ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 18.01.2024
Просмотров: 471
Скачиваний: 5
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
электронный документооборот и используется система управления документооборотом, документ является и базовым инструментом управления. Нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д., то есть все управление на предприятии осуществляется через документы. Поэтому, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам.
Любой документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов – это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих.
Каждый документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля предприятия.
Любой документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск).
Таким образом, организация документооборота с применением СЭД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы:
К стратегическим преимуществам, связанным с повышением эффективности работы образовательного учреждения после внедрения СЭД, можно отнести:
Электронная подпись – данные в электронной форме, которые присоединяются к другим электронным данным или логически с ними связаны, и предназначены для идентификации подписчика этих данных.
Электронная цифровая подпись (далее по тексту – ЭЦП) – вид электронной подписи, полученный в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который присоединяется к этому набору или логически с ним объединяется и дает возможность подтвердить его целостность и идентифицировать подписавшегося. Электронная цифровая подпись накладывается с помощью личного ключа и проверяется с помощью открытого ключа.
В свою очередь личный ключ является параметром криптографического алгоритма, который доступен только подписанту и предназначенный для установки подписи, а сертификат открытого ключа – это документ, выданный центром сертификации ключей, который подтверждает его подлинность и соответствие открытого ключа подписанту.
Электронная цифровая подпись может использоваться юридическими и физическими лицами как аналог собственноручной подписи для предоставления электронному
документу юридической силы. Юридическая сила электронного документа, подписанного ЭЦП, эквивалентна юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью правомочного лица и скрепленного печатью.
Тем не менее при взаимодействии с контрагентами, электронный документ, чаще всего не признается юридически значимым. В связи с этим, внешний документооборот почти всегда ведется в традиционном бумажном виде. Для учета документов приходящих от внешних контрагентов необходимо получить их электронные образцы, путем их сканирования и занесения в базу системы.
Внедрять электронный документооборот в университете следует повсеместно, во всех ее подразделениях, поскольку работа СЭД связана с созданием, изменением и хранением денных, необходимых для всего предприятия.
Основными принципами электронного документооборота являются:
Электронный документ считается полученным адресатом со времени поступления автору сообщения в электронной форме от адресата о получении этого электронного документа автора, если иное не предусмотрено
1Иванова Е.В. Электронный
документооборот как форма современного
делопроизводства // Гуманитарий юга России. 2017. № 1. С. 200.
законодательством или предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота. Проверка целостности электронного документа проводится путем проверки электронной цифровой подписи.
В Российском государственном профессионально-педагогическом университете должны разрабатываться локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы.
С целью повышения качества составления кадровых документов в РГППУ и организации деятельности отдела кадров, предлагается разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству, к которой должен прилагаться альбом форм документов.
В первую очередь, в инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри образовательной организации. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать ошибок в оформлении документации по личному составу. Во-вторых, при разработке Инструкции учитывается специфика организации, которая определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников, но и особенностями ведения кадрового делопроизводства.
Альбом форм документов должны содержать образцы оформления обязательных кадровых документов, предусмотренных действующим трудовым законодательством. Наличие Альбома позволит быстро и правильно документировать работу с кадрами.
Из этого
следует, что разработка и использование этих документов в деятельности отдела кадров позволит регламентировать правила, приемы и процессы создания кадровых документов, определить порядок работы с ними, что в конечном итоге приведет к исключению ошибок в оформлении кадровой документации и повысит культуру управления в целом.
Для того чтобы повысить качество оформления кадровых документов в отделе кадров также необходимо регулярно проводить мероприятия, направленные на повышение квалификации сотрудников отдела кадров
(семинары, курсы повышения квалификации, тренинги, курсы дополнительного образования и т.д.). Эксперты в области кадрового делопроизводства помогут проанализировать сложные случаи заполнения унифицированных и неунифицированных форм кадровых документов с учетом последних изменений в трудовом законодательстве.
Выполнение всех обозначенных рекомендаций и применение разработанных документов позволит совершенствовать всю систему кадрового делопроизводства, что позволит повысит качество составления и оформления кадровых документов, сократит трудовые затраты на работу с ними и систематизирует кадровый документооборот. От грамотной и четкой работы отдела кадров, соответствия его действий федеральной и локальной нормативно-правовой основе зависит авторитет в целом.
Обосновывается вывод о том, что постоянное увеличение объема и разнообразие состава информации, циркулирующей и используемой в сфере образования, свидетельствует о взаимосвязи и взаимовлиянии документационного и информационного обеспечения управления образованием. Информационная составляющая является неотъемлемой частью
Любой документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов – это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих.
Каждый документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля предприятия.
Любой документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск).
