Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования А. с. Мамыкин н. А. латышева Коллектив.pdf

Глава4.Организацияведенияархивногоделопроизводствавсуде

76
а также обеспечить гражданам и организациям возможность реализа- ции требований законодательства о доступе к информации о деятель- ности судов
1
Развитие информационных технологий в судах осуществляется по- средством модернизации и развития Государственной автоматизиро- ванной системы ГАС «Правосудие» и формирование на её базе единого информационного пространства федеральных судов, мировых судей, органов судейского сообщества и системы Судебного департамента при Верховном Суде РФ.
Согласно п. 2.1. (п. в) Устава ФГБУ «Информационно-аналитический центр поддержки ГАС «Правосудие», утверждённого приказом Судебного депар- тамента от 12 июля 2018 г. № 113, одним из предметов и основной це- лью данного Учреждения является хранение и автоматизированная обра- ботка судебной информации, включая электронные архивы судебных дел.
ГАС «Правосудие» включает различные подсистемы, в том числе и про- граммное изделие ПИ «Архивное дело» ИРЦВ.80406-02. Действующее программное изделие ПИ «АРХИВНОЕ ДЕЛО» предназначено для: со- здания электронного архива, автоматизации деятельности работников архива и автоматизации деятельности работников аппарата суда в части ведения номенклатуры дел, а также формирования и оформления дел для последующей их передачи на архивное хранение (схема 11).
Программное изделие «Архивное дело» ГАС «Правосудие» позволяет обес‑
печить автоматизацию функциональных обязанностей работников аппара‑
тов судов: ведение номенклатуры дел; формирование и оформление дел; прием дел на архивное хранение; систематизация дел и документов в ар- хиве; поиск дел и документов; выдача дел во временное пользование, кон- троль движения дел; проведение экспертизы ценности (контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению); ведение сводных описей дел.
Программа, в зависимости от служебных обязанностей пользовате- лей, может выдавать права как работнику аппарата суда, обеспечиваю- щему делопроизводство в структурных подразделениях суда, помощнику судьи, так и специалисту, обеспечивающему деятельность архива суда.
Права работника аппарата в данном случае позволяют осуществлять
1
Организация судебной деятельности: Учебник / Под ред. В. В. Ершова. М.: РГУП,
2016. С. 172–175.

77
4.3.Информатизацияархивногоделавсудах

Схема 11. Функциональная структура ПИ «Архивное дело»
( паспорт программного изделия ПИ АРХИВНОЕ ДЕЛО ИРЦВ.80406-02)
Поточное
сканирование
Пакетное скани- рование докумен- тов дела с элемен- тами визуального контроля
Автоматизиро- ванная привязка электронного образа документа к его РК
Ведение номен- клатуры дел
Формирование и оформление дел
Ведение сводной описи дел
Передача дел на архивное хранение
Контроль выдачи дел
Контроль сроков хранения и выде- ление дел к уни- чтожению
Систематизация и топографиро- вание
Поиск
Ведение справочников
Настройка систем- ных параметров
Просмотр дел и документов
Поиск
Настройка и ведение общих и личных папок
Управление до- ступом к ресурсам электронного архива
АРХИВНОЕ
дЕЛО
читальный зал

Глава4.Организацияведенияархивногоделопроизводствавсуде

78
необходимую подготовку к передаче документов на архивное хранение.
Пользователь, наделенный правами архивариуса, может составлять но- менклатуру дел, вести учет архивных дел и документов, осуществлять по- иск тех или иных объектов архива (заголовков дел, дел (томов, частей), документов), а также если ему даны права технолога системы, он может работать со справочниками системы и управлять правами пользователей.
Полномочия в рамках данной подсистемы ГАС «Правосудие» могут подлежать дополнительному регулированию и настройке, что позволяет ограничить доступ пользователей к тем или иным фондам, грифам до- ступа и режимам работы системы.
Значительные достижения в информатизации судебного делопро- изводства имеются в арбитражных судах судебной системы Российской
Федерации. Модуль «Архив ПК «Судебно‑арбитражное делопроизводство», в качестве одной из своих функций позволяет обеспечить оперативный поиск документов в архиве, а также формирование необходимых справок, выписок, копий и информации справочного характера. Также модуль «Ар- хив ПК «Судебно-арбитражное делопроизводство» предполагает создание архивных номеров, которые присваиваются судебным делам при их пере- даче на архивное хранение. Данный автоматизированный процесс позво- ляет минимизировать потери времени при работе экспертных комиссий арбитражных судов по отбору документов, сроки которых истекли, для уничтожения и сделать максимально достоверными и развёрнутыми не- обходимые отчёты и итоговые показатели о работе архива суда.
Дальнейшее внедрение информационных технологий предполагает формирование электронного документооборота в архивах судов. C этой целью Судебный департамент при Верховном Суде РФ при взаимодей- ствии с федеральными судами общей юрисдикции, федеральными ар- битражными судами, управлениями Судебного департамента в субъек- тах Российской Федерации, федеральным государственным бюджетным учреждением «Информационно-аналитический центр поддержки — ГАС
«Правосудие», разрабатывает нормативный правовой акт, регулирую- щий вопросы деятельности аппаратов федеральных судов общей юрис- дикции, федеральных арбитражных судов по формированию текущего архива и переводу сформированного архива в электронный вид и созда- нию объединённых судебных архивов.
Объединённые архивы судов станут высокотехнологичным комплек- сом информации, ориентированным на ведение в них электронного до- кументооборота.

