Файл: Практичесиие работы Документационое обеспечение управления.pdf

помещений  Центра  информационных  технологий  управления  административными 
зданиями.  Основанием  для  проверки  было  коллективное  обращение  сотрудников  Центра 
от  1  ноября  текущего  года  в  адрес  Госкомимущества  РФ  с  жалобой  на  неправомерные 
действия руководства Центра.

В  результате  проведенной  проверки  было  установлено,  что  руководство  Центра 

(директор  и  его  заместитель)  сдавало  в  аренду  служебные  помещения  Центра 
представителям  коммерческих  структур  с  нарушением  правил  аренды  служебных 
помещений:  нарушение  правил  составления  договора  аренда,  несоблюдение  арендной 
платы, прав сторон и других условий передаточного акта.
Акт составлен в 3-х экземплярах:
1 -й - директору Центра.
2-й  -  в  отдел  по  борьбе  с  экономическими  преступлениями  (ОЭП)  УВД  Восточного 
административного округа. 3-й — в Генпрокуратуру РФ. 

Акт утвержден заместителем председателя Госкомимущества РФ О.Г.Сверкиным 13 

ноября текущего года.

Ситуация 5.

Согласно  договору  №  12/04,  заключенному  институтом  стали  и  сплавов 

(исполнитель)  и  НПО  «Космос»  (заказчик),  о  разработке  технического  задания  на 
изготовление  цифрового  аппарата  «Марсианин»,  выполнение  обязательств  и  каждого 
этапа  закрывается  промежуточными  актами  сдачи-приемки,  в  которых  указывается 
содержание  и  стоимость  проведенных  работ.  В  договоре  содержались  сроки  поэтапной 
сдачи  выполненных  задании.  На  акте  сдачи-приемки  этапа  №  3  имеются  два  грифа 
утверждения  руководителями  со  стороны  заказчика  (генеральный  конструктор 
Р.С.Винокур)  и  исполнитель  (директор  института  академик  РАН  К.И.Татаринов)  и  две 
подписи:  председателя  заказчика  (Главного  специалиста  докгора  экономических  наук 
В.В.Скворцовой) и представителя исполнителя (завлабораторией № 23 к.т.н.В.А.Штыка).
Акт сдачи-приемки составлен в 2-х экземплярах: по одному для каждой стороны.

Ситуация 6.

ОАО «Старт» АКТ 27.04.2011 № 15 О передаче дел инспектором по кадрам. 

Основание: приказ директора от 25.04.2011 № 34. Составлен комиссией: Председатель — 
зам. директора ОАО Т.М. Кимчук. Члены комиссии: 1. Бывший инспектор по кадрам И.И. 
Кузьмин. 2. Вновь назначенный инспектор по кадрам Л.К .  Пискунова. И.И. Кузьмин сдал, 
а Пискунова Л.К. приняла дела по должности инспектора по кадрам. При сдаче дел 
установлено: 1. Все личные дела работников ОАО находятся в порядке. 2. Дела по 1995 г. 
переданы в архив; документы за 1996—1998 гг. находятся в папках-регистраторах; личные 
дела в папках-скоросшивателях; номенклатура дел отсутствует. Приняты: 48 личных дел 
работающих сотрудников (список прилагается); 2 картотеки; 15 дел за 1996—1999 гг.; 
опись дел за 1991—1995 гг., переданных в архив; печать с оттиском «ОАО «Старт» отдел 
кадров». Приложение: на 2 л. в 1 экз. Составлен в 2 экз. 1-й экз. — в дело; 2-й экз. — 
инспектору по кадрам.

Ситуация 7.

31

Составьте акт о списании товарно-материальных ценностей на складе предприятия 

(товарно-материальные ценности пришли в негодность либо истек срок их годности. 
Можете привести свой вариант).

Ситуация 8.

