Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования А. с. Мамыкин н. А. латышева Коллектив.pdf

143
7.3.Использованиедокументовархивасудаирегулированиедоступакним

органов государственной власти, судов, органов прокуратуры, предва- рительного следствия, дознания — по делам, находящимся в их про- изводстве в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.
Выделяются тематические группы конфиденциальных персональных данных (схема 20).
Схема 20. Тематические группы конфиденциальных персональных данных
(приложение № 1 к Методическим рекомендациям по исполнению запросов
социально-правового характера, подготовленным ВНИИДАД)
сведения, содержащиеся в актах гражданского состояния (дата ро- ждения, бракосочетания, расторжения брака (развода), смерти)
информация о политических взглядах, религиозных или философ- ских убеждениях биометрические персональные данные (сведения, которые характе- ризуют физиологические особенности человека, на основе которых можно установить его личность)
информация о частной жизни информация о личной, семейной тайне информация об интимной жизни информация, составляющая тайну усыновления (удочерения)
информация о состоянии здоровья информация о судимости информация об имущественном и финансовом положении информация об интеллектуальной собственности персональные данные работника сведения, создающие угрозу для безопасности человека

Глава7.Хранениеииспользованиедокументовархивасуда

144
При исполнении запросов социально-правового характера необхо- димо учитывать Методические рекомендации Федерального архивного агентства по этому вопросу. В соответствии с Методическими рекомен- дациями правом получать конфиденциальные персональные данные обладает субъект персональных данных (человек, информация о ко- тором содержится в документе), если это не противоречит законода- тельству Российской Федерации, а после смерти субъекта персональ- ных данных — его наследники (при наличии свидетельства о смерти субъекта информации), а также доверенные лица субъекта персональ- ных данных, его наследников, при наличии нотариально заверенных доверенностей.
По запросу пользователей электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме либо пересылаются по информацион- но-телекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных доку- ментов заверяются электронной подписью председателя суда или иного уполномоченного им должностного лица.

7.3.Использованиедокументовархивасудаирегулированиедоступакним

6. Какими мероприятиями обеспечивается сохранность документов в ар- хиве суда?
7. Какие мероприятия разрабатываются в архиве суда на случай возникно- вения чрезвычайных обстоятельств?
8. Кто и в каком порядке проводит проверку наличия и состояния докумен- тов в архиве суда?
9. В каком порядке производится выдача судебных дел, находящихся в ар- хиве суда?
10. Кто имеет право на снятие копий документов с материалов дела, нахо- дящегося в архиве суда?
11. Кто и в каком порядке вправе знакомиться с делом в архиве суда?
12. В каком порядке выдается копия документа из судебного дела, находя- щегося в архиве суда?
13. В каком порядке исполняются запросы пользователей архивной инфор- мацией?

146
ГлаВа 8
Организация работы по отбору и передаче документов суда на хранение в государственный (муниципальный) архив
8.1. Состав документов судов, передаваемых на хранение в государственный (муниципальный) архив
Конституционный Суд РФ, конституционные суды субъектов Рос- сийской Федерации, система федеральных судов общей юрисдикции, система арбитражных судов, система органов Судебного департамента при Верховном суде РФ и мировые судьи являются источниками ком- плектования государственных (муниципальных) архивов
1
В процессе деятельности этих судов образуются различные докумен- ты, которые составляют документальный фонд суда. Часть докумен- тального фонда этих органов включается в учетные документы архива и составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве суда. Этот фонд включает документы Архивного фонда Россий- ской Федерации, документы по личному составу и документы временных
(свыше 10 лет) сроков хранения.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно на- ходящиеся на хранении в архивах судов, по истечении сроков их времен- ного хранения в архиве суда передаются на постоянное хранение в со- ответствующий государственный (муниципальный) архив. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в государствен- ный архив не передаются
2 1
См.: Приложение № 2 к Информационному письму Федерального архивно- го агентства от 14 декабря 2012 года № 6/2226-Н «О Методических рекомендациях
«Определение организаций — источников комплектования государственных и му- ниципальных архивов».
2
См. подробнее: параграф 5.2.

147
8.1.Составдокументовсудов,передаваемыхнахранениевгосударственный
(муниципальный)архив
При ликвидации организации документы постоянного хранения и до- кументы по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в упорядоченном состоянии в соответствующий государ- ственный (муниципальный) архив.
В судах общей юрисдикции дела общего делопроизводства, которые имеют постоянный срок хранения, и судебные дела постоянного сро- ка хранения, по истечении их временного, 15-летнего срока хранения, должны передаваться на постоянное хранение в государственный архив при наличии соответствующего договора
1
. Аналогичные правила действу- ют, к примеру, и в Конституционном Суде РФ. Дела постоянного хране- ния в Архиве данного Суда хранятся, как правило, в течение пятнадцати лет, после чего передаются на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации
2
Данные сроки являются основным ориентиром в деятельности ар- хивных подразделений судов (схема 21). Однако необходимо учитывать, что возможна и досрочная передача документов постоянного хранения
1
См.: п. 13.1 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учё- та и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных су- дов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента от 19.03.2019 № 56.
2
См.: п. 3.4.8 Инструкции по делопроизводству в Конституционном Суде Рос- сийской Федерации.
Схема 21. Сроки передачи документов судов общей юрисдикции
на государственное хранение
Дела общего делопроиз- водства и судопроизвод- ства постоянного срока хранения — по истече- нии 15-летнего срока хранения в архиве суда
Документы пo личному составу — по истечении
75-летнего срока хране- ния в архиве суда

