Файл: Теоретические основы управления информационным предприятием 11.docx

Информационная деятельность в области технологий

Информатизация управления в современных условиях в основном базируется на использовании компьютеров. Это многомерный процесс, который включает в себя:

• 
  создание соответствующей технической и технологической базы (с использованием новейших информационных технологий и современных средств электронной вычислительной и коммуникационной техники);
  
• 
  организация производства и распространения информационно-вычислительных услуг;
  
• 
  разработка механизма информационного обеспечения и создание эффективной системы управления данными;
  
• 
  внедрение и поддержание прогрессивных форм, методов и средств ведения информационной деятельности в процессах управления и создания необходимых материально-технических, организационных, экономических и социальных условий.
  

Использование компьютеров и информационных технологий в управлении открывает возможность более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышая их гибкость и динамичность, расширяя спектр анализируемых факторов в процессе принятия решений и факторов их обоснованности. В итоге, множество преимуществ использования компьютерной техники позволяет во много раз увеличить уровень контроля.

Эффективное использование ПК зависит от следующих условий:

• 
  создание самого персонального компьютеров;
  
• 
  создание для него программного обеспечения;
  
• 
  подготовленность среды использования.
  

Применение электронное оборудования позволяет экономить административные и накладные расходы:

• 
  значительное повышение эффективности проектных работ;
  
• 
  обеспечение эффективного корпоративного планирования;
  
• 
  упрощение подготовки письменных финансовых документов в бухгалтерском учете, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.
  

Внутрифирменной информационной системе используются следующие типы компьютеров:

• 
  компьютеры персональные;
  
• 
  микропроцессоры;
  
• 
  средства телекоммуникаций;
  
• 
  средства автоматической обработки текстовой информации.
  

Компьютеры используются, в первую очередь, для задач обработки данных и расчетов. В современных условиях компьютеры все чаще используются для обработки нечисловой информации (текстовой, графической), а термин «вычисления»

---

перестает соответствовать характеру задач, решаемых компьютером.

Современные компьютеры способны одновременно обрабатывать текстовую, числовую и графическую информацию. В системе оперативного управления компьютеры чаще всего используют для:

• 
  разработки оперативных производственных планов и контроль за их выполнением;
  
• 
  контролирования инвентаризации материалов, необходимых для производственного процесса;
  
• 
  расчета заработной платы;
  
• 
  контролирования полученных заказов;
  
• 
  анализа данных по маркетингу продуктов;
  
• 
  регистрирования полученных платежей;
  
• 
  ведения документации и отчетности.
  

Важную роль играет использование компьютеров в промышленной сфере предприятия. Устанавливаемые на контрольных участках компьютеры проверяют качество поступающих на сборки деталей и компонентов (контрольный вес и допуски размеров по существующих стандартам).

В современных условиях разработано использование компьютеров для автоматической печати текста голосом. Такие компьютеры позволяют снизить затраты на ввод информации на 60 - 70%.

Развитие телекоммуникационных систем позволило объединить всю аппаратную обработку цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему.

Наиболее эффективной является системная информация, основанная на одновременном использовании компьютерного оборудования и средств автоматической обработки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и предоставления информации создаются для хранения большого количества различных документов и облегчения в использовании.

За долгий промежуток времени, организация накапливает огромное количество информации, в связи с чем, быстрый поиск возможен только благодаря эффективному размещению и хранению информации. Информационные базы данных включают в себя весь набор статистических показателей, характеризующих экономическую деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал по всем факторам, влияющим на состояние и тенденции развития компании. Тщательно разработан и определен набор статистических показателей для базы данных, который охватывает те показатели, которые необходимы для всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования компании. Обычно, при создании базы данных, решается проблема системы хранения и обновления данных, а также разумные данные ссылок и их относительная скоординированная деятельность, возможность проведения сравнений и сравнения оценок, хранящихся в банке данных. База данных постоянно обновляется на определенной систематической основе в отношении требований, регулирующих основную базу данных пользователей.

