Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования А. с. Мамыкин н. А. латышева Коллектив.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 11.12.2023
Просмотров: 2228
Скачиваний: 84
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
В судах контроль правильности проведения экспертизы ценности до‑
кументов и исполнения Инструкции о порядке обора на хранение в ар- хив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплек- тования, учета и использования осуществляют Судебный департамент при Верховном Суде РФ, Федеральное архивное агентство и уполно- моченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области ар- хивного дела.
Непосредственный текущий контроль ведения делопроизводства в ар‑
хиве суда осуществляется начальником отдела делопроизводства, общего отдела либо иного структурного подразделения суда, в состав которого входит архив, согласно установленной структуре суда и организацион- но-штатному расписанию.
Одной из форм контроля работы архива суда является проверка, кото- рая является обязательным внутренним направлением деятельности суда.
Проверка ведения архивного дела — проведение совокупности мероприятий, направленных на удостоверение степени соответствия исследуемых объек- тов контроля в сфере архивного дела действующим нормативным требова- ниям и рекомендациям, а также выработке рекомендаций и оказания прак- тической помощи ответственным должностным лицам аппаратов судов.
Организация проверок в архиве суда осуществляется в плановом поряд- ке. В соответствии с планом работы в архиве суда осуществляются целе- вые проверки различных направлений его деятельности.
Проверки могут преследовать различные цели, например: установле- ние фактического наличия документов, находящихся на хранении в ар- хиве; выявление и устранение недостатков в учёте документов; выявле- ние отсутствующих документов и организация их розыска; выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и тех- нической профилактической обработки; выявление и учет электронных
83
4.4.Планированиеиконтрольработыархивовсудов
документов, требующих перезаписи на новые электронные носители, контроль физического и технического состояния единиц хранения, про- верка на наличие вредоносных компьютерных программ.
Проверки проводятся в сроки, установленные председателем суда
(судебной коллегии).
Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях про- водится в архиве суда не реже одного раза в 10 лет (п. 2.40 Правил ор- ганизации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государствен- ной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. прика- зом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).
Проверка наличия и состояния электронных документов в архиве суда про- водится не реже одного раза в 5 лет (п. 2.40 Правил организации хране- ния, комплектования, учета и использования документов Архивного фон- да РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Мини- стерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).
Кроме плановых проверок в архиве суда, проводятся и единовремен‑
ные (обязательные) проверки наличия и состояния документов (п. 11.3
Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использо- вания): (1) после перемещения единиц хранения в другое помещение;
(2) после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эва- куацию) единиц хранения или доступ в помещение архива посторонних лиц; (3) при смене председателя суда или лица, ответственного за веде- ние архива; (4) при ликвидации суда.
Проверка наличия и состояния дел (нарядов) в архиве суда произво- дится в целях обеспечения сохранности документальных материалов в ар- хиве. Такие проверки проводятся комиссией, назначаемой председателем суда (судебной коллегией) или его заместителем, с участием представи- телей управления Судебного департамента в субъекте РФ. По оконча- нии проверки наличия и состояния документов по каждой описи в кон- це описи после заверительной надписи делается запись «проверено»,
Глава4.Организацияведенияархивногоделопроизводствавсуде
84
проставляется дата проверки. Запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные доку- менты проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описи дел, утвержденных госу- дарственным архивом.
По итогам каждой поверки составляется справка, в которой фиксирует- ся состояние архива суда и текущие особенности его комплектования, на- мечаются меры по устранению недостатков и улучшению качества работы.
До начала непосредственных действий, связанных с проверкой, в ходе планирования, изучаются акты по итогам предыдущих проверок архива суда, исследуются описи дел и иные учётные документы.
При проведении проверок ведения архивного дела необходимо сохра- нять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и кон- тейнерах в соответствии с имеющимися указателями. В ходе её прове- дения обнаруженные неправильно размещённые единицы хранения должны быть помещены в места их надлежащего хранения. При этом в случае обнаружения документов, заражённых плесенью или другими биологическими вредителями, необходимо осуществить их изоляцию и обработку.
Если в ходе осуществляемого контроля документов на электронных носителях выясняется, что на момент проведения проверки изменилась программно-аппаратная среда, в формате которой существовали данные электронные документы, осуществляется их перезапись в соответствии с новыми форматами. При этом должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, со- держащейся на электронных носителях.
