Файл: Теоретические основы управления информационным предприятием 11.docx

1.3 Способы улучшения информационной системы

Объем информации, которая должна быть обработана для разработки эффективных управленческих решений, настолько велика, что она уже давно превосходит возможности человека. Трудности управления современным крупномасштабным производством привели к широкому использованию компьютерных технологий, созданию автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и математических методов.

Организация информационного обеспечения анализа имеет несколько требований. Эта аналитическая информация, ее объективность, единство, эффективность, рациональность и т. д.

Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации, независимо от источника получения, должна отвечать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направ­лениях деятельности и с той конкретизацией, которая нужна руководителю для всестороннего обзора экономичес­ких явлений и процессов, выявления основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повы­шения эффективности производства. Поэтому вся система управления информацией должна постоянно улучшаться, быть более современной.

В сегодняшней практике организации учета, планирования и статистики на предприятии это очевидно, потому как регулярно пересматриваются формы документов, их содержание и организация документооборота, появляются новые формы накопления и хранения данных (относится к компьютерному оборудованию). Все изменения продиктованы не только требованиями бухгалтерского учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информации для принятия управленческих решений.

Экономическая информация должна точно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. В противном случае выводы, сделанные по результатам анализа, будут не соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользу предприятию, но и могут нанести вред, который, в последствии, будет трудно устранить.

Следующее требование к организации информационного потока - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Этот принцип подразумевает необходимость устранения изоляции и дублирования различных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый экономический акт необходимо регистрировать только один раз, и полученные результаты могут использоваться в бухгалтерском учете, планировании, контроле и анализе.

---

Анализ эффективности может быть достигнут только тогда, когда по его результатам можно быстро вмешаться в производственный процесс. Это означает, что информация должна поступать к аналитику как можно скорее, для получения наиболее оперативного решения. Улучшение своевременности информации достигается с использованием новейших средств связи, обработки ее на компьютере и т. д.

Одним из требований к качеству информации является обеспечение ее сопоставимости с предметом и объектами исследования, временным периодом, методологией расчета показателей и рядом других факторов.

Наконец, информационная система должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимальные затраты на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для анализа любого экономического явления или процесса требуется полная информация. В его отсутствие анализ является неполным. С другой стороны, избыток информации удлиняет процесс поиска, сбора и принятия решений. Из этого требования вытекает необходимость изучения полезности информации, и на этой основе улучшить информационные потоки за счет исключения ненужных данных, чтобы быстрее находить те, которые нужны.

Таким образом, информационную систему следует формировать и совершенствовать с учетом вышеуказанных требований, что является необходимым условием повышения эффективности и действительности управления.

Получение информации не является основной целью бизнеса. Целями можно назвать выживанием и получением прибыли. Информационная система управления - это система, обеспечивающая достижение целей компании путем предоставления организованной, хорошо структурированной и своевременной информации.

Информация является важнейшим стратегическим ресурсом бизнеса. Отсутствие актуальной и нужной информации создает неопределенность, что в свою очередь значительно сводит на «нет» эффективность и правильность решений. В малом бизнесе, где число сотрудников невелико, для информационной поддержки бизнеса достаточно базовой помощи. Компьютеры, в таких случаях, используются как любое другое офисное оборудование наряду с копировальным аппаратом. Тем не менее, при росте бизнеса неизбежно появление новых проблемам.

Следовательно, что компьютерная бухгалтерская программа, успешно выполняющая свою задачу, не пригодную для онлайн-анализа, из-за того, что сведение баланса и формирование итогов производится не так часто, как это требуется в повседневной деятельности.

---

Бизнес на определенном этапе развития недостаточно управляем. Для управления отдельными «делами» у фирмы не хватает механизма для быстрой оценки эффективности каждого из них. Кроме того, часто отсутствует стратегическое планирование с эффективным контролем.

Иными словами, для успешного развития необходима комплексная система управления, которая объединяет все аспекты управления, а не только бухгалтерский учет. Это не только технологические задачи - это проблемы организации постоянного управления и проблемы выбора, порядка внедрения информационной системы.

Существует три основных решения проблемы внедрения информационных систем.

Первый способ - разработать систему самостоятельно. Такого способа придерживаются многие организации. Очень часто для автоматизации вычислений применяются процедуры, написанные с помощью офисных программ (например, макросы для Excel). Однако с возрастающей сложностью бизнеса такие программы перестают удовлетворять, поскольку они не связаны с управлением данными со сложной структурой. Создание всеобъемлющей системы требует не только большого потребления времени и денег. Так же необходимо централизованное компетентное стратегическое управление разработкой проекта, что доступно только крупным компаниям. Для только развивающихся компаний, разработать систему, которая могла бы в течение длительного времени поддерживать бизнес, практически не предоставляется возможным.

Второй способ заключается в приобретении универсальной системы или программного пакета. Выбор таких систем ограничен, в основном, программами бухгалтерского учета. Причина в том, что бухгалтерский учет - это строгая и консервативная методология. Несмотря на частые изменения законодательства, формы отчетности, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая деятельность в разных компаниях разнообразна. Очень сильно отличается логика работы, и это связано не только с различными отраслями или видами деятельности. Бизнес, как и любое искусство, отражает личность мастера (исполнителя). Поэтому, общих пакетов для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, а не просто бухгалтерского учета, немного. Как и программы для бухгалтерского учета, они требуют свои настройки. Решение о покупке универсальной системы позволяет относительно небольшие средства решить многие проблемы, связанные с информационным обеспечением бизнеса.

---

Третий путь - передача функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход редко применяется в российских условиях. При выборе правильного подрядчика достигаются существенные преимущества:

• 
  экономия средств, за счет использования решений, основным из которых было успешное внедрение в других фирмах;
  
• 
  профессионализм;
  
• 
  служба поддержки;
  
• 
  развитие системы в соответствии со сложностью бизнеса.
  

Так же существуют и потенциальные опасности:

• 
  потеря возможностей для развития системы;
  
• 
  риск потери информации из-за незнания внутренней структуры;
  
• 
  зависимость от поддержки со стороны подрядчика.
  

Вопрос о том, идти ли навстречу развитию информационной системы самостоятельно, сложный. Это связано не только с возможностями выделения необходимых средств. Считается, что решение использовать систему покупки - это проявление высокого уровня зрелости организации. Это можно расценивать как проявление цивилизованного разделения труда.

Профессионально сделанный продукт для продажи имеет одно важное качество, которое отличает его от текущей версии программного обеспечения, разработанного членами команды. Это функциональная производительность. Что-то может не подойти, но то, что в нем заложено и гарантировано разработчиком - работает.

Если система разрабатывается своими программистами, возникает желание перестроить систему на ходу, не понимая основополагающих причин необходимости. Разумеется, с высокопрофессиональной группой программистов внутри компании и с хорошо организованным распределением задач можно решить проблему разделения ответственности заказчика и подрядчика. Эта проблема, как и многие другие, связана с управлением информационными системами, то есть с менеджментом, а не с технологией.

Привлечение иной организации для внедрения информационных систем предоставляет определенные возможности. Одна из них - это необходимость формулировать бизнес-правила, без которых невозможно заключить договор. В некоторых случаях фирма, проводящая установку системы, предлагает сформулировать требования. Есть провайдеры, которые предлагают комплексное решение. Они либо реорганизуют сами бизнес-процессы, либо привлекают третью организацию, которая выступает в качестве консультанта или постановщика проблемы. Следует отметить, что независимое решение проблемы аппаратного обеспечения информационной системы слишком часто приводит к проблемам, связанным с функционированием системы. Многие проблемы можно избежать,

---

заказав систему у провайдера, работающего по принципу «все из одних рук».

Система должна обладать следующими свойствами:

1. Экономия инвестиций. Внедрение и эксплуатация системы всегда требует затрат, превышающих стоимость «коробки» и контракта. Это, во-первых, средства, необходимые для адаптации системы в соответствии с меняющимися условиями ведения бизнеса. Во-вторых, это затраты, связанные с разработкой новых технологий, которые могут возникнуть, например, в процессе интеграции системы с новыми программными продуктами и т. д. Можно говорить о возможности сохранения инвестиций в связи с внедрением информационной системы, если эти затраты будут минимальными. Это затрагивает выбор системы управления базами данных. Это не только о технические аспекты. Необходимо рассмотреть позицию разработчика на рынке, его техническую политику в области инноваций. Имеет значение и стоимость самой базы данных. Другой аспект - техническая реализация при разработке преимуществ, обеспечиваемых системой управления базами данных: объектно-ориентированный подход, модульная структура и т. д.

2. Надежность - прежде всего, гарантированная безопасность и доступность данных в случае возникновения каких-либо технических проблем, так же это обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного вмешательства.

3. Возможность роста - масштабируемость, расширяемость, модульность, разработка модулей на заказ.

4. Степень автоматизации различных видов деятельности - полная автоматизация всех видов деятельности, а не только бухгалтерский учет.

5. Интуитивно понятный интерфейс - возможность для пользователя понять интерфейс без описания.

6. Возможность интеграции с электронным документооборотом - внедрение функций системы управления документами или интеграция с внешней системой управления документами.

7. Адаптируемость к бизнесу клиента - степень гармонизации свойств системы с потребностями клиента при завершении расчетов с поставщиками.

8. Доступность.

Ряд программ, доступных на рынке, имеет свою специфику. Особенностью комплексных программ, разработанных компанией MonolitInfo является, например, возможность мультивалютного учета, поддержка большого количества языков и ориентация на международные стандарты учета (GAAP и др.), что определяет его популярность среди совместных предприятий и иностранных компаний. Выделяется среди других предложений система «LokOffice», которая позволяет предоставлять информацию с удаленных офисов. Однако эта система реализована в системе управления базами данных Raima Data Manager, которая не реляционная, которая не поддерживает транзакции распространения и репликации данных. Эти и другие свойства базы данных Raima не позволяют создать на ее основе надежную структуру для управления быстро развивающейся средой или крупной фирмой. Однако для предприятий, не требующих значительного роста и сложности в бизнесе, это представляет определенный интерес.

---