Файл: Практичесиие работы Документационое обеспечение управления.pdf
ВУЗ: Сибирский государственный университет путей сообщения
Категория: Методичка
Дисциплина: Делопроизводство
Добавлен: 26.10.2018
Просмотров: 11691
Скачиваний: 160
Ситуация 16.
Составьте справку АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ КОМИТЕТА ПО
ДЕЛАМ АРХИВОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА заведующему отделом
социальной защиты населения Петровского района ивановской области Л.Н.
Кринцову, о наличии документов по трудовому стажу за 1941-1959 г.г. за подписью
директора архива Р.П. Суконцева. Недостающие реквизиты допишите
самостоятельно.
Ситуация 17.
Оформите справку. СПРАВКА. Дата. Регистрационный номер. Москва. Начальнику
Октябрьского райжилуправления Москвы Игнатову Ф.Н. О наличии
стройматериалов на складе № 3. На складе №3 имеются следующие строительные
материалы:
1. Доски половые - 150 куб м.
2. Паркет - 300 кв. м.
3. Линолеум - 250 м.
4. Пластик для пола ~ 900 шт.
5. Цемент - 600 кг.
6. Краска масляная - 1200 кг.
7. Мел - 7—кг.
Зав. складом В.Е. Петров
Ситуация 18.
Оформите справку. Энское управление материально-технического снабжения,
контора «Машзапчасти».
СПРАВКА. 08.01.2011 № 25. г. Энск. О ходе реализации запасных частей.
Начальнику управления Энского управления материально-технического
снабжения Павлову Е.В., Г. Энск, ул. Горького, д.9. По состоянию на 08.01.2011
контора реализовала потребителям запчасти к вязальным машинам на общую
сумму 105 000 тыс. руб. Подготовлены к отправке покупателям запчасти на
сумму 1 500 тыс. руб. Отгрузка запчастей запланирована на 10 января 2011 г. По
данным складского учета на 1 января на складе имеется переходящий остаток
запасных частей на сумму 740 тыс. руб.
41
Методические указания по оформлению объяснительных,
докладных записок, справок
Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации или
структурного подразделения, содержаний изложения какого-либо вопроса с выводами
предложениями составителя. Докладная записка составляется, как правило, в одном
экземпляре, который передается для сведения руководителю.
Докладные записки в зависимости от содержания могут быть инициативного,
информационного или отчетного характера. Инициативная докладная записка содержит
предложения или замечания от имени составителя. Информационная докладная записка
содержит сведения о ходе или развитии какого-либо определенного процесса. В докладной
записке отчетного характера сообщается о завершении работы или ходе выполнения
распоряжений, указаний, планов и т.д.
С точки зрения адресности различают внутренние докладные записки (адресуемые
руководителю учреждения или подразделения, в котором работает составитель) и внешние
( адресуемые руководству вышестоящего органа).
Текст как внешний, так и внутренний докладной записки состоит из двух частей. В
первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написание записки, во второй
содержатся выводы и предложения.
Реквизиты докладной записи:
1. Должность, фамилия, имя и отчество руководителя, на чье имя адресуется докладная
записка.
2. Должность, фамилия, имя и отчество автора докладной записки.
3. Наименование.
4. Указание, по какому вопросу составлена докладная записка.
5. Текст.
6. Перечень приложений.
7. Дата составления докладной записки.
8. Подпись должностного лица, составившего докладную записку
Документом, близким по назначению, является служебная записка. Это документ
внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или
должностными лицами.
Служебная записка - документ, официально не принятый, т.е. не включенный в
классификацию документов РФ, однако широко применяемый в практической
деятельности организаций. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги
и составляется от руки или с помощью ПК. Реквизиты служебной записки аналогичны
реквизитам докладной записки.
Служебная записка должна содержать заголовок к тексту, который состоит из двух
частей: первой части с изложением причины, послужившей основанием для написания
документа, и второй – содержащей предложения, просьбы и т.п.