---

Многие компании создали базы данных, в которой хранится информация о кадровом составе сотрудников, и она постоянно обновляется и детализируется по возможности, классифицируется по различным признакам. Информация о выборе выводится в блок печати компьютера, что позволяет контролировать уровень укомплектования персоналом, перемещение персонала внутри компании, набор и увольнение сотрудников, повышение их квалификации.

Использование баз данных, введенных в персональный компьютер, значительно ускоряет процесс получения информации из ряда источников первичной информации и обеспечивает выбор точного метода исследования для решения современных научно-технических проблем.

Формирование пакетов программного обеспечения, полученных в современных условиях, является значительным событием. Программированием стали заниматься и специализированные малые фирмы. Некоторые из них направлены на разработку программного обеспечения для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие - на разработку прикладного программного обеспечения для различных типов персональных компьютеров. Разработка программного обеспечения включала специалистов из государственных учреждений, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.

Интегрированная автоматическая обработка информации подразумевает объединение в один набор всех технических средств обработки информации с использованием новейших технологий, методологии и различных процедур обработки информации.

Создание полноценной автоматизированной системы имеет последовательные этапы:

• 
  автоматизация процессов сбора, хранения и распространения данных;
  
• 
  использование устройств для автоматической обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;
  
• 
  интеграция отдельных процессов обработки информации в единую внутреннюю систему;
  
• 
  консолидация цифровой и текстовой информации при помощи электронной почты;
  
• 
  использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход на единую систему обработки всех видов информации.
  

Устройство для автоматической обработки текстовой информации принципиально отличается от компьютеров, используемых для обработки данных. Это связано с тем, что обработка текста, выраженная словами, предложениями, параграфами, не может быть реализована с помощью пакетов программного обеспечения. Составление и редактирование текста может производить только лицо, взаимодействующее с устройством для обработки текстовой информации. Компьютеры использовали их только как средство для печати и редактирования текста.

---

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм привело к появлению и развитию новых профессий, связанных с обслуживанием компьютеров - а именно программистов, системных администраторов, обработчиков и хранителей информации в необходимом виде. Таким образом, наблюдается неуклонное снижение стоимости персональных компьютеров и увеличение заработной платы обслуживающего персонала.

Об автоматизации управления персоналом в России стали говорить в последнее время. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно используются почти во всех структурах, то об автоматизации работы кадровых сотрудников задумывались мало, и спрос на такие системы в последние годы значительно вырос. Автоматизация управленческого персонала дает:

• 
  возможность контроля скорости получения последних и полных данных о структуре предприятия, штатного расписания и сотрудников;
  
• 
  строгий контроль за деятельностью дочерних компаний;
  
• 
  индивидуальная разработка системы отчётной документации;
  
• 
  переход к новым технологиям и методам работы;
  
• 
  улучшение условий труда;
  
• 
  гибкость и контроль.
  

Интегрированная система управления персоналом может быть использована для автоматизации работы отдела кадров, экономического планирования, обучения персонала на любом предприятии. Основой управленческой деятельности, в первую очередь, является ведение документации, охватывающей процесс создания документов и организации работы с ними. От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность всего предприятия. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как эффективность и качество формирования, передача и прием информации, согласованность информационного обслуживания, четкая организации хранения, поиск и использование документов. Из этого следует заметить, что автоматизация процесса требует:

• 
  более целостную картину происходящего на предприятии;
  
• 
  скоординированную работу всех департаментов;
  
• 
  улучшение качества обслуживания клиентов;
  
• 
  эффективное использование людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.
  

Впервые требования к работе с документами были описаны Михаилом Михайловичем Сперанским в 1811 году. Он разработал методику ведения отчетности в государственных учреждениях и стал основателем науки, изучающей закономерности управления - делопроизводства. До сих пор основные принципы и цели документа оставались практически неизменными. С развитием цивилизации, внедрение в повседневную жизнь науки и техники в оформлении документов стало использоваться оборудование. И, наконец, когда появился компьютер, и переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок, совершенно очевидным становится то, что сегодня не возможно обойтись без использования передовых информационных технологий:

---

• 
  систем в архитектуре клиент-сервер;
  
• 
  систем сканирования и оптического распознавания символов (текста);
  
• 
  систем управления базами данных;
  
• 
  систем поиска документов;
  
• 
  Интернет.
  

---