РАБОТА В EXCEL КАК С БАЗОЙ ДАННЫХ

26.1. Сортировка и фильтрация данных

    Электронная таблица “Excel” позволяет работать в режиме базы данных. Конечно, ее возможности уступают специализированным базам данных, однако эти возможности достаточно большие Мы с Вами посмотрим, как осуществлять поиск информации в базе данных по различным критериям и производить сортировку информации. Для начала заполним таблицу, содержащую информацию о планетах Солнечной системы  и сохраним ее под именем Ex6.xls.
    Единицы измерения, используемые в таблице:
        - период обращения по орбите - в земных годах;
        - среднее расстояние от Солнца - в млн. км;
        - экваториальный диаметр - в тыс. км;
        - масса - в кг.

26.1.1. Основные понятия баз данных

    Область таблицы A2:FI2 можно рассматривать как базу данных. Столбцы А, В, С, D, Е, F этой таблицы называются полями, а строки с 3 по 12 - записями. Область A2:F2 содержит имена полей. Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных:
        - первый ряд базы данных должен содержать неповторяющиеся имена полей;
        - остальные ряды базы данных должны содержать записи, которые не являются пустыми рядами;
        - информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т. е. только числа или только текст.
    Основная работа с любой базой данных заключается в поиске информации по определенным критериям. С увеличением количества записей поиск информации затрудняется. Excel позволяет упростить этот процесс путем фильтрации данных.
    Фильтрация данных. Команда Данные=Фильтр позволяет выделять (фильтровать) нужные записи. Фильтрация возможна как через автоматический фильтр - Автофильтр, так и через ручной - Усиленный.
    Автофильтр. При использовании Автофильтра необходимо переместить курсор в область, содержащую базу данных, и выделить ее. Затем нужно выполнить команды Данные=Фильтр=Автофилътр. На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз. Нажимая на кнопки, можно задавать критерии фильтрации. В появляющемся подменю пункт Все отключает фильтрацию, а пункт Настройка вызывает диалоговое окно, в котором можно установить параметры фильтрации. Для одного поля могут быть заданы два условия одновременно, связанные логическим И или ИЛИ. С использованием Автофильтра можно, в нашем примере, осуществить поиск планет, начинающихся на букву С или букву Ю с массой менее 600-1024 кг. Для этого выполним команды Данные=Фильтр:=Автофильтр. На полях появились кнопки. Нажмем на кнопку в поле Планета. Выберите пункт УсловиеНастройка. В диалоговом окне надо задать критерии согласно выбранным нами критериям и нажать на кнопку ОК. В базе данных остались только планеты: Солнце, Юпитер, Сатурн. Если мы нажмем на кнопку а поле Масса, выберем пункт Условие=Настройка и в диалоговом окне зададим критерий: Масса<600, то в результате у нас останется только Сатурн. Для просмотра исходной базы, надо выполнить команды меню Данные=Фильтр=Показать все.
 

РАБОЧАЯ КНИГА EXCEL. СВЯЗЬ ТАБЛИЦ

27.1. Листы рабочей книги

    До сих пор вы работали только с одним листом рабочей книги. Часто бывает полезно использовать несколько рабочих листов. В нижней части экрана видны ярлычки листов. Если щелкнуть на ярлычке левой клавишей мыши, то указанный лист становится активным и перемещается наверх. Щелчок правой кнопкой на ярлычке вызовет меню для таких действий с листом, как перемещение, удаление, переименование и т.д. В левом нижнем углу окна рабочей книги находятся кнопки прокрутки ярлычков, с помощью которых можно переходить от одного рабочего листа к другому. Щелкнув правой кнопкой мыши на кнопках прокрутки ярлычков, можно открыть контекстно-зависимое меню для выбора нужного рабочего листа. Попробуем создать массный журнал. Для простоты ограничимся тремя предметами: литературой, алгеброй, геометрией. Для каждого предмета отводится отдельный лист рабочей книги, который содержит список класса (ограничимся пятью учениками), текущие оценки и итоговую оценку за 1-ю четверть. На отдельном листе должна быть представлена ведомость итоговых оценок за 1-ю четверть, заполненная оценками с использованием ссылок на соответствующие листы по предметам.

