Файл: Практичесиие работы Документационое обеспечение управления.pdf

Контрольные вопросы:

1. К какой группе документов относится акт?

2. Назовите реквизиты акта.

3. Какие документы могут служить основанием для издания акта?

4. Как оформляется гриф утверждения в акте?

5. Назовите основные этапы оформления акта. 

Практическая работа № 5 

Тема

: 

Составление  и оформление объяснительных, докладных записок, справок.

Цель:  приобретение  практических  навыков  составления  объяснительных,  докладных 
записок, справок.

Ход работы:

1. Опираясь     на     материал     лекций,         источников  и  литературы  повторите 

порядок  составления  объяснительных,  докладных  записок,  справок,  реквизиты 
объяснительных, докладных записок, справок.

2. Пользуясь методическими рекомендациями и предложенными формами, 
оформите  объяснительную, докладную записку, справку с использованием 
компьютера по предложенным ситуациям.

Оборудование:  ПК

Ситуация 1.

Ведущий  специалист  Государственного  научного  центра  РФ  Института  медико-

биологических проблем А.В.Васин 15 января 2011 года подготовил докладную записку на 
имя  первого  заместителя  начальника  Федерального  управления  медико-биологических 
проблем  при  Минздраве  РФ  В.В.Кашина,  содержащую  перспективы  продолжения  работ 
по 4-му этапу тему 4/21 с информацией о завершении 3-го этапа и расчетом себестоимости 
работ.

В  качестве  приложений  к  докладной  записке  были  даны  следующие  документы: 

дополнительное  соглашение  №  4  к  Государственному  договору  на  создание  научно-
технической  продукции  на  двух  листах  в  одном  экземпляре,  пояснительная  записка  на 
одном листе в одном экземпляре, календарный план на 1 листе в трех экземплярах.

36

Докладная  записка  была  завизирована  заместителем  директора  Государственного 

научного центра С.С.Гуревичсм в тот же день.

Ситуация .

Филиалы  банка  «Российский  стандарт»,  расположенные  в  Москве,  Московской 

области  и  Нижегородской  областях  задерживают  представление  графиков  погашения 
задолженности,  что  влечет  за  собой  нарушение  сроков  предоставления  сводной 
отчетности в Центробанк ГФ.
Финансовый  директор  банка  «Российский  стандарт»  П.И.Стеклов  23  марта  2011  года 
обратился  с  докладной  запиской  в  адрес  1-го  заместителя  президента  Центробанка  РФ 
А.И.Семашко  с  предложением  установить  фиксированные  сроки  предоставления 
филиалами  графиков  погашения  задолженности  и  возложить  персональную 
ответственность  за  соблюдением  предоставления  финансовой  документации  на 
директоров филиалов.

На  докладной  записке  имеется  резолюция  заместителя  президента  Центробанка 

РФ.

Копии  докладной  записки  были  направлены  в  Московский  и  Нижегородский 

филиалы банка.

Ситуация 3.

Институт  социологических  и  маркетинговых  исследований  Российской  академии 

наук  (РАН)  в  апреле  текущего  года  провел  опрос  населения  столицы  по  теме  «Оценка 
жителями  столицы  экологического  состояния  Москвы».  Ответь!  дали  свыше  1500 
жителей.  В  результате  проведенного  анализа  ответов  в  адрес  директора  Департамента 
Госкомприроды  РФ  Н.Ю.Ольховского  17  мая  2006  года  была  направлена  докладная 
записка  с  выборочным  анализом  мнения  москвичей,  подписанная  директором  института 
профессором А.В.Селезневой.

В записке нашли отражение следующие факты:

1.  62%  опрошенных  считают  основными  причинами  загрязнения  окружающей  среды 
большое  количество  экологически  вредных  промышленных  предприятий,  а  79% 
-автотранспорт.
2.  45%  опрошенных  согласны  с  тем,  что  в  городе  не  соблюдается  экологическое 
законодательство.
3.  42,2%  людей  считают  виновниками  сложившейся  ситуации  муниципальную  и 
окружную власть.

Докладная  записка  содержала  также  конструктивные  предложения  жителей 
Москвы по охране окружающей среды.
Исполнителем записки был ведущий специалист института Д.Л.Жуков.

Ситуация 4.

ЗАО страховая компания «Сейвинвест» провела в конце 2011 года анализ подбора 

управленческого персонала с высшим специальным образованием.

Анализ  показал,  что  из  20  начальников  отделов  и  секторов  9  имели  высшее 

экономическое и финансовое образование.

