Файл: Lektsii_po_informatike_Balafanov.doc

В Excel существуют три типа данных, вводимых в ячейки таблицы: текст, число и формула. Для ввода данных необходимо переместиться в нужную ячейку и набрать данные (до 240 символов), а затем нажать Enter или клавишу перемещения курсора. Excel определяет, являются ли вводимые данные текстом, числом или формулой, по первому символу. Если первый символ - буква или знак " ", то Excel считает, что вводится текст. Если первый символ цифра или знак "=", то Excel считает, что вводится число или формула.
Вводимые данные отображаются в ячейке и строке формул и помещаются в ячейку только при нажатии Enter или клавиши перемещения курсора.

21.4.1. Ввод текста

Текст - это набор любых символов. Если текст начинается с числа, то начать ввод необходимо с символа "' ". Если ширина текста больше ширины ячейки и ячейка справа пуста, то текст на экране займет и ее место. При вводе данных в соседнюю ячейку предыдущий текст на экране будет обрезан (но при этом в памяти он будет сохранен полностью).
Внимание! Не бойтесь ошибок! Почти все действия могут быть отменены. Если в процессе работы произошло что-то, что Вы не планировали, воспользуйтесь отменой - используя команды меню Правка=Отменить, либо, что еще проще, кнопкой Отмена панели инструментов Стандартная. При каждом щелчке мыши по кнопке Отмена последовательно отменяется одна операция.

21.4.2. Ввод чисел

Числа в ячейку можно вводить со знаками =, +, - или без них. Если ширина введенного числа больше, чем ширина ячейки на экране, то Excel отображает его в экспоненциальной форме или вместо числа ставит символы # ### (при этом число в памяти будет сохранено полностью).
Экспоненциальная форма используется для представления очень маленьких и очень больших чисел. Число 501000000 будет записано как 5,01Е+08. Число 0,000000005 будет представлено как 5Е -9. Для ввода дробных чисел используется десятичная запятая или точка (в зависимости от настройки).

21.4.3. Ввод формул

В виде формулы может быть записано арифметическое выражение. Оно представляет собой последовательность чисел или ссылок на ячейки, объединенных знаками арифметических операций или функций.
Формула должна начинаться со знака "=". Она может включать до 240 символов и не должна содержать пробелов. Для ввода в ячейку формулы С1+F5 ее надо записать как = C1+F5. Это означает, что к содержимому ячейки CI будет прибавлено содержимое ячейки F5. Результат будет получен в той ячейке, в которую занесена формула.

21.4.4. Изменение ширины столбцов и высоты строк

Эти действия можно выполнить с помощью мыши или через меню. При использовании мыши ее указатель необходимо поместить на разделительную линию между именами столбцов или номерами строк. Указатель примет вид двойной черной стрелки. Затем необходимо нажать левую кнопку мыши и растянусь (сжать) столбец или строку.
При использовании меню необходимо выделить строки или столбцы и выполнить команды Формат, Строка, Размер или Формат, Столбец, Размер.

21.4.5. Редактирование содержимого ячейки

Редактирование данных может осуществляться как в процессе ввода в ячейку, так и после ввода. Если во время ввода данных в ячейку допущена ошибка, то она может быть исправлена стиранием неверных символов при помощи клавиш Backspace и набором символов заново. Клавишей Esc можно отменить ввод данных в ячейку и записать их заново. Чтобы отредактировать данные после завершения ввода (после нажатия клавиши Enter), необходимо переместить указатель к нужной ячейке и нажать клавишу F2 для перехода в режим редактирования или щелкнуть кнопкой мыши на данных в строке формул. Затем необходимо отредактировать данные и для завершения редактирования нажать Enter или клавишу перемещения курсора. Внимание! При вводе новых данных пересчет в таблице будет произведен автоматически. Это важнейшее свойство электронной таблицы.

21.5. Операции со строками, столбцами, блоками

Эти действия могут быть выполнены через меню, при помощи буфера обмена (вырезать, скопировать, вставить), а также с помощью мыши.

21.5.1. Перемещение

Перемещая данные, необходимо указать, ЧТО перемещается и КУДА. Для выполнения перемещения требуется выделить ячейку или блок (ЧТО перемещается). Затем поместить указатель мыши на рамку блока или ячейки (он должен принять форму белой стрелки). Далее следует перенести блок или ячейку в то место, КУДА нужно переместить данные.

21.5.2. Копирование

При копировании оригинал (ЧТО) остается на прежнем месте, а в другом месте (КУДА) появляется копия. Копирование выполняется аналогично перемещению, но при нажатой клавише Ctrl .Заполнение плюса и называется маркером заполнения. Заполнение возможно вправо или вниз. Заполнение выполняется так же, как и перемещение, но при этом курсор должен находиться на нижнем правом углу ячейки-или блока (принимает форму черного При заполнении исходная ячейка (ЧТО) или блок повторяется несколько раз.

