Файл: Учебное пособие по дисциплине Информационные системы в бухгалтерском учете (курс лекций) Для.pdf

26 ет, что при большом объеме работ по автоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, за- тем переходить к другому разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими, на что уйдет дополнительное время и деньги. Очевидно, что почти в большинст- ве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хозопераций, расчета налогов и составления отчетности - то есть работы главного бух- галтера.
При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он со- стоит в том, что информация, получаемая из бухучета, требуется и в дру- гих структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, руководство хочет знать о состоянии дебиторской и кредиторской задол- женности (также в аналитике по должникам и кредиторам), объемах реа- лизации и ее структуре, о структуре затрат и о многом другом. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в организа- ции и произвести настройку программы так, чтобы эта информация выда- валась, для этого производится совещание с заинтересованными службами предприятия и руководством и определяется что конкретно и в каком виде им требуется. Если, например, отдел сбыта ведет свой учет, а руководству не до анализов реализации и затрат, то информация для них не нужна.
Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколь- ко бухгалтеров работают каждый не своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер что будет вести, т.е. провести чет- кое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке про- граммы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит ра- ботать.
Этап
III. Постановка задачи.
Когда определено, что будет изменяться в бухучете (Этап I) и какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четко определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выхо- де. На выходе бухучет дает:
•
Первичные документы.
•
Учетные регистры для бухгалтерии.

27
•
Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия
(см. предыдущий этап).
•
Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим пла- тежам.
Постановка задачи состоит в том, что в письменном виде фиксиру- ется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как информация, содержащаяся в учетных регистрах, и первичке, автоматизированность заполнения первички и отчетов и пр. с учетом особенностей хоздеятельности. Например в на- кладных на отпуск товаров в одной фирме. Любуется наличие долларово- го эквивалента цене, в другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и другое (или ни того ни другого). Отделу сбыта может потре- боваться ведомость отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки.
Постановка задачи очень важна, поскольку без ясного перечня того, что сделать и каким условиям это должно удовлетворять, практиче- ски можно получить результат от автоматизации. Кроме того, если не сде- лать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что про- грамма будет построена таким образом, что требуемые регистры и пер- вичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации), из-за этого настройку всей программы при- дется заново переделывать.
Этап
IV. Выбор программного средства.
Только тогда когда спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу "подешевле" программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации пред- приятия и придется покупать новую. Для того чтобы в множестве про- граммных продуктов, их версий и производителей найти путеводную нить к оптимальному для предприятия варианту следует понимать самое глав- ное: просто плохих и просто хороших программ нет, значит нет и лучшей программы на все случаи жизни. Все те программные продукты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчас в России хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предпри- ятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), дру- гие - для других, третьи - для третьих. Таким образом, задача состоит в

28 том, чтобы выбрать оптимальный подходящий для именно Вашего пред- приятия программный продукт.
Этап
V. Вопросы техники.
Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бух- галтерские функции, но, тем не менее, очень важны. То, какой компьютер необходим предприятию, зависит от двух факторов:
•
Программы, которые у Вас установлены.
Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другие больше, если вы работаете под Windows, компьютер должен быть еще мощнее, если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая.
•
Количества операций, введенных в программу.
Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки. На крупном предприятии для работы какой-либо програм- мы нужен более мощный компьютер, чем для работы той же программы на маленьком предприятии. На практике можно столкнуться с тем, что на этапе настройки программы, когда проводок не вводится вообще, она ра- ботает быстро, но через 2-3 месяца работы бухгалтерии, когда введено уже много проводок, скорость работы того же компьютера становится не- удовлетворительной.
Процесс
автоматизации.
Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно присту- пать к собственно работе с программой. Качественное внедрение про- граммы – процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как пра- вило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие.
Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сто- ронней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится стал- киваться с трудностями:
•
отсутствие опыта автоматизации;
•
отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съе- дает весь рабочий день.
Причем, чем крупнее организация, тем более актуальны эти трудно-

29 сти. Качественная автоматизация не может обойтись дешево, так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных и опытных специалистов.
Собственно процесс внедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения.
Настройка
Все широко распространенные программы автоматизации бухучета
(и большие и малые) имеют аналогичные набор изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильный процесс настройки любой програм- мы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на сле- дующие этапы:
1. Настройка (доработка стандартного поставляемого с программой) плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, прове- денной оптимизацией бухучета и постановкой задачи.
2. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия, про- веденной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. В случае внедре- ния больших комплексных программ настройку каждого раздела буху- чета в своем отдельном модуле необходимо производить отдельно с учетом специфических особенностей. Например, в блоке по учету зарплаты придется настраивать алгоритмы расчета различных на- числений и удержаний.
3. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм первичных документов в соответствии с особенностями предпри- ятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. Примером может являться настройка формы акта на списание МБП, который должен автоматически печататься при списании МБП в эксплуатацию, в акте должна автоматически проставляться количество, стоимость и НДС по МБП, по- сле этого должны автоматически проводиться проводки по списанию МБП в эксплуатацию, списанию НДС по МБП на расчеты с бюджетом и начисле- нию амортизации на МБП. В больших программах такую настройку необходи- мо делать также по каждому разделу бухучета.
4. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответст- вии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. При качественной автоматизации бухучета вся

