Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования А. с. Мамыкин н. А. латышева Коллектив.pdf

107
6.1.Производствоэкспертизыценностидокументов,образующихся
вдеятельностисуда
необходимо тщательно отбирать документы на государственное хране- ние. С другой стороны, объём документооборота в судах ежегодно уве- личивается, что влечёт за собой образование всё большего количества документов, требующих обеспечения долговременной и постоянной сохранности. Поэтому при организации и осуществлении экспертизы ценности документов необходимо соблюдать баланс государственных интересов с объективными возможностями судов.
Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится на осно- ве действующего законодательства и в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными уполномоченными ор- ганами в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления
1
Экспертиза ценности документов, образующихся в деятельности суда, — изуче- ние документов на основании критериев определения ценности и установле- ния сроков хранения в целях их дальнейшего отбора на постоянное хранение.
Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номен- клатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правиль- ности отнесения документов к делам, в процессе формирования дел, при подготовке дел к последующему хранению в архиве суда и их пере- даче на постоянное хранение
2
При проведении экспертизы ценности документов в суде применя- ются принципы историзма, всесторонности и комплексности, которые и позволяют принять оптимально выверенное решение на заседании экспертной комиссии.
1
См.: Приказ Министерства Культуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утвержде- нии правил организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государствен- ной власти, органах местного самоуправления и организациях» // СПС «Консуль- тантПлюс»; Приказ Судебного департамента от 19.03.2019 № 56 (ред. от 16.07.2019)
«Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федераль- ных судов общей юрисдикции».
2
См.: п. 4.2. Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных су- дов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента от 19.03.2019 № 56.

Глава6.Отборипередачадокументовнапостоянноехранениевархивсуда

108
Принцип историзма позволяет обеспечить учёт закономерностей и особенностей, характеризующих судопроизводство того временно- го периода, в рамках которого осуществлялось рассмотрение судебного дела или ведение наряда.
Принцип всесторонности и комплексности способствует оценке всех внутренних и внешних особенностей дела (наряда), содержащихся в них документов, с учётом различных персональных факторов участия в судо- производстве. Оценить каждое дело (наряд, журнал, производство) не как единичный изолированный факт, а как часть комплекса документа в со- ставе документооборота суда позволяет принцип комплексной оценки документов. Применение данного принципа, в частности, позволяет ми- нимизировать проблему дублетности документов, образующихся в ходе судебной деятельности. Безусловно, при проведении оценки следует применять три основных критерия, действующие в архивном делопро- изводстве: критерий происхождения документа, критерий содержания документа и критерий внешних особенностей документа
1
Экспертиза ценности документов проводится в суде ежегодно в де- лопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче в архив суда и в архиве суда — в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение (схема 16). Для организации и про- ведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготов- ке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия суда.

109
6.1.Производствоэкспертизыценностидокументов,образующихся
вдеятельностисуда
экспертной комиссии суда, и после согласования этих документов с экс- пертной комиссией они направляются в Центральную экспертную комиссию Судебного департамента при Верховном Суде РФ. После утверждения и согласования ЭПК описей дел, документов описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается председателем суда, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.
2. Оценка документов при подготовке к передаче дел в архив. Осуще- ствляется при полистном просмотре каждого передаваемого докумен- та, сверке наименований дел (нарядов) с имеющимися в описях данны- ми в ходе проведения итогового контроля перед передачей документов в архив суда.
3. Оценка документов в архиве суда при составлении актов о выделе‑
нии к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Происходит в про- цессе текущей плановой деятельности работников архива суда путем
Схема 16. Деятельности по экспертизе ценности документов
Определение состава документов суда, которые содержат ценную информацию об их деятельности
Определение сроков хранения документов, информация кото- рых может быть использована
Обеспечение полноты состава архивного фонда путём воспол- нения утраченных документов

Глава6.Отборипередачадокументовнапостоянноехранениевархивсуда

110
исследования учетных документов архива суда, отбора дел временного срока хранения.
4. Оценка документов в архиве суда при окончательном отборе докумен‑
тов на постоянное хранение в процессе комплектования государственных ар‑
хивов. Нормативные правовые акты запрещают проводить экспертизу цен- ности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов. На практике выработаны определенные критерии оценки тек- стовой информации, применяемые при экспертизе ценности документов.
К числу этих критериев относятся: значение содержание судебных и несудебных документов (значение события, факта, предмета и т. п., уникальность, полнота изложения и т. д.); повторяемость информации, изложенной в документе, время и место ее возникновения; авторская принадлежность документов; внешние особенности документов (осо- бенности оформления, качества и формата бумаги, на котором они изго- товлены); языковые особенности документов и стиль изложения с точки зрения юридической техники; физическое состояние документов.
При экспертизе ценности дел с истекшими сроками хранения учиты- вается, что документы могут быть уничтожены, только если предусмо- тренный для них срок хранения истек к 1 января текущего года, считая с 1 января года, следующего за годом окончания дела.
Делам, включающим как документы постоянного, так и временного срока хранения, устанавливается постоянный срок хранения.
Если в деле вместе с документами постоянного срока хранения со- держится значительное количество документов временного хранения, то производится переоформление этого дела путем формирования двух новых дел, с постоянным и временным сроками хранения.
Экспертиза ценности электронных документов, образующихся в дея‑
тельности судов, проводится в соответствии с правилами и требованиями,
установленными для документов на бумажных носителях, с учётом следую- щих особенностей: проверяется подлинность электронного документа, наличие электронной подписи; проверяется возможность воспроизве- дения и обработки информации электронных документов без исполь- зования оригинального программного обеспечения; проверяется воз- можность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций.

