Файл: На основании поставленной цели необходимо решить следующие задачи.docx

Удобство работы обеспечивается за счет возможности скрывать и отображать поля таблицы: перед глазами будут только те данные, которые нужны в данный момент.

Рис 11 .Ключевые характеристики устройств в таблице прайс-листа

Информирование клиентов об изменениях

Покупатели, у которых есть доступ к прайс-листу, мгновенно получат уведомление обо всех обновлениях в прайс-листе поставщика: появилась дата поступления новой партии на склад, расширился ассортимент прайс-листа, изменились категории цен или добавились скидки. Уведомления в сервисе появятся автоматически, а при необходимости рассылки конкретных изменений, это можно сделать прямо из личного кабинета сервиса.

Сегментированные и персональные предложения

При работе с разными сегментами оптовых покупателей Goodwix позволяет создавать отдельные прайс-листы с разными типами цен, скидок и специальных предложений. При этом клиенты видят только те прайс-листы, к которым им предоставлен доступ. Это обеспечивает конфиденциальность коммерческой информации, причем даже для менеджеров, работающих с другими сегментами.

Сервис позволяет создавать индивидуальные предложения для конкретного клиента назначая специальные цены, выбирая отдельные бренды, категории товаров или формируя предложения под проектные сметы.

Выгрузка прайс-листа

Goodwix позволяет вам и вашим партнерам выгружать прайс-лист, например, для размещения на сайтах и маркетплейсах, или для других случаев, требующих наличие аккуратно сверстанного файла. В документ можно включить только те данные, которые необходимы: всего прайс-листа или отдельных категорий. Поддерживаются популярные форматы XLS, XML, CSV.

Самостоятельное оформление заказа

После предоставления доступа покупателям к прайс-листу, они могут самостоятельно оформить оптовый заказ в удобное время без участия менеджеров. Это быстро и понятно: достаточно проставить нужное количество позиций и товары автоматически добавятся в корзину, а покупатель увидит общую сумму заказа и персональные скидки.

Рис 12. Оформление заказа с добавлением товаров в корзину

Удобное управление ценами в прайс-листе

Многообразие инструментов для быстрой настройки цен в прайс-листе – категории цен, скидки, наценки – все это назначается как для конкретного товара, так и для группы, или всего прайс-листа, что позволяет быстро формировать ценовое предложение.

Рис 13. Скидка на категорию товаров в прайс-листе

Автоматическая конвертация валют в прайс-листе по текущему курсу позволяет исключить целый пласт ручных работ и сократить количество ошибок.

Актуальные цены из учетной системы при настроенном обмене данных избавят от необходимости двойной работы.

Доступ к прайс-листу в любой момент с любого устройства

С онлайн-доступом к прайс-листу менеджер по продажам может в любой момент предоставить квалифицированную консультацию по товарам, дать доступ по ссылке на КП для нового клиента, или быстро актуализировать информацию, например, в соответствии с новым спец. предложением компании или изменениями в сроках поставки.

2.8 Организация документооборота, его классификация и регистрации, контроль и хранение
Организация документооборота — это правила, в соответствие с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления.

При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);

исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласование и т.д.);

максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Также соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

прямоточности направления документопотоков,

исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
периодичность (стадии документооборота);
направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обуславливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота. Потоки документов, участвующих в документообороте представлены на рисунке 11.

Рис. 14. Классификация документопотоков
Документы классифицируют:

по признаку специализации: общие (административные); специализированные (финансово-расчетные, плановые, статистические, юридические).
по назначению: организационные (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительные (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, решения); справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, списки, телеграммы, стенограммы и др.); по личному составу (приказы по личному составу, личная карточка, личное дело, характеристика, записки о переводе, трудовая книжка); предложения, заявления и жалобы граждан.
по месту составления: внутренние; внешние
по наименованию: акты, уставы, положения, протоколы, инструкции, планы, приказы, распоряжения и др.
по количеству вопросов: простые (содержащие один вопрос); сложные (содержащие несколько вопросов
по срокам исполнения: срочные, несрочные.
по срокам хранения: постоянного (вечного) хранения; временного хранения (до 10 лет).
по степени подлинности: черновики (предварительная редакция документа); подлинники; копии.
по технике создания: рукописные; машинописные; типографские.
по форме:

- индивидуальные (произвольная форма);

- типовые (текст-образец);

- трафаретные (часть текста документа отпечатана заранее - постоянная информация, а часть текста вписывается при его составлении - переменная информация).

Также документооборот делится на обычный и технический.

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного делопроизводства".
Документ, представленный в электронном виде, или электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документ может быть зарегистрирован только один раз:

входящий — в день поступления,

исходящий — после подписания или утверждения (за исключением распорядительных документов, которым присваивается номер после их подписания)

Контроль документооборота – это система, в которую включены: постановка документа на контроль; проверка вовремя оформленной доставки документации ответственному исполнителю; заблаговременная проверка и регулировка движения исполнения документа; если нужно – пересмотр исполнительных сроков для документа; учет и обобщение итогов контроля за определенное время, а кроме этого по основной документации; уведомление руководства компании, иных должностных лиц, которые несут ответственность за организацию работы с документацией, об итогах контроля. Контролирование документооборота – одна из основных задач компании. Если нет соответствующего обеспечения, чтобы хранить и обрабатывать бумаги, создаются сильные помехи функционированию предприятия. Долгий поиск, потери, задержки отправления и получения, дубликаты документации замедляют нормальный ритм работы.

Если же у организации есть в составе структурные подразделения на удалении, то, когда понадобится определить правомерность какой-либо операции, работа компании может совсем остановиться. Правильный документооборот в компании необходим для эффективного менеджмента.

Если этот процесс не будет нормально функционировать, невозможно обеспечение финансового и управленческого учета. Организация системы контроля необходима для решения задач такого рода, как: учет движения исполнения документов; выявление нарушений исполнительного периода; уведомление руководителя компании о процессе исполнения документов; обнаружение и вовремя сделанная ликвидация факторов неисполнения документов; увеличение личной ответственности исполнителей за своевременность исполнения документов; укрепление исполнительской дисциплины. Необходимо контролировать весь оборот документации в компании. При этом нужно соблюдать сроки и объемы исполнения документов, а сами они обязаны соответствовать установленным требованиям, включая содержание, структуру, стиль изложения и оформление. Осуществление контролирующих функций может быть возложено на руководство компании либо глав структурных подразделений. Также этим занимаются ответственные исполнители – ведущие специалисты в каждом направлении деятельности. Отдельную контролирующую функцию выполняет отдел контроля исполнения документов, либо специально уполномоченное должностное лицо – инспектор по контролю исполнения документов (КИД).

Главная задача документооборота - ускорение движения документов, и чем короче и быстрее будет организован этот процесс, тем он будет эффективнее, и пользователи смогут вовремя получить информацию для принятия решений.

Документооборот на каждом предприятии устанавливается главным бухгалтером и является обязательным для всех работников предприятия.

Порядок документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата (бухгалтерии).

Стадии документооборота: