Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования А. с. Мамыкин н. А. латышева Коллектив.pdf

45
2.2.ИныенормативныеправовыеактыРоссийскойФедерациииинформационно-
методическиедокументы,регулирующиеотношениявсфереорганизации,..
согласован решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 17.05.2011 и утверждён Гене- ральным директором Судебного департамента при Верховном Суде РФ
09.06.2011. На основе данной Примерной номенклатуры дел должны составляться индивидуальные номенклатуры дел, которые образуют- ся в деятельности мировых судей. При этом формулировки Примерной номенклатуры дел и установленные в ней сроки хранения, а также ин- дексы, определенные для соответствующих категорий дел, должны быть идентичными.
Примерная номенклатура дел — это основа для составления индивиду- альной номенклатуры дел, образующихся в деятельности мирового судьи.
Кроме этого, готовится к утверждению текст Методических рекоменда- ций по организации судебного делопроизводства в аппарате мирового судьи. Поскольку мировые судьи являются судьями общей юрисдикции субъектов Российской Федерации, то нормативное обеспечение их дея- тельности по ведению архивов имеют соответствующие органы испол- нительной власти субъектов Российской Федерации.
В целях организации архивного дела в суде председатели судов в рам- ках предоставленных им организационно-распорядительных полномо- чий издают локальные акты, направленные на организацию ведения де‑
лопроизводства в архиве суда.
Например, председатель суда своими приказами утверждает: Положение об архиве суда, в котором определяет задачи и функции архива суда; Положение об экспертной комиссии суда; должностные регламенты специали- стов, обеспечивающих деятельность архива суда; правила ознакомления с материа- лами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов; порядок и сроки выдачи судебных дел (иных материалов) для ознакомления; порядок выдачи (направления) копий су- дебных актов в случаях, предусмотренных законодательством РФ; порядок проведения проверки наличия и состояния документов в архиве суда.
Локальное нормотворчество председателей судов по вопросам организа- ции архивного дела в суде позволяет учитывать внутренние организацион- ные особенности функционирования судов в целях хранения образовав- шихся в процессе их деятельности архивных документов.
Архивное законодательство и нормативная база деятельности ар- хивов в судах судебной системы Российской Федерации интенсивно

Глава2.Правовоерегулированиеархивногоделавсудах

развивается. Нововведения связаны, главным образом, с дальнейшим усовершенствованием архивного дела как важной сферы государствен- ной деятельности, развитием и упорядочением архивного делопроизвод- ства как одного из направлений организационного обеспечения деятель- ности судов, а также техническими новациями и переходом от бумажного к электронному документообороту
1
Вопросы для самоконтроля
1. Какими правовыми источниками регулируется архивное дело в Россий- ской Федерации?
2. Перечислите законодательные акты об архивном деле в Российской Фе- дерации.
3. Какими нормативными правовыми актами регулируется архивное дело в судах судебной системы Российской Федерации?
4. Какова роль Министерства культуры Российской Федерации в сфере ар- хивного дела?
5. Какие полномочия предоставлены Судебному департаменту при Верхов- ном Суде РФ по организации работы архивов судов?
6. Какие полномочия имеют председатели судов по организации ведения ар- хивного делопроизводства в судах?
7. Какова роль органов исполнительной власти субъектов Российской Феде- рации по обеспечению деятельности мировых судей по ведению архивов?
1
См., например.: Чвиров В. В. Судебное делопроизводство: Учебное пособие.
М.: РГУП, 2016. Глава 3 «Электронный документооборот» (С. 92–107); Организация судебной деятельности: Учебник / Под ред. В. В. Ершова. М.: РГУП, 2016. Глава 10
«Использование современных информационных и коммуникационных технологий в судебной деятельности»; Чвиров В. В., Чижов М. В. Использование электронного правосудия в организации судебной деятельности // Российское правосудие. 2011.
№ 1(57). С. 97–106 и др.

47
ГлаВа 3
Учёт единиц архивного хранения в судах
3.1. Порядок учёта архивных документов в суде
Учёт поступления и выбытия всех документов, вне зависимости от их содержания и физического (материального) способа существова- ния, является важнейшей функцией архивного дела в суде.
1
Учету подлежат все хранящиеся в архиве суда документы, включая доку- менты по личному составу и описи дел, в том числе в электронном виде
1
Учёт архивных документов в суде судебной системы Российской Феде‑
рации заключается в установлении количества и состава архивных доку- ментов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учет- ных документах суда для контроля их наличия и состояния.
Единица учета архивных документов — единица измерения количества доку- ментов в архиве суда для отражения этого количества в учетных докумен- тах и архивных справочниках.
Каждая учетная и классификационная единица представляет физи- чески обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение, и является единицей хранения архивных
1
См.: п. 9.1. Инструкции о порядке организации комплектования, хране- ния, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента от 19.03.2019 № 56.