21.5.3. Удаление, очистка

    Если надо очистить только данные (числа, текст, формулы), то достаточно нажать клавишу Del на выделенной ячейке или блоке.
    Для очистки ячейки или блока от введенных данных можно установить указатель на ячейку или выделить блок, а затем выполнить команду Правка=Очистить. В подменю необходимо указать, что конкретно требуется очистить: данные, оформление, примечание или все вместе. Для удаления столбцов, строк, блоков нужно выделить необходимый элемент, а затем воспользоваться командами меню Правка=Удалить. Обратите внимание на смещение столбцов. Для удаления данных из таблицы с сохранением пустого места (удаление данных без удаления ячеек) необходимо воспользоваться командами Правка=Очистить.
    Или удаления всей рабочей таблицы используется команда Файл=Закрыть, на запрос ответьте Нет. Для действий с рабочей книгой в целом используются команды из меню Файл:
        Сохранить - сохраняет рабочую книгу на диске для последующего использования;
        Сохранитькак - аналогична Сохранить, но при этом позволяет поменять имя файла или записать рабочую книгу на другой диск;
        Закрыть - убирает документ с экрана;
        Создать - создает новую рабочую книгу (пустую или на основе указанного шаблона);
        Открыть - возвращает рабочую книгу с диска на экран.
    Действия Создать, Открыть, Сохранить закреплены за тремя первыми кнопками панели инструментов Стандартная.

Если вы не сохранили рабочую книгу, то появится рамка с предупреждающим сообщением и вам будет предложено сохранить книгу или выйти без сохранения.

ФОРМАТЫ ЧИСЕЛ, ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ, ВЫВОД НА ПЕЧАТЬ В MS EXCEL

На данном уроке мы с Вами познакомимся с форматами чисел, которые можно использовать в Excel; как защищать информацию в таблице и распечатывать таблицу. При рассмотрении вопроса о защите информации используем наш файл Ex21.xls.

23.1. Защита ячеек

В Excel можно защитить от изменения всю рабочую книгу, лист или некоторые ячейки. Защита делает невозможным изменение информации до тех пор, пока она не отключена. Обычно защищают данные, которые не должны измениться (расчетные формулы, заголовки, шапки таблиц). Установка защиты выполняется в два действия: 1 .Отключают защиту (блокировку) с ячеек, подлежащих последующей корректировке. 2. Включают защиту листа или книги. После этих действий можно корректировать и заполнять только те ячейки, которые ранее были разблокированы.

23.1.1. Разблокировка (блокировка) ячеек.

    Выделим блок одним из известных нам способов. Выполним команду Формат=Ячейки=Защита, затем в диалоговом окне выключим (включим) параметр Заблокировать. Включение (снятие) защиты с листа или книги. Для этого необходимо выполнить команду Сервис=Зашита=Защитить лист (книгу) , (для отключения – Сервис=Защита=Снять защиту листа (книги).
        1. Выделим блок Н4:J4 и снимем блокировку. Выполним команду Формат=Ячейки=Защита и уберем знак [х] в окне Блокировка.
        2. Защитим лист. Выполним команду Сервис=Защита=Защитить лист.
    В результате действий заблокируется вся основная таблица и шапка вспомогательной. Если мы попробуем изменить значения в ячейках: в ячейке А4 с 1 на 10, то у нас ничего не выйдет. Однако, если попытаемся изменить значение шага во вспомогательной таблице с 0,2 на 0,5, то значения изменятся и в основной таблице произойдет пересчет. Вернем начальное значение шага 0,2. Сохраним файл под старым именем, для этого воспользуемся кнопкой Сохранить на панели инструментов Стандартная.

