Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования А. с. Мамыкин н. А. латышева Коллектив.pdf

129
7.2.Обеспечениесохранностиархивныхдокументов

В целях защиты документов от влияния солнечных лучей, пыли, вла- ги, микроорганизмов, а также механических повреждений используются папки, картонные коробки. Эти упаковки должны отвечать требованиям газо- и влагонепроницаемости, механической прочности, равных разме- ров, защиты от солнечного света, быть, по возможности, огнестойкими и химически инертными. Как правило, документы кратковременного
(до 10 лет) срока хранения располагаются в архивах судов в связках, ко- торые имеют соответствующие ярлыки.
Наиболее эффективным и радикальным средством борьбы с пылью можно считать фильтрацию воздуха с помощью кондиционеров. В новых зданиях судов, как правило, системы кондиционирования являются встроенными, централизованными.
Для устранения внутренней причины образования пыли стены, пото- лок, перегородки и стеллажи покрываются особо прочным, огнеустой- чивым, не распыляющимся с течением времени материалом. Так как основ ным источником пыли является трение о пол различных предметов, то в архивохранилище необходимо укладывать ровные гладкие полы, по- скольку гранулированные (дроблёные, зернистые) покрытия способству- ют существенно большему истиранию при трении различных предметов.
Обычные бытовые пылесосы малоэффективны для обеспыливания документов в архивах. Для оптимальной работы по проведению обеспы- ливания необходимы пылесосы, которые имеют статистический нейтра- лизатор и вакуумные системы очистки.
Процесс старения документов требует проведения их реставрации.
Реставрация документов — восстановление первоначальных или близких к ним свойств и внешних признаков документов, подвергшихся поврежде- нию или разрушению.
Методы реставрации документов состоят в восстановлении их ме- ханической целостности, очистке и восстановлении выцветающих или угасших текстов (схема 18).
Несмотря на предпринимаемые меры безопасности, в практической работе не всегда удаётся избежать повреждений документов. Наиболее частыми последствиями чрезвычайных происшествий является намока‑
ние больших массивов документов. Известно несколько методов высуши- вания намокших архивных документов.

Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда

130
Самым распространённым является конвективное (воздушное) вы‑
сушивание с использованием ручных фенов и бытовых вентиляторов.
Но применение такого способа возможно при незначительных объёмах намокания и повреждений документов. При таком способе высушива- ния возможна деформация бумаги.
На практике применяется и диффузионное высушивание, когда мокрые страницы прокладывают высокогигроскопичным листовым материалом.
К тому же для предотвращения плесневения документов рекомендуется такой прокладочный материал пропитывать раствором биоцида и менять не реже, чем через 5–6 часов.
Также возможно применять вакуумное высушивание, которое осуще- ствляется в вакуумной камере при определённом давлении и температуре, которое совмещается с процессом фумигации, и высушивание токами вы- сокой частоты (в камере ТВЧ, где документы находятся под давлением).
Применяется и метод сорбционного высушивания, когда замороженные в холодильных камерах и упакованные в сорбционные бинты постра- давшие от влаги единицы архивного хранения размещают в сушильной камере, снабжённой теплокалориферами и вытяжным вентилятором.
Однако в настоящее время самым эффективным считается метод суб‑
лимационного высушивания, при котором снижается степень деформации
Схема 18. Методы реставрации документов на бумажных носителях
Восстановление механической целостности — сканирующие, фото- графические методы выявления угасших текстов, восстановление разрывов, проколов, пропитка специальными составами и эмуль- сиями, проклейка (накатка) бумаги, ламинирование и т. п.
Очистка — удаление с поверхности документов пыли, а также про- дуктов износа бумажного носителя (механические, жидкостные, ультразвуковые)
Восстановление выцветающих или угасших текстов — химические ме- тоды, физико-фотографические методы (основаны на применении ультрафиолетового, видимого и инфракрасного излучений).

