Файл: Практичесиие работы Документационое обеспечение управления.pdf

Расшифровка  подписи  располагается  на  уровне  последней  строки  наименования 
должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке 
ограничивается правым полем.

Образец протокола
 

    Герб России
  МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

  ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

                                (РОСАРХИВ)
 
 ПРОТОКОЛ
 
 заседания Научного совета

_______                   N _________
Москва
 
Председательствующий - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
---------------
 

   ПОВЕСТКА ДНЯ:

 
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы ...
Доклад заместителя руководителя ...
2. О ..........................................
 
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2. ...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
 
Председательствующий               Подпись                                                       И.О. Фамилия

Секретарь                                        Подпись                                                        И.О. Фамилия

Образец выписки из протокола:

Фирма «Заря»

26

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

29.10.2011         №21

Москва

совещания руководства фирмы

Председатель           - Иванов И.И

Секретарь                 - Петров П.П

Присутствовали: Бугров С.К., Егоров В.А., Сидоров С.С., Смирнова Н.Н.

Повестка дня:

1. Об образовании функционального подразделения отдела информатизации. 

Информация юрисконсульта Егорова В.А.

2. О заключении договора о хозяйственной деятельности фирмы. Информация зам. 

директора по хозяйственным вопросам Сидорова С.С.

1.СЛУШАЛИ:
         Егорова  В.А.  –  о  необходимости  образования  функционального  подразделения  – 
отдела  информатизации  с  целью  качественного  и  современного  обеспечения 
деятельности фирмы информацией.
1.ВЫСТУПИЛИ:
     Бугров С.К. – о формах и методах работы отдела.
1.ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Признать целесообразным созданием самостоятельной службы информатизации.
1.2. Внести изменения в структуру и штатную численность фирмы.

Председатель                                                                                                               И.И. Иванов
Секретарь                                                                                                                     П.П.Петров
                                                                                                                                
Верно
Секретарь – референт                                <личная подпись>                              Ю.И.Краснов 
06.12.2011

Источники

1.

ГОСТ  Р  6.30-2003.  «Унифицированные  системы  документации. 

Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов»

2. Методические  рекомендации  по  разработке  инструкций  по  делопроизводству  в 

федеральных 

органах 

исполнительной 

власти(Утверждены 

 Приказом 

Росархива23.12.2009 N 71)

ОСНОВНАЯ ЛИТЕРАТУРА

27

1. Басаков  М.И.  Документационное  обеспечение  управления.  (Делопроизводство). 

Ростов н/Д: Феникс, 2009.- 413 с

2. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – М.: издательско-

торговая корпорация «Дашков и К», 2009 – 520с. 

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ЛИТЕРАТУРА

1. Басаков  М.И.  Документационное  обеспечение  управления.  (Делопроизводство). 

Ростов н/Д: Феникс, 2009.- 413 с

2. Галахов  В.В.  Секретарское  дело  (образцы  документов,  организация  и  технология 

работы). М.:«Издательство Проспект»,  2006.- 285 с.

3. Журавлёва  И.В.  Оформляем  документы  на  персональном  компьютере:  грамотно  и 

красиво:  ГОСТ Р 6.30-2003. М.: «Инфра-М», 2010. -520 с.

4. Кирсанова  М.В.,  Аксенов  Ю.М.  Курс  делопроизводства.  Учебное  пособие.  М.: 

«Инфра-М», 2010. – 210 с.

5. Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах власти и 

местного  самоуправления.  Новые  обязательные  правила.  Практическое  пособие.  М.: 

Омега-Л, 2007. -365 с.

Контрольные вопросы:

1. К какой группе документов относится протокол?

2. Кто подписывает протокол?

3. Назовите реквизиты протокола.

4. Как оформляется тема (заголовок к тексту) протокола?

5. В какие сроки необходимо оформить «чистовик» протокола? 

Практическая работа № 4 

Тема: Составление  и оформление актов.

Цель: Приобретение практических навыков составления актов.

28

Ход работы:

1. Опираясь     на     материал     лекций,         источников  и  литературы  повторите 
порядок оформления составления акта, реквизиты акта.

2. Пользуясь методическими рекомендациями и предложенной формой, оформите 
акт с использованием компьютера по предложенной ситуации.

Оборудование:  ПК

Ситуация 1.

С  5  по  11  апреля  текущего  года  комиссия  в  составе  главного  бухгалтера  Сенина 

И.О.  т  заведующей  канцелярией  НПО  «Антей»  ЛД.Щукиной  (председатель),  а  также 
заместителя директора по административно-хозяйственной работе предприятия «Янтарь» 
(входящего  в  состав  НПО)  ЛХ.Гриценко  осуществило  проверку  состояния  хранения  и 
передачи в Госархив документов предприятия «Янтарь».
Комиссией  было  установлена,  что  работа  ведомственного  архива  предприятия  ведется  в 
соответствии с планом, условия хранения документов хорошие.
Документы постоянною хранения за 2011-2012 гг. переданы по описи в государственный 
архив г.Томска.

