Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования А. с. Мамыкин н. А. латышева Коллектив.pdf

115
6.3.Отбордел(нарядов)судакуничтожению

Работу по отбору дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уни- чтожению осуществляют работники архива суда ежегодно.
По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях суда на дела с истекшими сроками хранения состав- ляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На основе предложений структурных под- разделений суда отдел делопроизводства (судебная коллегия) суда со- ставляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (рис. 1).
Наименование суда Утверждаю
Акт __________ № ___________ Председатель суда
___________________________ (судебной коллегии)
(место составления)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
АКт
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании ___________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
______________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ______________
______________________________________________________________
(название суда)
№ п/п
Заголо- вок дела или груп- повой заго- ловок дел
Дата дела
Номера описей
(номенклатур) за ____ год(ы)
Индекс дела
(тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи
Кол-во дел
(томов, частей)
Срок хранения дела (на- ряда, то- ма, части)
Приме- чание
1 2
3 4
5 6
7 8
Рис. 1. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Глава6.Отборипередачадокументовнапостоянноехранениевархивсуда

116
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хране- ния истек к 1 января года, в котором составлен акт. Дела (наряды) распо- лагаются в акте по годам их рассмотрения. В конце акта делается запись о том, что из дел (нарядов), производств изъяты подлинники судебных решений.
Суд имеет право уничтожить дела, включенные в акт о выделении к уничто- жению документов, не подлежащих хранению, только после того, как экс- пертно-проверочная комиссия государственного архива утвердит состав- ленные в суде сводные описей дел (нарядов) постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения за этот же период.
При уничтожении единиц архивного хранения в судах необходимо соблю‑
дать следующие правила:
• дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передают- ся на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтоже- нию документов, а также на основании иных документов, подтвер- ждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию);
• электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат вы- делению к уничтожению на общих основаниях, после чего про- водится их физическое уничтожение или уничтожение программ- но-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов;
• из отобранных к уничтожению дел (нарядов) на постоянное хра- нение необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вы- шестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставлен- ным без рассмотрения, необходимо оставлять подлинники опре- делений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения;
• из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хране- ние личные документы, которые помещаются в отдельную пап- ку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносит- ся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела.

117
6.3.Отбордел(нарядов)судакуничтожению

Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются;
• процедура уничтожения документов, сроки хранения которых ис- текли, осуществляется под контролем и при участии экспертной комиссии суда;
• уничтожение документов, сроки хранения которых истекли, дол- жно иметь под собой нормативные основания;
• непосредственные действия по уничтожению документов должны осуществляться таким образом, чтобы обеспечить конфиденциаль- ность любой содержащейся в них информации;
• документальное отражение уничтожения документов, сроки хра- нения которых истекли, имеет строго унифицированные формы.
Приобщенные к судебному делу электронные носители информации
(диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом пу- тем их физического уничтожения или уничтожения программно-техни- ческими средствами.
Невостребованные личные документы хранятся в архиве 75 лет, после чего уничтожаются.
Способы уничтожения документов в судах судебной системы Рос- сийской Федерации вырабатываются на основе предыдущего опыта ра- боты и организации взаимодействия по данному вопросу с иными ком- петентными структурами органов государственной власти и местного самоуправления. Наиболее распространённым способом уничтожения является сжигание в промышленных печах, которое должно приводить к полной ликвидации материального носителя.
Согласно Инструкции 2019 г.
в судах общей юрисдикции архивные дела, под- лежащие уничтожению, должны сдаваться на утилизацию в специализированные органи- зации, которые имеют лицензию на выполнение данного вида работ (п. 6.15).
В случае отсутствия таких организаций допускается сожжение или механическая переработка. Особенности имеет организация процесса утилизации ар- хивных документов, сроки которых истекли, в Верховном Суде РФ.
Согласно п. 4.8.10 Инструкции по судебному делопроизводству в Вер- ховном Суде РФ
1
передача документов на уничтожение, включающая в себя погруз-
1
Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации утверждена приказом Председателя Верховного Суда РФ от 08.05.2015 № 32-П.