27.2. Связь рабочих листов

    Excel позволяет использовать в таблице данные с других листов и из других таблиц. Связь между двумя листами достигается за счет введения в один лист формулы связи со ссылкой на ячейку в другом месте. На <Листе 2 создайте таблицу-ведомость итоговых оценок за 1-ю четверть, для чего:
        1. Переименуем <Лист 2 в лист <1 четверть.
        2. Заполним таблицу ссылками на соответствующие ячейки других листов: - В ячейку А2 занесите формулу Литература! А2. Здесь: Литература! - ссылка на другой лист, символ <! обязателен; А2 - адрес ячейки на листе <Литература, используется относительная адресация.
        3. Размножим формулу на последующие 5 ячеек столбца А и соответствующие ячейки столбца В. В ведомости заполнятся колонки <№ и "Фамилия учащегося":
        4. В ячейку СЗ занесите формулу Литература! L3.
        5. Размножим формулу на последующие 4 ячейки столбца. Столбец заполнится оценками за 1-ю четверть по литературе. Таким образом будет установлена связь между листом <1 четверть и листом Литература!. Удалим листы, которые не будут использоваться в рабочей книге (с 3 по 16). Для удаления листа выберем команду Удалить из контекстно-зависимого меню для ярлычков. Для удаления сразу нескольких рабочих листов предварительно выделите их при нажатой клавише Ctrl.

27.3. Работа с несколькими окнами

    Пока информация рабочего листа занимает один экран, достаточно одного окна. Если это не так, то можно открыть несколько окон и одновременно отслеживать на экране разные области рабочего файла. В нашем примере это также удобно сделать, расположив в разных окнах разные рабочие листы. Проверим правильность заполнения таблицы. Для этого откроем для просмотра еще одно окно, выполнив команды меню Окно=Новое окно. В новом окне выберем рабочий лист Литература.
    Активным всегда является только одно из окон. Для активизации другого окна нужно щелкнуть по нему мышью .Теперь проверим, как работает связь таблиц. На листе <Литература Руслановой Галине исправьте две текущие оценки <3 на <4. Обратите внимание! Изменилась итоговая оценка Руслановой Галины за 1-ю четверть как на листе "Литература", так и на листе <1 четверть. Исправьте текущие оценки Руслановой Галине опять на <3. Таким образом, связь между различными листами одной рабочей книги действует.

27.4. Связь между файлами

    Связь между двумя файлами достигается за счет введения в один файл формулы связи со ссылкой на ячейку в другом файле. Файл, который получает данные из другого, называется файлом назначения, а файл, который предоставляет данные, файлом источником. Как только связь устанавливается. Excel копирует величину из ячейки в файле-источнике в ячейку файла назначения. Величина в ячейке назначения автоматически обновляется.
    Осуществим связь между листами разных рабочих книг. Заполним столбец в ведомости оценками по литературе, взяв их из файла jurnal.xls. Очистим в ведомости от оценок столбец Литература,. В ячейку СЗ занесем формулу: ='А: \PETROV 'A:\PETROV\- путь к файлу jurnal.xls и листу <Литература. Этот путь обязательно должен быть заключен в одинарные кавычки. Имя файла должно быть заключено в квадратные скобки. В пути должен быть указан ваш рабочий диск и ваш личный каталог Размножим формулу на последующие 4 ячейки столбца. Столбец заполнился оценками по литературе, т. е. связь установлена. Эти же действия можно произвести с данными ведомости оценок за 1-ю четверть по алгебре и геометрии. Раскройте еще два окна и разместите в них листы <Алгебра и <Геометрия, упорядочим окна мозаикой.
    На листе <Литература напечатаем список учеников, которые закончили 1-ю четверть с оценками <5, 4, 3 по этому предмету: Для этого на листе <Литература в ячейку А10 введите текст <Получили оценку 5 и скопируем этот текст в ячейки А17 и А24. В ячейке А17 изменим текст на <получили оценку 4, а в ячейке А24 на <получили оценку 3. Используя Автофильтр, выберем записи с итоговой оценкой 5 за 1-ю четверть. Выделим оставшиеся фамилии учеников и скопируем их в 11-ю строку столбца В. С ячеек с фамилиями, которые были только что скопированы, снимите обрамление и фон.

СЕТИ

    Трудно себе представить, что Вы никогда не слышали про сети персональных компьютеров. Возможно, вы даже знаете, что бывают локальные и глобальные сети. Наиболее эрудированные из Вас знают такие слова, как “Ethernet” и “репитер”. Все средства массовой информации пестрят заголовками: мегабитная технология... Сетевые технологии... Скандал в Интернет... Однако при изложении материала мы будем предполагать, что ранее Вы никогда не работали в компьютерной сети. Соответственно, от вас не потребуется никаких специальных знаний.

