Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования А. с. Мамыкин н. А. латышева Коллектив.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 11.12.2023
Просмотров: 2227
Скачиваний: 84
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Формы использования документов архива суда: информационное обес- печение работников суда; исполнение запросов пользователей, в том чис- ле запросов граждан социально-правового характера; выдача докумен- тов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в том числе в форме электрон- ных документов; информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве документов; использование доку- ментов в средствах массовой информации; использование документов для подготовки историко-информационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций; выдача документов для работы в читальном
(просмотровом) зале архива; организация доступа работников органи- зации к документам архива путем использования информационно-теле- коммуникационной сети.
1
См.: п. 5.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использо- вания документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526.
Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда
136
Организационные формы использования архивных документов су- дов позволяют пользователям информации реализовать различные цели, как личного, так и общественного, в том числе общегосударственного характера (схема 19).
Для служебного использования документальных материалов архива суда
работник отдела дело/судопроизводства, ответственный за работу архива:
• выдает документальные материалы в структурные подразделения;
• направляет на основании письменного запроса материалы в дру- гие организации и учреждения по указанию председателя суда (су- дебной коллегии);
• информирует председателя суда (судебной коллегии) о составе и со- держании документальных материалов;
• выдает справки о реабилитации и выписки из архивных документов.
Выдача дел, находящихся в архиве, производится по письменным за- явкам судей и руководителей подразделений под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование.
Выдача дел производится с письменного разрешения председате- ля суда или его заместителя. На выданное дело заводится карточка-за- меститель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование,
Исполнение запросов граждан социально-правового характера
В научных целях развития юриди- ческой и иных наук
Для анализа организационных про- цессов в обеспечении правосудия
Для обеспечения информацион- ного предназначения деятельно- сти архивов
Схема 19. Организационные формы использования архивных документов судов
137
7.3.Использованиедокументовархивасудаирегулированиедоступакним
кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело.
Документы из архива суда выдаются на срок, не превышающий: одного месяца — для использования судьями и работниками аппарата суда; ше- сти месяцев — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам (п. 11.3.4 Инструкции).
Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а так- же иными лицами осуществляется в порядке, установленном председа- телем суда.
При выдаче находящихся в архиве судебных дел необходимо соблюдать
следующие требования:
• ознакомление с судебным делом производится в помещении суда в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений;
• судебные дела (иные материалы), находящиеся на архивном хране- нии, выдаются для ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления и при предъявлении документов согласно приложению № 1 к Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамен- та от 29.04.2003 № 36.
В соответствии с Инструкцией «О порядке организации комплекто- вания, хранения, учета и использования документов (электронных доку- ментов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции»(п. 11.8): право
на снятие копий документов с материалов дела, в том числе с использова‑
нием собственных технических средств (фотографирования, ксерокопиро‑
вания и сканирования) предоставляется следующим лицам:
• обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и пред- ставителям этих лиц (п. 13 ч. 4 ст. 47, п. 7 ч. 1 ст. 53 УПК РФ);
• потерпевшим (п. 12 ч. 2 ст. 42 УПК РФ);
• гражданским истцам, их представителям в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску (п. 13 ч. 4 ст. 44 УПК РФ);
• гражданским ответчикам и их представителям в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска (п. 9 ч. 2 ст. 54, ч. 2 ст. 55 УПК РФ);
Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда
138
• сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их предста- вителям (ч. 1 ст. 35 ГПК РФ);
• реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти — родствен- никам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уго- ловных и административных дел и получения с них копий (ст. 11 Закона Россий- ской Федерации от 18.10.1991 № 1761–1 «О реабилитации жертв политических репрессий»).
Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда. Данное письменное заяв- ление с разрешающей резолюцией председателя суда (его заместителя) подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда.
В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.
Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судеб- ного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.
Выше перечисленные лица вправе знакомиться с делом. После озна- комления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник архива суда в присутствии лица, которое ознакомилось с су- дебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела уполномо- ченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение ма- териалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда либо его заместителю.