Глава3.Учётединицархивногохранениявсудах

48
документов. Основными единицами учета архивных документов явля- ются архивный фонд и единица хранения — дело, электронное дело.
Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. Сведения о составе единиц хранения и их ко- личестве фиксируется в учетных документах архива.
Архивный шифр — обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации.
Архивный шифр состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения, номера единицы учета (схема 5).
Учётной единицей электронных архивных документов является еди- ница хранения, именуемая контейнером электронного документа. Ар- хивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в инфор- мационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа (схема 6).
Для надлежащей подготовки документов в архив суда могут привле- каться специалисты отделов информатизации судов, которые осуще- ствляют системное администрирование информационных систем, в том числе филиалов ФГБУ ИАЦ ГАС «Правосудие» в соответствующих субъ- ектах Российской Федерации. Технические аспекты приема электронных
Схема 5. Характеристики архивного шифра
Является цифровым учётным обозначением, наносится в левом нижнем углу единиц хранения на бумажных носителях в целях идентификации
Характе
ристики
архивного шифра
Состоит из: номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения
Архивный шифр документов на электронных носителях указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя.
Архивный шифр является обязательным элементом описа- ния контейнера электронного документа

49
3.1.Порядокучётаархивныхдокументоввсуде

документов, организации учета, отбора, обеспечения сохранности и хра- нения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители информации могут устанавливаться, в том числе, локальными норматив- ными актами председателей судов и начальников управлений Судебно- го департамента в субъектах РФ. В контейнер электронного документа включаются как электронный документ в формате архивного хранения, так и метаданные документа, в том числе электронные подписи.
В настоящее время опыт работы судов по обработке электронных до- кументов находится в стадии своего становления. Согласно положениям
Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения элек- тронных архивных документов в архивах организаций
1
контейнер элек- тронного документа представляет собой zip-архив (сжатую zip-папку)
2
Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны в учетных документах.
Учетные документы архива — это комплекс документов установлен- ной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
1
Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. М.: ВНИИДАД, 2013.
2
Согласно проекту стандарта ISO/IEC CD 21 320–1 «Информационные технологии.
Файл контейнера документа. Часть 1: Ядро» (Information technology — Document Con- tainer File — Part 1: Core). Формат zip-архива описывается в открытой спецификации, доступной по адресу: http: //www.pkware.com/documents/casestudies/APPNOTE.TXT.
Cхема 6. Состав архивного шифра электронного документа
* номер единицы хранения электронных документов (контейнера электрон- ного документа) по описи электронных дел, документов
* номер фонда, в состав которого включены электронные документы
* отметка о статусе экземпляра электронных документов:
(осн.) — основной, (раб.) — рабочий
* номер описи электронных дел, документов

Глава3.Учётединицархивногохранениявсудах

50
В судах судебной системы Российской Федерации установлены еди- ные требования к учётным документам, единая методика учёта и стан- дартные формы учётных документов. Это способствует организации работы архивов, связанной с планированием и предоставлением необ- ходимой отчётности.
Суды, судебные участки мировых судей, являющиеся источником ком- плектования государственных (муниципальных) архивов, представляют в государственные (муниципальные) архивы учётные сведения об объё- ме и составе хранящихся в архиве документов в соответствии с Регламен- том государственного учёта документов Архивного фонда Российской Фе- дерации, утверждённым Приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11.
Порядок доступа к учётным документам, а также к учётным базам архива суда, как правило, определяется в организационно-распоряди- тельной документации суда. Все учётные документы должны храниться в закрытом для доступа посторонних лиц хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах. При этом учётные системы архива являются динамичной системой, в которую вно- сятся необходимые изменения с учётом обеспечения полноты и досто- верности отражаемых сведений.
Основные правила ведения учётной работы в архивах судов позволя- ют сформировать алгоритм организации ежедневной служебной деятель‑
ности работников аппаратов судов, в чьи должностные обязанности вхо‑
дит ведение архива суда:
• каждая запись в учётных документах должна иметь своё основа- ние: при поступлении документов — сдаточные описи структурных подразделений суда на документы постоянного, долговременного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу; при выбытии до- кументов — акты приёма-передачи документов на постоянное хра- нение в государственный архив; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты о не обнаружении до- кументов, пути розыска которых исчерпаны;
• при ведении архивных работ оформляется строго определённый, уни- фицированный в Российской Федерации перечень документов: свод- ная опись дел постоянного хранения, долговременного хранения
(свыше 10 лет), по личному составу, опись особо ценных дел и т. д.;