28.1. Зачем объединяют компьютеры в сеть

    Если у вас есть только один персональный компьютер, нет модема и желания его приобрести. Вы никогда не сможете ощутить те преимущества, которые дает компьютерная сеть. Как в песне: “ Если у вас нет собаки...”. Однако, если у Вас установлено несколько компьютеров или имеется необходимость передавать данные в удаленные компьютеры, Вам не стоит пренебрегать сетевыми технологиями. Сетевые технологии экономят деньги, и немалые. Для этого кратко рассмотрим возможные области применения сетей компьютеров.
    Локальные сети - это такие сети, которые объединяют компьютеры, находящиеся рядом (в одной комнате, в одном или нескольких близко расположенных зданиях). При этом для соединения компьютеров используются выделенные линии связи, принадлежащие той же фирме, что и компьютеры. Что же касается глобальных сетей, то здесь нет никаких ограничений для расстояния между компьютерами. Существуют глобальные сети, объединяющие компьютеры в разных странах и на разных континентах. Разумеется, никакая мелкая или средняя фирма или компания не может владеть межконтинентальными линиями связи. Для создания глобальных сетей приходится брать в аренду телефонные или .спутниковые линии связи. Для локальных сетей характерна высокая скорость передачи информации между компьютерами, достигающая 10 или даже 100 Mbit в секунду. Уже не за горами гигабитные скорости. Скорость передачи данных в глобальных сетях невелика и при использовании телефонных линий может составлять 2400-57600 бит в секунду. Области применения локальных и глобальных сетей различны, однако и те и другие являются значительным достижением в области компьютерных технологий, а поэтому заслуживают самого пристального внимания.

28.2. Принтеры

    В любом офисе требуется печатать те или иные документы. Несмотря на повсеместное внедрение, так называемой, “безбумажной" технологии, количество печатных документов не только не уменьшилось, но даже возросло. Если Вас заботит престиж Вашей фирмы, все ее внутренние и внешние документы должны печататься на качественном лазерном принтере. Для простых документов можно использовать относительно дешевый принтер, который стоит несколько сотен долларов. В некоторых случаях нужен цветной принтер. Если же вы занимаетесь издательской деятельностью, вам нужен дорогой лазерный принтер, стоимость Разумеется, нет смысла покупать несколько дорогостоящих лазерных принтеров - по одному для каждого компьютера.
    Существует несколько возможностей. Во-первых, можно купить специальный переключатель, который подключается с одной стороны к принтеру, а с другой - к нескольким компьютерам Вместо того, чтобы покупать несколько принтеров, можно обойтись всего одним общим принтером, причем практически без снижения производительности труда. Что же касается экономии денег, достигнутой при помощи уменьшения количества лазерных принтеров, вы можете определить ее самостоятельно.