131
7.2.Обеспечениесохранностиархивныхдокументов

бумажных документов, в том числе на мелованной бумаге, её прочност- ные характеристики существенно не меняются, а риск появления плес- невого заражения исключается. Метод сублимационного высушива- ния основан на резком замораживании намокших предметов до — 30 °C и следующим за этим вакуумированием. В ходе этого процесса проис- ходит сублимация льда: вода переходит из твёрдой фазы в газообразную, минуя жидкую. Сублимированный лёд (пары воздуха) улавливает кон- денсатор. Замораживание и вакуумирование можно проводить как в двух разных камерах (морозильной и барокамере), так и в одной, комбини- рованного действия. В Российской Федерации сублимационная камера имеется в Российском государственном архиве научно-технической до- кументации (г. Москва).
В целях обеспечения сохранности архивных документов при возникнове‑
нии чрезвычайных обстоятельств в суде:
• определяются пути эвакуации документов из архивохранилища;
• разрабатывается перечень документов (фондов, учётных докумен- тов, картотек), подлежащих эвакуации в соответствующие эва- куационные пункты, и не подлежащих вывозу фондов. В первую очередь эвакуации подлежат особо ценные документы, документы постоянного срока хранения, а также документы по личному со- ставу и учётные документы к ним;
• подготавливаются резервные хранилища и другие рабочие поме- щения;
• производится расчёт количества упаковки, средств для переме- щения документов, автотранспорта и иных средств для эвакуации и охраны документов.
Охранный режим в архиве суда устанавливается председателем суда и обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохра- нилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны,
Выдача судебных дел, находящихся в архиве суда, во временное пользова‑
ние возможна лишь по письменным требованиям органов, которым зако- ном предоставлено право истребования таких дел, при условии наличия распоряжения председателя суда или его заместителя. Обычно данное распоряжение осуществляется в форме визирования на соответствую- щем документе-запросе.

Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда

132
В целях обеспечения сохранности документальных материалов в ар- хиве суда проводятся проверки наличия и состояния документов. В этих целях председатель суда (судебной коллегии) или его заместитель на- значает комиссию из числа работников суда. В работе данной комиссии в районных судах принимают участие представители управлений Судеб- ного департамента в субъектах Российской Федерации.
В ходе проверки: устанавливается фактическое наличие документов, находящих- ся на хранении в архиве; выявляются и устраняются недостатков в учете документов; выявляются отсутствующие документы, и организуется их розыск; выявляется, и учи- тываются документы, требующие реставрации, профилактической и технической об- работки, выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители; осуществляется контроль физического и технического состояния физически обособленных материальных носителей контейнеров электронных документов, воспроизводимости электронных документов программными средствами; выявляются вредоносные компьютерные программы
1
Проверка наличия и состояния дел проводится в сроки, установленные председателем суда, но не реже одного раза в 3 года.
Каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормаль- ных условий хранения документов, при которых имеются основания предполагать их порчу или утрату, результаты проверки оформляются актом, который докладывается председателю суда.
Современное архивное делопроизводство включает требования об ор- ганизации работы по проверке наличия и состояния электронных дел.
Установлено, что данная форма контроля должна включать проверку как основных экземпляров единиц хранения электронных документов, так и рабочих экземпляров. В процессе данной деятельности должна быть проведена сверка количества и учётных номеров единиц хранения элек- тронных дел со сведениями в книге учёта поступлений и выбытия элек- тронных дел, документов со сведениями по листу учёта электронных дел, документов.
Обязательным элементом такой проверки является сопоставление фак- тических общих количественных и контрольных характеристик с итоговой записью опи- си дел, сверка их наличия с описью. Если в ходе проверки будет выявлено изменение
1
См.: п. 10.2 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учё- та и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных су- дов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента от 19.03.2019 № 56.