Глава8.Организацияработыпоотборуипередачедокументовсуданахранение
вгосударственный(муниципальный)архив
148
при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности до- кументов Архивного фонда РФ, при угрозе утраты (уничтожения) доку- ментов, а также по просьбе суда-источника комплектования на основа- нии соответствующего договора.
Перечень документов федеральных судов с указанием сроков хране- ния утвержден Судебным департаментом при Верховном Суде РФ и со- гласован решением Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве
1
В соответствии с этим нормативным правовым актом в государствен‑
ные (муниципальные) архивы, по истечении определённого срока хранения
в судах и согласования описей дел постоянного хранения с экспертно‑про‑
верочными комиссиями соответствующих архивов передаются следующие
документы общего делопроизводства постоянного срока хранения: штатные расписания судов; положения об отделах; годовые планы работы; годо- вые статистические отчёты различных форм и наименований; докумен- ты заседаний президиума суда и т. д.
В описи дел постоянного хранения, с целью подготовки их передачи на хра‑
нение в государственные и муниципальные архивы, в зависимости от ком‑
петенции суда, включаются следующие категории судебных дел: о праве собственности на землю; о защите интеллектуальной собственности; гра- жданские дела, связанные с государственной тайной; гражданские дела о забастовках; дела о приостановлении (запрете) деятельности или ликви- дации партий и объединений, религиозных организаций и средств массо- вой информации; дела о реабилитации жертв политических репрессий; дела об установлении факта регистрации рождения, усыновления (удоче- рения), брака, расторжения брака, смерти; дела об установлении репрес- сии; дела о признании гражданина безвестно отсутствующим или умершим; дела о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния; подлинники судебных решений и их копии с последующими определениями вышестоящих судов, изъятые из гражданских дел с истек- шими сроками хранения; дела о преступлениях, за которые назначено на- казание в виде пожизненного лишения свободы; дела по особо тяжким пре- ступлениям; подлинники приговоров и других судебных актов (и их копии) с последующими определениями (постановлениями) вышестоящих судов, изъятые из уголовных дел с истекшими сроками хранения и т. д.
1
См.: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.06.2012 № 112
«Об утверждении перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с ука- занием сроков хранения».

149
8.2.Передачадокументовархивасуданахранениевгосударственный
(муниципальный)архив
Перечень документов и сроки хранения определенных категорий документов, образовавшихся после издания Перечня документов феде- ральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, согла- совывается Центральной экспертно-проверочной комиссией при Фе- деральном архивном агентстве по представлению соответствующего федерального суда общей юрисдикции и экспертно-проверочной комис- сии уполномоченного органа исполнительной власти субъектов Россий- ской Федерации в области архивного дела.
8.2. Передача документов архива суда на хранение в государственный (муниципальный) архив
Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшие- ся в суде, передаются на постоянное хранение в соответствующий госу- дарственный (муниципальный) архив, по общему правилу, по истечении сроков их временного хранения в архиве суда.
По ходатайству председателя суда государственный (муниципальный) архив может в письменном виде разрешить продлить сроки хранения до- кументов в архиве суда в случае необходимости практического исполь- зования документов судом.
Согласно Приказу Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г.
№ 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектова- ния, учета и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» передача до‑
кументов на постоянное хранение может быть осуществлена и досрочно: при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности до- кументов Архивного фонда Российской Федерации; при угрозе утраты
(уничтожения) документов; по просьбе организации на основании до- говора с государственным (муниципальным) архивом.
Продление сроков хранения документов в архиве суда допускается по письменному разрешению государственного (муниципального) архива.
Передача документов постоянного хранения в государственный (му- ниципальный) архив осуществляет в соответствии с планом, утвержден- ным руководителем соответствующего архива. Этот план согласовыва- ется с судом, который передает дела.
Перед сдачей дел на постоянное хранение работник отдела дело/су- допроизводства, ответственный за работу архива, проводит совместно

