Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования А. с. Мамыкин н. А. латышева Коллектив.pdf

Глава5.Подготовкасудебныхдокументовкархивномухранению

90
Систематизация архивных документов — деятельность специалистов, обеспе- чивающих деятельность архива, по формированию единиц хранения из по- ступивших в архив архивных документов, внесение их в описи и оформ- ление в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.
Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве суда является совокупность архивных документов или отдельный до- кумент, относящийся к одному вопросу деятельности суда (единица хранения).
Единицы хранения архивного фонда в органах государственной вла- сти, органах местного самоуправления и в организациях систематизи- руются систематизируются в соответствии со следующими признаками:
• структурный
Ȗ принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям суда;
• хронологический
Ȗ по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения;
• функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопрос- ный
Ȗ с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, а также тем и вопросов, которых касается содержа- ние документов
1
;
• номинальный
Ȗ о делопроизводственной форме — видам и разно- видностям документов;
• корреспондентский
Ȗ по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения;
• географический
Ȗ в соответствии с определенными территория- ми, населенными пунктами и другими географическими объекта- ми, с которыми связано содержание документов, авторы, корре- спонденты;
• авторский
Ȗ по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов.
В судах судебной системы Российской Федерации наиболее востребо- ванными при ведении деятельности по систематизации документов об- щего и судебного делопроизводства являются хронологический, струк- турный и тематический признаки.
1
См.: п. 5.4.3.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

91
5.1.Классификацияисистематизациядокументов,образующихсявдеятельности
судов
Систематизация документов в архивных фондах судов может осу- ществляться двумя способами: способом непосредственной, не учет- ной систематизации, а также картотечным способом. Как правило, картотеки применяются при значительном объеме архивной коллек- ции, при этом каждая единица хранения находит в ней свое отражение.
При осуществлении непосредственной систематизации дела группиру- ются на основе применяемых в суде классификационных схем, фикси- руются в описях дел.
Возможным, но не обязательным способом систематизации доку- ментов в архивах судов судебной системы Российской Федерации яв- ляется ведение топографических указателей в архиве. В этом случае для оперативного определения места нахождения документов, внесённых в опись дел, создаётся карточка постеллажного топографического ука- зателя (см. табл. 4).
Таблица 4

Глава5.Подготовкасудебныхдокументовкархивномухранению

92
Таким образом, в судах Российской Федерации для обеспечения пе- редачи возможного массива электронных документов применяются:
Государственная автоматизированная система «Правосудие» — в судах общей юрисдикции (включая модуль «АМИРС» для обеспечения судо- производства у мировых судей), а также программный комплекс «Судеб- но-арбитражное делопроизводство» (ПК «САД»).
Отличительная особенность комплектования архивов судов электронны‑
ми судебными документами — их присоединение к формируемым в тради- ционном порядке бумажным носителям (судебным делам, материалам) и установление единого срока хранения, ведения учёта в архиве по еди- ному номеру (шифру).
Согласно п. 7.9 Инструкции по судебному делопроизводству в рай- онном суде, утв. приказом Судебного департамента от 29.04.2003 № 36,
«при использовании средств аудиозаписи и иных технических средств для фиксиро- вания хода судебного заседания электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседа- ния) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а так- же подписаны уполномоченным работником аппарата. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи».
Аналогичные нормы действуют и в других судах судебной системы
Российской Федерации. К примеру, в п. 6.1. Инструкции по делопро- изводству в арбитражных судах Российской Федерации предусмотрено приобщение материальных носителей аудиозаписи (видеозаписи) судебного засе- дания к материалам дела. Правила ведения делопроизводства в арбитражных судах устанавливают особую структурированность хранения файлов аудиозаписи на ра- бочем месте помощника судьи/секретаря судебного заседания. Действует требова- ние необходимости обеспечения целостности и хранения файлов аудиопротоколов.
Это позволяет создать резервный комплекс информации для осуще- ствления судебного делопроизводства в дальнейшем. Учетные данные об осуществленном аудиопротоколировании сохраняются в электрон- ном виде (схема 13).
Так же как и в судах общей юрисдикции, материальный носитель при- общается к протоколу и помещается в материалы дела после завершения производства в суде соответствующей инстанции. Установлено, что ма- териальный носитель помещается в пластиковый конверт и подшивает- ся в середину последнего тома пересылаемого дела, а данные о его ме- стонахождении отражаются последней строчкой в описи судебного дела, с указанием, между какими листами он размещён.