111
6.2.Организацияработыэкспертнойкомиссиисуда

Перечень электронных документов, подлежащих архивному хране- нию, помимо заголовков дел, их дат, должен включать в себя данные об электронных носителях (их форматах, объемах и др.) Такой Перечень в каждом суде общей юрисдикции подлежит утверждению его эксперт- ной комиссией
1
Проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без просмотра их содержания запрещается.
По истечении срока хранения электронных документов в информа- ционной системе, проводится экспертиза их ценности в целях составле- ния описей электронных документов постоянного и временного (свыше
10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли.
Утверждение актов о выделении к уничтожению электронных доку- ментов осуществляется в порядке, установленном для документов на бу- мажном носителе. Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат физическому уничтожению или удалению программно-техни- ческими средствами с фиксацией факта уничтожения в протоколе засе- дания экспертной комиссии суда.
6.2. Организация работы экспертной комиссии суда
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе реализации своей процессуальной компетенции и полномо- чий судами, создаётся экспертная комиссия (ЭК). Положение о данной комиссии утверждается председателем соответствующего суда. В Су- дебном департаменте при Верховном Суде РФ действует центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Нормы об особенностях организации работы экспертных комиссий в Конституционном Суде РФ и Верхов- ном Суде РФ включены в тексты Инструкций по делопроизводству в данных судах.
1
См.: п. 4.13 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учё- та и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных су- дов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента от 19.03.2019 № 56.

Глава6.Отборипередачадокументовнапостоянноехранениевархивсуда

112
Экспертные комиссии в судах Российской Федерации должны создавать- ся приказами председателей судов на основании Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Федераль- ного архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 43.
Экспертная комиссия создается приказом председателя суда (судеб- ной коллегии) из числа наиболее квалифицированных работников в со- ставе не менее 3 человек. Председателем экспертной комиссии назна- чается один из заместителей председателя суда, при отсутствии такой должности — один из судей, секретарем — работник суда, ответствен- ный за ведение архива. В состав экспертной комиссии целесообразно включить представителя соответствующего государственного архива, для которого суд является источником комплектования. Решение вопроса о включении в состав экспертной комиссии представителя государствен- ного архива должно приниматься председателем суда.
Функции Экспертной комиссия суда:
• организует деятельность суда по ежегодному отбору документов для дальнейшего архивного хранения и уничтожения;
• дает заключения о характере документов для определения сроков хранения гражданских, административных и уголовных дел (да- лее — судебных дел (нарядов)), апелляционных, кассационных производств по судебным делам и по документам общего дело- производства;
• рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, описи дел по личному составу долговременного хранения;
• оказывает содействие и методическую помощь судьям, работникам аппарата суда, проводит консультации и учёбы по вопросам орга- низации архивного делопроизводства в суде;
• осуществляет методическое руководство деятельности по эксперти- зе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению, по формированию номенклатуры дел, в случае необходимости да-
ёт экспертную оценку в вопросах организации ведения архивного делопроизводства в суде;
• рассматривает и выносит на утверждение и согласование с эксперт- но-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего органа ис- полнительной власти субъекта РФ проекты номенклатуры дел суда

113
6.2.Организацияработыэкспертнойкомиссиисуда

(1 раз в 5 лет), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу;
• подготавливает и выносит на рассмотрение ЭПК соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ предложения об изме- нении сроков хранения отдельных категорий документов, установ- ленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
• рассматривает акты о выделении и уничтожении документов об- щего делопроизводства и дел (нарядов), не подлежащих дальней- шему хранению;
• представляет на утверждение председателя суда: акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акты об утрате или неисправимом повреждении документов по лично- му составу;
• участвует в подготовке и рассмотрении проектов методических пособий по организации делопроизводства и работы архива суда.
Экспертная комиссия суда, совместно с архивом суда, отделом делопро- изводства (общим отделом) и кадровой службой организует для работни- ков суда консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
При осуществлении возложенных функций экспертная комиссии вправе:
• давать рекомендации структурным подразделениям суда, ответствен- ным работникам аппарата суда по вопросам разработки номенклатуры дел суда, формированию дел (материалов, нарядов, журналов) в теку- щем делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу;
• запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу, а также предложения и заклю- чения, необходимые для определения сроков хранения документов;
• заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных под- разделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах их утраты;

Глава6.Отборипередачадокументовнапостоянноехранениевархивсуда

114
• приглашать на заседания экспертной комиссии консультантов и экспертов;
• не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки нека- чественно и небрежно подготовленные документы;
• информировать председателя суда по вопросам, относящимся к компетенции комиссии;
• в установленном порядке представлять суд на заседаниях ЭПК со- ответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ.
Экспертная комиссия районного суда организует свою деятельность во взаимодействии с компетентным органом исполнительной власти субъекта РФ в сфере организации архивного дела и соответствующим
Управлением Судебного департамента при Верховном Суде РФ.
Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год и оформляются протоколом, который подписы- вается председателем и секретарем комиссии и утверждается председа- телем суда (судебной коллегии).
Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов.
Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются пред- седателем суда (судебной коллегии), в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного архива.
Ведение делопроизводства экспертной комиссии суда, хранение и ис- пользование ее документов, ответственность за их сохранность возлага- ется на секретаря экспертной комиссии.
6.3. Отбор дел (нарядов) суда к уничтожению
Организация и осуществление уничтожения документов суда, сроки хранения которых истекли, является одним из направлений деятельно- сти архива суда. Своевременное уничтожение документов, сроки хране- ния которых истекли, позволяет разгружать архивохранилища судов для обеспечения приёма вновь поступающих документов.
Выделение документов к уничтожению — выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хра- нения и отбор их для уничтожения (ГОСТ Р. 0.8.-2013).