Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования А. с. Мамыкин н. А. латышева Коллектив.pdf

Архивное дело в суде
168
количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фик- сирующий изменения в названии архивного фонда.
Литерный номер — номер в деле, состоящий из цифровой нумерации с присо- единением буквенного обозначения, который возникает вследствие нарушений в ведении цифровой нумерации, выраженной в наличии непронумерованных страниц (например, «15а», «17а», «17 б»).
Лицо, ответственное за формирование электронного хранилища судебных дел
и документов (ЭХСд) — работник аппарата суда, на которого в соответствии с должностным регламентом или приказом (распоряжением) председателя суда возложены обязанности за один или несколько этапов перевода в электронный вид документов суда (сканирования) и по формированию электронного храни- лища судебных дел и документов.
Н
Наряд — сброшюрованное дело документов одной категории, сформирован- ное в алфавитном порядке, в хронологической последовательности или в хроно- логическо-тематической последовательности.
Номенклатура дел, нарядов и производств суда (сводная) — оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наимено- ваний) судебных дел, нарядов, производств, книг и журналов регистрации (учёта) документов, реестров, карточек, заводимых в судебных коллегиях, судебных со- ставах, структурных подразделениях суда, либо по определённым направлениям деятельности суда (если аппарата суда состоит из работников, замещающих от- дельные должности) с указанием сроков их хранения, отражающий состав и ор- ганизацию документального фонда суда.
Номенклатура дел судебных коллегий, судебных составов и структурных под-
разделений суда — оформленный в установленном порядке систематизиро- ванный перечень заголовков (наименований) судебных дел, нарядов, произ- водств, книг и журналов регистрации (учёта) документов, реестров, карточек, заводимых в отдельных судебных коллегиях, судебных составах, структурных подразделениях суда, либо по определённым направлениям деятельности суда
(если аппарата суда состоит из работников, замещающих отдельные должно- сти) с указанием сроков их хранения, отражающий состав и организацию до- кументов данной судебной коллегии, судебного состава, структурного подраз- деления суда, который представляется в отдел делопроизводства (общий отдел) до 1 ноября текущего года.
О
Опись дел — архивный справочник, представляющий систематизированный перечень судебных дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

169
Глоссарий

Организация архивного делопроизводства в суде — комплекс мероприятий правового, кадрового, ресурсного и иного характера, осуществляемых уполно- моченными субъектами, направленных на создание надлежащих условий для хранения, комплектования, учета и использование архивных документов в суде.
П
Паспорт архива суда — учётный документ периодической отчётности, кото- рый содержит сведения об объёме хранящихся документов, составе поисково- справочного аппарата и условиях хранения документов.
Планирование работы архива суда — это процесс, позволяющий оптимально распределить ресурсы кадровые и материальные суда в целях обеспечения ком- плектования и сохранности документов в архивах судов в соответствии с дей- ствующим нормативным правовым регулированием и комплексом документов информационно-методического обеспечения.
Подготовка описи дел — создание архивного справочника, представляющего перечень заголовков дел, который предназначен для идентификации дел — рас- крытия их состава и содержания с целью систематизации внутри фонда и обес- печения учёта документов.
Проверка ведения архивного дела — проведение совокупности мероприятий, направленных на удостоверение степени соответствия исследуемых объектов контроля в сфере архивного дела действующим нормативным требованиям и ре- комендациям, а также выработке рекомендаций и оказания практической помо- щи ответственным должностным лицам аппаратов судов.
Профессиональные знания в обеспечении архивного делопроизводства — сово- купность теоретических сведений и познаний, а также осведомлённость в сфе- ре ведения архивного дела, которые необходимы для качественного исполнения должностных обязанностей с целью достижения результатов профессиональной служебной деятельности.
Р
Реставрация документов — восстановление первоначальных или близких к ним свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
С
Систематизация архивных документов — деятельность специалистов, обес- печивающих деятельность архива, по формированию единиц хранения из по- ступивших в архив архивных документов, внесение их в описи и оформление в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.
Список фондов — учетный документ, который содержит перечень официаль- ных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