93
5.2.Порядокоформлениясудебныхдел(материалов,производств,нарядов,
журналов)дляподготовкиипередачиихвархивсуда
5.2. Порядок оформления судебных дел
(материалов, производств, нарядов, журналов) для подготовки и передачи их в архив суда
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготав- ливаются к передаче в архив суда и подлежат оформлению и описанию
1 2
По общему правилу судебные дела подлежат оформлению для сдачи в ар- хив после обращения к исполнению вступившего в законную силу завер- шающего судебного акта
2
Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других доку- ментов, подлежащих постоянному и временному хранению, производят работники отделов дело/судопроизводства судебных коллегий и судов, на которых возложена обязанность по ведению архивов.
1
См.: п. 5.5 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных су- дов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента от 19.03.2019 № 56.
2
См. подробнее: п. 2.8–2.10 Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ 09.06.2011 № 112.
Схема 13. Иерархическая файловая структура данных
об аудиопротоколировании в арбитражных судах Российской Федерации
Отдельный каталог для каждого судьи
Отдельный каталог для каждого дела с именем вида:
КОд СУдА-НОМЕР дЕЛА-ГОд;
конечные файлы со звукозаписью,
размещённые в каталоге дела, имеют вид:
ГОд-МЕСяц-чИСЛО_чАС-МИН,
где: ГОд-МЕСяц-чИСЛО — дата судебного заседания,
чАС-МИН — время начала судебного заседания.

Глава5.Подготовкасудебныхдокументовкархивномухранению

94
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свы- ше 10 лет) хранения и по личному составу. В отношении дел временного срока хранения (до 10 лет включительно) применяются правила частич- ного оформления (допускается возможность не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи).
Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает: под- шивку или переплёт документов дела; нумерацию листов дела; составление листа-за- верителя дела (Приложение № 8 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526); составление внутренней описи документов дела (Приложение № 27 к приказу Мин- культуры России от 31.03.2015 № 526); оформление обложки дела (приложение № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526); Подготовка электронных дел для передачи в архив суда предусматривает составление описи электронных дел, докумен- тов (Приложения №№ 17,18 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования
1
:
• в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
• запрещается группировать в дела черновики документов, документы без под- писи исполнителя, неисполненные документы, несколько экземпляров (дубли- катов) одного и того же документа, а также документы, подлежащие возврату;
• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в от- дельные дела;
1
См.: разд. 4 Инструкции по делопроизводству в Конституционном Суде РФ, утв. приказом Председателя Конституционного Суда РФ от 23.10.2018 № 30; разд. 3 Ин- струкции по делопроизводству в Верховном Суде РФ, утв. Председателем Верховного
Суда РФ от 08.05.2015 № 32-П; разд. 10–12 Инструкции по делопроизводству в касса- ционных судах, утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ 01 ок- тября 2019 г. № 224; п. 8.10, разд. 10 Инструкции по делопроизводству в апелляцион- ных судах, утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ 01 октя- бря 2019 г. № 225: п. 2, 4 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федераль- ных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использова- ния, утв. приказом Судебного департамента от 28.12.2005 № 157; п. 7.9. Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утв. приказом Судебного департа- мента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003; п. 6.8, разд. 10 Инструкции по судебно- му делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.12.2004 № 161; п. 22.3, 22.4, 22.6, 22.7 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Рос- сийской Федерации, утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100.

95
5.2.Порядокоформлениясудебныхдел(материалов,производств,нарядов,
журналов)дляподготовкиипередачиихвархивсуда
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа (например, если первоначально поступила копия документа с помощью факса, а после это- го поступил оригинал документа посредством иных средств связи, то копия этого документа в дело не группируется, а на оригинале документа ставится отметка о дате поступления его копии и переносится необходимое визиро- вание и справка);
• группировать в дело документы одного календарного года (за исключением некоторых категорий дел, например, судебные дела, переходящие дела и др.);
• приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установлен- ными для них сроками хранения;
• документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по ме- ре поступления (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам от- правления);
• дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при тол- щине не более 4 см.
• переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности — документ ответ следует за докумен- том-запросом.
Документы, составляющие судебные дела (материалы), наряды общего
делопроизводства подшиваются на четыре прокола в твёрдую обложку из картона или переплетаются с учётом возможности свободного чте- ния текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Одно из обя- зательных правил для документов постоянного срока заключается в том, что при их подшивке (переплёте) удаляются имеющиеся металлические скрепления (скобы, скрепки).
В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя и внутрен- ней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым каран- дашом или нумератором. Листы внутренней описи документов нумеру- ются отдельно (схема 14).
Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов за- прещается.
К каждому архивному делу составляется на отдельном листе лист- заверитель дела, в котором указывается, сколько в деле подшито