С целью организации и контроля проведения работ по оцифровке фондов в каждом архиве должен быть создан перспективный план оцифровки, включающий названия фондов, предназначенных для создания элек- тронных копий в рамках имеющейся архивной коллекции. Такие планы могут корректироваться исходя их возникающих обстоятельств и собы- тий, а состав документов, подлежащих оцифровке, может быть изменён
1 1
Юмашева Ю. Ю. Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. М.,
2012. URL: СПС «КонсультантПлюс».
4.4.Планированиеиконтрольработыархивовсудов
При годовом планировании работ по оцифровке в планируемые показатели включаются графы: Наименования и номера фондов, кол- лекций, номера описей, единиц хранения; Количество документов, подлежащих оцифровке; Объём единиц хранения; Формат докумен- тов; Отметка о выполнении (дата оцифровки, № и дата акта о переда- че на хранение внешнего носителя, маркировка внешнего носителя);
Шифры хранения электронных мастер-копий; Шифры хранения элек- тронных рабочих копий.
Ведение перспективного плана и ежегодных перечней фондов, под- лежащих оцифровке, допускается в форме компьютерной базы данных с созданием обязательной ежегодной распечатки обоих документов.
Вопросы для самоконтроля
1. Что понимается под организацией ведения архивного делопроизводства?
2. Кто является субъектами организации архивного делопроизводства?
3. Какими нормативными правовыми актами регулируется организация и по- рядок ведения архивного делопроизводства?
4. Какие полномочия имеет председатель суда по организации архивного де- лопроизводства в суде?
5. Что включает должностной регламент работника аппарата суда, обеспе- чивающего деятельность архива?
6. Какие квалификационные требования предъявляются к специалисту, обес- печивающему деятельность архива суда?
7. Какие должностные обязанности возлагаются на работника аппарата су- да, обеспечивающего деятельность архива?
8. Каково предназначение программного изделия «Архивное дело» ГАС «Пра- восудие»?
9. Какие функциональные обязанности позволяет обеспечить программное изделие «Архивное дело» ГАС «Правосудие»?
10. Кто осуществляет контроль за соблюдением законодательства об архив- ном деле на федеральном региональном и муниципальном уровне?
11. Кто осуществляет непосредственный текущий контроль за ведением де- лопроизводства в архиве суда?
12. Какие виды проверок могут проводиться в архиве суда?
13. В каких случаях проводятся единовременные (обязательные) проверки наличия и состояния архивных документов?
86
ГлаВа 5
Подготовка судебных документов к архивному хранению
5.1. Классификация и систематизация документов, образующихся в деятельности судов
В процессе деятельности суда создаются различные документы по судебному делопроизводству и осуществлению судопроизводства.
Кроме того, создаются документы по личному составу, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Эти документы яв- ляются носителем информации и подлежат хранению в силу их зна- чимости, а также значимости той информации, которая на них зафик- сирована, для реализации целей и достижения интересов граждан, общества и государства.
Относится ли тот или иной документ, являющийся письменным доказа- тельством, к числу архивных документов, определяется судом на основе их классификации.
Классификация документов, образующихся в деятельности суда, — процесс разделения документов на группы (подгруппы), каждая из которых имеет свои, обязательные, присущие только ей элементы, которые характеризу- ют судопроизводство и судебное делопроизводство.
С точки зрения организации и структуры служебной деятельности работников аппарата суда классификация документов в процессе веде- ния судебного делопроизводства — это определение вида документов, их принадлежности к определённой группе по признакам общности
87
5.1.Классификацияисистематизациядокументов,образующихсявдеятельности
судов
функционального назначения, правилам и порядку оформления, участия в документообороте суда и формам использования, текущего хранения и передачи на архивное хранение.
В международном документоведении наиболее распространёнными явля‑
ются две системы классификации: универсальная десятичная классифика- ция Мельвиля Дьюи для каталогизации и расположения книг и брошюр в библиотеке
1
и классификация при помощи двоеточия Ш. Р. Рангана- тана
2
. Эти системы оказали большое влияние на развитие современной теории классификации.
С конца 70-х гг. прошлого века в отечественном архивоведении ис- пользовалась Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (СЕК), ко- торая во многом включила элементы упомянутых систем.
При классификации документов, составлении номенклатуры дел и фор- мировании дел по номенклатуре в делопроизводстве судов используется
Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков
хранения, утвержденный Судебным департаментом при Верховном суде РФ
3
.
Для составления заголовков дел и документов указанного Перечня используются соответствующие наименования видов документов, пред- усмотренные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, орга- нов местного самоуправления и организаций, утвержденным Приказом
Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 4
Классификация документов осуществляется в процессе ведения су- дебного делопроизводства еще до передачи документов в архив суда и на- чинается с момента принятия их к регистрационному учёту, и определяет комплектование архива суда в будущем.
