Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования А. с. Мамыкин н. А. латышева Коллектив.pdf

Глава3.Учётединицархивногохранениявсудах

54
согласовывается с данными архивами, с учётом продолжения их вало- вой нумерации.
Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) сокра- щенного наименования фондообразователя, с указанием его подчи- ненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Название ар- хивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов. Напри- мер, в 1987 году в списке состав фондов Архангельского областного суда, кроме фонда самого Архангельского областного суда, числились следующие фонды: «Управление Министерства юстиции РСФСР Арх- облисполкома», «Лагерный суд ИТЛ и К УМВД», «Специальный Ла- герный суд ИТЛ МВД СССР», «Печорский линейный транспортный суд», «Военный трибунал Шекспинского и Сухонского речных портов»,
«Линейный суд Печорского бассейна Управления транспортных судов
Министерства юстиции СССР», «Постоянная сессия № 1 Ерцево», «По- стоянная сессия № 2 Пуксоозеро», «Юридическая школа». Данный спи- сок фондов Архангельского областного суда с течением последующих лет был изменен в связи с передачей части из них в Государственный архив Архангельской области.
Список фондов — учетный документ, который содержит перечень офици- альных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
Главная цель списка фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер, который присваивается один раз, его нельзя изме- нить, а также использовать высвободившийся в процессе обработки ар- хивных документов номер для другого архивного фонда
1
Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переиме- новании фондообразователя и об изменениях в справочном аппарате фонда включаются в дело фонда только после отметки на этих докумен- тах о произведённых записях в списке фондов, листе фондов, в описях,
1
См.: Приложение № 12 к Приказу Министерства культуры РФ от 31 марта 2015
№ 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и ис- пользования документов архивного фонда Российской Федерации и других архив- ных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправле- ния и организациях».

55
3.2.Видывнутреннихучётныхдокументоввархивесуда

реестре описей. Все листы фонда должны быть прошиты и пронумеро- ваны. На документы дела фонда ведётся внутренняя опись
1
Список фондов ведется в архиве суда, хранящем документы более од- ного года. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив суда. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается четный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах. На каждый архивный фонд составляется лист фонда.
Лист фонда — учетный документ, который содержит в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их ну- мерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их опи- сания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивно- му фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда
Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каж- дой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фон- дов, листы которых находятся в папке
2
Историческая справка фонда — документ, содержащий сведения по исто- рии суда как фондообразователя и его архивного фонда, краткую характе- ристику состава и содержания его документов и системы научно-справоч- ного аппарата архива.
1
Согласно ст. 457 Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием срока хранения, утв. приказом Судебного департамента от 09.06.2011
№ 112, наряды, имеющие наименование «Дела фонда», имеют постоянный срок хране- ния и включают в себя: паспорт архива, акты о выделении к уничтожению документов, о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повре- ждениях, проверки наличия и состояния документов, о сдаче документов в государ- ственные и муниципальные архивы, историческую справку фондов. Как наряд посто- янного срока хранения он требует ведения внутренней описи документов. Дела фон- дов передаются в государственные, муниципальные архивы после ликвидации суда.
2
См.: Приложение № 13 к Приказу Министерства культуры РФ от 31 марта 2015
№ 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и ис- пользования документов архивного фонда Российской Федерации и других архив- ных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправле- ния и организациях».