28.3. Базы данных

    В простейших случаях база данных представляет собой один или несколько файлов, размещенных на диске одного компьютера. С такой базой обычно справляется один человек. Ну а если это база крупной компании? В этом случае такую базу данных обслуживают несколько человек. А если филиал компании разбросаны в нескольких зданиях, да еще и далеко друг от друга? Можно конечно организовать доставку данных с помощью курьеров между филиалами. Представьте себе это... А можно соединить компьютеры в сеть и поместить базу данных на сервер. Рабочие станции выполняют роль интеллектуальных терминалов, посылая запросы в базу данных, которая физически находится на диске сервера СУБД. Сервер СУБД обрабатывает запросы, посылая в рабочие станции результат их выполнения. Заметим, что, хотя компьютер, играющий роль сервера СУБД, имеет в своей конфигурации видеомонитор и клавиатуру, в обычном режиме работы эти устройства не используются. Компьютер сервера СУБД взаимодействует с компьютерами пользователей (и соответственно, с пользователями) через сеть, и только через сеть.
    Так как в роли терминала выступает персональный компьютер, пользователь может выполнять дополнительную обработку данных локально, не загружая ресурсы сервера СУБД. Это может значительно повысить производительность работы системы, особенно при большом количестве пользователей. Если в качестве операционной системы рабочей станции используется Windows, любой пользователь может оформить результаты запроса к базе данных в формате текстового процессора Microsoft Word for Windows для электронной таблицы Microsoft Excel. Полученный документ, можно затем отформатировать и отпечатать на лазерном принтере (разумеется, сетевом!). Такое невозможно, если все, что есть в распоряжении пользователя, - это алфавитно-цифровой видеомонитор с зеленым изображением и клавиатура.
    Таким образом, сеть персональных компьютеров позволит вам создать в офисе базу данных с коллективным доступом. Трудно себе представить, как это можно сделать, если Вы имеете только несколько компьютеров, никак не соединенных между собой. Несмотря на стремительное падение стоимости дисковых устройств, памяти никогда не бывает слишком много. Если нескольким пользователям требуется доступ к одним и тем же файлам большого объема, нет смысла копировать их на диск каждой рабочей станции. Да это и не всегда возможно. В локальной сети можно выделить один или несколько компьютеров для так называемых файл-серверов. Диски файл-сервера обычно имеют большую емкость (сотни мегабайт или даже десятки гигабайт). При этом они доступны пользователям рабочих станций так же, как и их локальные диски. Если расположить файлы на диске файл-сервера, все пользователи сети (или только некоторые из них, по выбору администраторасети) получат доступ к этим файлам. Внешне это будет выглядеть так, как будто на каждой рабочей станции появится один или несколько новых дисков. Эти диски будут почти неотличимы по своему "поведению" от локальных дисков. рабочей станции, но они будут расположены на файл- сервере (который находится, возможно, в другой комнате или даже в другом здании).
    В качестве устройства памяти к файл-серверу можно подключить устройство чтения компакт-дисков (СD) или магнитооптический диск с перезаписью данных. Стоимость устройства чтения компакт-диска невелика, поэтому его обычно устанавливают на каждой рабочей станции. Тем не менее, сеть позволяет организовать коллективный доступ и сэкономить несколько сотен долларов. В то же время, стоимость устройства магнитооптической записи или магнитного диска емкостью в несколько гигабайт слишком высока, чтобы оснащать этими “игрушками” все рабочие станции. Поэтому, если необходимо организовать хранение и коллективное использование значительного объема данных, локальная сеть компьютеров будет весьма неплохим решением.
    Есть еще один вариант - соединение двух компьютеров через порт последовательной передачи данных, но этот вариант работает медленно и имеет другие очевидные недостатки. Теперь представьте себе, что Вам нужно переписать со своего диска на диски других компьютеров файл, имеющий размер 100 Мбайт. Вы можете подсчитать сами, сколько для этого потребуется дискет и времени. Если же все пользователи имеют доступ к общему дисковому устройству. Вам достаточно скопировать файл на это устройство один раз. Далее все остальные пользователи смогут обращаться либо к файлу, записанному Вами на диск файл-сервера, либо они смогу скопировать этот файл к себе на локальный диск.
    Первый метод заключается в том, что Вы сами находите нужного Вам человека и передаете ему на словах все, что нужно. В зависимости от того, насколько легко застать человека на рабочем месте, процесс передачи сообщения может длиться несколько минут или несколько дней.
    Второй метод предполагает использование телефона или селекторной связи. Если сотрудник находится на месте. Вы передаете ему сообщение. Если же нет... впрочем. Вы все это отлично знаете сами.
    Локальная сеть позволяет организовать передачу текстовых сообщений между пользователями рабочих станций. Все, что Вам нужно сделать для передачи сообщения, - это выбрать пользователя из списка, набрать текст сообщения и в соответствующей диалоговой панели нажать универсальную кнопку “OK”. Если рабочая станция адресата включена, на его экране появится текст сообщения, сопровождаемый звуковым сигналом.
    Один из компьютеров сети выполняет роль почтового сервера. Он принимает письма, складывает их в почтовые ящики пользователей- адресатов, выдает эти письма получателю “на руки”, по специальному запросу, а также занимается рассылкой почты в другие сети.
    Не вдаваясь в технические подробности организации электронной почты, отметим, что она позволяет передать файл адресату, даже если последний находится в отпуске и отдыхает на море. Когда получатель выйдет на работу и включит свой компьютер, он получит сообщение о том, что на его имя пришла почта и ее можно забрать. Так как отдельные компьютеры и локальные сети компьютеров нетрудно связать телефонными линиями. Вы можете передавать электронную почту в любое место земного шара.
    Относительно недавно появилась и бурно развивается новая область использования локальных сетей - видеоконференция.
    Для организации видеоконференции каждый компьютер оснащается видеокамерой и звуковым адаптером. Специальные программные средства обеспечивают передачу изображения и звука между рабочими станциями. Компьютерные видеоконференции обеспечивают проведение совещаний, однако пока это удовольствие стоит недешево.