На этой стадии классификации документов судьи, работники аппа- рата суда изучают и оценивают поступающие в суд или образующиеся
1
URL: http://www.gpedia.com/ru/gpedia/Десятичная_классификация_Дьюи.
2
Фасетная классификация Ранганатана. URL: http://gigabaza.ru/doc/100943- pall.html.
3
Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9.06.2011 № 112
«Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с ука- занием сроков хранения».
4
Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении
«Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и органи- заций, с указанием сроков хранения».
Глава5.Подготовкасудебныхдокументовкархивномухранению
88
в ходе судопроизводства и текущего делопроизводства документы.
По итогам изучения и оценки соответствующего документа создаются группы документов, родственных по своему содержанию и форме обра- зования, исходя из категорий судебных дел (материалов, производств), нарядов и журналов, с учётом принципа хронологии.
Классификации документов в судах судебной системы РФ осуще- ствляется по следующим признакам: 1) по видовой принадлежности;
2) по учетно-хронологической принадлежности; 3) по способу и техни- ке создания документов. Эти признаки находятся в тесной взаимосвязи и дополняют друг друга (схема 12).
Классификация документов внутри архивной коллекции суда может осуществляться и после передачи документов в архив. Она может быть осуществлена в процессе работы с единицами архивного хранения, когда исправляются допущенные в ходе предыдущих стадий ведения судебного делопроизводства ошибки, а также возникает необходи- мость в более эффективной организации хранения документов в ар- хивохранилищах.
Для определения полноты состава документов архивного фонда суда необходимо учитывать хронологические границы его деятельности.
При определении сроков начала и окончания деятельности судов, как
• По категориям судебных дел
(материалов)
• По единицам комплектования в соответствии с номенклатурой дел суда
• По периоду со- здания (крайние даты)
• По учётно-реги- страционному номеру
• Оригиналы и ко- пии документов
• По физическим носителям до- кументов (бума- га, флеш-карты, диски, файлы на сервере суда и т.д.)
Схема 12. Основания классификации документов в судах
ПО ВИдОВОй
ПРИНАдЛЕЖНО-
СтИ дОКУМЕНтОВ
ПО УчЕтНО-
ХРОНОЛОГИчЕ-
СКОй ПРИНАд-
ЛЕЖНОСтИ
ПО СПОСОбУ
И тЕХНИКЕ
СОЗдАНИя
дОКУМЕНтОВ
89
5.1.Классификацияисистематизациядокументов,образующихсявдеятельности
судов
фондообразователей необходимо исходить из положений нормативных правовых актов, в соответствии с которыми эти суды были созданы.
В процессе создания новых межрайонных судов и упразднения неко- торых районных, городских судов создаются и новые фондообразователи.
Так, в соответствии с Федеральным законом от 01.12.20 014 № 395-ФЗ «О создании межрайонных судов и об упразднении некоторых районных, городских судов и об об- разовании постоянных судебных присутствий в составе нескольких межрайонных су- дов», были упразднены Балтачевский районный суд Республики Башкортостан, Бураев- ский районный суд Республики Башкортостан, Татышлинский районный суд Республики
Башкортостан, а относящихся к их ведению вопросы по осуществлению правосудия пе- реданы в юрисдикцию Балтачевского межрайонного суда Республики Башкортостан.
С учетом этого, Президиум Верховного Суда Республики Башкортостан принял решение о дате начала деятельности Балтачевского межрайонного суда. Именно данная дата начала деятельности Балтачевского межрайонного суда и является начальной в фон- дообразовании данного межрайонного суда.
Основаниями классификации документов в архивах судов являются: законодательно определённое в Российской Федерации деление судеб- ных дел (материалов) по категориям (гражданские, административные, уголовные дела (материалы), дела об административных правонаруше- ниях), а также разбивка данных категорий по срокам хранения в соот- ветствии со значимостью их составов.
Работники аппаратов судов при осуществлении классификации до- кументов руководствуются правилами по судебному делопроизводству в суде, определяющими порядок формирования судебных дел (материа- лов), документов общего делопроизводства, и учитывают требования, которым они должны отвечать при их приёме в соответствующий госу- дарственный или муниципальный архив.
Если классификация судебных документов происходит задолго до их непосредственной передачи на архивное хранение, то системати- зация документов происходит в архиве суда и определяется тематикой и составом документов.