Необходимо учитывать, что копии судебных актов могут быть предо- ставлены и иным лицам, чьи интересы непосредственно затронуты су- дебным актом. Такое действие может быть осуществлено только с раз- решения председательствующего судьи или председателя суда, а также в случае его отсутствия — заместителя председателя суда, на основании исполнения письменного заявления, в котором должно быть указано о нарушении прав или законных интересов данного лица в связи с дан- ным судебным актом.
Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявле- нию с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (его заместителя). Выдача таких копий из судебного дела специалистом архива иным лицам и организациям производится по письменному запросу или заявлению на основании резолюции пред- седателя суда (его заместителя).
139
7.3.Использованиедокументовархивасудаирегулированиедоступакним
С приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу, снимаются копии, которые заверяются подписями судьи и секре- таря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда и гербо- вой печатью суда.
Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью
«пронумеровано и скреплено печатью ___ листов, подпись ________» с указанием суда, которым выдается копия документа, подпись скрепля- ется печатью суда с воспроизведением Государственного герба Россий- ской Федерации. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.
По действующему правилу ведения делопроизводства в федераль- ных судах общей юрисдикции, если вышестоящим судом было изменено ре- шение нижестоящего суда, то на соответствующей копии судебного решения должна быть произведена соответствующая отметка. Также на выдаваемой копии судебного акта должна быть сделана отметка о дате вступления его в законную силу, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находилось дело
(п. 11.12).
Копии запрашиваемых судебных актов, копии аудиозаписи судебных засе- даний изготавливаются работником архива суда в срок не более тридцати рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления (п. п. 11.13
Инструкции).
В условиях применения электронного документооборота в судах для реализации права на изготовление копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, должно представить в суд материальный носитель инфор- мации. Как правило, такими носителями являются флеш-карта либо диск. При этом суд должен иметь техническую возможность для работы с данными носителями информации. Каждый такой материальный но- ситель должен быть проверен перед записью и отформатирован. Запись
Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда
140
запрашиваемого аудиофайла должна осуществляться на локальном ком- пьютере, который не присоединён к сети Интернет. Копия аудиозаписи судом не заверяется.
Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 1 июля
2019 г. № 124 были утверждены «Правила формирования электронного хранилища дел и документов судов общей юрисдикции».
Основное начало ведения современного архивного делопроизводства в судах, согласно данному доку- менту, заключается в обеспечении перевода бумажных носителей информации на элек- тронные только при наличии технической возможности в суде (п. 1.2).
Цель формирования электронного хранилища дел и документов заклю- чается в формировании единого хранилища дел и документов, с исполь- зованием автоматизированного учёта, комплектования, хранения и ис- пользования.
Из общей массы переводимых в электронный вид судебных документов должны быть исключены: сведения, содержащие государственную тайну и иные све- дения, которые не подлежат разглашению в соответствии с действующим законода- тельством, а также документы, содержащие информацию ограниченного распростра- нения (п. 1.5).
В рассматриваемых Правилах установлены следующие термины и определения: авторизированный пользователь, лицо, допущенное к ГАС «Правосудие», архивные документы, лицо, ответственное за фор- мирование электронного хранилища судебных дел и документов (лицо, ответственное за формирование ЭХСД), сканирование документа, уча- сток сканирования, электронный образ документа и т. д. Нормативно конкретизированы и некоторые вопросы, которые могут возникать в ходе сканирования материалов единиц текущего документооборо- та. К примеру, в исключительных случаях, в целях обеспечения каче- ственного сканирования, допускается расшивать материалы судебных дел (п. 4.6). Однако в любом случае запрещено расшивать документы, если это может привести к нарушению их целостности. Не допускается нарушать целостность нитей в оригиналах документов, представляемых по запросу суда, в заключениях экспертных организаций, а также иных скреплённых документов, на которых присутствует удостоверительная надпись. Результатом сканирования документов должен явиться элек- тронный образ документа в формате PDF (200–300 dpi) c колонтиту- лами, который содержит необходимые идентификационные данные.
Обязательным является резервное копирование. Особенностям порядка перевода архивных документов посвящён раздел VI данного Порядка.
Техническая поддержка создания ЭХСД осуществляется работниками
141
7.3.Использованиедокументовархивасудаирегулированиедоступакним
филиалов ФГБУ ИАЦ Судебного департамента в субъектах Россий- ской Федерации.