133
7.2.Обеспечениесохранностиархивныхдокументов

фактического состояния носителей, ухудшение воспроизводимости, а также измене- ние формата, то на основании решения председателя суда, должна быть проведена работа по перезаписи электронных документов на новые носители. Условиями, сопро- вождающими данные служебные операции, должно быть соблюдение достоверности, целостности и неизменности информации, содержащейся в электронных документах
1
Кроме плановых проверок наличия и состояние документов в архиве суда проводятся и единовременные проверки. Такие проверки проводятся в архиве суда: после перемещения дел в другое помещение; после чрезвы- чайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или до- ступ в хранилища посторонних лиц; при смене председателя суда (судебной коллегии), руководителя архива или лица, ответственного за работу архива.
При проверке наличия и состояния документов необходимо: сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения; изымать дела, не внесенные в опись; изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтен- ные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей об- работки и описания.
Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов) или их не- исправимые повреждения, то на основании распоряжения председате- ля суда (судебной коллегии) организуется розыск необнаруженных дел
(нарядов).
Дела (наряды), причина отсутствия которых подтверждена соот- ветствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела (наряда), и составляются справки о проведении розыска. После рас- смотрения результатов розыска экспертной комиссией суда и утвержде- ния ее решения председателем суда (судебной коллегии) необнаружен- ные документы снимаются с учета.
По окончании проверки наличия и состояния документов по каж- дой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись
1
См.: п. 10.7 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учё- та и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных су- дов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента от 19.03.2019 № 56.

Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда

134
«проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается про- водившими проверку работниками с указанием их должностей.
Выявленные в ходе проверки изменения вносятся работником ар- хива в учетные документы проверяемого фонда и представляются соот- ветствующие сведения о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных государственным архивом.
! Акт проверки наличия и состояния архивных документов, составлен- ный по результатам проверки, подписывается исполнителями и утвер- ждается председателем суда либо его заместителем.
7.3. Использование документов архива суда и регулирование доступа к ним
Государственные органы, органы местного самоуправления, органи- зации обязаны создавать архивы не только в целях хранения, комплек- тования и учета образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, но и в целях их использования.
Архивные документы суда могут быть использованы: для информа- ционного обеспечение работников суда; в научных, культурно-про- светительских и воспитательных целях; для подготовки историко-ин- формационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций; для использования документов в средствах массовой информации и т. д.
Использование документов архива суда — одно из направлений судебной деятельности, которое осуществляется в целях обеспечения информаци- онных потребностей уполномоченных субъектов (пользователей информа- ции) на получение хранящейся в архиве суда документальной информации в строго установленных формах.
Архив организации должен представлять пользователю документы
Архивного фонда РФ и другие архивные документы, а также справоч- но-поисковые средства к ним. Доступ к документам может быть огра- ничен в соответствии с законодательством РФ
1
, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов,
1
Статьей 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, ин- формационных технологиях и о защите информации» установлены правила ограни- чения доступа к информации.

135
7.3.Использованиедокументовархивасудаирегулированиедоступакним

находящихся в частной собственности
1
Например, к сведениям, отнесен- ным к категории ограниченного доступа, относится государственная тайна, что за- креплено в ст. 5 Закона РФ от 21.07.1993 № 5485–1 «О государственной тайне».
В статье 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных дан- ных» установлены ограничения по предоставлению персональных данных (любой информации, относящейся прямо или косвенно к определенному или определяе- мому физическому лицу). Обеспечение налоговой тайны гарантируется ст. 102 и 313 Налогового кодекса РФ; банковской тайны — ст. 857 ГК РФ (часть 2), ст. 26
Федерального закона от 02.12.1990 № 395–1 «О банках и банковской деятель- ности», статьей 57 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»; врачебной тайны — рядом законов, в том числе ст. 13, 92 Федерального закона от 21.11.2001 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»; нотариальной тайны — ст. 16 и 28 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993
№ 4462–1; коммерческой тайны — Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ
«О коммерческой тайне» и т. д.
Использование документов архива суда производится только с разрешения руководителя суда (уполномоченного им заместителя) (п. 11.1 Инструкции).