Составьте  акт  об  инвентаризации  материальных  ценностей  в  научно-технической 

лаборатории  института.  Укажите,  что  неправильно  ведется  учет  материалов  и 
оборудования,  поступивших  в  лабораторию;  за  приборами  не  закреплены  ответственные 
лица. Остальные данные укажите самостоятельно.

Методические указания по оформлению актов

Акт  -  документ,  составленный  несколькими  лицами  для  удостоверения 

определенного факта, события или действия.

В  большинстве  случаев  акт  составляется  комиссией,  назначенной  руководителем 

предприятия или вышестоящей организацией. Комиссия действует на основании приказа.

В  состав  комиссии  входят  работники,  которые  в  силу  своей  квалификации  или 

занимаемого  положения  могут  дать  объективную  оценку  фактам,  подлежащим 
обследованию.

Следует помнить, что акт составляется группой лиц для подтверждения ими фактов 

(акты  аварий,  приема-передачи  дел,  инвентаризации  и  т.  д.).  В  некоторых  случаях  акт 
составляется  одним  или  несколькими  должностными  лицами,  фиксирует  установленные 
факты  и  содержит  выводы  и  рекомендации.  В  таких  актах  указываются  документы, 
определяющие полномочия лиц, составивших акт.

Составлению  акта  должна  предшествовать  всесторонняя  проверка  тех  фактов, 

которые будут отражены в нем.

В  составлении  акта  участвуют  заинтересованные  лица,  т.  е.  те  работники, 

деятельность  которых  проверяется.  Часто  для  объективной  проверки  обследование 
поручается смежным и сторонним организациям.

В  акте  обычно  отражается  не  только  деятельность  предприятия,  но  и  намечаются 

конкретные  предложения  по  улучшению  работы.  После  составления  акта  комиссия 
знакомит всех заинтересованных лиц с его содержанием. Эти лица обязаны расписаться в 
акте о том, что они с ним ознакомлены. Это очень важно, так как в акте отмечаются все 
лица, допустившие ошибки, халатность или недобросовестное отношение к работе.

В  акт  включаются  только  те  факты,  подлинность,  которых  проверена  одним  из 

членов комиссии. Никакие субъективные предложения или  выводы в акт не включаются.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указываются:

•

Основание для составления акта;

•

Комиссия, составляющая акт;

•

Лица, присутствующие при  этом. 

32

Основанием  для  составления  акта  могут  быть  указания  вышестоящей  организации  или 
руководителя данной организации; планы работ; нормативные документы.

Например: «Основание: план работы профкома на 2011 год»

После слов: « Составлен комиссией в составе» указываются должности, инициалы 

и  фамилии  составивших  акт.  Если  акт  составлен  комиссией,  то  в  начале  указывается 
председатель, затем все члены комиссии в алфавитном порядке.

В  реквизите  «Присутствовали»  перечисляются  в  алфавитном  порядке  должности, 

инициалы  и  фамилии  лиц  (если  необходимо,  то  и  организация),  присутствовавших  при 
составлении акта.

В  констатирующей  части  акта  излагаются  сущность,  характер,  методы  и  сроки 

проделанной  работы,  установленные  факты,  а  также  выводы  и  предложения  по 
устранению  выявленных  фактов.  Констатирующая  часть  может  быть  оформлена  в  виде 
таблицы.

В  конце  текста  акта  помещаются  данные  о  количестве  идентичных  экземпляров 

акта,  месте  их  нахождения  или  адресатах,  которым  они  направлены.  Число  экземпляров 
акта  определяется  нормативными  документами  или  практической  необходимостью.  если 
составляется акт на документы, уничтоженные в организациях вторсырья, то указываются 
накладные, по которым были сданы документы.

Акт  подписывается  председателем  комиссии  и  ее  членами,  участвовавшими  в  его 

составлении.  Присутствовавшие  акт  не  подписывают.  Почти  все  акты  утверждают 
руководителем  предприятия  и  могут  послужить  основанием  для  издания  приказов  или 
докладных записок, адресованных в любые органы, в том числе и в судебно-следственные.