В соответствии с приказом Министерства культуры России от 31.03.2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Феде- рации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивно- го фонда (п. 2.9).
кументов и исполнения Инструкции о порядке обора на хранение в ар- хив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплек- тования, учета и использования осуществляют Судебный департамент при Верховном Суде РФ, Федеральное архивное агентство и уполно- моченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области ар- хивного дела.
Непосредственный текущий контроль ведения делопроизводства в ар‑
хиве суда осуществляется начальником отдела делопроизводства, общего отдела либо иного структурного подразделения суда, в состав которого входит архив, согласно установленной структуре суда и организацион- но-штатному расписанию.
Одной из форм контроля работы архива суда является проверка, кото- рая является обязательным внутренним направлением деятельности суда.
Проверка ведения архивного дела — проведение совокупности мероприятий, направленных на удостоверение степени соответствия исследуемых объек- тов контроля в сфере архивного дела действующим нормативным требова- ниям и рекомендациям, а также выработке рекомендаций и оказания прак- тической помощи ответственным должностным лицам аппаратов судов.
Организация проверок в архиве суда осуществляется в плановом поряд- ке. В соответствии с планом работы в архиве суда осуществляются целе- вые проверки различных направлений его деятельности.
Проверки могут преследовать различные цели, например: установле- ние фактического наличия документов, находящихся на хранении в ар- хиве; выявление и устранение недостатков в учёте документов; выявле- ние отсутствующих документов и организация их розыска; выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и тех- нической профилактической обработки; выявление и учет электронных
83
4.4.Планированиеиконтрольработыархивовсудов
документов, требующих перезаписи на новые электронные носители, контроль физического и технического состояния единиц хранения, про- верка на наличие вредоносных компьютерных программ.
Проверки проводятся в сроки, установленные председателем суда
(судебной коллегии).
Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях про- водится в архиве суда не реже одного раза в 10 лет (п. 2.40 Правил ор- ганизации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государствен- ной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. прика- зом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).
Проверка наличия и состояния электронных документов в архиве суда про- водится не реже одного раза в 5 лет (п. 2.40 Правил организации хране- ния, комплектования, учета и использования документов Архивного фон- да РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Мини- стерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).
Кроме плановых проверок в архиве суда, проводятся и единовремен‑
ные (обязательные) проверки наличия и состояния документов (п. 11.3
Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использо- вания): (1) после перемещения единиц хранения в другое помещение;
(2) после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эва- куацию) единиц хранения или доступ в помещение архива посторонних лиц; (3) при смене председателя суда или лица, ответственного за веде- ние архива; (4) при ликвидации суда.
Проверка наличия и состояния дел (нарядов) в архиве суда произво- дится в целях обеспечения сохранности документальных материалов в ар- хиве. Такие проверки проводятся комиссией, назначаемой председателем суда (судебной коллегией) или его заместителем, с участием представи- телей управления Судебного департамента в субъекте РФ. По оконча- нии проверки наличия и состояния документов по каждой описи в кон- це описи после заверительной надписи делается запись «проверено»,
Глава4.Организацияведенияархивногоделопроизводствавсуде
84
проставляется дата проверки. Запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные доку- менты проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описи дел, утвержденных госу- дарственным архивом.
По итогам каждой поверки составляется справка, в которой фиксирует- ся состояние архива суда и текущие особенности его комплектования, на- мечаются меры по устранению недостатков и улучшению качества работы.
До начала непосредственных действий, связанных с проверкой, в ходе планирования, изучаются акты по итогам предыдущих проверок архива суда, исследуются описи дел и иные учётные документы.
При проведении проверок ведения архивного дела необходимо сохра- нять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и кон- тейнерах в соответствии с имеющимися указателями. В ходе её прове- дения обнаруженные неправильно размещённые единицы хранения должны быть помещены в места их надлежащего хранения. При этом в случае обнаружения документов, заражённых плесенью или другими биологическими вредителями, необходимо осуществить их изоляцию и обработку.
Если в ходе осуществляемого контроля документов на электронных носителях выясняется, что на момент проведения проверки изменилась программно-аппаратная среда, в формате которой существовали данные электронные документы, осуществляется их перезапись в соответствии с новыми форматами. При этом должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, со- держащейся на электронных носителях.
