Файл: Совершенствование кадрового делопроизводства в.docx

• 
  психологический дисбаланс прав и ответственности (ограниченность в правах, хотя несут полную ответственность за свою работу), что приводит к нервно-психическим нагрузкам, ухудшению здоровья;
  
• 
  ролевая непосредственность – нечеткость распределения прав, обязанностей, ответственности; психологическое давление с двух сторон: подчиненные и вышестоящее руководство, что обуславливает повышенную тревожность и невротизацию руководителя. Все это ведет к длительным согласованиям и некоторой неразберихе в документообороте.
  

Таким образом, система документооборота неэффективна и требует доработки и изменения. Для определенных видов приказов предлагается разработать определенный набор виз. Например, в приказе на отпуск оставить ректора и работника; в приказе на командировку ректора, главного бухгалтера и работника и т.д.

Кроме того, при совершенствовании программы «1С: Зарплата и Кадры Бюджетного учреждения 8.2» возможна регистрация практически всех документов, будь то справки с основного места работы или приказы, взамен регистрации вручную в журналах по учету (справок, листков нетрудоспособности, приказов и т.д.).

Следует также помнить о следующих трудностях автоматизации кадровых процессов:

• 
  хороший и качественный проект требует больших денежных средств (особенно если необходимо существенно менять или дополнять конфигурацию программы);
  
• 
  специалистам отдела кадров, занимающимися проектом автоматизации, предстоит общаться с разработчиками программ. Между тем далеко не все
  

---

кадровики могут разговаривать с программистами «на одном языке» (как и наоборот), следовательно, придется этому учиться;

• 
  процесс ввода всей необходимой информации потребует от специалистов отдела кадров максимальной концентрации внимания.
  

Ниже перечислены основные составляющие эффекта, получаемого при вводе в действие системы автоматизации делопроизводства и документооборота в масштабе организации:

• 
  во всех подразделениях и в организации в целом вводится единая и строго регламентированная технология делопроизводства. При этом уменьшается зависимость организации от персонала как носителя технологических знаний по работе с документами;
  
• 
  организация становится управляемой, появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации;
  
• 
  создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по организации, особенно при реализации электронного документооборота. Для госаппарата это одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений.
  

- минимизируется трудоемкость операций, связанных с обработкой кадровой документации. При этом нужно, конечно, иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе

---

, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, сокращается, как показывает опыт, в несколько раз. Но, самое главное, сокращение трудозатрат операторов само по себе не может являться целью использования системы автоматизации

делопроизводства и документооборота;

- качественный выигрыш во времени и трудозатратах достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота внутри организаций и между ними, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов.

Практическое использование и внедрение автоматизированной системы управления кадрами или автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы и системы автоматизации делопроизводства и документооборота оказывает положительное воздействие на организацию труда работников отдела кадров. Положительный социально-экономический эффект выражается в росте производительности труда и снижении его рутинности.

Для совершенствования работы отдела кадров университета и для устранения ранее рассмотренных ошибок, было предложено применить в РГППУ электронный документооборот.

Бумажный документ – информация, зафиксированная на бумажном носителе и неразрывно связанная с ним, обладающая определенными реквизитами, такими, как дата,

---

подпись и т. д. Главной особенностью (недостатком) бумажного документа является именно его привязка к материальному носителю. А значит, в случае потери, уничтожения носителя утрачивается и непосредственно документ, вся информация, зафиксированная в нем.

Очевидно, что в век информационных классическая схема управления документооборотом не способна справиться с существующими объемами работы.

Во всех образовательных учреждениях при работе с документами, возникают одинаковые проблемы:

• 
  неизбежная потеря документации и, как следствие, информации, зафиксированной в ней;
  
• 
  накопление огромного количества документов, назначение и источник появления которых неизвестны;
  
• 
  длительная подготовка и согласование документации, а следственно, низкая скорость обработки информации и реакции на новые воздействия;
  
• 
  противоречивый характер принимаемых решений ввиду низкой скорости передачи документов и информации лицам, принимающим решения.
  

В результате, традиционный документооборот содержит значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда даже противоречат друг другу.

Единственным способом решения таких проблем является внедрение автоматизированной системы делопроизводства и документооборота.

Электронный документ трактуют как документированную информацию, представленную в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в

---

информационных системах»¹.

Смежное с этим понятием электронный документооборот (далее по тексту – ЭДО) эксперты определяют как совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией конценпии «безбумажного делопроизводства»².

Системы электронного документооборота обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов на предприятии. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов,



¹Об информации, инфомационных технологиях и о защите информации:

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Российская газета. 2006. 29 июля.

²Электронный документооборот: базовые понятия и терминология // [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.dokflow.ru/edu/glossary/detail.php?ID=27946.

которые, как правило, поддерживают такие системы включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям систем электронного документооборота относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных.

Важной целью внедрения систем электронного документооборота (далее – СЭД) является создание эффективной среды управления и функционирования предприятия.

В высшем учебном заведении, где внедрен

---