Глава3.Учётединицархивногохранениявсудах

56
Из содержания исторических справок к фондамможно узнать, напри- мер, о дате создания суда, его внутренней структуре, в том числе о наиме- нованиях судебных коллегий, составов, отделов, изменениях и внутрен- них реорганизациях, некоторые сведения о руководстве суда и судьях, работниках аппарата суда.
Исторические справки необходимы для определения имевшей место в прошлом действительности, фактов и событий, которые способство- вали комплектованию архивной коллекции суда.
Историческая справка состоит из трёх разделов: история фондообра- зователя; история фонда; характеристика документов фонда.
В каждом суде составляется паспорт архива суда.
Паспорт архива суда — учётный документ периодической отчётности, ко- торый содержит сведения об объёме хранящихся документов, составе по- исково-справочного аппарата и условиях хранения документов.
Паспорт архива хранится постоянно и составляется ежегодно на 1 де- кабря отчётного года. В судах общей юрисдикции, при наличии дого- вора с государственным архивом, паспорт архива составляется в двух экземплярах. При этом один экземпляра направляется в данный госу- дарственный архив, а второй хранится в соответствующем наряде архи- ва суда. Паспорт архива составляется по строгой формулярной форме, какие-либо исправления в его первоначальный текст не допускаются.
В частности в адресной части бланка паспорта (левый верхний угол) в строке «Кому представляется» должно быть указано, при наличии со- ответствующего договора, название государственного архива. В строке
«Кем представляется» фиксируется полное название суда, почтовый ад- рес и иные контактные данные.
В судах общей юрисдикции в паспорте архива, в его разделе «Общие сведения» подлежат обязательному заполнению 3 графы:
1. Количество фондов.
2. Площадь архивохранилища в квадратных метрах.
3. Загруженность архивохранилища в процентах (%).
Заполнение каждой из указанных граф осуществляется с соблюде- нием установленных правил. К примеру, площадь должна измеряться точно, до десятых долей квадратного метра. При составлении паспор- та архива площадь комнат или подсобных помещений не учитывается.

57
3.2.Видывнутреннихучётныхдокументоввархивесуда

С целью выявления достоверных сведений о загруженности архивохра- нилищ судов общей юрисдикции применяется специальная формула.
Для определения расчётной вместимости архивохранилища определяется посредством измерения в метрах общей протяжённости длины стеллаж- ных полок, которые заняты документами. Также рассчитывается коли- чество единиц хранения на одном погонном метре. Выявляется число, характеризующее общую протяжённость стеллажных полок, в том чис- ле свободных.
В раздел паспорта «Сведения о документах» должны быть внесены данные о документах постоянного хранения и о документах по личному составу, в том числе указываются сведения о дате самого раннего из хранящихся в архиве суда до- кумента (графа 2). В разделе «Кадры» должно быть зафиксировано количество штат- ных работников суда. Раздел «Условия хранения документов» должен отражать данные объективные характеристики.
Обязательным условием для заполнения рассматриваемого документа является внесение записи об исполнителе (составителе) документа. Паспорт архива суда общей юрисдикции подписывается председателем суда и заверяется печатью суда.
Пояснительная записка, прилагаемая к паспорту архива, в случае необходимо- сти, может содержать указания об изменениях в наименовании суда, о причинах изменения количества дел по сравнению с данными паспорта предшествующего года, о наличии в архиве фондов других судов и т. д. паспорт архива является еди- ным по своему содержанию и в том случае, когда архив суда расположен в несколь- ких помещениях
1
Книга учёта поступления и выбытия документов — учетный документ, в ко- тором отражаются сведения, связанные с приёмом дел, выделением дел, не подлежащих архивному хранению, на уничтожение, передачей дел в го- сударственный или муниципальный архив.
Книга учёта поступления и выбытия документов предназначена для учёта всех текущих и итоговых изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве суда.
В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последо- вательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов.
Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер
1
См.: п. 9.2.1 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учё- та и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных су- дов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента от 19.03.2019 № 56.

Глава3.Учётединицархивногохранениявсудах

58
в валовой последовательности. Ежегодно на 1 января подводится итог количества по- ступивших и выбывших за год дел, документов
1
В судах общей юрисдикции состав и формы вспомогательных учётных до- кументов определяются архивом суда самостоятельно.
На гражданские, административные, уголовные дела, а также дела об административных правонарушениях, дела (наряды) общего делопро- изводства, дела по личному составу заводятся отдельные описи.
Опись дел — архивный справочник, представляющий систематизирован- ный перечень судебных дел и предназначенный для раскрытия состава и со- держания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Описи дел — это первичный учётный документ для ведения учёта дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному соста- ву. Количество единиц хранения в одной описи, как правило, не дол- жно превышать четырёхзначную цифру — 9999. При этом последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий учётный номер. Действует об- щее правило: при выбытии дел по законченной описи её номер другим описям не присваивается, а в графе «Примечание», напротив каждой вы- бывшей единицы хранения, ставится штамп «Выбыло».
Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были система- тизированы, причём только после уточнения и сверки всех данных, ука- занных на обложках и в учётно-регистрационных карточках. При этом каждому делу, состоящему из нескольких томов, присваивается само- стоятельный номер по описи.
Заголовок дела вносится в опись в том виде, как он был отра- жен на обложке дела, без изменений и сокращений, несмотря на часто
1
См.: п. 9.4. Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учё- та и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных су- дов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента от 19.03.2019 № 56.