Однако комиссия установила ряд серьезных недостатков в работе с документами.

1.     На  предприятии  используется  устаревшая  номенклатура  дел,  которая  не 
пересматривалась за последние 8 лет.
2.     Ослаблен  контроль  со  стороны  канцелярии  за  состоянием  делопроизводства  в 
управленческих структурах предприятия.
3.     Документация  бухгалтерского  учета  хранится  в  неподходящих  условиях,  в 
бессистемном  виде  совместно  с  другими  административными  документами  и  требует 
проведения экспертизы ценности.

Основанием  для  проведения  проверки  стал  приказ  директора  НПО  «Антей»  №32  от  20 
марта текущего года «О работе службы документационного обеспечения по организации 
хранения документов в подведомственных органах». Акт составлен в 3-х экземплярах (для 
канцелярии НПО «Антей», архива и бухгалтерии предприятия «Янтарь»).

Ситуация 2.

Санитарный врач Т.Ю.Корина в присутствии заведующего производством магазина 

«Тонус» (юридический адрес: 132420, г.Москва., ул.Вихрова, 45) А.О.Сорокиной 16 июля 

2011  г.  произвела  санитарное  обследование  объекта.  Основанием  послужил  график 

плановой проверки санитарного состояния торговых объектов на 2011 г. В ходе проверки 

было установлено:

1.     Магазин  размещен  в  специально  построенном  здании,  не  требующим  проведения 
ремонта, размеры служебных помещений отвечают санитарным нормам.

29

2.     Торговое  оборудование  (стеллажи,  холодильники,  витрины)  находятся  в  хорошем 
состоянии.

Вместе с тем были выявлены серьезные нарушения санитарного состояния объекта:

1.     Подсобное  помещение  и  примыкающая  к  магазину  территория  засорены  тарой,  что 
мешает подвозу продуктов и проходу жильцов к подъездам жилого дома
2.    В магазине отсутствуют дезинфекционные средства.
3.     В  санитарной  книжке  продавца  Л.Ю.Горелиной  просрочены  сроки  прохождения 
медицинского осмотра.
4.    В торговом зале давно не проводилась влажная уборка.

В  отношении  администрации  магазина  в  акте  предлагалось  применить  следующие 
санкции:

1.    Магазин 07.07.2011 г. закрыть на санитарный день.
2.     Продавца  Л.Ю.Горелину  отстранить  от  работы  до  прохождения  медицинского 
осмотра. Санитарную книжку предъявить в орган санэпиднадзора до 1 августа текущего 
года.
3.  Контроль  возложить  на  вице-президента  компании  «Колос»  В.М.Воронихина.  Акт 
составлен в 2-х экземплярах:
1-й - в адрес Санэпиднадзора Северо-Западного административного округа г.Москвы. 2-й - 
в адрес магазина «Тонус».

На акте имеется гриф утверждения директора магазина «Тонус» М.М.Васина. Акт 

подписан санитарным врачом и заведующим производством.

Ситуация 3.

Центральная  экспертная  комиссия  Минэкономразвития  РФ  1  сентября  2011  года 

провела экспертизу ценности документов Управления делами и секретариатов руководства 

министерства.

На  основании  «Перечня  типовых  управленческих  документов,  образующихся  в 

деятельности  организаций,  с  указанием  сроков  хранения»  в  2011  году  были  отобраны  к 
уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое 
значение документы: наименование и № фонда, № п/п, заголовок дела, даты дела, номера 
описей  (номенклатур)  за  годы,  индекс  дела,  тома,  части  по  номенклатуре  или  описи, 
количество дел, томов, частей, сроки хранения и номера статей по перечню.

Все эти показатели оформить в виде таблицы.
Акт  подписали  заместитель  начальника  канцелярии  (председатель  ЦЭК) 

С.М.Ефимов, зав.архивом О.И.Юшко, методист М.И.Кирилова. Акт одобрен (согласован) 
протоколом ЦЭК № 1 от 16.09.2011 г. и утвержден заместителем министра Б.В.Гришиным 
17.09.2011 г.

Акт составлен в 4-х экземплярах: « экз. - в Росархив, 1 экз. - в Управление делами 

министерства, 1 экз. - в ведомственный архив.

Ситуация 4.

Контрольно-ревизионное  управление  Госкомимущества  РФ  в  составе  ведущего 

специалиста  А.В.Моховой  (председатель  комиссии),  старших  инспекторов  ГЛ.Лисиной  и 
К.В.Тагирова с 5 по 12 ноября текущего года провела ревизию организации сдачи в аренду 

30