По заявлению или запросу участников уголовного, гражданского су- допроизводства и участников производства по делам об административ- ных правонарушениях могут выдаваться из судебных дел представленные ими подлинные документы и их надлежащим образом заверенные копии.
Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежа‑
щим образом заверенные копии выдаются указанным лицам уполномочен- ными работниками архива суда на основании письменного заявления, а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия — на осно- вании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заяв- лении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция председателя суда (или его за- местителя).
Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.
При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заве- ренных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, по- лучившего документ, его процессуальное положение по делу, данные до- кумента, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее до- кумент, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись.
При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и под- шить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.
Документы, на основании которых из судебного дела выданы под- линники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа по почте заказным письмом в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим но- мером и датой.
Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок устанавливаются председателем суда.
Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда
142
Значительное место в работе архива суда занимает выдача по запросам
пользователей архивных справок, выписок, копий документов.
123
Архивная справка — документ, содержащий архивную информацию о пред- мете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена
1
Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста ар- хивного документа, относящуюся к определённому вопросу, факту или ли- цу, с указанием поисковых данных документа
2
Архивная копия — документ, воспроизводящий текст или изображение ар- хивного документа, с указанием его поисковых данных
3
Запросы пользователей, поступающие в архив, подразделяются на те- матические и социально-правовые. При исполнении запросов со- циально-правового характера необходимо учитывать Методические рекомендации Федерального архивного агентства по этому вопросу.
В соответствии с Методическими рекомендациями правом получать кон- фиденциальные персональные данные обладает субъект персональных данных (человек, информация о котором содержится в документе), если это не противоречит законодательству Российской Федерации, а после смерти субъекта персональных данных — его наследники (при наличии свидетельства о смерти субъекта информации), а также доверенные лица субъекта персональных данных, его наследников, при наличии нотари- ально заверенных доверенностей.
Правом на получение конфиденциальных персональных данных, при обосновании цели и формы их использования, обладают также со- трудники организаций — фондообразователей и их правопреемников,
1
См. подробнее: п. 5.12 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других ар- хивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправ- ления и организациях, утв. приказом Министерства культуры от 31.03.2015 № 526.
2
Там же. Пункт 5.13.
3
Там же. Пункт 5.15.
(просмотровом) зале архива; организация доступа работников органи- зации к документам архива путем использования информационно-теле- коммуникационной сети.
1
См.: п. 5.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использо- вания документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526.
Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда
136
Организационные формы использования архивных документов су- дов позволяют пользователям информации реализовать различные цели, как личного, так и общественного, в том числе общегосударственного характера (схема 19).
Для служебного использования документальных материалов архива суда
работник отдела дело/судопроизводства, ответственный за работу архива:
• выдает документальные материалы в структурные подразделения;
• направляет на основании письменного запроса материалы в дру- гие организации и учреждения по указанию председателя суда (су- дебной коллегии);
• информирует председателя суда (судебной коллегии) о составе и со- держании документальных материалов;
• выдает справки о реабилитации и выписки из архивных документов.
Выдача дел, находящихся в архиве, производится по письменным за- явкам судей и руководителей подразделений под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование.
Выдача дел производится с письменного разрешения председате- ля суда или его заместителя. На выданное дело заводится карточка-за- меститель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование,
Исполнение запросов граждан социально-правового характера
В научных целях развития юриди- ческой и иных наук
Для анализа организационных про- цессов в обеспечении правосудия
Для обеспечения информацион- ного предназначения деятельно- сти архивов
Схема 19. Организационные формы использования архивных документов судов
137
7.3.Использованиедокументовархивасудаирегулированиедоступакним
кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело.
Документы из архива суда выдаются на срок, не превышающий: одного месяца — для использования судьями и работниками аппарата суда; ше- сти месяцев — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам (п. 11.3.4 Инструкции).
Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а так- же иными лицами осуществляется в порядке, установленном председа- телем суда.
При выдаче находящихся в архиве судебных дел необходимо соблюдать
следующие требования:
• ознакомление с судебным делом производится в помещении суда в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений;
• судебные дела (иные материалы), находящиеся на архивном хране- нии, выдаются для ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления и при предъявлении документов согласно приложению № 1 к Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамен- та от 29.04.2003 № 36.
В соответствии с Инструкцией «О порядке организации комплекто- вания, хранения, учета и использования документов (электронных доку- ментов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции»(п. 11.8): право
на снятие копий документов с материалов дела, в том числе с использова‑
нием собственных технических средств (фотографирования, ксерокопиро‑
вания и сканирования) предоставляется следующим лицам:
• обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и пред- ставителям этих лиц (п. 13 ч. 4 ст. 47, п. 7 ч. 1 ст. 53 УПК РФ);
• потерпевшим (п. 12 ч. 2 ст. 42 УПК РФ);
• гражданским истцам, их представителям в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску (п. 13 ч. 4 ст. 44 УПК РФ);
• гражданским ответчикам и их представителям в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска (п. 9 ч. 2 ст. 54, ч. 2 ст. 55 УПК РФ);
Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда
138
• сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их предста- вителям (ч. 1 ст. 35 ГПК РФ);
• реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти — родствен- никам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уго- ловных и административных дел и получения с них копий (ст. 11 Закона Россий- ской Федерации от 18.10.1991 № 1761–1 «О реабилитации жертв политических репрессий»).
Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда. Данное письменное заяв- ление с разрешающей резолюцией председателя суда (его заместителя) подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда.
В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.
Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судеб- ного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.
Выше перечисленные лица вправе знакомиться с делом. После озна- комления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник архива суда в присутствии лица, которое ознакомилось с су- дебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела уполномо- ченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение ма- териалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда либо его заместителю.
Необходимо учитывать, что копии судебных актов могут быть предо- ставлены и иным лицам, чьи интересы непосредственно затронуты су- дебным актом. Такое действие может быть осуществлено только с раз- решения председательствующего судьи или председателя суда, а также в случае его отсутствия — заместителя председателя суда, на основании исполнения письменного заявления, в котором должно быть указано о нарушении прав или законных интересов данного лица в связи с дан- ным судебным актом.
Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявле- нию с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (его заместителя). Выдача таких копий из судебного дела специалистом архива иным лицам и организациям производится по письменному запросу или заявлению на основании резолюции пред- седателя суда (его заместителя).
139
7.3.Использованиедокументовархивасудаирегулированиедоступакним
С приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу, снимаются копии, которые заверяются подписями судьи и секре- таря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда и гербо- вой печатью суда.
Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью
«пронумеровано и скреплено печатью ___ листов, подпись ________» с указанием суда, которым выдается копия документа, подпись скрепля- ется печатью суда с воспроизведением Государственного герба Россий- ской Федерации. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.
По действующему правилу ведения делопроизводства в федераль- ных судах общей юрисдикции, если вышестоящим судом было изменено ре- шение нижестоящего суда, то на соответствующей копии судебного решения должна быть произведена соответствующая отметка. Также на выдаваемой копии судебного акта должна быть сделана отметка о дате вступления его в законную силу, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находилось дело
(п. 11.12).
Копии запрашиваемых судебных актов, копии аудиозаписи судебных засе- даний изготавливаются работником архива суда в срок не более тридцати рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления (п. п. 11.13
Инструкции).
В условиях применения электронного документооборота в судах для реализации права на изготовление копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, должно представить в суд материальный носитель инфор- мации. Как правило, такими носителями являются флеш-карта либо диск. При этом суд должен иметь техническую возможность для работы с данными носителями информации. Каждый такой материальный но- ситель должен быть проверен перед записью и отформатирован. Запись
Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда
140
запрашиваемого аудиофайла должна осуществляться на локальном ком- пьютере, который не присоединён к сети Интернет. Копия аудиозаписи судом не заверяется.
Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 1 июля
2019 г. № 124 были утверждены «Правила формирования электронного хранилища дел и документов судов общей юрисдикции».
Основное начало ведения современного архивного делопроизводства в судах, согласно данному доку- менту, заключается в обеспечении перевода бумажных носителей информации на элек- тронные только при наличии технической возможности в суде (п. 1.2).