59
3.2.Видывнутреннихучётныхдокументоввархивесуда

встречающийся на практике значительный по объёму словарный состав в его наименовании.
Например: «По заявлению администрации муниципального об- разования «Город Новодвинск» о признании противоречащими федеральному законода- тельству и недействующими отдельных положений Порядка отлова, учёта, транспортировки, содержания и использования безнадзорных животных на территории Архангельской обла- сти, утверждённого постановлением правительства Архангельской области от 12.12.2012
№ 572-пп».
Данный заголовок должен быть полностью перенесён в опись.
При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми или ти- повыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, остальные обозначаются словами «то же».
Например: 1. Информационные бюл- летени, обзоры и справки по результатам изучения судебной практики по гражданским и административным делам, т. I; То же, т. II.
Описи дел постоянного хранения присваивается порядковый номер по листу фонда, начиная с № 1. Все последующие описи дел постоянно- го хранения данного фонда учитываются под тем же номером. При этом архивные номера делам по всем описям № 1 присваиваются в валовом порядке по мере поступления описей. Аналогично производится нуме- рация на дела временного хранения.
При составлении описи дел необходимо соблюдать правила проставле‑
ния дат в описи.
1. Если дело заведено в порядке досудебного расследования (в отделе полиции, прокуратуре), а закончено делопроизводством в суде, то поря- док внесения начальных дат дела в опись будет отличаться от дат, ука- занных на обложке. Так, если на обложке в качестве начальной даты бу- дет стоять дата заведения дела в прокуратуре, а затем дата поступления дела в районный суд и дата его окончания в суде, то при внесении этих дат в описи должны указываться три даты: дата поступления дела в рай- онный суд (числитель), в скобках — дата заведения дела в прокуратуре
(знаменатель) и дата окончания дела.
Например: 14 февраля 2016 г. — 10 апреля 2016 г.
(13 декабря 2015 г.)
2. В вышеприведённом случае дело включается в опись материалов того года, в котором оно поступило в суд, то есть в опись 2016 года.
3. Если документы дела относятся к одному году, то при заполнении гра- фы «крайние даты» год указывается один раз после даты окончания дела.
Например: 14 февраля — 10 апреля 2016 г.

Глава3.Учётединицархивногохранениявсудах

60
4. При внесении в опись крайних дат названия месяцев пишутся про- писью, а цифры — арабские.
5. Крайней датой окончания судебного дела является дата судебного решения по делу, вынесенного по первой инстанции, например, в уго- ловном деле — дата приговора.
В описи указывается также количество листов дела. В графе «Приме- чание» могут быть сделаны отметки о физическом состоянии дел, о пе- редаче отдельных документов в другие фонды со ссылкой на соответ- ствующий акт. В зависимости от объёма дополнительного поступления дел по описи дела вносятся в её конец или в другую опись.
Итоговая запись к описям позволяет суммировать данные в имеющих- ся описях. В итоговой записи цифрами, а также прописью указывается количество единиц хранения по описи, уточняются имеющиеся про- пуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения.
Литерный номер — номер в деле, состоящий из цифровой нумерации, с при- соединением буквенного обозначения, который возникает вследствие на- рушений в ведении цифровой нумерации, выраженной в наличии непро- нумерованных страниц (например, «15а», «17а», «17 б»).
Как правило, описи дел каждого фонда в судах судебной системы Рос- сийской Федерации подшиваются в твёрдые обложки отдельно на дела постоянного и временного хранения последовательно по номерам описей.
Опись подписывается составителем с указанием его должности. Ито- говая запись заверяется начальником отдела дело/судопроизводства, со- гласовывается с председателем экспертной комиссии суда и утверждается председателем суда (судебной коллегии).
Описи дел служат учётными документами до составления соответ- ствующего годового раздела сводной описи дел постоянного хранения суда, утверждения на ЭПК соответствующего государственного или му- ниципального архива.
Одна из существенных особенностей формирования текстов рассма- триваемых описей заключается в оставлении резервных номеров. Дан- ное правило является следствием действия императивного требования архивного делопроизводства в судах, заключающегося в необходимости изъятия подлинников судебных решений и их копий с последующими