Архивное дело в суде
170
Срок хранения документов — период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе архивного фонда суда, Архивного фонда Российской Федерации.
Старение документов — комплексный процесс, постоянно происходящий в ходе обеспечении хранения документов в архивохранилищах судов.
У
Уничтожение архивных документов (судебных дел, материалов, производств) — исключение документов суда из состава его архивной коллекции посредством специально определённого порядка, включающим в себя оставление на посто- янное хранение итоговых судебных актов и судебных постановлений, связанных с их обжалованием, сопровождаемое их уничтожением в установленном порядке.
Управление архивным делом — осуществление уполномоченными субъектами организационно-управленческих мероприятий и решений, направленных на упо- рядочение и координацию функционирования архива суда в целях своевремен- ного, полного и правильного комплектования, хранения, учета и использования документов, образующихся в ходе осуществления судопроизводства и судебного делопроизводства и состояния.
Учет архивных документов — определение количества и состава архивных до- кументов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных до- кументах для контроля их наличия.
Ф
Формирование дел (материалов, нарядов) в судах судебной системы Российской
Федерации — группировка документов по их принадлежности согласно их отно- симости к тем или иным судебным производствам, а также номенклатуре дел суда.
Формирование электронного хранилища судебных дел и документов (форми-
рование ЭХСд) — процесс обработки судебных дел и документов лицом, ответ- ственным за формирование ЭХСД, путём сканирования и создания электронных графических образов, полностью воспроизводящих идентичную информацию, содержащуюся на бумажных носителях, и дальнейшее их размещение в элек- тронном хранилище судебных дел и документов.
Х
Хранение документов в архивах судов судебной системы Российской Федера-
ции — комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности до- кументов в процессе их старения.
Э
Экспертиза ценности документов, образующихся в деятельности суда, — из- учение документов на основании критериев определения ценности и установ- ления сроков хранения в целях их дальнейшего отбора на постоянное хранение.

Глоссарий

Электронное хранилище судебных дел и документов (ЭХСД) — автоматизиро- ванная система (либо подсистема системы автоматизации судебного делопроиз- водства, системы электронного документооборота), предназначенная для элек- тронного хранения судебных дел и документов, переведённых в электронный вид, в том числе находящихся на хранении в архиве суда.
Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного
на бумажном носителе) — переведённая в электронную форму в формате PDF- файла (размещение не менее 200–300 dpi) с помощью средств сканирования ко- пия подлинных судебных дел и документов, переведённых в электронный вид, в том числе находящихся на хранении в архиве суда.

172
Приложение 1
Типовой образец
Положения об архиве суда
(на примере суда субъекта РФ)
1 1. Основные положения
1.1. Настоящее Положение регулирует вопросы организации архивного де- лопроизводства, задачи, функции и права, состав документов архива ХХХ (на- именование) суда (далее — архив).
1.2. Архив суда входит в состав отдела делопроизводства (общего отдела суда).
1.3. Архив в своей деятельности руководствуется действующим законодатель- ством, включая Федеральный конституционный закон от 07.02.2011 № 1-ФКЗ
«О судах общей юрисдикции в Российской Федерации», Федеральные законы:
«Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, «Об обес- печении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» от 22.12.2008 № 262-ФЗ, подзаконными нормативно-правовыми актами, изда- ваемыми Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации в рамках установленных полномочий, Правилами организации хранения, ком- плектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённые приказом Ми- нистерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, Примерным положением об архиве организации, утверждённым приказом Федерального ар- хивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 42, иными нормами и методическими рекомендациями в сфере ведения архивного делопроизводства.
1.4. Непосредственным основанием для организации ведения делопроизвод- ства в архиве являются нормы в действующей редакции: Инструкции по судебно- му делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования, а также Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указани- ем сроков хранения.
1.5. Архив действует во взаимодействии со всеми структурными подразделе- ниями суда, судьями и помощниками судей.
1
Данный образец Положения об архиве является расширенным по своему регули- рованию и образует 8 разделов, часть которых не являются обязательными, тогда как
Примерное положение об архиве организации, утверждённое приказом Федерально- го архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 42, имеет 5 разделов.

173
Приложение1

1.6. Деятельность архива осуществляется на основе годового (полугодового) плана работы архива, включающего план-график приёма дел в архив из струк- турных подразделений суда. По итогам работы за текущее полугодие составля- ется отчёт о выполнении плановых заданий, с внесением в него сведений о вы- полнении мероприятий, не включённых в план.
1.7. Организация архивного делопроизводства осуществляется под непосред- ственным контролем экспертной комиссии суда, в сотрудничестве по вопросам ведения документооборота и комплектования Архивного фонда Российской
Федерации с агентством по делам архивов ХХХ области и Государственным ар- хивом ХХХ области.
2. Задачи, функции и права архива
2.1. Основными задачами архива являются:
• комплектование архива документами, переданными на хранение структур- ными подразделениями суда, согласно номенклатуре дел суда;
• учёт и обеспечение сохранности документов;
• создание учётно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов;
• подготовка и передача документов на постоянное хранение в Государ- ственный архив;
• методическое руководство и контроль за формированием и оформлени- ем дел в структурных подразделениях суда и своевременной их передачей на архивное хранение ХХХ области, в соответствии с требованиями, уста- новленными действующим Перечнем документов федеральных судов об- щей юрисдикции с указанием сроков хранения.
2.2. Архивный фонд суда формируется в соответствии со ст. 20 Федерального конституционного закона № 1-ФКЗ от 31 декабря 1996 г. «О судебной системе
Российской Федерации», устанавливающей компетенцию верховных судов рес- публик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов.
2.3. В целях выполнения основных задач архив суда осуществляет следую- щие функции:
• составляет планы взаимодействия со структурными подразделениями су- да, являющимися источниками комплектования архива, по приёму-сдаче дел на архивное хранение, осуществляет их реализацию;
• учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
• создаёт и поддерживает в актуальном состоянии справочно-поисковый аппарат к документам архива;
• участвует в электронном документообороте суда в рамках действия Госу- дарственной автоматизированной системы «Правосудие»;

