Файл: Теоретические основы управления информационным предприятием 11.docx

Понятие информации достаточно широко распространено в настоящее время. Термин информация происходит от латинского слова information - объяснение, осведомление, представление.

Процесс передачи и приема информации представлен в нижеприведенной схеме (рисунок 1). Это простая схема передачи информации в одном направлении.



Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации
Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через многих посредников, это означает, что во время передачи информации, имеет место быть задержка и искажение информации. Кроме того, информация может быть преобразована в зависимости от того, кому она адресована. Например, при передаче информации от подчиненных руководителю происходит обобщение, а от руководителя подчиненным – конкретизация. Главное в этом процессе - максимальная скорость передачи информации с минимально допустимым искажением. Это зависит, прежде всего, от правильных решений и, как результат, увеличивает прибыль организации.

Информация по направлению движения может быть вертикальной (от руководителя до подчиненных или от подчиненных к руководителю) и горизонтальной (между начальниками, подчиненными одного уровня). В качестве источников информации могут выступать следующие показатели:

• 
  уровень цен на рынке,
  
• 
  процент прибыли компании в последнем квартале
  
• 
  распоряжения руководителя
  

На результат принятого руководством решения влияют многие факторы:

• 
  актуальность, надежность и эффективность информации
  
• 
  знания, опыт, личные качества руководителя
  
• 
  квалификационные подчиненные
  
• 
  ситуация на рынке
  

Руководство в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собранную, обработанную, хранящуюся и распространяемую с использованием современных научных методов и технических средств. Это объективная необходимость, обусловленная требованиями рынка правильно реагировать на проблемы динамической среды. Необходимо не только размещать своевременную и точную информацию, но и уметь ее интерпретировать, делать необходимые выводы и эффективно реализовывать управленческие решения. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она лежит в основе процесса.

---

Информация может быть интерпретирована как набор информации, сообщений, материалов, данных, определяющих потенциальные знания менеджера о процессах или явлениях в их отношениях.

Суть информации включает только те данные, которые уменьшают неопределенность, интересующую диспетчера событий. Управление информацией - количество желаемой, воспринимаемой и ясной информации, необходимой для анализа конкретной ситуации, позволяющей всесторонне оценивать причины ее возникновения и развития для определения количества альтернативных решений, из которых реальный (в зависимости от обстоятельств) Найти оптимальные управленческие решения, контролировать его реализацию. Поэтому информация является необходимым условием для связи и последующего органического слияния процессов труда и личностного развития.

Структура, содержание и качество информации, которой занимается руководитель, играют решающую роль в обеспечении эффективности управления. Информационный анализ не ограничивается экономическими данными и широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на учетные, внеучетные и плановые.

Планируемые источники включают в себя все типы планов, которые разрабатываются в компании (предполагаемые, текущие, оперативные, хозрасчетная маршрутизация задачи), а также нормативные материалы, сметы, прейскуранты, задачи проекта.

Источниками информации, определяющие характер, являются все данные, которые содержат бухгалтерскую, статистическую и оперативную записи, а также все виды отчетности, первичная бухгалтерская документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее детально отражены экономические явления, процессы и их результаты. Своевременный и полный анализ данных, имеющихся в бухгалтерских документах (первичных и итоговых) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер для улучшения исполнения планов, достижения наилучших результатов хозяйствования.

Статистика данных, которая отражает количественные характеристики массовых явлений и процессов, используется для углубленного изучения и понимания взаимосвязей, для определения экономических обоснованностей.

---

Оперативный учет и отчетность способствуют более быстрому обеспечению анализа необходимыми данными (например, по производству и отгрузке продукции, состояния запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

С расширением компьютерной технологии появляются новые внутренние источники информации. Это включает в себя информацию, содержащуюся в памяти компьютера, гибких дисках. К источникам информации относят документы, регулирующие экономическую деятельность, а также данные, которые не были перечислены ранее. Это включает следующие документы:

• 
  официальные документы, которыми должен пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: постановлениях правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководства компании;
  
• 
  экономические и юридические документы: договоры, соглашения, арбитражные решения и судебные жалобы;
  
• 
  решения общих собрании персонала, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных подразделений;
  
• 
  материалы для получения практики, полученные из различных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты);
  
• 
  техническая и технологическая документация;
  
• 
  материалы обзоров состояния производства на отдельных рабочих местах (фотография и т. д.);
  
• 
  устная информация, полученная в ходе встреч с сотрудниками своего предприятия или представителями других компаний.
  

В отношении объекта исследования, информация может быть как внутренней, так и внешней. Внутренняя информация - это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, данные планирования, нормативные данные, разработанные на предприятии и т. д. Внешняя информация - это данные статистических сборников, периодических и специальных публикаций, конференций, деловых встреч, экономических инструментов и т. д.

В отношении предмета исследования, информация, разделенная на первичную и вторичную, необходима для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности получения аналитической информации идет деление на регулярную и эпизодическую. Источники регулярной информации включают в себя плановые и учетные данные, а эпизодическая информация генерируется по мере необходимости, например - информация о новом конкуренте.

---

Регулярная информация в свою очередь классифицируется как постоянная, сохраняющая свою ценность в течение длительного периода времени (коды, шифры, план счетов), условно-постоянная, сохраняющая значение в течение определенного периода времени (показатели, коэффициенты) и переменная, характеризующая частые сменяемость событий (данные отчета о состоянии анализируемого объекта в определенную дату).

В отношении процесса обработки информация может быть отнесена к первичной (данные первичного учета, инвентаризация, исследования) и вторичной, прошедшие определенный этап обработки и трансформации (отчетность, обзоры рынка и т. д.).

В деятельности крупных фирм передача информации важна и имеет первостепенное значение для нормального функционирования фирмы. Таким образом, особое значение имеет достоверность сведений и оперативность. Для многих фирм внутрифирменная информационная система решает проблемы организации процесса и носит производственных характер. Это относится, прежде всего, к процессам кооперативной продукции предприятий, поступающих со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, которые снижают издержки производства и повышают эффективность. Особое значение имеет прогнозирование рыночных процессов.

Информация о происхождении отклонений от плановых показателей в ходе производства, требующих быстрого принятия решений, является категорически важной.

Значительную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая самые актуальные знания, информацию об изобретениях и технических инновациях своей фирмы и конкурентов. Это постоянно обновляемый общий фонд знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которых обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация является основой для подготовки соответствующих отчетов, предложений и управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями руководства и формулирует управленческие решения. Информация должна соответствовать определенным требованиям:

• 
  краткость, ясность формулировок, своевременность получения;
  
• 
  точность и достоверность, правильный подбор первичной информации, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки информации.
  

---

Первостепенную роль в применении информации играют способы приобретения, накопления, обработки и передачи; систематическое хранение и предоставление информации в необходимом виде; производство новой числовой, графической и другой информации. Другими словами - необходимо рассмотреть информационные технологии.

2. 1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

---