61
3.2.Видывнутреннихучётныхдокументоввархивесуда

определениями вышестоящих судов из тех судебных дел временного хра- нения данного раздела описи, сроки хранения которых истекли. В этой связи поскольку наряды с подлинными приговорами и решениями к мо- менту составления описи еще не сформированы, то для них в годовом разделе описи оставляются резервные порядковые номера.
Реестр описей ведётся в архиве при наличии двух или более описей дел. Описи вносятся в реестр описей в хронологической последователь- ности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.
В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой по- ступившей в архив суда описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и её экземпляров.
Документы архивного учёта в судах судебной системы Российской
Федерации призваны обеспечить количественную совокупность каж- дой конкретной единицы хранения в архиве суда с целью информа- ционного обобщения данных о составе и структуре архивного фонда суда и его особенностях, а также обеспечения его сохранности и ис- пользования.
В судах общей юрисдикции Российской Федерации, в целях обеспе- чения сохранности и поиска архивных документов, а также использова- ния содержащейся в них информации в архиве суда должен создаваться учётно-справочный аппарат (УСА). В состав УСА входят:
• учётная документация;
• картотеки, в которых сведения о содержании документальных ма- териалов фиксируются в составе алфавитных и регистрационных карточек;
• методические пособия в сфере делопроизводства и архивного дела;
• исторические справки.
Архив суда общей юрисдикции может вести учёт документов в автоматизи- рованном режиме в виде учётных баз данных. Такие учётные базы данных должны применяться во взаимосвязи с другими базами данных, имеющи- мися в архиве суда, а также должны быть совместимы с соответствующи- ми учётными базами данных государственных архивов и органов управ- ления архивным делом.
В судах общей юрисдикции может создаваться автоматизированный
УСА. Он может базироваться на информационно-поисковой системе,

Глава3.Учётединицархивногохранениявсудах

62
создаваемой в текущем делопроизводстве суда в виде электронных спра- вочных картотек, номенклатур, классификаторов.
Основными полями для заполнения в таких регистрационно-контрольных карточках
(РКК) являются следующие группы сведений: автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр. Электронные РКК являются осно- вой для создания электронного каталога. При этом документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в государственный архив вместе с автоматизи- рованным УСА, наличие обязательных реквизитов в структуре баз данных автомати- зированного УСА и предоставление информации по этим реквизитам в электронном формате обеспечивает совместимость баз данных архива суда и автоматизированного
УСА государственного архива
1
Если информационно-поисковые системы создаются в электронном виде, это позволяет решить ряд важных задач в оптимизации ведения ар- хивного дела (схема 8).
В судах могут создаваться собственные архивные каталоги судебных и несудебных документов.
Каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, например, по категориям судебных дел (материалов, производств).
Каталогизация включает следующую последовательность действий: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках (как на бумажных носителях, так и в электронном виде), их систематизация, непосредственное ведение и поддержание актуального состояния информации в каталогах.
Усовершенствование каталога включает оптимизацию и упорядоче- ние схемы классификации, проверку содержания и оформления ката- лога, проверку описаний (редактирование, внесение сведений об обжа- ловании и т. п.).
Кроме каталогов могут находить своё применение указатели: алфа- витные, систематические или составленные по иному признаку справоч- ники, с указанием поисковых данных.
1
См.: разд. 8 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учё- та и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных су- дов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента от 19.03.2019 № 56.