Руководитель  управления  персоналом  Г.КЖукова  2  декабря  текущего  года 

составила  докладную  записку  на  имя  генерального  директора  страховой  компании 

37

С.Ю.Резникова, в которой предложила заключить договоры с Институтом международного 
права и экономики им.А.С. Грибоедова о ежегодной целевой подготовке специалистов по 
специальности  «Экономист-менеджер  по  страхованию  международных  программ»  и  о 
повышении  квалификации  специалистов  с  высшим  образованием  по  специальности 
«Финансы  и  учет'  в  страховом  деле».  Предварительная  договоренность  с  ректором  и 
президентом ИМИЭ была достигнута заблаговременно.

На докладной записке имеется виза главного бухгалтера компании А.И.Крючковой.

Ситуация 5.

Начальник  отдела  рекламы  ОАО  «Столичный  эталон»  П.М.Семенчук  2  мая  2011 

года подготовил докладную записку директору Унитарного предприятия «Зеленый бор» о 
дополнительном  финансировании  заказа  №  24  на  изготовление  рекламных  проспектов  в 
связи с ростом цен на полиграфические услуги во втором квартале 2011 года и изменением 
сметы  затрат.  В  докладной  записке  указывалось,  что  выполнение  заказа  будет 
осуществлено  при  дополнительном  выделении  средств.  На  докладной  записке  имеется 
резолюция  руководителя  Унитарного  предприятия  Л.Г.Васильева  с  поручением  главному 
бухгалтеру Ю.И.Зарецкой изыскать возможность выделить дополнительные средства для 
выполнения заказа

Ситуация 6.

Жильцы  дома  №  5  по  Смоленскому  переулку  27  апреля  2011  г.  обратились  с 

жалобой  в  окружную  комиссию  по  предоставлению  земельных  участков  и 
градостроительному регулированию Центрального административного округа столицы на 
несанкционированную  реконструкцию  подвальных  помещений  после  ремонта  под 
ресторан. Копия обращения жителей дома была направлена в мэрию Москвы.

По  результатам  проверки  проводимых  работ  генподрядчик  в  лице  Е.Г.Гринько  15 

мая  того  же  года  подготовил  объяснительную  записку  на  имя  руководства  Окружной 
комиссии, содержащую ссылки на официальные документы, на основании которых были 
начаты работы по реконструкции помещения.

В  то  же  время  в  объяснительной  записке  указывалось,  что  в  ходе  реконструкции 

помещения,  находящегося  в  аварийном  состоянии,  будут  отремонтированы  также 
подъезды  дома,  установлены  домофоны,  козырьки  над  подъездами  и  проведено 
благоустройство и озеленение территории, примыкающей к дому № 5.

Объяснительная  записка  была  зарегистрирована  в  окружной  комиссии  и  в  бюро 

обращений  граждан  мэрии  Москвы  в  апреле  текущего  года,  там  же  было  подготовлено 
письмо в ответ на коллективную жалобу граждан.

Ситуация 7.

Сотрудник  охранного  предприятия  «Омега»  И.И.Фролов  Московского  отделения 

Сбербанка  РФ  10  сентября  текущею  года  опоздал  на  работу  на  2  часа  в  связи  с 
нарушением  графика  движения  электропоездов  Казанского  направления  Московской 
железной дороги.

В  объяснительной  записке  на  имя  начальника  отделения  В.В.Селиванова, 

составленной  в  тот  же  день,  И.И.Фролов  мотивировал  свое  опоздание  нарушением 
графика  движения  электропоездов  и  представил  заверенную  справку  диспетчерской 

38

службы МЖД по Казанскому вокзалу, подтверждающую факт задержки электропоездов, с 
указанием даты и времени события.

На  объяснительной  записке  имеется  виза  начальника  отдела  кадров 

В.И.Первухиной от 11 сентября текущего года.

Ситуация 8.

Заведующая  учебной  частью  Московского  политехникума  Л.Д.Крылова  20  июня 

текущего  года  подготовила  объяснительную  записку  на  имя  директора  политехникума 
Г.И.Рудина,  в  которой  содержалась  информация  о  нарушении  сроков  выполнения  заявки 
на печать дипломов для выпускников политехникума Госзнаком РФ.

Заявка на 250 дипломов была подана в марте текущего года, а вручение дипломов 

выпускникам политехникума назначено на 30 июня текущего года.

Многие  выпускники  и  их  родители  выразили  обеспокоенность,  что  студенты, 

желающие  продолжить  образование, не имея дипломов  об окончании  политехникума, не 
смогут  подать  заявление  в  высшие  учебные  заведения  в  установленные  сроки.  Учебная 
часть  в  настоящее  время  выдает  студентам  вместо  дипломов  справки  о  получении 
среднего  образования,  и  эта  непредвиденная  работа  нарушает  выполнение  других  не 
менее важных обязанностей.

