирование не обязательно документирует- ся, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию адми- нистрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санк- ций.
3. Этапы автоматизации бухгалтерского учета на предприятии.
Еще одним распространенным заблуждением является то, что авто- матизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит "введение данных в программу". Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором говорилось в пре- дыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.
Этап
I. Оптимизация бухучета.
Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современ- ные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую ин- спекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы буху- чета, а именно:
•
Применяемый план счетов и использование конкретных сче- тов.
•
Применяемая аналитика по различным счетам.
•
Использующиеся типовые проводки для отражения типовых хозопераций.
•
Формы и содержание первичной документации.
•
Формы учетных регистров.
Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета. Вот конкретный пример. Если органи- зация оказывает услуги и реализацию учитывает по оплате, то при полу-
25 чении на расчетный счет реализации можно сразу же автоматически на- числять не только НДС, но и налоги на пользователей автодорог и содер- жание ЖКХ. В результате в любой момент можно будет посмотреть кре- дитовый остаток по счету 67 "Расчеты по налогу на пользователей автодо- рог" и увидеть какая сумма уже "набежала" для уплаты по следующему сроку платежа. Информативность бухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухучету и налогообложению. Многие предпри- ятия делают ошибку в том, что их сотрудники хорошо разбираются во внедряемой программе, а в бухучете не очень, и автоматизируют они бух- галтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки.
Этап
II. Выбор масштабов автоматизации
Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объ- еме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут пере- ведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуаль- на чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о не- большой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, по- тому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик.
Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, любого профиля дея- тельности и формы собственности, таким как большая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика, строительная организация и пр., где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, и по каждому разде- лу бухучета (учет реализации, расчетов с поставщиками, производства и пр.) имеется с одной стороны большой документооборот и с другой сто- роны много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начи- нать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей сле- дует решить:
1. Какие разделы автоматизировать, а какие нет. Например, если в отделе сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать то же самое в рамках бухучета, навер- ное, не надо, бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит какие-то разде- лы неизбежно будут вестись на бумаге.
2. В каком порядке автоматизировать разделы. Практика показыва-