Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования А. с. Мамыкин н. А. латышева Коллектив.pdf

Архивное дело в суде
176
3.7. Основаниями каждой записи в основных учётных документах является:
3.7.1. При поступлении документов в архив суда:
• приёмо-сдаточные акты структурных подразделений суда;
• номенклатура дел суда за соответствующий год.
3.7.2. При выбытии документов из архива суда:
• акт приёма-передачи документов на постоянное хранение в Государствен- ный архив ХХХ области;
• акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.
3.8. По результатам ведения архивного делопроизводства (составление свод- ных описей, составления описей особо ценных дел и документов, создания объ- единённых архивных фондов, проверки наличия и состояния документов, вы- верки учётных документов) оформляются соответственно: сводная опись дел постоянного и долговременного срока хранения, опись особо ценных дел, акт об образовании объединённого архивного фонда (в случае его наличия), акт о технических ошибках в учётных документах, акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду.
4. Организация работы архива
4.1. Режим работы архива суда организован согласно Правилам внутреннего распорядка ХХХ суда, которые регулируют рабочее время и время отдыха.
4.2. Элементами информационно-справочного аппарата суда являются опи- си дел, каталоги, базы данных, выполняющие функции справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки, хранящиеся в архиве суда, учётно-регистрационные базы данных ГАС «Правосудие».
4.3. При составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке к передаче дел в архив в суде осуществляется экспертиза цен- ности документов. В состав экспертной комиссии суда (далее — ЭК суда) в обя- зательном порядке включается работники аппарата суда, обеспечивающие дея- тельность архива.
Основные задачи и функции ЭК суда, порядок проведения экспертизы цен- ности документов содержатся в Положении об экспертной комиссии суда, утвер- ждаемом председателем ХХХ суда.
4.4. Размещение архивных документов, включая требования к помещению, режиму хранения документов, средствам хранения документов, должно соответ- ствовать действующим стандартам и нормам.
4.5. Исполнение запросов граждан и организаций работниками аппарата суда осуществляется в форме архивных справок, архивных копий и архивных выписок.
Срок исполнения запроса — 30 дней со дня регистрации обращения во вхо- дящей корреспонденции суда. При сложных запросах срок может быть продлён, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

177
Приложение1

Пересылка запросов по принадлежности в другие организации или архивы, включая архивы районных судов осуществляется в течение пяти дней с момен- та регистрации обращения в журнале учёта входящей корреспонденции суда.
4.6. Право на ознакомление с судебными делами, находящимися в архиве, должно соответствовать действующим процессуальным нормам, Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных окру- гов. Делопроизводство архива суда по снятию и предоставлению копий документов из судебных дел организуется на основе распоряжения (приказа) председателя суда.
4.7. Ознакомление с материалами судебных дел, при получении соответствую- щего разрешения председателя суда, осуществляется под контролем работника аппарата суда, обеспечивающего деятельность архива. При этом в справочном листе истребуемого дела, а также в журнале учёта выдачи дел для ознакомления производятся необходимые отметки.
4.8. В служебном помещении архива суда оборудуется место для ознакомле- ния с материалами судебных дел, отвечающее имеющимся требованиям безопас- ности и обеспечения сохранности выдаваемых для временного использования единиц архивного хранения.
5. Сроки и порядок сдачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства в Государственный архив ХХХ области
5.1. Подготовка документов к сдаче на хранение в Государственный архив
ХХХ области осуществляется во взаимодействии с ответственными специали- стами данного учреждения (куратором).
5.2. Передача документов постоянного срока хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом, согласованным с ответственным должностным лицом государственного архива.
5.3. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской
Федерации, которые подлежат передаче на хранение в государственный архив, определяются согласно ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Россий- ской Федерации».
5.4. Сдача дел (нарядов) в государственный архив осуществляется в соответ- ствии с действующими требованиями в сфере архивного делопроизводства и доку- ментационного обеспечения управления, действующими в Российской Федерации.
6. Контроль за состоянием хранения документов, их наличия в архиве суда
6.1. Непосредственный текущий контроль за ведением делопроизводства в архиве суда осуществляется начальником отдела делопроизводства, судебной статистики и систематизации законодательства ХХХ суда.