Таким образом, организация документооборота с применением СЭД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы:
-
категоризация документов по типам и видам; -
снабжение каждого типа или вида документа любыми необходимыми атрибутами; -
механизмы управления задачами и контроля их выполнения; -
надежное хранилище документов с возможностями атрибутивного и полнотекстного поиска.
К стратегическим преимуществам, связанным с повышением эффективности работы образовательного учреждения после внедрения СЭД, можно отнести:
-
появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве); -
значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам); -
повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации; -
повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере; -
улучшение контроля за исполнением документов.
Электронная подпись – данные в электронной форме, которые присоединяются к другим электронным данным или логически с ними связаны, и предназначены для идентификации подписчика этих данных.
Электронная цифровая подпись (далее по тексту – ЭЦП) – вид электронной подписи, полученный в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который присоединяется к этому набору или логически с ним объединяется и дает возможность подтвердить его целостность и идентифицировать подписавшегося. Электронная цифровая подпись накладывается с помощью личного ключа и проверяется с помощью открытого ключа.
В свою очередь личный ключ является параметром криптографического алгоритма, который доступен только подписанту и предназначенный для установки подписи, а сертификат открытого ключа – это документ, выданный центром сертификации ключей, который подтверждает его подлинность и соответствие открытого ключа подписанту.
Электронная цифровая подпись может использоваться юридическими и физическими лицами как аналог собственноручной подписи для предоставления электронному
документу юридической силы. Юридическая сила электронного документа, подписанного ЭЦП, эквивалентна юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью правомочного лица и скрепленного печатью.
Тем не менее при взаимодействии с контрагентами, электронный документ, чаще всего не признается юридически значимым. В связи с этим, внешний документооборот почти всегда ведется в традиционном бумажном виде. Для учета документов приходящих от внешних контрагентов необходимо получить их электронные образцы, путем их сканирования и занесения в базу системы.
Внедрять электронный документооборот в университете следует повсеместно, во всех ее подразделениях, поскольку работа СЭД связана с созданием, изменением и хранением денных, необходимых для всего предприятия.
Основными принципами электронного документооборота являются:
-
однократная регистрация документа – параллельное выполнение различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их выполнения; -
непрерывность движения документа – единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключает дублирование документов; -
эффективно организованная система поиска документа – отправка и передача электронных документов1.
Электронный документ считается полученным адресатом со времени поступления автору сообщения в электронной форме от адресата о получении этого электронного документа автора, если иное не предусмотрено
1Иванова Е.В. Электронный
документооборот как форма современного
делопроизводства // Гуманитарий юга России. 2017. № 1. С. 200.
законодательством или предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота. Проверка целостности электронного документа проводится путем проверки электронной цифровой подписи.
В Российском государственном профессионально-педагогическом университете должны разрабатываться локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы.
С целью повышения качества составления кадровых документов в РГППУ и организации деятельности отдела кадров, предлагается разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству, к которой должен прилагаться альбом форм документов.
В первую очередь, в инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри образовательной организации. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать ошибок в оформлении документации по личному составу. Во-вторых, при разработке Инструкции учитывается специфика организации, которая определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников, но и особенностями ведения кадрового делопроизводства.
Альбом форм документов должны содержать образцы оформления обязательных кадровых документов, предусмотренных действующим трудовым законодательством. Наличие Альбома позволит быстро и правильно документировать работу с кадрами.
Из этого
следует, что разработка и использование этих документов в деятельности отдела кадров позволит регламентировать правила, приемы и процессы создания кадровых документов, определить порядок работы с ними, что в конечном итоге приведет к исключению ошибок в оформлении кадровой документации и повысит культуру управления в целом.
Для того чтобы повысить качество оформления кадровых документов в отделе кадров также необходимо регулярно проводить мероприятия, направленные на повышение квалификации сотрудников отдела кадров
(семинары, курсы повышения квалификации, тренинги, курсы дополнительного образования и т.д.). Эксперты в области кадрового делопроизводства помогут проанализировать сложные случаи заполнения унифицированных и неунифицированных форм кадровых документов с учетом последних изменений в трудовом законодательстве.
Выполнение всех обозначенных рекомендаций и применение разработанных документов позволит совершенствовать всю систему кадрового делопроизводства, что позволит повысит качество составления и оформления кадровых документов, сократит трудовые затраты на работу с ними и систематизирует кадровый документооборот. От грамотной и четкой работы отдела кадров, соответствия его действий федеральной и локальной нормативно-правовой основе зависит авторитет в целом.
Обосновывается вывод о том, что постоянное увеличение объема и разнообразие состава информации, циркулирующей и используемой в сфере образования, свидетельствует о взаимосвязи и взаимовлиянии документационного и информационного обеспечения управления образованием. Информационная составляющая является неотъемлемой частью