С целью организации и контроля проведения работ по оцифровке фондов в каждом архиве должен быть создан перспективный план оцифровки, включающий названия фондов, предназначенных для создания элек- тронных копий в рамках имеющейся архивной коллекции. Такие планы могут корректироваться исходя их возникающих обстоятельств и собы- тий, а состав документов, подлежащих оцифровке, может быть изменён
1 1
Юмашева Ю. Ю. Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. М.,
2012. URL: СПС «КонсультантПлюс».
4.4.Планированиеиконтрольработыархивовсудов
При годовом планировании работ по оцифровке в планируемые показатели включаются графы: Наименования и номера фондов, кол- лекций, номера описей, единиц хранения; Количество документов, подлежащих оцифровке; Объём единиц хранения; Формат докумен- тов; Отметка о выполнении (дата оцифровки, № и дата акта о переда- че на хранение внешнего носителя, маркировка внешнего носителя);
Шифры хранения электронных мастер-копий; Шифры хранения элек- тронных рабочих копий.
Ведение перспективного плана и ежегодных перечней фондов, под- лежащих оцифровке, допускается в форме компьютерной базы данных с созданием обязательной ежегодной распечатки обоих документов.
Вопросы для самоконтроля
1. Что понимается под организацией ведения архивного делопроизводства?
2. Кто является субъектами организации архивного делопроизводства?
3. Какими нормативными правовыми актами регулируется организация и по- рядок ведения архивного делопроизводства?
4. Какие полномочия имеет председатель суда по организации архивного де- лопроизводства в суде?
5. Что включает должностной регламент работника аппарата суда, обеспе- чивающего деятельность архива?
6. Какие квалификационные требования предъявляются к специалисту, обес- печивающему деятельность архива суда?
7. Какие должностные обязанности возлагаются на работника аппарата су- да, обеспечивающего деятельность архива?
8. Каково предназначение программного изделия «Архивное дело» ГАС «Пра- восудие»?
9. Какие функциональные обязанности позволяет обеспечить программное изделие «Архивное дело» ГАС «Правосудие»?
10. Кто осуществляет контроль за соблюдением законодательства об архив- ном деле на федеральном региональном и муниципальном уровне?
11. Кто осуществляет непосредственный текущий контроль за ведением де- лопроизводства в архиве суда?
12. Какие виды проверок могут проводиться в архиве суда?
13. В каких случаях проводятся единовременные (обязательные) проверки наличия и состояния архивных документов?
86
ГлаВа 5
Подготовка судебных документов к архивному хранению
5.1. Классификация и систематизация документов, образующихся в деятельности судов
В процессе деятельности суда создаются различные документы по судебному делопроизводству и осуществлению судопроизводства.
Кроме того, создаются документы по личному составу, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Эти документы яв- ляются носителем информации и подлежат хранению в силу их зна- чимости, а также значимости той информации, которая на них зафик- сирована, для реализации целей и достижения интересов граждан, общества и государства.
Относится ли тот или иной документ, являющийся письменным доказа- тельством, к числу архивных документов, определяется судом на основе их классификации.
Классификация документов, образующихся в деятельности суда, — процесс разделения документов на группы (подгруппы), каждая из которых имеет свои, обязательные, присущие только ей элементы, которые характеризу- ют судопроизводство и судебное делопроизводство.
С точки зрения организации и структуры служебной деятельности работников аппарата суда классификация документов в процессе веде- ния судебного делопроизводства — это определение вида документов, их принадлежности к определённой группе по признакам общности
87
5.1.Классификацияисистематизациядокументов,образующихсявдеятельности
судов
функционального назначения, правилам и порядку оформления, участия в документообороте суда и формам использования, текущего хранения и передачи на архивное хранение.
В международном документоведении наиболее распространёнными явля‑
ются две системы классификации: универсальная десятичная классифика- ция Мельвиля Дьюи для каталогизации и расположения книг и брошюр в библиотеке
1
и классификация при помощи двоеточия Ш. Р. Рангана- тана
2
. Эти системы оказали большое влияние на развитие современной теории классификации.
С конца 70-х гг. прошлого века в отечественном архивоведении ис- пользовалась Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (СЕК), ко- торая во многом включила элементы упомянутых систем.
При классификации документов, составлении номенклатуры дел и фор- мировании дел по номенклатуре в делопроизводстве судов используется
Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков
хранения, утвержденный Судебным департаментом при Верховном суде РФ
3
.
Для составления заголовков дел и документов указанного Перечня используются соответствующие наименования видов документов, пред- усмотренные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, орга- нов местного самоуправления и организаций, утвержденным Приказом
Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 4
Классификация документов осуществляется в процессе ведения су- дебного делопроизводства еще до передачи документов в архив суда и на- чинается с момента принятия их к регистрационному учёту, и определяет комплектование архива суда в будущем.