Акты  составляются  при  ревизии  предприятия  или  деятельности  отдельных 

должностных  лиц,  при  сдаче-приемке  дел  руководителями  предприятий  и  работниками 
учета,  при  стихийных  бедствиях,  при  обнаружении  дефектов,  недостаче,  при  списании 
пришедшего  в  негодность  инвентаря.  при  установлении  нарушения  законов  и  т.п..  Что 
касается  формы  и  порядка  составления  актов,  относящихся  к  учетной  документации,  то 
они определяются положениями и инструкциями по бухгалтерскому учету.

Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

•

наименование министерства или ведомства;

•

наименование учреждения, организации или предприятия;

•

гриф утверждения

•

наименование вида документа (акт);

•

дата;

•

индекс;

•

место составления;

•

заголовок;

•

текст;

•

подписи.

В  содержании  актов  сдачи-приемки  дел  работниками  учета  указываются 

следующие  дополнительные данные:

•

сроки составления последнего бухгалтерского учета;

•

показатели состояния документации и оперативного бухгалтерского учета;

•

результаты последней ревизии, инвентаризации, проверки счетов;

33

•

состояние архива;

•

передаваемый нормативно-справочный материал.

Обязательно  указывается  фамилия  работника,  присутствовавшего  при  сдаче-
приемке.
Для  составления  однотипных  актов  разрабатываются  и  печатаются  типографским 

способом трафаретные бланки актов.

Например,  бланки  актов  приема  материальных  ценностей,  актов  проверки 

состояния противопожарной безопасности и др.

Образец акта:

Администрация Смоленской 
области 
 Управления капитального 
 Строительства 

УТВЕРЖДАЮ

Начальник управления

_________ И.И.Иванов

11

      сентября

    2011г.

АКТ                                                                                                                    

10.09.2011                №19

г. Смоленск

О проверке сохранности документов 
в Управлении

Основание:    Приказ Начальника Управления от 20.08.2011  №38 
                       «О проведении проверки сохранности документов в Управлении».

Составлен комиссией в составе: 

Председатель:           Зам. начальника Управления  Мирошниченко И.П.

Члены комиссии:    1. Зам. главного бухгалтера  Копылова Н.А.

                            2. Зам. начальника хозяйственного отдела Луговая И.А.

                            3. Начальник сектора отдела кадров Незлобина Е.В.

34

                В период с 28  августа  по  8 сентября 2011 г.  комиссия проверила  организацию и 
условия хранения документов в центральном аппарате Управления.
                 Документы  хранятся  в  структурных  подразделениях,  сформированы  в  дела  в 
соответствии с номенклатурой.
           Номенклатура дел согласовывается с архивным отделом администрации области в 
установленные сроки.
               Фактов  гибели,  утраты,  порчи  или  незаконного  уничтожения  документов  не 
установлено.
        Комиссия рекомендует предоставить специальное помещение для архива, оборудовав 
его стеллажами.

Составлен в 2-х  экземплярах.

1 экз. – направлен в объединенный архив Управления;

2 экз. – в дело №01 – 11.

Председатель комиссии                         л.п.                                               И.П.Мирошниченко

Члены комиссии:                                    л.п.                                                        Н.А.Копылова 

                                                             л.п.                                                          И.А.Луговая 

                                                            л.п.                                                      Е.В.Незлобина

М.М.Иванова
111 22 33                              

Источники

1.

ГОСТ  Р  6.30-2003.  «Унифицированные  системы  документации. 

Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов»

2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в 

федеральных  органах  исполнительной  власти  (Утверждены 

 Приказом 

Росархива23.12.2009 N 71)

ЛИТЕРАТУРА

1. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления. (Делопроизводство). 

Ростов н/Д: Феникс, 2009.- 413 с

35