Глава8.Организацияработыпоотборуипередачедокументовсуданахранение
вгосударственный(муниципальный)архив
150
с представителем государственного архива проверку наличия, физиче- ского и санитарно-гигиенического состояния дел (нарядов) и дел обще- го делопроизводства, включенных в годовые разделы описей по струк- турным подразделениям.
При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах
(нарядах) и делах общего делопроизводства работник аппарата суда, от- ветственный за их ведение, составляет соответствующий акт, с указани- ем сущности и причины повреждения. Акт утверждается председателем суда (председателем судебной коллегии).
Акты о неисправимых повреждениях документов должны быть рас- смотрены и согласованы на заседании экспертно-проверочной комис- сии. В случае наличия такой возможности, устранение дефектов должно быть произведено ответственным работником аппарата суда.
Архивные документы принимаются в государственный и муниципаль- ный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-спра- вочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. В состав научно-справочный аппарата входят: учетная докумен- тация, картотеки, в которых сведения о содержании документальных мате- риалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках; историче- ские справки и дополнения к ним как носящие первичную информацию.
При приёме документов в государственный (муниципальный) ар- хив проводится итоговая, поединичная проверка их состояния и ком- плектности. На всех экземплярах описи дел, документов проставляются отметки о приёме архивных документов в архив. При первой передаче документов в государственный (муниципальный) архив передается ис- торическая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.
Передача дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив оформляется актом приема-передачи доку- ментов, который составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта остается в государственном (муниципальном) архиве. Второй экземпляр акта возвращается в архив суда после его оформления. Вместе с докумен- тами передаются 3 экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электроном виде
1 1
См.: Приложение № 23 к Приказу Судебного департамента при Верховном Су- де РФ от 19.03.2019 № 56 (ред. от 16.07.2019) «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (элек- тронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции».

151
8.3.Ответственностьзанарушенияведенияархивногоделопроизводствавсудах

Если при передаче дел будет обнаружено расхождение между итого- вой записью описи дел и фактическим наличием передаваемых дел (на- рядов) и дел общего делопроизводства, то оформляется новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие дел (нарядов) и до- кументов и номера отсутствующих дел.
Номера отсутствующих дел (нарядов) и дел общего делопроизводства фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение. К это- му акту прилагается справка суда о причинах отсутствия этих докумен- тов. После передачи документов в государственный (муниципальный) архив суд принимает меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с гл. 38 ГПК РФ.
При ликвидации суда — источника комплектования государствен- ных (муниципальных) архивов образуется ликвидационная комиссия, в обязанность которой входит передача дел и имущества. В состав этой комиссии включается представитель государственного (муниципально- го) архива.
8.3. Ответственность за нарушения ведения архивного делопроизводства в судах
В соответствии с ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» юри- дические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законо- дательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством
Российской Федерации (ст. 27).
Рядом авторов предлагается ввести отдель- ный юридический институт служебной ответственности государствен- ных гражданских служащих
1
Работники аппаратов судов, обеспечивающие деятельность архи- вов, являются государственными гражданскими служащими. Их дей- ствия должны соответствовать требованиям служебных контрактов и должностных регламентов. Служебная дисциплина на граждан- ской службе заключается в обязательном для гражданских служащих
1
См., например: Кадрина Н. А. К вопросу о служебной ответственности госу- дарственных гражданских служащих // Российская юстиция. 2015. № 3; Доброба‑
ба М. Б. Служебная деликтность: понятие и значение для формирования дисципли- нарной ответственности в системе государственной службы Российской Федерации //
Административное и муниципальное право. 2016. № 4 и т. д.

Глава8.Организацияработыпоотборуипередачедокументовсуданахранение
вгосударственный(муниципальный)архив
152
соблюдении служебного распорядка судов и персональных должност- ных регламентов.
дисциплинарный проступок — неисполнение или ненадлежащее исполне- ние гражданским служащим по его вине возложенных на него служебных обязанностей
1
За совершение дисциплинарного проступка председатель суда (или иной представитель нанимателя, например, руководитель органа ис- полнительной власти субъекта РФ — в отношении работников аппарата судебного участка мирового судьи) имеет право применить одно из сле- дующих дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, предупрежде- ние о неполном должностном соответствии, увольнение с гражданской службы. Следует учитывать, что если дисциплинарным проступком ра- ботника архива суда был причинен материальный ущерб, то кроме дис- циплинарного взыскания на него может быть возложена обязанность возместить данный ущерб.
1
Порядок применения и снятия дисциплинарного взыскания на го- сударственной гражданской службе определен действующим законода- тельством
2
За нарушение установленных правил хранения, комплектования, учёта или исполь- зования архивных документов, лицо может быть привлечено к административной от- ветственности (ст. 13.20 КоАП РФ).
Право составлять протоколы об административных правонаруше- ниях имеют руководители органов исполнительной власти в сфере ар- хивного дела, их заместители и начальники структурных подразделений данного органа
3
. При этом необходимо установить причинно-следствен- ную связь между действиями/бездействием ответственных за ведение
1
Пункт 1 ст. 57 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
2
Статья 58 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гра- жданской службе Российской Федерации» / СПС «КонсультантПлюс».
3
Приказом Росархива от 18 февраля 2002 г. № 18 «Об организации работы архив- ных органов по реализации Федерального закона «О введении в действие Кодекса
Российской Федерации об административных правонарушениях» установлен кон- кретизированный перечень должностных лиц, уполномоченных составлять протоко- лы об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20, ч. 1 ст. 19.4, ч. 1 ст. 19.5, ст. 19.6, 19.7 Кодекса.