Архивное дело в суде
178
6.2. В соответствии с планом работы в архиве суда осуществляются целевые проверки различных направлений его деятельности.
6.3. Организация проведения проверок в архиве имеет плановый характер.
Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях прово- дится в архиве специально созданной комиссией в составе не менее двух работ- ников — не реже одного раза в десять лет, электронных документов — не реже одного раза в пять лет.
6.4. По итогам каждой проверки составляется справка, в которой отражается существующее положение, намечаются меры по устранению недостатков и улуч- шению качества работы.
6.5. Проверка наличия и состояния документов считается завершённой по- сле внесения изменений, выявленных проверкой, в учётные документы прове- ряемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянно- го хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел.
7. Ответственность за ведение архивного делопроизводства в суде
7.1. Работники аппарата суда, ответственные за ведение архива организует работу архива и несут персональную ответственность за выполнение возложен- ных на архив задач.
7.2. Работники архива суда несут ответственность за:
• несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
• утрату и несанкционированное уничтожение документов;
• нарушение установленного председателем суда порядка выдачи судебных дел и документов, подготовку копий из документов, находящихся на хра- нении в архиве суда;
• ненадлежащее оформление выдаваемых судом копий судебных актов, под- готовку сопроводительных писем и ответов на запросы;
7.3. В случае выявления нарушений, допущенных работниками архива, они несут установленную ответственность в рамках законодательства о государствен- ной гражданской службе.
8. Заключительные положения
8.1. В случае объективной необходимости, на основе действующих норма- тивно-методических документов для организации деятельности архива могут разрабатываться нормативно-методические указания по организации работы с документами и их хранению.
8.2. Повышение квалификации работников отдела делопроизводства, судебной статистики и систематизации законодательства, обеспечивающих

Приложение1

деятельность архива, производится на основании соответствующего распо- ряжения председателя суда или его заместителя по согласованию с отделом кадров и государственной службы. Основными формами повышения ква- лификации являются семинары и учёбы, проводимые с участием специа- листов в сфере архивного дела или организованные государственным бюд- жетным образовательным учреждением высшего образования «Российский государственный университет правосудия», государственного (муниципаль- ного) архива.
8.3. При смене лица, ответственного за ведение архива, приём-передача до- кументов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту.

180
Приложение 2
Типовой образец
Положения об экспертной комиссии суда
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия ХХХ (наименование) суда (далее — ЭК) создана в целях организации и проведения работ по экспер- тизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов ХХХ суда, включая материалы судебных дел (нарядов), до- кументы общего делопроизводства, иную документацию, образующуюся в дея- тельности суда.
1.2. ЭК является совещательным органом при председателе суда.
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения председателем суда. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предва- рительного согласования с экспертно-проверочной комиссией агентства по де- лам архивов ХХХ области.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется законодательством в сфере архивного дела: Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Рос- сийской Федерации, законом ХХХ области от 09.12.2005 № 135-ОЗ «Об архив- ном деле в ХХХ области»; организационно-распорядительными документами
Судебного департамента при Верховном Суде РФ; нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства; в том числе Примерным по- ложением об экспертной комиссии организации, утв. приказом Федерально- го архивного агентства от 11.04.2018 № 43. рекомендациями агентства по делам архивов ХХХ области; Положением об архиве суда и настоящим Положением.
1.4. ЭК создаётся приказом председателя суда. В состав экспертной комиссии включаются председатель комиссии (один из заместителей председателя суда), начальник отдела делопроизводства либо его заместитель, работники архива суда
(являются секретарями ЭК), представители отделов суда, а также, при наличии такой возможности, представитель Государственного архива, источником ком- плектования которого является суд (по согласованию).
2. Задачи, функции ЭК
2.1. Основными задачами ЭК являются:
• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии те- кущего делопроизводства при составлении номенклатуры дел суда и в про- цессе формирования судебных дел (материалов), нарядов и журналов об- щего делопроизводства;