Объяснительная записка - письменное изложение причин нарушения трудовой
дисциплины, невыполнения заданий, отступлений от узаконенных правил в работе и т.д.
Докладная и объяснительная записки похожи по оформлению и по приемам
изложения. Разница заключается в том, что докладная записка составляется в большинстве
случаев по инициативе самого отправителя, а объяснительная записка – по требованию
42
вышестоящего должностного лица. В докладной записке освещается и положительное и
отрицательное в решении данного вопроса, а также излагаются предложения и меры,
которые следует принять для быстрейшего выполнения данного дела в объяснительной
записке освещаются причины негативных явлений в работе, в поведении и иногда
излагается просьба составителя записки. К докладной и объяснительным запискам могут
быть приложены документы, подтверждающие и углубляющие их содержание.
Слово «справка» в делопроизводстве имеет два значения.
1. Справка – данные или сведения, не оформленные документами. Отсюда и
выражения: справочное значение документов, навести справку, получить справку
(получить сведения), дать справку (дать сведения).
2. Справка – документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения).
Справка предназначена для параллельно действующих или выше стоящих лиц и
учреждений, выдается на руки подведомственным в том или другом отношении
лицам для представления в другие учреждения (справка с места работы, справка с
места жительства и т.д.).
Справка приобретает форму в зависимости от назначения и объема содержания.
Справки, связанные с основной хозяйственной деятельностью и организации,
подразделяются на внешние и внутренние. Первые адресованы, как правило, другим
организациям, а вторые – для внутреннего пользования. Внешние справки подписываются
руководителем организации или его заместителем, внутренние – составителем.
Реквизиты справки:
1. Наименование предприятия, выдающего справку.
2. Номер и дата выдачи справки.
3. Заголовок.
4. Указание на лицо. которому выдается справка.
5. Текст.
6. Название справки.
7. Подписки должностных (справки могут быть засвидетельствованы и одной
подписью).
8. Печать.
Справки можно писать от руки или на ПК.
Если содержание справок часто повторяется, необходимо подготовить их бланки
формализованного вида, имеющие адресные данные организации и трафаретный текст.
Однако бланки справок одного содержания не следует переделывать от руки или на ПК в
справки другого содержания.
При выдачи справки регистрируются как исходящие документы.
Образцы записки, заявления, справки:
ОАО «Томлесстрой»
ОТДЕЛ'СНАБЖЕНИЯ
Генеральному директору
М.К.Дружинину
43
ЗАЯВЛЕНИЕ
05.03.2012
Прошу перевести меня на должность старшего экономиста в управление
реализации в связи с изменением структуры и штата отдела снабжения.
Старший экономист личная подпись
В.С.Серов
ОАО «Томлесстрой»
ОТДЕЛ'СНАБЖЕНИЯ
Генеральному директору
М.К.Дружинину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
16.01.2012 № 12-Д
О переводе Р.С. Старикова
В связи с изменением структуры и штатов отдела снабжения, прошу перевести
Стариковского Романа Михайловича с должности cтаршегo экономиста отдела снабжения
на должность старшего экономиста в управление реализации
Начальник отдела личная подпись Г.А.Путинцев
44
Наименование организации
СПРАВКА
____________ № __________
Дана ____________________________________________________ (Фамилия имя
отчество)
в том, что он ___ действительно работает в ______________________________
___________________________________________________________________
должности ____________________________ с ________ _________ (Приказ о приеме
на работу от ____________ №________ ).
Справка дана для предъявления в _______________________________
______________________________________________________
Начальник
отдела кадров И.О. Фамилия
Источники
1.
ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов»
ЛИТЕРАТУРА
1. Басаков
М.И.
Документационное
обеспечение
управления.
(Делопроизводство). Ростов н/Д: Феникс, 2009.- 413 с
2. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – М.:
издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2009 – 520с.
Контрольные вопросы:
45