30 ежеквартальная отчетность должна обязательно составляться автоматически. При настройке форм отчетности и налоговых расчетов на реально используемый план счетов и типовые хозоперации следует ввести в программу некоторое количество стандартных на предприятии хозопе- раций для того, чтобы потом проверять правильность настройки, сверяя составленные автоматические расчеты с ручными.
4. Принципы выбора программ.
Основными принципами, которыми следует руководствоваться при выборе готовой программы, являются:
•
производительность программы.
При выборе программы прежде всего необходимо учитывать «раз- мер» бухгалтерии, т. е. тот объем бухгалтерских операций, с которыми предстоит работать программе. Рекомендуется выбирать программу с не- которым запасом производительности.
•
соотнесение пользы и затрат.
Польза, которую принесет приобретаемая программа должна пре- восходить затраты, связанные с ее приобретением, доработкой, адаптаци- ей.
•
контроль и безопасность данных.
Желательно, чтобы все данные, введенные в программу, были на- дежно защищены и от несанкционированного доступа к ним, и от случай- ного их удаления. Программа должна осуществлять контроль над вводом информации и доступом к ней, а также создавать архивные копии файлов, содержащих бухгалтерскую информацию.
•
совместимость.
Приобретаемая программа должна быть совместимой с организаци- онной структурой конкретного предприятия, либо должна иметь возмож- ность настройки на него.
•
гибкость.
При выборе программы необходимо ориентироваться на то, чтобы она предоставляла возможность для настройки Плана счетов, стандартных проводок и операций (добавления, удаления, редактирования), позволяла создавать новые и редактировать уже существующие отчетные формы и т. п.
•
своевременный учет налогового законодательства.
•
быстродействие в обработке больших массивов.
•
работа в реальном времени (идеал – локальный и сетевой вари- анты программы).

31
•
авторское сопровождение, документация. Программа должна иметь подробную и легкую в использовании документацию. Для сложной комплексной программы важно наличие «горячей» телефонной линии, благодаря которой в любой момент времени можно обратиться за кон- сультацией к фирме – разработчику и получить необходимую информа- цию.
•
требования программы к аппаратным ресурсам, быстрота об- работки данных.

32
•
программное обеспечение постоянно» усложняется.
•
постоянно сокращаются периоды между сменами версий. В на- стоящее время этот срок значительно сократился и возможность получе- ния достоверных данных о качестве работы программы не значительна.
Возможности выхода из ситуации:
•
фирмы-разработчики программного обеспечения снабжают своих потенциальных потребителей необходимой технической докумен- тацией, в которой описываются все возможные режимы функционирова- ния программ, она включает руководство пользователя, инструкции опе- ратору, перечень возможных отказов ; и описание действий при их воз- никновении и др.
•
покупатели имеют возможность ознакомиться с демон- страционными версиями разрабатываемых программ, что помогает поль- зователю выяснить интересующие его аспекты эксплуатации, внедрения и сопровождения, программы.
Проблему качества программного обеспечения принято рассматри- вать в нормативном, организационно-экономическом и эксплуатационном
аспектах:
- нормативный аспект определяет требования к качеству программ- ных средств на уровне стандартов и методических указаний, которые должны быть сформулированы в техническом задании на их разработку.
Объектами контроля при этом являются готовое программное средство, а так же все промежуточные преобразования проектных решений;
- организационно-экономический аспект определяет требования к качеству на уровне структуры управления качеством и стимулирования разработчиков. Эксперты систем должны располагать сведениями о суще- ствующих аналогах в данной области. Экономический аспект должен га- рантировать стимулирование создания высококачественных программных продуктов. В основе эксплуатационного аспекта лежит план обеспечения качества программного средства, передаваемого в эксплуатацию.
Принципы системы управления качеством:
•
приоритетность интересов пользователя программных средств;
•
применение экономических методов управления созданием и использованием программных средств;
•
системность, обеспечивающая комплексное решение задач в течение всего жизненного цикла программного средства;
•
состязательность при разработке программных средств;
•
использование высокоэффективных технологий разработки, изготовления и сопровождения программных средств.
Задачи системы управления качеством: создание систем информационного и методологического обеспече-