Цель формирования электронного хранилища дел и документов заклю- чается в формировании единого хранилища дел и документов, с исполь- зованием автоматизированного учёта, комплектования, хранения и ис- пользования.
Из общей массы переводимых в электронный вид судебных документов должны быть исключены: сведения, содержащие государственную тайну и иные све- дения, которые не подлежат разглашению в соответствии с действующим законода- тельством, а также документы, содержащие информацию ограниченного распростра- нения (п. 1.5).
В рассматриваемых Правилах установлены следующие термины и определения: авторизированный пользователь, лицо, допущенное к ГАС «Правосудие», архивные документы, лицо, ответственное за фор- мирование электронного хранилища судебных дел и документов (лицо, ответственное за формирование ЭХСД), сканирование документа, уча- сток сканирования, электронный образ документа и т. д. Нормативно конкретизированы и некоторые вопросы, которые могут возникать в ходе сканирования материалов единиц текущего документооборо- та. К примеру, в исключительных случаях, в целях обеспечения каче- ственного сканирования, допускается расшивать материалы судебных дел (п. 4.6). Однако в любом случае запрещено расшивать документы, если это может привести к нарушению их целостности. Не допускается нарушать целостность нитей в оригиналах документов, представляемых по запросу суда, в заключениях экспертных организаций, а также иных скреплённых документов, на которых присутствует удостоверительная надпись. Результатом сканирования документов должен явиться элек- тронный образ документа в формате PDF (200–300 dpi) c колонтиту- лами, который содержит необходимые идентификационные данные.
Обязательным является резервное копирование. Особенностям порядка перевода архивных документов посвящён раздел VI данного Порядка.
Техническая поддержка создания ЭХСД осуществляется работниками
141
7.3.Использованиедокументовархивасудаирегулированиедоступакним
филиалов ФГБУ ИАЦ Судебного департамента в субъектах Россий- ской Федерации.
По заявлению или запросу участников уголовного, гражданского су- допроизводства и участников производства по делам об административ- ных правонарушениях могут выдаваться из судебных дел представленные ими подлинные документы и их надлежащим образом заверенные копии.
Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежа‑
щим образом заверенные копии выдаются указанным лицам уполномочен- ными работниками архива суда на основании письменного заявления, а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия — на осно- вании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заяв- лении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция председателя суда (или его за- местителя).
Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.
При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заве- ренных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, по- лучившего документ, его процессуальное положение по делу, данные до- кумента, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее до- кумент, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись.
При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и под- шить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.
Документы, на основании которых из судебного дела выданы под- линники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа по почте заказным письмом в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим но- мером и датой.
Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок устанавливаются председателем суда.
Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда
142
Значительное место в работе архива суда занимает выдача по запросам
пользователей архивных справок, выписок, копий документов.
123
Архивная справка — документ, содержащий архивную информацию о пред- мете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена
1
Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста ар- хивного документа, относящуюся к определённому вопросу, факту или ли- цу, с указанием поисковых данных документа
2
Архивная копия — документ, воспроизводящий текст или изображение ар- хивного документа, с указанием его поисковых данных
3
Запросы пользователей, поступающие в архив, подразделяются на те- матические и социально-правовые. При исполнении запросов со- циально-правового характера необходимо учитывать Методические рекомендации Федерального архивного агентства по этому вопросу.
В соответствии с Методическими рекомендациями правом получать кон- фиденциальные персональные данные обладает субъект персональных данных (человек, информация о котором содержится в документе), если это не противоречит законодательству Российской Федерации, а после смерти субъекта персональных данных — его наследники (при наличии свидетельства о смерти субъекта информации), а также доверенные лица субъекта персональных данных, его наследников, при наличии нотари- ально заверенных доверенностей.
Правом на получение конфиденциальных персональных данных, при обосновании цели и формы их использования, обладают также со- трудники организаций — фондообразователей и их правопреемников,
1
См. подробнее: п. 5.12 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других ар- хивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправ- ления и организациях, утв. приказом Министерства культуры от 31.03.2015 № 526.
2
Там же. Пункт 5.13.
3
Там же. Пункт 5.15.