На этой стадии классификации документов судьи, работники аппа- рата суда изучают и оценивают поступающие в суд или образующиеся
1
URL: http://www.gpedia.com/ru/gpedia/Десятичная_классификация_Дьюи.
2
Фасетная классификация Ранганатана. URL: http://gigabaza.ru/doc/100943- pall.html.
3
Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9.06.2011 № 112
«Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с ука- занием сроков хранения».
4
Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении
«Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и органи- заций, с указанием сроков хранения».
Глава5.Подготовкасудебныхдокументовкархивномухранению
88
в ходе судопроизводства и текущего делопроизводства документы.
По итогам изучения и оценки соответствующего документа создаются группы документов, родственных по своему содержанию и форме обра- зования, исходя из категорий судебных дел (материалов, производств), нарядов и журналов, с учётом принципа хронологии.
Классификации документов в судах судебной системы РФ осуще- ствляется по следующим признакам: 1) по видовой принадлежности;
2) по учетно-хронологической принадлежности; 3) по способу и техни- ке создания документов. Эти признаки находятся в тесной взаимосвязи и дополняют друг друга (схема 12).
Классификация документов внутри архивной коллекции суда может осуществляться и после передачи документов в архив. Она может быть осуществлена в процессе работы с единицами архивного хранения, когда исправляются допущенные в ходе предыдущих стадий ведения судебного делопроизводства ошибки, а также возникает необходи- мость в более эффективной организации хранения документов в ар- хивохранилищах.
Для определения полноты состава документов архивного фонда суда необходимо учитывать хронологические границы его деятельности.
При определении сроков начала и окончания деятельности судов, как
• По категориям судебных дел
(материалов)
• По единицам комплектования в соответствии с номенклатурой дел суда
• По периоду со- здания (крайние даты)
• По учётно-реги- страционному номеру
• Оригиналы и ко- пии документов
• По физическим носителям до- кументов (бума- га, флеш-карты, диски, файлы на сервере суда и т.д.)
Схема 12. Основания классификации документов в судах
ПО ВИдОВОй
ПРИНАдЛЕЖНО-
СтИ дОКУМЕНтОВ
ПО УчЕтНО-
ХРОНОЛОГИчЕ-
СКОй ПРИНАд-
ЛЕЖНОСтИ
ПО СПОСОбУ
И тЕХНИКЕ
СОЗдАНИя
дОКУМЕНтОВ
89
5.1.Классификацияисистематизациядокументов,образующихсявдеятельности
судов
фондообразователей необходимо исходить из положений нормативных правовых актов, в соответствии с которыми эти суды были созданы.
В процессе создания новых межрайонных судов и упразднения неко- торых районных, городских судов создаются и новые фондообразователи.
Так, в соответствии с Федеральным законом от 01.12.20 014 № 395-ФЗ «О создании межрайонных судов и об упразднении некоторых районных, городских судов и об об- разовании постоянных судебных присутствий в составе нескольких межрайонных су- дов», были упразднены Балтачевский районный суд Республики Башкортостан, Бураев- ский районный суд Республики Башкортостан, Татышлинский районный суд Республики
Башкортостан, а относящихся к их ведению вопросы по осуществлению правосудия пе- реданы в юрисдикцию Балтачевского межрайонного суда Республики Башкортостан.
С учетом этого, Президиум Верховного Суда Республики Башкортостан принял решение о дате начала деятельности Балтачевского межрайонного суда. Именно данная дата начала деятельности Балтачевского межрайонного суда и является начальной в фон- дообразовании данного межрайонного суда.
Основаниями классификации документов в архивах судов являются: законодательно определённое в Российской Федерации деление судеб- ных дел (материалов) по категориям (гражданские, административные, уголовные дела (материалы), дела об административных правонаруше- ниях), а также разбивка данных категорий по срокам хранения в соот- ветствии со значимостью их составов.
Работники аппаратов судов при осуществлении классификации до- кументов руководствуются правилами по судебному делопроизводству в суде, определяющими порядок формирования судебных дел (материа- лов), документов общего делопроизводства, и учитывают требования, которым они должны отвечать при их приёме в соответствующий госу- дарственный или муниципальный архив.
Если классификация судебных документов происходит задолго до их непосредственной передачи на архивное хранение, то системати- зация документов происходит в архиве суда и определяется тематикой и составом документов.
В соответствии с приказом Министерства культуры России от 31.03.2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Феде- рации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивно- го фонда (п. 2.9).