На объяснительной записке имеется резолюция директора о принятии заведующим 

учебной частью экстренных мер.

Ситуация 9.

Научно-производственное  объединение  «Научно-исследовательский  институт 

технологии  автомобильной  промышленности»  (НПО  «НИИавтопром»)  в  мае  2011  года 
приобрело  у  фирмы  «Вильд  ЛЯЙТЦ»  во  временное  пользование  микроскоп  для 
использования его в научных целях при определении структуры металла.

Однако  полученный  микроскоп  был  недоукомплектован,  что  не  позволило 

использовать его сразу в научных целях

Руководство  НПО  обратилось  в  Таможенный  комитет  РФ  для  получения 

разрешения на ввоз из-за границы комплектующих изделий к микроскопу. Разрешение на 
ввоз  этих  изделий  было  получено  только  в  декабре  2011  г.,  причем  срок  пребывания 
микроскопа  в  режиме  временного  пользования  был  ограничен  до  2-х  лет.  Научные 
разработку  не  укладывались  в  эти  сроки,  и  главный  специалист  НПО  А.И.Смольников 
поставил  об  этом  в  известность  руководство  объединения,  На  объяснительной  записке 
имеется виза начальника научно-производственного отдела.

Ситуация 10.

Составить заявление и объяснительную записку.

Экономист А.В.Новиков, проживающий в гостинице «Чудское озеро» г.Пскова, 26.06.2011 
сделал заявление администрации гостиницы о взыскании стоимости вещей, похищенных у 
него  во  время  проживания  в  гостинице,  ссылаясь  на  свое  право  возмещения  ущерба  в 
соответствии  со  статьей  Гражданского  кодекса  РФ,  предусматривающей  ответственность 
гостиницы  как  хранителя  без  особого  мнения  с  проживающими  лицами  за  утрату, 
недостачу или повреждение вещей, внесенных ими в гостиницу.

Администратор 

В.С.Лунькова 

26.06.2011 

подала 

директору 

гостиницы 

Д.Д.Павловскому объяснительную записку с изложением обстоятельств похищения вещей 

39

у А.В.Новикова. В то же время В.С.Лунькова ставит в известность директора гостиницы о 
том,  что А.В.Новиков,  вопреки ее распоряжению, не сдал свои вещи  в  камеру  хранения, 
работающую  в  гостинице  круглосуточно.  B.C.  Лунькова  ссылалась  на  п.45  Правил 
проживания  в  гостиницах  города,  в  котором  сказано,  что  гостиница  не  несет 
ответственности  за  утрату  вещей,  не  сданных  на  хранение.  Однако  директор  гостиницы, 
во избежание передачи иска А.В.Новикова в суд, поставил 27.06.2011 г. на объяснительной 
записке  В.С.Лунъковой  резолюцию  о  возмещении  стоимости  пропавших  вещей 
постояльца,  указав  на  противоречие  местного  нормативного  акта  действующему 
федеральному законодательству

Ситуация 11.

Оформите справку для пенсионного фонда о том, что вы работаете в 

объединении «СТАРТ» в должности старшего экономиста с окладом 6000 (шесть 
тысяч) рублей.

Ситуация 12.

Оформите справку Иванову Петру Васильевичу о том, что он прошел медицинский 
осмотр в поликлинике промузла г. Энска. По состоянию здоровья может выехать в 
туристическую поездку в Германию сроком на 5 дней. Гл. врач поликлиники B.C. 
Сергеев. Члены комиссии: М.Д. Петров, B.C. Строев.

Ситуация 13.
Составьте справку по личному составу с трафаретным текстом о том, что вы 
обучаетесь в вашем учебном заведении и получаете стипендию в размере 720 рублей. 
Для предъявления в инспекцию Министерства по налогам и сборам.

Ситуация 14.
Оформите справку Петровой Таисии Максимовне, о том что она работала 
гардеробщицей в Драматическом театре г. Томска с 12 марта 1926 г. по 13 марта 
1936 г. Ее рабочий стаж составил 10 (десять) лет. Основание: приказы № 12 от 12 
марта 1926 г. и № 15 от 13 марта 1936 г. Выписана для предъявления в отдел 
социального обеспечения. Директор театра В.и. Яковенко. Нач. отдела кадров П.Е. 
Ефимов.

Ситуация 15.
Составьте справку в адрес базового предприятия о количестве персональных 
компьютеров, которыми оснащены структурные подразделения. Недостающие 
реквизиты придумайте самостоятельно.

40