51
3.2.Видывнутреннихучётныхдокументоввархивесуда

• учётные документы архива суда, кроме описей дел, документов, предназначаются для организации внутренней служебной деятель- ности и выносу из помещения архива не подлежат.
Работы по учёту документов в архиве: (1) подсчёт количества докумен- тов в архиве; (2) регистрация сведений о количестве документов в архиве;
(3) заполнение на их основе документов централизованного учёта, ко- торые представляются в органы управления архивным делом субъектов
Российской Федерации; (4) составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учёта и предоставление их в Росархив.
Современное архивное право представляет возможность ведения учё- та в автоматизированном режиме, в виде учётных баз данных (БД). Одна- ко эта возможность корреспондирует к обязанности соблюдения следую- щего условия: учётные базы данных должны применяться во взаимосвязи с другими информационными БД, используемыми в делопроизводстве суда, а также должны быть совместимы с соответствующими учётными
БД государственных (муниципальных) архивов и органов управления архивным делом в субъектах РФ.
Учётные БД в автоматизированном режиме позволяют вести учёт с помощью систем электронного программирования, готовить в опера- тивном режиме различного рода статистические сведения, аналитиче- ские таблицы, своевременно представлять сведения о наличии в архиве документов по поступающим запросам.
Федеральным архивным агентством в 2013 г. были разработаны Реко- мендации по комплектованию, учёту и организации хранения электрон- ных архивных документов в архивах организаций, которыми предусмо- трена организационная возможность привлечения к работе по приёму электронных документов подразделений, которые обеспечивают приме- нение информационных технологий и осуществление системного адми- нистрирования информационных систем.
3.2. Виды внутренних учётных документов в архиве суда
В архивах судов ведутся основные и вспомогательные учетные документы
1
. Основные учетные документы ведутся в архиве суда
1
См.: разд. 9 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учё- та и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных су- дов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента от 19.03.2019 № 56..

Глава3.Учётединицархивногохранениявсудах

52
в обязательном порядке. Состав и форма вспомогательных учётных документов определяется в архивах судов согласно имеющимся по- требностям в организации делопроизводства, а в последние годы — на основе использования возможностей автоматического програм- мирования в архивном деле. Как основные, так и вспомогательные учетные документы имеют свой внутренний документальный состав
(схема 7).
Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хра- нении в архиве суда.
дело фонда — наиболее важный и целостный источник информации об ар- хиве суда, который содержит информацию о приёме-передаче дел на хра- нение, об уничтожении дел, сведения о составе и объёме дел и докумен- тов, акты проверки наличия и состояния дел фонда, исторические справки к фонду, схему систематизации фонда и т. д.
Полное и точное формирование документов в дело фонда спо- собствует объективному пониманию состава и движения докумен- тов в архиве суда, не допущению утраты сведений о состоявшихся изменениях.
Объединённые архивы судов должны учитываться на общих осно- ваниях. При этом объединённому архивному фонду, образованному из архивных фондов, которые ранее учитывались самостоятельно, при- сваивается номер одного из данных объединяемых архивных фондов.
Предъявляются и особые требования к названию объединённого архив- ного фонда, который должен состоять из обобщённого анализа вклю- чённых в него архивных фондов. В то же время конкретные названия судов, которые вошли в состав объединённого фонда, должны быть ука- заны в листе фонда
1
Особенность учёта документов в архивах судов — его взаимосвязь и преемственность с учётом документов в государственном архиве. Если материалы фонда суда уже имелись в государственном (муниципаль- ном) архиве, то нумерация фондов, а также порядок нумерации описей
1
См.: п. 9.2.4 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учё- та и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных су- дов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента от 19.03.2019 № 56.

53
3.2.Видывнутреннихучётныхдокументоввархивесуда

Основные учётные
документы в судах
дело фонда паспорт архива сводная номенклатура дел
(нарядов) суда книги учета дел (нарядов) постоянного хранения описи дел (нарядов) посто- янного срока хранения книга учёта поступления и выбытия документов книга учёта выдачи доку- ментов во временное слу- жебное пользование акты о выделении к уничто- жению дел (нарядов), не имеющих научно-прак- тической ценности и утра- тивших своё значение акты приёма-передачи доку- ментов на хранение в госу- дарственный архив акты проверки наличия и состояния дел (нарядов) книги учёта дел(нарядов)
временного (свыше 10 лет) хранения иные разрабатываемые учёт- ные системы, в том числе автоматизированные
Вспомогательные учётные
документы в судах
Схема 7. Учётные документы в архиве суда