Архивное дело в суде
174
• обеспечивает консультативное и информационное обеспечение деятель- ности судей и работников аппарата суда;
• обеспечивает использование архивных документов по запросам судей и работников аппарата суда, граждан, государственных органов и орга- низаций, — ведёт учёт и анализ использования единиц архивного хра- нения;
• осуществляет необходимую подготовку в решении вопросов, предлагаемых для рассмотрения на заседаниях экспертной комиссии суда;
• проводит комплекс организационных и методических мероприятий по пе- редаче документов на постоянное хранение;
• обеспечивает своевременное уничтожение архивных документов суда, сро- ки хранения которых истекли;
• осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях суда при их подготовке к сдаче в архив;
• организует работу по составлению номенклатуры дел суда, а также внесе- нию в её текст изменений в текущем порядке;
• участвует в подготовке локальных нормативных актов по ведению архив- ного делопроизводства в суде, утверждаемых приказами (распоряжения- ми) председателя суда;
• во взаимодействии с отделом информатизации суда, специалистами ФГБУ
«ИАЦ ГАС «Правосудие» в ХХХ области, участвует в создании электрон- ного архива суда, обеспечивает сохранность и использование электрон- ных дел.
2.4. Для выполнения основных задач и функций специалисты архива суда имеют право:
• требовать от структурных подразделений суда своевременной передачи в архив документов в подготовленном для их хранения виде, в соответ- ствии с установленными требованиями;
• контролировать соответствие работы с документами в структурных под- разделениях суда требованиям делопроизводства в связи с подготовкой судебных дел, нарядов и журналов к архивному хранению;
• запрашивать от структурных подразделений суда необходимые для рабо- ты архива сведения;
• участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой
России, управления по делам архивов ХХХ области, Государственным ар- хивом ХХХ области, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления;
• представлять председателю суда предложения по совершенствованию ор- ганизации хранения, учёта и использования архивных документов в суде;
• в случае необходимости принимать участие в деятельности экспертно-про- верочной комиссии Государственного архива ХХХ области.

175
Приложение1

3. Состав документов архива
3.1. Документальный фонд архива состоит из совокупности документов Ар- хивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образую- щихся в деятельности суда.
3.2. Учёт документов в архиве суда строится на основе соблюдения принци- пов: централизации, выраженных в применении единых единиц учёта; унифи- кации, основанной на соблюдении преемственности учёта архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учётные документы или составлением новых учётных документов; полноты и достоверности учёта.
3.3. Архивный фонд включает в себя документы временного срока хранения
(до 10 лет включительно), документы долговременного срока хранения (свы- ше 10 лет), документы постоянного (вечного) хранения, в том числе документы по личному составу.
При наличии соответствующего распоряжения председателя суда (замести- теля председателя суда, председателя судебной коллегии) документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) в архив суда не передаются. По истече- нии временных сроков хранения их уничтожение осуществляется работниками структурными подразделений суда, обеспечивавшими их сохранность, при усло- вии одобрения соответствующих актов о выделении к уничтожению докумен- тов, сроки хранения которых истекли, на заседании экспертной комиссии суда, при обязательном участии администратора суда.
3.4. Каждый учтённый в архиве суда документ является единицей хранения.
Единицы хранения включаются в описи, систематизируются и оформляются в порядке, который обеспечивает их поиск и использование. Непосредствен- ная подготовка дел и нарядов к архивному хранению возлагается на работников аппарата суда, которые отвечают за формирование и оформление дел (материа- лов), нарядов, журналов в соответствующих структурных подразделениях суда.
3.5. Основными учётными документами в архиве суда являются: список фон- дов; лист фонда; описи дел; реестр описей; паспорт архива; опись дел постоян- ного хранения; дело фонда.
3.6. Вспомогательными учётными документами являются: описи дел временного
(свыше 10 лет) срока хранения; описи дел по личному составу; протоколы эксперт- ной комиссии суда; журнал регистрации запросов и выданных справок из архива, ал- фавитный указатель регистрации запросов, журнал регистрации выдачи документов из архива во временное пользование, журнал учёта выдачи дел из архива по запро- сам Верховного Суда Российской Федерации; описи нарядов, журналов и дел, сдан- ных структурными подразделениями на хранение в архив суда; журнал учёта выдачи дел для ознакомления адвокатам, прокурорам, потерпевшим, гражданскому истцу, ответчику; журнал учёта документов, приобщённых к материалам судебных дел.