Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования А. с. Мамыкин н. А. латышева Коллектив.pdf

123
7.1.Нормативныеусловияхранениядокументовархивасуда

электронных документов должны предусматривать: сохранность электрон- ных данных в течение длительного времени; возможность хранения боль- ших объёмов данных; исключение физической возможности удалить или изменить данные; энергонезависимость хранилища; интеграцию с вне- шними информационными системами (например, системами докумен- тооборота); возможности вирусо-, помехо- и катастрофоустойчивости; оперативный доступ к электронным документам в хранилище; оператив- ный кэш на жёстких дисках, обеспечивающий возможность организации архива неограниченного объёма за счёт использования «горячей» замены носителей (off-line хранение) при централизованном управлении или си- стемы с несколькими уровнями кэширования; наполнение, постоянное пополнение и актуализацию электронных информационных ресурсов; обеспечение аутентичности данных, при любых операциях управления документами над ними; простую интеграцию хранилища с важнейши- ми ведомственными информационными системами; возможность вос- становления данных и документов на любую дату; возможность поиска документов по старым реквизитам и наименованиям (исторический по- иск); функционирование защищённого хранилища документов и данных как единого источника информации; соответствие электронных докумен- тальных фондов организации и их регистрационных данных требованиям законодательства; соответствие требованиям безопасности.
Для организации оптимального хранения электронных документов необходимо ориентироваться на принципы создания и использования информационных систем (инфосистем) в деятельности судов
1
В архиве суда должно быть: не менее двух экземпляров каждой едини- цы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных устройствах); наличие технических и про- граммных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и техниче- ского состояния; обеспечение режима хранения электронных докумен- тов, исключающих утрату, несанкционированную рассылку, уничтоже- ние или искажение информации.
В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве суда, должно произво- диться синхронное изменение программно-аппаратной среды, а также
1
См. подробнее: Зайцев А. В., Ловцов Д. А., Федосеев С. В. Информационные систе- мы в профессиональной деятельности: Учебное пособие. М.: РАП, 2013.

Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда

124
своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.
В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физи- ческого состояния носителей электронных документов и воспроизводи- мости электронных документов.
В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив на основании решения председателя суда должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.
При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содер- жащейся в электронных документах.
В настоящее время разработаны требования к технологическим поме- щениям, в которых создаются электронные копии архивных документов и оборудуются рабочие места сотрудников
1
. Установлено, что помещения, где производятся работы по оцифровке архивных документов и созданию электронных копий, должны иметь как естественное, так и искусственное освещение. Желательна ориентация оконных проёмов на север или на се- веро-восток. Оконные проёмы должны быть оборудованы регулируемыми жалюзи или занавесками, позволяющими полностью закрывать (при необ- ходимости) оконные проёмы. Определено, что рабочие места для создания электронных копий оборудуют специальными столами, подъёмно-пово- ротными креслами (стульями), которые регулируются по углам наклона.
С 16 февраля 2019 г. в Российской Федерации применяется Свод правил «Здания федеральных судов. Правила проектирования» 2018 г., в котором конкретизированы требования в сфере организационно-тех- нического обеспечения деятельности архивов данных судов
2
. Согласно его предписаниям архивы судов рекомендуется размещать на первом
1
См.: п. 2.12 Методических рекомендаций по электронному копированию электронных документов и управлению полученным информационным массивом
(ВНИИДАД, 2012).
2
СП 152.1 325 800.2018 Здания федеральных судов. Правила проектирования, утв. приказом Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства РФ от 15.08.2018 № 524/пр.

125
7.1.Нормативныеусловияхранениядокументовархивасуда

этаже зданий судов (п. 6.5), в то же время архивы для хранения текущих и оконченных производством дел — в непосредственной близости к по- мещениям отделов судопроизводства (п. 7.25). Согласно Своду правил вход в помещения архива должен проектироваться со стороны служебной зоны. Если архивы текущих дел должны быть со стационарными стелла- жами, то для законченных производством дел предпочтительными явля- ются раздвижные стеллажи (п. 7.27), при этом особое внимание должно уделяться расчёту нагрузки на пол помещений архивохранилищ в связи с повышенной нагрузкой на них, связанной с хранением больших объё- мов документов на бумажных носителях. Установлено, что помещения для хранения данных на электронных носителях должны иметь площадь:
54 кв. м для арбитражных судов округов РФ и арбитражных апелляци- онных судов, а также 36 кв. м для остальных судов общей юрисдикции и арбитражных судов. В то же время данными правилами определены площади для помещений, которые необходимы для осуществления ар- хивного делопроизводства в судах:
• кабинет заведующего — не менее 15 кв. м;
• хранилище законченных производством дел (на бумажных носи- телях) — из расчёта 2,5 кв. м на 1 тыс. единиц хранения, с учётом применения стационарных стеллажей;
• хранилище находящихся в производстве дел (находящихся на бу- мажных носителях) — из расчёта 1,5 кв. м на 1 тыс. единиц хранения;
• читальный зал — из расчёта 2,4 кв. м на одно читательское место
(вместимость определяется заданием на проектирование);
• помещение для перевода архивных документов в электронную фор- му — 0,4 кв. м на одного судью, но не менее 12 кв. м.
Иные своды правил также должны находить своё применение в ор- ганизации работы архивов судов. Например, СП 6.13 130.2013 «Системы противопожарной защиты. Электрооборудование. Требования к пожар- ной безопасности», или СП 7.13 130.2013 «Отопление, вентиляция и кон- диционирование. Требования пожарной безопасности».
При разработке вопросов хранения электронных документов необхо- димо учитывать Рекомендации Росархива
1
В частности, не допускается хране-
1
См.: п. 2.1.2.1 Методических рекомендаций по применению Правил организа- ции хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях 2016 г. Официальный сайт Феде- ральной архивной службы. URL: http://archives.ru/documents.shtml).

Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда

126
ние электронных носителей с магнитным рабочим слоем в хранилищах с постоянными или переменными магнитным полем напряжённостью более 400 А/м. Хранилища дол- жны быть удалены от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников магнитного и электромагнитных полей.
7.2. Обеспечение сохранности архивных документов
Сохранность документов в архиве суда обеспечивается надлежащей организацией хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоя- нии. Организация хранения документов в архивохранилищах судов слу- жит цели обеспечения их долговременной сохранности и возможности использования в практической деятельности судей, работников аппара- тов судов, а также предоставления необходимой информации о деятель- ности судов по соответствующим запросам.
Настоятельная потребность в обеспечении сохранности архивных до- кументов являлась предметом нормативно-правового регулирования в оте- чественном праве, была определена ещё в период абсолютной монархии.
К примеру, Указом Сената, изданным в 1736 г., для организации деятель- ности архивов предписывалось строить не только каменные здания с же- лезными затворами и решётками на окнах, но и в удалении от прочих де- ревянных строений, чтобы исключить опасность возникновения пожара.
Современные архивохранилища судов должны быть отделены от со- седних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями в пределах огнестойкости не менее двух часов. Следует учитывать, что в архивохра- нилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды.
С целью обеспечения циркуляции воздуха архивохранилище должно иметь естественную и искусственную вентиляцию. Должны быть обеспе- чены: стабильный температурно-влажностный режим, очистка воздуха от пыли и агрессивных примесей, требования компактности и эргоно- мичности в размещении предметов.
Архивохранилище оборудуется дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками по- вышенной секретности. Окна помещения архива оборудуются металли- ческими решетками.
Особые правила существуют для установления специального архив- ного оборудования в целях организации непосредственного размещения

127
7.2.Обеспечениесохранностиархивныхдокументов

единиц архивного хранения. Все поступающие в архивохранилище до- кументы должны быть размещены в стационарных и (или) передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.
Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с окон- ными проёмами, а в помещении без окон — с учётом особенностей дан- ного помещения.

Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда

128
действие. Потери документов могут иметь катастрофический характер, если не принять меры против биологических вредителей.
Процесс обеззараживания документальных материалов с целью уни- чтожения в них плесневых грибов называется дезинфекцией, а с целью уничтожения насекомых — дезинсекцией.
Физические процессы старения интенсивно протекают в видео-аудио- плёнке. В 80-е, 90-е гг. прошлого века в качестве вещественных доказа- тельств к материалам судебных дел приобщались видео-аудио-кассеты, чаще всего содержащие записи следственных действий, которые осуще- ствлялись в досудебном порядке. В настоящее время их изучение явля- ется крайне затруднительной операцией. Этот опыт необходимо учесть в создании современных систем хранения документов в цифровом виде на электронных носителях.
Хранение документов в архивах судов судебной системы Российской Феде-
рации — комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохран- ности документов в процессе их старения.
С расширением использования информационных технологий в дея- тельности органов государственной власти получило своё развитие до- кументирование дактилоскопических данных о человеке (особенности строения папиллярных узоров пальцев и (или) ладоней рук человека и т. п.). Подобные документы играют важную роль, выполняя функции удостоверения, идентификации и авторизации, поиска людей. Матери- альными носителями этой информации являются дактилоскопические карты, носители магнитной или иных видов записи. Условия хранения и использования дактилоскопической информации должны исключать возможность её утраты, искажения и несанкционированного доступа к ней. Государственные органы обязаны соблюдать конфиденциальность дактилоскопической информации и обеспечивать её безопасность.
В целях обеспечения сохранности документов в архивах проводят следую‑
щие мероприятия: физико-химическую обработку документов; создают оп- тимальный режим хранения различных видов архивных документов; обес- печивают реставрацию документов; изготавливают гарантийные копии.
Своевременное обеспыливание документов, находящихся на архивном хранении, образует одно из направлений работы, которое служит целям обеспечения сохранности документов.