181
Приложение2

• организация и проведение экспертизы документов на стадии подготовки к архивному хранению;
• организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Государственный архив ХХХ области.
2.2. В соответствии с основными задачами ЭК, она выполняет следующие функции:
• организует деятельность суда по ежегодному отбору документов для даль- нейшего архивного хранения и уничтожения;
• оказывает содействие и методическую помощь судьям, работникам аппа- рата суда, проводит консультации и учёбы по вопросам организации ар- хивного делопроизводства в суде;
• осуществляет методическое руководство деятельности по экспертизе цен- ности документов и по подготовке их к архивному хранению, по формиро- ванию номенклатуры дел, в случае необходимости, даёт экспертную оцен- ку в вопросах организации ведения архивного делопроизводства в суде;
• рассматривает и выносит на утверждение и согласование с экспертно-про- верочной комиссией (ЭПК) агентства по делам архивов ХХХ области про- екты номенклатуры дел суда (1 раз в 5 лет), описи дел постоянного и вре- менного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу;
• подготавливает и выносит на рассмотрение ЭПК агентства по делам архи- вов ХХХ области предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сро- ков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
• участвует в подготовке и рассмотрении проектов методических докумен- тов по вопросам организации архивного делопроизводства;
• определяет Перечень электронных документов, подлежащих архивному хранению, который, помимо заголовков дел, их дат, должен включать в се- бя данные об электронных носителях (их формах, объёмах и др.).
• представляет на утверждение председателя суда: акты о выделении к уни- чтожению документов, не подлежащих хранению; акты об утрате докумен- тов; акты о неисправимом повреждении архивных документов.
2.3. ЭК, совместно с архивом суда, отделом делопроизводства (общим отде- лом), отделом государственной службы и кадров (ответственными работниками суда по кадровому направлению) участвует в подготовке и проведению меро- приятий по повышению квалификации в суде в соответствии со своими зада- чами и функциями.
3. Права ЭК
3.1. Реализуя задачи и функции, ЭК имеет право:
• давать рекомендации структурным подразделениям суда, ответственным работникам аппарата суда по вопросам разработки номенклатуры дел суда,

Архивное дело в суде
формированию дел (материалов, нарядов, журналов) в текущем делопро- изводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу;
• запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения до- кументов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу, а также предложения и заключения, не- обходимые для определения хранения сроков документов;
• заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразде- лений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах их утраты;
• приглашать на заседания ЭК консультантов и экспертов;
• не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;
• информировать председателя суда по вопросам, относящимся к компе- тенции комиссии;
• в установленном порядке представлять ХХХ суд на заседаниях экспертно- проверочной комиссии агентства по делам архивов ХХХ области.
4. Организация работы ЭК
4.1. ЭК организует свою деятельность во взаимодействии с агентством по де- лам архивов ХХХ области и Управлением Судебного департамента при Верхов- ном Суде Российской Федерации.
4.2. Вопросы, относящиеся к деятельности ЭК, рассматриваются на её засе- даниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.
4.3. Заседания ЭК и принятые на нём решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК.
Право решающего голоса имеют только члены ЭК.
Приглашённые консультанты и эксперты имеют право совещательного го- лоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование её документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых
ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.

183
Приложение 3
Типовой образец
Должностного регламента главного специалиста отдела делопроизводства (обеспечение деятельности архива суда субъекта РФ)
1. Общие положения
1.1. Должность главного специалиста отдела делопроизводства, судебной статистики и систематизации законодательства (далее — главный специалист)
ХХХ (наименование) суда в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной службы относится к старшей группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории «специалисты».
1.2. Главный специалист назначается и освобождается от должности прика- зом председателя ХХХ суда.
1.3. Главный специалист подчиняется непосредственно председателю суда и начальнику отдела делопроизводства, судебной статистики и систематизации законодательства.
1.4. На период временного отсутствия главного специалиста его обязанности возлагаются на старшего специалиста 1 разряда, обеспечивающего деятельность архива суда или на иного работника отдела делопроизводства, судебной стати- стики и систематизации законодательства по согласованию.
1.5. Главный специалист в своей служебной деятельности руководствуется:
• Конституцией Российской Федерации;
• федеральными законами от 27 мая 2003 № 58 — ФЗ «О системе государ- ственной службы Российской федерации», от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ
«О государственной гражданской службе Российской Федерации», иными федеральными законами;
• указами Президента Российской Федерации;
• постановлениями Правительства Российской Федерации;
• постановлениями Верховного Суда Российской Федерации;
• постановлениями Совета судей Российской Федерации;
• положениями, инструкциями, методическими рекомендациями;
• положением об отделе делопроизводства, судебной статистики и система- тизации законодательства;
• настоящим должностным регламентом.