Глава6.Отборипередачадокументовнапостоянноехранениевархивсуда

ку и вывоз, осуществляется уполномоченным работником подразделения Суда. Приём документов на уничтожение осуществляется в Суде два раза в неделю — по вторникам и четвергам, с возложением ответственности на уполномоченного работника Управле- ния материально-технического обеспечения Суда. При этом уничтожение документов осуществляется в специально оборудованном для этих целей помещении в трёхдневный срок после их получения путём механической переработки или сожжения (п. 4.8.11).
В последние годы для данных целей используется шредирование.

119
ГлаВа 7
Хранение и использование документов архива суда
7.1. Нормативные условия хранения документов архива суда
В соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (ст. 17).
Сохранность документов в архиве суда обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению норма- тивных режимов, надлежащей организации хранения документов, ис- ключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нор- мальном физическом состоянии
1
Обеспечение нормативных условий хранения документов включает: оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов; оборудование помещения архива суда средствами пожаро- тушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопо- жарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитар- но-гигиенических мероприятий.
В целях обеспечения условий хранения документов в архиве выпол- няются следующие виды работ (схема 17).
Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов, а также создания необходимых условий для работы архиву суда отводит- ся специально оборудованное помещение.
1
См.: п. 2.14 Приказ Министерства культуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утвер- ждении правил организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государствен- ной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда

120
При планировании размещения архива необходимо предусмотреть: архи- вохранилище; помещение для приема, временного хранения документов; помещение для использования документов (читальный зал, участок вы- дачи документов и информационно-поисковых средств); рабочие ком- наты сотрудников архива организации, которые должны быть изолиро- ваны от помещений, где хранятся архивные документы.
Архив должен размещается в зданиях или отдельных помещениях зда- ния, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении.
Не допускается размещение архива в подвальных и чердачных помещениях.
Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хра- нилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.
Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность
Схема 17. Работы по обеспечению условий хранения документов
Создание норма- тивных температурно- влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиентиче- ских мероприятий
Соблюдение охранного режима
Оборудование помеще- ний архивов судов сред- ствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией
Соблюдение противопожарного режима
Оснащение архивохранилищ судов специальным оборудо- ванием для хранения документов

121
7.1.Нормативныеусловияхранениядокументовархивасуда

температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрес- сивных примесей, а также отвечать современным требованиям компакт- ности и экономичности.
Архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации.
Все поступающие в архив документы размещаются в архивохрани- лищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив, и в ар- хивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными пра- вовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопас- ности. Работник архива суда должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользо- вания противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архи- ва по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год ответственным работником, назначенным приказом председателя суда.
Защита документов от действия света обеспечивается хранением до- кументов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.
Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освеще- ния применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.
В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществлять- ся мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением отопления и проветривания помещений, а также меха- нических средств увлажнения или осушения воздуха.
Температурно-влажностный режим контролируется путем регуляр- ного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых поме- щениях — не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха, — 2 раза в неделю; при наруше- ниях режима — 1 раз в сутки.
Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка

Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда

122
правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.
При наличии в здании архива централизованной системы обеспе- чения соблюдения температурно-влажностного режима в помещениях, где хранятся документы, контроль за его соблюдением осуществляется в автоматическом режиме.
Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обес- печена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование не- проветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
В помещениях архивохранилищ необходимо: проводить систематическую влажную уборку; не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей; обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков.
Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) доку- менты и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфек- ции и дезинсекции документов и помещений силами работников архи- ва, а при необходимости — силами соответствующих служб
1
При проектировании новых зданий судов общей юрисдикции в зда- ниях областных и равных им судов, окружных (флотских) военных су- дов, районных и гарнизонных военных судов помещения архивов реко- мендуется размещать на первом этаже зданий
2
Для электронных документов предусматриваются дополнительные усло‑
вия хранения. Согласно Методическим рекомендациям по организации ра- боты и технологическому оснащению хранилищ электронных документов, разработанным Федеральным архивным агентством (2012), хранилища
1
См. подробнее: Приказ Министерства культуры России от 31.03.2015 № 526
«Об утверждении правил организации хранения, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»; При- каз Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2005 № 157 «Об утвер- ждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования».
2
См.: п. 6.5. СП 152.13330.2012. Свод правил. Здания судов общей юрисдикции.
Правила проектирования, утв. Приказом Госстроя от 25.12.2012 № 111/ГС.