79
4.4.Планированиеиконтрольработыархивовсудов

4.4. Планирование и контроль работы архивов судов
Отношения в рамках государственной гражданской службы предпо- лагают существование механизма планирования личного исполнения работниками архивов судов своих должностных обязанностей.
Высокий уровень личного планирования позволяет достигать наи- более эффективных результатов работы. С другой стороны, планирова- ние ведения архивного делопроизводства со стороны уполномоченных субъектов (начальников структурных подразделений судов, председате- лей судов, начальников управлений Судебного департамента в субъек- тах РФ и т. д.) является обязательным элементом организационно-пра- вовой деятельности в судах.
Планирование работы архива суда — процесс, позволяющий оптимально распределить кадровые и материальные ресурсы суда в целях обеспечения комплектования и сохранности документов в архивах судов в соответствии с действующим нормативным правовым регулированием и комплексом до- кументов информационно-методического обеспечения.
Планирование работы архива — это вид судебной деятельности, ко- торый ориентирован на выработку задач надлежащего функциониро- вания архива суда и совершенствования архивного делопроизводства с перспективой на будущее. На основе выработанных целей и задач осу- ществляется выработка программы действий (проектирование органи- зации работы архива), определение исполнителей тех или иных видов работ, с конкретизацией данных моментов в форме приказов (распоря- жений) председателей судов. Обобщенные итоги (результаты) осуще- ствленного текущего планирования становятся доступны источника- ми информации для судей, работников аппаратов судов посредством составления соответствующих справок, таблиц сравнительно-анали- тического характера, а также собраний (совещаний). Таким образом, планирование работы архива теряет свою эффективность в условиях отсутствия контроля.
С учетом различных подходов к организации контроля, используе- мым формам и видам контроля выделяются следующие виды контроля
организации и осуществления работы архивов судов:

Глава4.Организацияведенияархивногоделопроизводствавсуде

80
• контроль исполнения ответственными работниками аппаратов судов конкретизированных виз-указаний (подготовки проектов ответов на запросы граждан и организаций, исполнение приказов председателей суда и т. п.);
• контроль организации взаимодействия архива и иных структур- ных подразделений суда по ведению архивного делопроизводства и подготовке к передаче судебных дел (материалов, нарядов) к ар- хивному хранению;
• контроль соблюдения нормативных правовых актов, методических рекомендаций, информационных писем в процессе ведения архив- ного делопроизводства.
Контроль соблюдения законодательства в архивном деле — деятельность упол- номоченных органов, в пределах своей компетенции, по осуществлению проверки за правильным применением правил организации хранения, ком- плектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и дру- гих архивных документов в государственных органах, органах местного са- моуправления и организациях.
В соответствии с законодательством РФ, контроль соблюдения за- конодательства об архивном деле в РФ осуществляется на федераль- ном, региональном и муниципальном уровне (ст. 16 Закона «Об архив- ном деле в РФ»).
На федеральном уровне функцию контроля соблюдения законодательства
об архивном деле осуществляетМинистерство культуры РФ
1
. В централь- ном аппарате Министерства культуры РФ полномочия по государствен- ному контролю и надзору за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляются Департаментом государственного контроля и надзора в сфере культурного наследия.
Федеральное архивное агентство (Росархив) также осуществляет кон- троль соблюдения законодательства об архивном деле. Эту функцию
Росархив осуществляет непосредственно и через подведомственные ему организации во взаимодействии с другими федеральными органами го- сударственной власти, иными государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами
1
См.: п. 5.4.10.13 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590.

81
4.4.Планированиеиконтрольработыархивовсудов

местного самоуправления посредством проведения проверок: правил организации хранения, комплектования, учета и использования доку- ментов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных до- кументов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях; правил делопроизводства в государственных органах; порядка государственного учета документов Архивного фонда Россий- ской Федерации; использования архивных документов в государствен- ных и муниципальных архивах.
На региональном уровне органами, осуществляющими контроль соблю‑
дения законодательства об архивном деле, являются органы государствен‑
ной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномочен- ные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
Например, в Свердловской области контроль соблюде- ния законодательства об архивном деле на территории Свердловской области осуще- ствляет отдел государственного контроля в сфере архивного дела и правовой работы
Управления архивами Свердловской области
1
В целях реализации этой функции отдел государственного контроля в сфере архивного дела использует следующие административные про- цедуры: составляет ежегодные планы плановых проверок, издает распо- ряжения о проведении плановых и внеплановых проверок; направление уведомления о проведении проверки; проводит плановые и внеплановые проверки соблюдения законодательства об архивном деле в порядке, установленном законодательством Российской Федерации; составляет акты проверки; принимает меры в случае выявления нарушений; осу- ществляет контроль за устранением выявленных нарушений.
На муниципальном уровне полномочиями в сфере архивного дела наде‑
лены органы местного самоуправления.
Например, в соответствии с Законом
Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 104-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на террито- рии Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, отно- сящихся к государственной собственности Свердловской области» уполномоченный исполнительный орган государственной власти Свердловской области в сфере архив- ного дела обеспечивает контроль за осуществлением органами местного самоуправ- ления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской
1
См.: Положение об управлении архивами Свердловской области. Утв. Постанов- лением Правительства Свердловской области от 05.04.2016 № 237-ПП.

Глава4.Организацияведенияархивногоделопроизводствавсуде

82
области, переданных им государственных полномочий по хранению, комплектова- нию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области, в форме проверок, в том числе выборочных, соблюдения органами местного самоуправления муниципальных образований, рас- положенных на территории Свердловской области, порядка хранения, комплектова- ния, учета и использования архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области.