Глава5.Подготовкасудебныхдокументовкархивномухранению

96
и пронумеровано литерных номеров листов и листов внутренней опи- си. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все после- дующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечается в листе-заверителе со ссылкой на со- ответствующий акт.
На обложках дел и производств, подлежащих постоянному и времен- ному (свыше 10 лет) хранению, указываются: наименование суда; фа- милия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи
УК РФ, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы истца, ответ- чика (наименование организации), суть иска (заявления); дата начала и окончания дела; номер производства по делу; количество листов в деле и срок хранения дела, производства.
Схема 14. Правила нумерации листов в деле
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют- ся по каждому тому или части отдельно
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие ил- люстративные материа- лы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу
Сложенный лист раз- ворачивается и нуме- руется в правом верх- нем углу
Лист с наглухо наклен- ными документами
(вырезками, выписка- ми, фотографиями) ну- меруется как один лист
Если к документу под- клеены одним краем другие документы (вы- резки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно
Подшитые в дело кон- верты нумеруются, при этом вначале нуме- руется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт

97
5.2.Порядокоформлениясудебныхдел(материалов,производств,нарядов,
журналов)дляподготовкиипередачиихвархивсуда
Заголовок дела на бумажном носителе и заголовок электронного дела переносятся на обложку дела (электронного дела) из номенкла- туры дел суда. Заголовок должен соответствовать содержанию доку- ментов в деле.
При передаче в архив электронных документов они должны быть сформированы в информационной системе как совокупность контей- неров электронных документов или являться контейнером электронно- го документа, который содержит контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию электронного документа в формате PDF/A.
В архив суда передаются и учётно-статистические карточки, которые содержат наиболее важные сведения о номерах и датах поступления за- явлений (жалоб, дел), сторонах по делу, датах поступления, датах назна- чения к рассмотрению, результатах рассмотрения и т. п. Перед сдачей в архив учётно-статистических карточек работник отдела дело/судопро- изводства проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных ре- квизитов. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.
Документы временного хранения (до 10 лет) или «до минования надоб- ности» в архив не передаются. По истечении срока хранения или по ми- новании надобности они уничтожаются, о чем составляется акт.
Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассматривавший, или председатель суда (судебной коллегии).
При этом судья проверяет все производство по делу, материалу. На об- ложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись судьи. Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии).
Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принима- ет начальник (специалист) отдела дело/судопроизводства (секретариата судебной коллегии).
Все оконченные производством судебные дела (наряды), апелляционные, кассационные и надзорные производства, документы общего делопроиз- водства передаются в архив по описям, составленным в структурных под- разделениях суда.

Глава5.Подготовкасудебныхдокументовкархивномухранению

98
Для того, чтобы обеспечить подготовку к передаче в архив документов
на электронных носителях, в судах общей юрисдикции необходимо реализо‑
вать следующие последовательные подготовительные этапы
1
:
• проверить физическое состояние машинных носителей, предна- значенных для передачи в архив;
• осуществить запись электронных документов на машинные носители;
• проверить качество записи;
• описать электронный документ по установленным правилам;
• проставить архивные шифры на единицах измерения (на футля- рах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
• подготовить комплект сопроводительной документации.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному со- ставу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электрон- ных документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сро- ков хранения, в том числе по личному составу.
Подготовка описи дел — создание архивного справочника, представляюще- го перечень заголовков дел, который предназначен для идентификации дел: раскрытия их состава и содержания с целью систематизации внутри фонда и обеспечения учёта документов.
Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество фор- мирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел суда.
При просмотре дел проверяется: соответствие заголовка дела содер- жанию документов в деле; правильность оформления и группировки до- кументов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и правильность ее составления; пра- вильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа — заверителя дела
2 1
См.: п. 5.11. Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учё- та и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных су- дов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента от 19.03.2019 № 56.
2
См. подробнее: параграф 3.2.