23.2. Применение функций

    Функции предназначены для упрощения расчетов и имеют следующую форму: y=f(x), где у - результат вычисления функции, х- аргумент, f- функция. Пример содержимого ячейки с функцией: = A5+sin (С7), где А5 - адрес ячейки; sin() - имя функции, в круглых скобках указывается аргумент; С7 - аргумент (число, текст и т. д.), в данном случае ссылка на ячейку, содержащую число. Некоторые функции:
        - SQRT(x) - вычисляет положительный квадратный корень из числа х. Например: sqrt(25)=5.
        - SIN(x) - вычисляет синус угла х, измеренного в радианах. Например: sin(883)=0.772646.
        - МАХ(список) - возвращает максимальное число списка. Например: max(55, 39, 50, 28, 67, 43)=67.
        - SUM(список) - возвращает сумму чисел указанного списка (блока). Например: SUM(AI:A300) подсчитывает сумму чисел в трехстах ячейках диапазона А1: А300.
    Имена функций в русифицированных версиях могут задаваться на русском языке. Для часто используемой функции суммирования закреплена кнопка на панели инструментов.
    Для вставки функции в формулу можно воспользоваться Мастером функций, вызываемым командой меню Вставка=Функция или кнопкой с изображением. Появится диалоговое окно, в котором необходимо выбрать функцию, а затем нажать на кнопку Шаг:”. Второе диалоговое окно (второй шаг Мастера функций) позволяет задать аргументы к выбранной функции. Познакомимся с видами функций в Excel. Нажмем кнопку fx. Выберем категорию все. Посмотрим, как обозначаются функции Х7 min, Шаг.
    Подсчитаем сумму вычисленных значений у и запишем ее в Ячейку F25. Кнопка X панели инструментов стандартная. В ячейку Е25 запишем поясняющий текст “сумма y=”. Оформим нахождение среднего арифметического вычисленных значений у (по аналогии с нахождением суммы). Занесем в Ячейку Е26 поясняющий текст, а в F26 - среднее значение.
Оформим нахождение минимального и максимального значений у, занеся в Ячейки Е27 и Е28 поясняющий текст, а в ячейки F27 и F28 - минимальное и максимальное значения, для чего воспользуемся мастером функций: вставка, Функция, все, Макс, шаг, F4:f24, Оформим блок ячеек Е25: F28:
        - задаем рамку для блока Е25: F28;
        - заполним этот блок тем же фоном, что и у шапки таблицы;
        - поясняющие подписи в ячейках Е25: Е28 Оформим шрифтом Arial Суг полужирным с выравниванием вправо.

23.3. Числа

    Число в ячейке можно представить в различных форматах. Например, число 100 будет выглядеть как: 100,00 тенге - в денежном формате; 10000% - в процентном выражении, 1,00Е+2 - в научной форме. Для выполнения оформления можно воспользоваться кнопками из панели Форматирование или командой меню Формат, ячейки. Для выполнения команды необходимо:
        - выделить Ячейку или блок, который хотим оформить;
        - выбрать команду Формат=Ячейки=Число;
        - выбрать желаемый Формат числа в диалоговом окне.
    При изменении формата числа в ячейке изменяется только способ представления данных в ячейке, но не сами данные. Если ячейка отображается в виде символов ####, это означает, что столбец недостаточно широк для отображения числа целиком в установленном формате.
        1. Установим масштаб 75%.
        2. Скопируем значения у из столбца F в столбцы К., L, М, N. При нажатии правой кнопкой мыши откроется контекстно-зависимое меню, где нужно выбрать пункт Копировать значения.
        3. В столбце К задаем формат, в котором отражаются две значащие цифры после запятой - 0,00.
        4. В столбце L задаем формат Научный.
        5. В столбце М задаем формат Процент.
        6. В столбце N установим собственный (Пользовательский) формат - четыре знака после запятой Формат=Ячейки=Число=Код: 0,0000, ОК.
        7. Оформим блок К2: N24 в стиле основной и вспомогательной таблиц.

23.4. Печать таблицы на экране и принтере

    Прежде, чем распечатать таблицу, неплохо убедиться в том, что она выглядит так, как Вы хотите. Excel позволяет сделать это.
    Для этого необходимо выполнить команду меню Файл=Просмотр или щелкнуть по кнопке Просмотр панели инструментов Стандартная. Функция предварительного просмотра выводит таблицу на экран, но ошибки исправлять не позволяет. Для исправления придется вернуться в обычный режим представления на экране, но в режиме просмотра можно выполнить очень полезные операции: изменить параметры страницы, установленные поля и разбивку на страницы; начать печать. Функция предварительного просмотра позволит вам сэкономить время, бумагу и избежать ненужных разочарований.
        1. Задаем режим. Предварительного просмотра с помощью кнопки Просмотр панели инструментов Стандартная.
        2. Щелкнем по кнопке Страница и в окне параметров выберем ландшафтную ориентацию.
        3. Щелкнем по кнопке Поля и на экране будут видны линии, обозначающие поля.
    Установим указатель мыши на второй квадратик, расположенный слева по вертикали. Нажмем, и не отпуская левую кнопку мыши, внизу увидим цифры 2,50. Это высота установленного в данный момент верхнего поля. Изменим высоту верхнего поля на 3,00. Этот способ может использоваться для изменения любого поля в режиме предварительного просмотра. Изменим ширину левого поля на 1,00. Изменим ширину полей таблицы таким образом, чтобы все данные в них были видны и таблица полностью помешалась на странице.
        4. Убедимся в том, что принтер подключен к вашему компьютеру и работоспособен.
        5. Нажмем на кнопку Печать. Завершим работу с Excel.